Das Deep-Ökosystem von Abacus verbindet verschiedene digitale Lösungen direkt mit Abacus. Das Ziel: manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Prozesse automatisieren und Informationen durchgängig digital verarbeiten. In diesem Blogbeitrag werden wir DeepO näher beleuchten.
Belege kommen über unterschiedliche Kanäle, müssen geprüft, ergänzt und korrekt kontiert werden. Gerade bei komplexen Kontierungsstrukturen oder vielen Projekten entsteht dabei schnell manueller Aufwand.
Mit DeepO lassen sich diese Schritte gezielt automatisieren. Als Support Lead arbeite ich regelmässig mit der Lösung und möchte zeigen, wo DeepO im Alltag besonders unterstützt und welche Funktionen für mich den grössten Mehrwert bieten.
In der Belegverarbeitung sind es oft viele kleine manuelle Schritte, die sich summieren: unterschiedliche Kontierungen pro Position, die manuelle Zuordnung von Belegdaten oder Belege, die per E-Mail, Scanner, App oder über andere Wege ins System gelangen.
Je mehr Handarbeit nötig ist, desto grösser wird zudem das Risiko für Inkonsistenzen. Hier setzt DeepO an: bei Belegprozessen, die komplex, wiederkehrend und zeitkritisch sind.
Der Prozess lässt sich in vier Schritte unterteilen:
Das Ziel ist für mich dabei klar: weniger manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Arbeitsschritten und eine konsistentere Datenerfassung.
Einige Funktionen sind für mich im Arbeitsalltag besonders spannend.
Mit freien Kontierungsreferenzen lassen sich Kontierungen effizient über Excel pflegen. Die Belegdaten werden automatisch abgeglichen und entsprechend kontiert.
Gerade für Unternehmen mit komplexen Kontierungsstrukturen ist das ein grosser Vorteil: Statt Zuordnungen immer wieder manuell vorzunehmen, kann ein Teil dieser Arbeit automatisiert werden. Das spart Zeit und vereinfacht die Verarbeitung.
Auch die automatische Projekterkennung nimmt einen Arbeitsschritt ab. DeepO gleicht die erfassten Belegdaten mit den Stammdaten aus Abacus ab. Wird eine Projektnummer erkannt, wird sie direkt dem entsprechenden Kopfdatenfeld zugewiesen.
Dadurch sinkt der manuelle Aufwand und gleichzeitig lässt sich die Qualität bei der Datenerfassung verbessern.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist für mich, wie einfach Belege überhaupt ins System kommen.
DeepBox bietet dafür verschiedene Möglichkeiten: per Drag & Drop, automatisiert über E-Mail, über Upload-Links für Lieferanten und Mitarbeitende, mit der Desktop-App inklusive Offline-Erfassung oder unterwegs mit der Mobile App und Kamerafunktion.
Damit lässt sich die Belegerfassung an unterschiedliche Arbeitsweisen und Prozesse anpassen, anstatt einen einzigen Upload-Weg vorzugeben.
DeepO zeigt seinen Mehrwert für mich vor allem dort, wo viele Belege, unterschiedliche Kontierungen und wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte zusammenkommen. Funktionen wie die freien Kontierungsreferenzen oder die automatische Projekterkennung helfen dabei, solche Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.
Du möchtest dir die Funktionen nochmals kompakt anschauen?
Alle Informationen und meine persönlichen DeepO-Highlights haben wir im Factsheet zusammengefasst.
Weitere Blogs zu den Deep Produkten:
Ramona Böck steht bei Fragen zu den Deep-Produkten gerne zur Verfügung.
Ramona Böck
Market Development Manager
ramona.boeck@axept.ch
058 871 95 43