Die moderne Vertragsunterzeichnung mit DeepSign im HR
DeepSign ist die bewährte elektronische Signaturlösung von Abacus, mit welcher Dokumente einfach, effizient, ortsunabhängig und komplett digital unterschrieben werden können. Es stehen drei verschiedene Signatur-Arten zur Verfügung, um rechtskonform zu unterzeichnen. Der Signaturprozess kann direkt aus den unterschiedlichen Abacus Modulen gestartet werden oder auch über die DeepSign-App sowie aus der DeepBox. Auch sehr praktisch ist das DeepSign Add-In für Microsoftprodukte, sodass man beispielsweise direkt aus Word, Outlook oder Excel signieren kann. Unteranderem auch im HR-Bereich konnte sich DeepSign in vielen Unternehmen bestens etablieren. Einige der Vorteile für HR-Abteilungen beleuchten wir in diesem Blogbeitrag.
Ein wichtiger Vorteil, welcher man sich durch DeepSign verschaffen kann, ist die Zeitersparnis. Dokumente auszudrucken, durch alle Parteien inhouse unterschreiben zu lassen, zu verpacken und per Post zu versenden, entfallen durch eine digitale Signaturlösung komplett. Neben schnelleren Prozessen kann mit DeepSign auch vieles automatisiert werden, beispielsweise die Nachverfolgung von Signaturanforderungen oder das Erinnern von ausbleibenden Unterschriften.
Die Kosteneinsparungen liegen ebenso auf der Hand, weniger Papier und Couverts, die Einsparung von Tintenpatronen, aber auch die Post- oder Kurierkosten für den physischen Versand entfallen. Im Vergleich zu ähnlichen Signaturlösungen kann DeepSign eben auch beim Pricing überzeugen.
Die verbesserte Effizienz ist ebenso ein entscheidender Faktor im Kampf um die besten Talente. Mit DeepSign kann der Einstellungszyklus verkürzt werden, indem neue Mitarbeiter ihre Verträge sofort und von überall unterzeichnen können, dies verschafft einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Durch die zentralisierte Verwaltung, sodass alle Dokumente digital und organisiert gespeichert werden, ist der Sucherei im Ordnerkasten ebenso ein Ende gesetzt.
Die Rechtskonformität für die Schweiz und in der EU ist mit DeepSign ebenso gewährleistet. Zudem ist ein vollständiger Nachweis über jeden Signaturprozess (Zeitstempel, Versender, Empfänger etc.) vorhanden. Diese zwei Aspekte ergeben ebenso einen Vorteil im Thema Sicherheit.
Abschliessend lässt sich als wichtiger Vorteil von DeepSign auch eine verbesserte Mitarbeitererfahrung unterstreichen. Die Unterschrift effizient und anwenderfreundlich auf dem Endgeräte seiner Wahl erfolgen und es besteht keine Notwendigkeit, irgendwo hinzufahren oder einen Drucker zu benutzten, was gerade in Remote-Arbeitsmodellen entscheidend ist.
Neu seit November 2024 können auch mühelos Dokumente gleich im Unterschriftsprozess mitgesendet werden. Der Versender kann somit zusätzliche Unterlagen wie ein Mitarbeiterreglement anhängen. So erhält der neue Mitarbeiter mit dem Vertrag auch gleich alle wichtigen Informationen.
Die Signaturlösung DeepSign verbessert also die Effizienz, spart Zeit, reduziert Kosten, erhöht die Sicherheit und bietet sowohl für HR-Fachpersonen sowie neu angestellten Mitarbeitern eine tolle Erfahrung. Gerade im KMU Arbeitsumfeld kann DeepSign somit ein entscheidender Faktor für moderne HR-Abteilungen sein.
Herkömmlicher, nicht digitalisierter Vertragsunterzeichnungsprozess:
Moderner Vertragsunterzeichnungsprozess mit DeepSign:
Auch bei uns in der Axept Business Software AG setzen wir seit längerem auf DeepSign. Unser HR Team ist begeistert und stellt fest:
«Sowohl für mich als Benutzer der das System vorher noch gar nicht kannte, wie auch für unsere Kandidaten ist die Benutzung enorm intuitiv und das mühsame «Unterschritten sammeln» gehört der Vergangenheit an. Wenn es mal richtig schnell gehen muss und alle Involvierten Zugang zu ihren Rechnern haben, ist es auch machbar alle Vertragsdokumente innerhalb eines Tages zu erstellen und unterschreiben zu lassen» Marcel Hofstetter, Senior Recruiter
«Mit DeepSign haben wir die Durchlaufzeit der Vertragsunterzeichnung von 7 Tagen auf maximal 2 reduzieren können. Seit wir die Lösung einsetzen, hat sich noch nie jemand gemeldet, weil er nicht verstanden hat wie man DeepSign anwendet» Anna-Carina Jaggi, HR Consultant
Für Fragen zu DeepSign oder einen individuellen Demotermin wenden Sie sich gerne an ihr Abacus-Beraterteam oder unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43)
Weitere Informationen zu den Abacus Deep-Technologien finden Sie unter AXdigitalTools