Das Deep-Ökosystem von Abacus verbindet verschiedene digitale Lösungen direkt mit Abacus. Das Ziel: manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Prozesse automatisieren und Informationen durchgängig digital verarbeiten. In diesem Blogbeitrag werden wir DeepSign näher beleuchten.
Verträge und andere Dokumente durchlaufen häufig mehrere Stationen, bevor alle notwendigen Unterschriften vorhanden sind. Das verursacht administrativen Aufwand und erschwert eine durchgängig digitale Verarbeitung.
DeepSign ermöglicht digitale Signaturen mit integrierter digitaler Identität. Personen in der Schweiz und der EU können eingeladen werden, Verträge rechtskonform zu unterzeichnen. Für qualifizierte elektronische Unterschriften steht die Verifizierung über DeepID zur Verfügung.
Mit DeepSign lässt sich der gesamte Unterschriftsprozess digital abbilden. Die Signaturreihenfolge kann definiert, Anhänge können direkt mitgesendet und Verträge ohne Medienbruch verarbeitet werden. Gleichzeitig reduzieren sich administrative Aufwände und Postgebühren.
Ein Beispiel ist der Arbeitsvertrag: Dieser kann direkt über ein Add-in aus Word an DeepSign gesendet werden. Mitarbeitende erhalten anschliessend automatisch eine E-Mail mit der Aufforderung zur Unterzeichnung. Danach können weitere Unterschriften, beispielsweise durch HR oder die Geschäftsleitung, ebenfalls digital erfolgen. Wird der Vertrag direkt aus Abacus erstellt, kann er anschliessend direkt im entsprechenden Dossier abgelegt werden.
Da ich viel im Aussendienst unterwegs bin, ist für mich vor allem die Flexibilität entscheidend. Ich möchte Verträge und Dokumente dann unterzeichnen können, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wo ich gerade bin. Drei Funktionen sind für mich dabei besonders praktisch.
Ob unterwegs, beim Kunden oder im Büro: Dokumente können digital unterzeichnet werden, ohne dass sie zuerst ausgedruckt oder weitergeleitet werden müssen. Für mich bedeutet das vor allem mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.
Notwendige Anhänge können direkt zusammen mit dem Dokument versendet werden. Gleichzeitig lassen sich Dokumente gezielt von anderen Beteiligten einfordern. So bleibt der gesamte Prozess an einem Ort und das Hin und Her über verschiedene Kanäle wird reduziert.
Manchmal reicht eine einzelne Unterschrift auf einem Dokument nicht aus. Mit DeepSign kann dieselbe Person ein Dokument mehrfach unterzeichnen, beispielsweise wenn an unterschiedlichen Stellen eine Unterschrift erforderlich ist.
Für mich bedeutet DeepSign vor allem: weniger Papierkram, weniger Hin und Her und mehr Flexibilität im Alltag. Dokumente lassen sich digital versenden, unterzeichnen und weiterverarbeiten, ohne den Prozess für eine Unterschrift unterbrechen zu müssen.
Du möchtest DeepSign und meine persönlichen Highlights kompakt auf einen Blick?
Alle wichtigen Funktionen und Vorteile haben wir im Factsheet zusammengefasst.
Weitere Blogs zu den Deep Produkten:
Bei Fragen zu den Deep-Produkten stehe ich gerne zur Verfügung.
Ramona Böck
Market Development Manager
ramona.boeck@axept.ch
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