Wohnungsabnahme per App von Abacus

Die Digitalisierung als Enabler
Abacus treibt die Digitalisierung durch die Vollintegration mit Schnittstellen zwischen der Immobilienverwaltung und «mobilen devices» weiter voran. Am Beispiel des Abnahmeprotokolls wird nachfolgend erläutert, welche Vorteile die digitalen optimierten Prozessschritte hervorbringen.

Dank iPad papierlos unterwegs
Die Objekte einer Immobilie werden im Abacus detailliert erfasst. Jeder Raum ist abbildbar und kann genau beschrieben werden. Selbst Geräte wie ein Backofen können erfasst und mittels Zustandbewertung vermerkt werden. Die Materialbeschaffung der Wände, Boden und Türen sind inklusive Abnutzung genau definiert. Bei einer Wohnungsabnahme werden genau diese erfassten Daten verwendet, das Abnahmeprotokoll wird generiert. Genau hier generiert sich der Mehrwert, durch wenige Klicks verwaltet die Bewirtschafter einen neuen Mietvertrag und erstellt ein neues Abnahmeprotokoll. Dieses knüpft an dem letzten Abnahmeprotokoll an, übernimmt die aktuellen Zustände einzelner Geräte und Materialien. Per Synchronisation kann auf dem

iPad das Protokoll geladen und aufgerufen werden. Mittels Grundrissplan wird das Objekt step by step geprüft:

^{Abbildung 1: Grundriss einer Wohnung auf dem iPad}

Für jeden Raum innerhalb des Objektes erscheint eine vorher selbst definierte Checkliste, der Bewirtschafter hat die Möglichkeit Bemerkungen, den Zustand sowie Beschädigungen zu erfassen. Die Applikation erlaubt direkte Fotoaufnahmen und Speicherung auf jedem Checkpunkt.

^{Abbildung 2: Checkliste eines Raumes}

Ist der Rundgang durch das Mietobjekt fertig, unterschreiben die Parteien digital und das ausgefüllte Protokoll wird direkt im Abacus archiviert. Die Applikation versendet das Abnahmeprotokoll als PDF im Anschluss an die Mieterpartei, selbst weitere Erinnerungen oder Aufgaben für die Bewirtschaftung können im Anschluss automatisiert ausgelöst werden.

Zusammengefasst, welche Vorteile hat die Digitalisierung der Abnahmeprotokolle im Abacus?

• Effizienzsteigerung: Abnahmeprotokolle können schnell und einfach erstellt, überprüft und freigegeben werden. Es gibt keine Notwendigkeit mehr für manuelle Schreibarbeit und das zeitaufwändige Vorbereiten und Verschicken von Papierdokumenten.
• Zeitersparnis: Da Abnahmeprotokolle digital erstellt werden können, können sie sofort an alle beteiligten Parteien, einschließlich Eigentümer, Mieter und Vermieter, weitergeleitet werden. Dies spart Zeit und beschleunigt den Abnahmeprozess.
• Verbesserte Genauigkeit: Die Digitalisierung ermöglicht die Verwendung von Vorlagen und vorgefertigten Checklisten, die dazu beitragen, dass alle notwendigen Informationen in das Abnahmeprotokoll aufgenommen werden. Fotos von Schäden oder Bemerkungen über den Zustand können direkt in der iPad Applikation erfasst werden.
• Einfache Archivierung: Digitale Abnahmeprotokolle können einfach archiviert werden, das Dokument wird auf dem Objekt im Abacus System direkt gespeichert. Direkt im Anschluss einer Abgabe werden die Objektdaten für den neuen Mieter in das Übernahmeprotokoll übernommen.
• Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung können Papier- und Druckkosten eingespart werden. Der Übergabeprozess wird noch vor Ort durch eine digitale Unterschrift abgeschlossen.
• Prozesserweiterungen: Die Bewirtschafter können direkt über die iPad App eine Erinnerung erfassen, Checklisten erstellen oder automatisierte Arbeitsschritte auslösen.

^{Abbildung 3: Detaillierter Prozess von der Erstellung bis Abschluss mithilfe des digitalen Abnahmeprotokolls}

Weiter Einblicke erhalten Sie unserem Video: 

Wohnungsabnahme übers Web mit Tayo Checks

Tayo wurde 2017 an der Lausanner ETH (EPFL) gegründet mit dem Ziel, die Interaktionen rund um die Immobilienverwaltung deutlich zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Über die Tayo Plattform lassen sich Mieter, STWEG, Hauswarte, Immobilienbewirtschafter und Dienstleister miteinander verbinden. Dies ermöglicht Immobilienverwaltungen und institutionellen Eigentümern viel Zeit, Papier und Geld zu sparen. 2021 ist Abacus mit Tayo eine strategische Partnerschaft eingegangen mit der Vision, über eine neu geschaffene REST API Schnittstelle das perfekte Zusammenspiel zwischen den beiden Programmen zu gewährleisten. Nebst dem Ticketing bietet Tayo unter anderem auch ein Modul für das digitale Abnahmeprotokoll an, welches wir Ihnen hier gerne vorstellen möchten.

Tayo Checks – ein digitales Abnahmeprotokoll, dass mit Ihren AbaImmo Daten verbunden ist

Über die gemeinsam durch Tayo und Abacus unterhaltene REST API Schnittstelle haben Sie jederzeit Ihre Daten aus dem AbaImmo zur Verfügung. Objektdaten, Mieterdaten und Ihre zuständigen Verwaltungsbereiche müssen Sie somit nur einmal im AbaImmo erfassen, und haben trotzdem jederzeit Ihre aktuellen Daten im Tayo.

Einfache Vorbereitung im Büro oder zu Hause

Durch die Mehrkanal-Architektur von Tayo können Sie jederzeit von jedem Computer, Tablet oder Smartphone auf Ihre Protokolle zugreifen. Dies erlaubt es Ihnen, das Protokoll bequem auf Ihrem Computer vorzubereiten, so dass Sie bei der Abnahme mit dem Tablet nur noch die Ergänzungen machen müssen, die Sie vor Ort feststellen.

Effiziente Wohnungsabnahme

Das Tayo Abnahmeprotokoll ist sehr effizient und übersichtlich aufgebaut und bietet trotzdem alle notwendigen Funktionen. In wenigen Sekunden haben Sie ein Abnahmeprotokoll generiert und können sich dann ganz einfach von Raum zu Raum klicken, um dort den Zustand der Elemente anzugeben und Ihre Bemerkungen und Fotos hinzuzufügen. Für jedes Element haben Sie ausserdem die Möglichkeit, eine “Beanstandung” anzugeben, bei der Sie definieren können, ob und wie die mietende Partei sich an aufkommenden Kosten beteiligen muss.

PDF generieren, unterzeichnen und versenden

Haben Sie einmal alle Angaben zum Protokoll erfasst, können Sie mit einem Mausklick das PDF generieren, es direkt auf dem Tablet unterzeichnen und gleich im Anschluss per E-Mail an die Beteiligten versenden. Falls Sie zusätzlich auch das Tayo Ticketing verwenden, haben Sie zudem die Möglichkeit, direkt aus dem Tayo Abnahmeprotokoll ein Ticket zu erstellen und einen Handwerker aufzubieten, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung führt.

Mehr zu Tayo können Sie sich auch in unserem Webinar anschauen:

Möchten Sie das Abnahmeprotokoll von Abacus oder die Lösung von Tayo noch besser kennenlernen? Kontaktieren Sie dazu gerne einen unserer Account Manager für eine unverbindliche Demo.