Möglichkeiten im Abacus - Einhaltung revidiertes Datenschutzgesetz

Am 1. September 2023 ist das revidierte Datenschutzgesetz in Kraft getreten. Im nachfolgenden Blogbeitrag erfahren Sie, in welchen Applikationen Abacus unterstützt bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und wo Daten gefunden, gelöscht und anonymisiert werden können.


Lesezeit: 14min.

Axept Business Software AG Axept Business Software AG,

Möglichkeiten im Abacus zur Unterstützung der Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes

Das Programm Q918 Datenschutz, welches ab Version 2023 mit Servicepack vom 15.05.2023 zur Verfügung steht, bietet eine Reihe von applikationsübergreifenden Funktionen, die Sie in der Umsetzung des revidierten Datenschutzgesetzes unterstützen – darunter die Möglichkeit, Datensätze zu suchen, zu finden, zu löschen und zu anonymisieren. Die Suche kann strukturiert (direkt über die Adressnummer) und/oder unstrukturiert erfolgen als Volltextsuche z.B. über String- oder Notizfelder. Für das Erstellen von Suchläufen sind Administrator-Rechte nötig.

 

In folgender Tabelle ist pro Applikation ersichtlich, wo in Ihrem Abacus-System teilweise bereits in früheren Versionen Möglichkeiten zum Löschen und Anonymisieren von Daten zu finden sind.

 

Applikation

Dokumentation

AbaBau

Ist über die Projektverwaltung abgedeckt.

AbaImmo

Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt

Anlagenbuchhaltung

Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt

Auftragsbearbeitung / PPS

O5911 System Reorganisationen – Archivdaten löschen – Löschmöglichkeit von Aufträgen, Bestellungen und weiteren Bewegungsdaten

 

Das Anonymisieren von Daten ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt.

CRM

A11 – Adresse oder Kontaktperson löschen

 

A5411 – Globalmutationen im Modus «Löschmodus» (Adressen global löschen)

Debitorenbuchhaltung

Löschprogramm mit Dokumentation in der AbaHelp: D562 «Belege löschen»

  • Kunden
  • Belege
  • Zahlungen

Dossier

Löschlauf für Dokumente über der Aufbewahrungsdauer (Register Extras im Q911)

Electronic Banking

Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt

E-Business

E-Dokumente und Shopper – anonymisieren ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt.

 

J56 E-Dokumente löschen

Finanzbuchhaltung

AbaHelp – Finanzbuchhaltung / Programm 58 Löschprogramme und Q918 Datenschutz

Human Resources / Lohn

In den Applikationen Abacus Human Resources / Lohn können folgende Bereiche des Datenschutzgesetzes unterstützt werden:

  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
  • Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung
  • Widerspruchsrecht, nur bei einer automatisierten Einzelentscheidung
  • Profiling und Informationspflicht bei einer automatisierten Einzelentscheidung
  • Aufbewahrungspflicht
  • Datenauskunft / Mitarbeiterdaten finden

 

Für die Möglichkeiten und Detailinfos zu den einzelnen Themen hilft Ihr Beraterteam gerne weiter.

Projektverwaltung

N592 Projekte global löschen

Servicemanagement

R59 Serviceaufträge global löschen

Spesenmanagement

Siehe Zeiterfassung: Mitarbeiterdaten global löschen

 

Siehe Projektverwaltung: N592 Projekte global löschen

Zeiterfassung

Mitarbeiterdaten aus Zeiterfassung löschen

L388 Mitarbeiter global löschen – Unter Dossier und Personalbetreuungsdaten die Funktion «Zeiterfassung» selektieren. Um sicherzustellen, dass bestehende Aufbewahrungspflichten eingehalten werden, wird empfohlen mit der Selektion «nur inaktive Mitarbeitenden mit einem Austritt löschen» zu arbeiten.

 

Bei Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen Ihr Abacus Beratungsteam gerne zur Verfügung.