Der Prozess zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist in der Praxis eine anspruchsvolle administrative Aufgabe im HR-Bereich. Jedes Zeugnis muss fachlich korrekt sein und individuell auf die jeweilige Funktion und die Leistung des Mitarbeiters abgestimmt werden. Gleichzeitig gilt es, die rechtlichen Anforderungen an Inhalt und Formulierung einzuhalten.
Häufig sind die Herausforderungen noch höher, da mehrere Zeugnisse gleichzeitig bearbeitet werden. Die HR-Verantwortlichen koordinieren Rückmeldungen von Vorgesetzten, stimmen Inhalte ab und behalten verschiedene Dokumentversionen im Blick. Wenn für die sorgfältige Bearbeitung zu wenig Zeit bleibt, steigt oft die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommen sprachliche Unsicherheiten bei der passenden Formulierung sowie fehlende Transparenz, wenn mehrere Personen am Prozess beteiligt sind. Zusätzlich ist der Prozess zur Sammlung der erforderlichen Unterschriften mühsam. Die Zeugnisse müssen an verschiedene Verantwortliche weitergeleitet und die entsprechenden Unterschriften eingeholt werden. Unterschiedliche Vorgehensweisen können dazu führen, dass die Zeugnisse nicht einheitlich erstellt werden und dadurch Qualitätsunterschiede entstehen.
Arbeitszeugnisse in wenigen Minuten erstellen
Dank dem Abacus Zeugnistool profitieren HR-Verantwortliche und Vorgesetzte von kürzeren Prozessen, klaren Beurteilungskriterien und einer einfachen Benutzeroberfläche. Das Tool ist vollständig in die Abacus HR-Software integriert. Dadurch können bestehende Daten direkt aus dem Personalstamm oder der Stellenbeschreibung übernommen und mit der jeweiligen Kompetenzbewertung verknüpft werden. Auf dieser Basis wird automatisch für jeden Mitarbeiter ein individueller Zeugnisvorschlag mit den entsprechenden Funktionen erstellt. Statt jedes Zeugnis von Grund auf neu zu formulieren, können zertifizierte Textbausteine und Textvarianten in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch) zusammengestellt werden. Ebenfalls können die Formulierungen sowie die einzelnen Textbausteine bei Bedarf angepasst, hinzugefügt oder gelöscht werden.
Digitaler Prozess von der Anfrage bis zur Ablage
Der Zeugnisprozess läuft direkt über das MyAbacus Mitarbeiterportal. Ein Arbeitszeugnis kann einfach durch den HR-Manager, den Vorgesetzten oder durch den Mitarbeiter bestellt werden. Die zuständige Person erhält automatisch die Aufgabe zugewiesen und kann die Beurteilung im System vornehmen.
Auf Basis dieser Beurteilung generiert das Tool einen Zeugnisvorschlag. Dieser kann von der vorgesetzten Person geprüft und ergänzt und an den HR-Manager übermittelt werden. Die jeweiligen Änderungen sind für alle ersichtlich und können abgelehnt oder angenommen werden. Dadurch wird der Abstimmungsprozess transparenter und besser nachvollziehbar.
Nach der finalen Prüfung kann das Arbeitszeugnis freigegeben, versendet und digital unterschrieben werden. Dank der Integration mit DeepSign ist auch die Signatur vollständig digital möglich. Anschliessend wird das Dokument automatisch im digitalen Personaldossier abgelegt und bleibt dort jederzeit verfügbar.
Ihr Nutzen und Vorteil auf einen Blick
Schauen Sie sich gerne unsere Webinar-Aufzeichnung an, in welcher wir die Abacus Arbeitszeugnis live im System zeigen:
Webinar: Axdigital HR – Arbeitszeugnis | 2026 - YouTube
Bei Interesse an einer individuellen Demo oder bei Fragen steht Ihnen unser Abacus Beraterteam oder Account Manager gerne zur Verfügung. Mehr Informationen zu den verschiedenen Abacus HR-Tools finden Sie unter AXdigital HR.