Wohin die digitale Reise geht

Mit den digitalen Lohnabrechnungen gehört der Papierversand definitiv der Vergangenheit an. In der Abacus Lohnbuchhaltung stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, welche mitarbeiterfreundlich, kostengünstig und ebenso sicher sind wie mit einem eingeschriebenen Brief. Als weit verbreitete Lösung für einen gesicherten E-Mail Versand stehen professionelle Dienstleister, wie «IncaMail », «R-Mail» oder «HIN Mail», zur Verfügung.

Der klare Trend geht jedoch tatsächlich in Richtung von Mitarbeiterportalen mit übersichtlichen Dossier Funktionalitäten und einfach bedienbaren Prozessen für Mitarbeitende, Vorgesetzte und Human Resources. Abacus bietet mit dem HR-Portal «MyAbacus» sowie der Smartphone-App «AbaClik» elegante und zukunftsweisende Lösungen, welche spannende Zusatznutzen innerhalb der Abacus-Welt mit sich bringen.

Weshalb Papier?

Oftmals habe ich gehört, dass einige Mitarbeitende über keine geeignete Infrastruktur verfügen, um beispielsweise digitale Lohnabrechnungen per E-Mail empfangen zu können. Andere äusserten, dass Mitarbeitende mit einem Webportal oder einer App überfordert wären.

Ist dem effektiv so? In den Monaten während der Pandemie erlebten wir, dass ein Umgang mit digitalen Werkzeugen für viele Menschen plötzlich «normal» geworden ist – was vorher als undenkbar galt.

Es gibt gewiss Fachbereiche, bei denen am 25. des Monats die persönliche Übergabe der Lohnabrechnung in Papierform ein wichtiges Ritual ist. Ich stimme Ihnen daher zu, dass es hier nicht der geeignete Ansatz ist, um Prozesse zu digitalisieren. Mich würde dennoch interessieren, wie viele Personen der Belegschaft privat ein Smartphone haben, das E-Banking nutzen oder im Internet shoppen und ihren nächsten Flug buchen?

Gerne stelle ich Ihnen Instrumente für die Vereinfachung von Personaladministration-Prozessen vor. Die Kosten und Ressourcen sparen sowie Mitarbeitenden zeitgemässe Funktionalitäten zur Verfügung stellen.

Digitaler Versand per E-Mail

Schnell und einfach – Die Lohnabrechnungen können aus der Abacus Lohnbuchhaltung als PDF per E-Mail versandt werden. Dies ist schnell eingerichtet und hat keine wiederkehrenden Kosten zur Folge. Jedoch gilt zu bedenken, ob Sie sensitive persönliche Daten effektiv mittels ungesichertem E-Mail-Versand den Mitarbeitenden zukommen lassen möchten.

Geschützte E-Mail Kommunikation

Sicher und günstig – Der Dienst für den gesicherten E-Mail-Versand lässt sich einfach und schnell in der Abacus Lohnbuchhaltung integrieren. So können die Lohnabrechnungen direkt sicher und vertraulich versandt werden. Der Mitarbeitende erhält direkten Zugriff und bekommt seine Lohnabrechnung an seine private E-Mail-Adresse geliefert.

IncaMail 

IncaMail ist der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post für den einfachen und sicheren Versand von sensiblen Nachrichten und Dokumenten per E-Mail. Bereits heute vertrauen zahlreiche Unternehmen, Behörden und Privatpersonen auf IncaMail, wenn es um den Austausch persönlicher, vertraulicher und eingeschriebener E-Mails geht. IncaMail funktioniert für die Anwenderinnen und Anwender ganz einfach: Der Absender sendet seine IncaMail-Nachricht mit nur einem Klick aus der gewohnten E-Mail-Umgebung oder seiner Abacus Business Software.

HIN Mail

HIN ist insbesondere bei unseren Kunden aus dem sozialen Bereich verbreitet. Der Dienst verschlüsselt die E-Mails sicher und datenschutzkonform. So können sensible Daten problemlos via E-Mail versandt werden. Die Verschlüsselung ist dank HIN Mail Global auch an Personen ohne HIN Anschluss möglich. Für die Nutzung sicherer E-Mails mit HIN Mail ist ein HIN Anschluss erforderlich, welcher die Nutzung von weiteren Services ermöglicht.

R-Mail

Mit Hilfe von R-Mail können elektronische Meldungen dank Inhaltsnachweis und hoher Vertraulichkeitsstufe als Einschreiben versandt werden. Das Registered Mail (R-Mail) von Frama bietet den automatischen Zustellungsnachweis, der einen verschickten Inhalt mit einem offiziellen Zeitstempel und der Zustellinformation bestätigt. Er erfüllt die Richtlinien des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Mitarbeiterportal

Innovativ und preiswert – Mit der automatisierten elektronischen Ablage der Lohnabrechnungen und Lohnausweise in das digitale Personaldossier ist der erste Schritt in die digitale Zukunft getan. Das Ausdrucken, lästige verpacken und per Briefpost versenden gehört nun der Vergangenheit an.

HR-Portal

Die elektronischen Mitarbeiterdossier werden mit der Abacus Lohnbuchhaltung seit Jahren im Standard ausgeliefert und können pro Unternehmen individuell eingerichtet werden. Wir definieren, auf welche Dossiers Mitarbeitende und/oder Vorgesetzte Zugriff haben sollen.

Die Lohnabrechnungen werden nach Fertigstellung automatisch in das jeweilige Personaldossier abgelegt. Dadurch ist der Prozess der Lohnabrechnung verkürzt, vereinfacht und komplett digitalisiert. In Echtzeit stehen den Mitarbeitenden die Dokumente im HR-Portal MyAbacus zur Verfügung.

^{Abbildung: HR Portal MyAbacus Dossieransicht}

Das Plus für die Prozessvereinfachung

Das Mitarbeiterportal MyAbacus ist ein Employee-Self-Service-Portal (ESS), dass den Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugriff in Echtzeit auf die persönlichen Daten und vielem mehr ermöglicht. Die Mitarbeitenden haben nicht nur jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Lohnabrechnungen und Lohnausweise, sondern auch auf ihre Personalstammdaten. Des Weitern können verschiedene Prozesse im HR-Portal gestartet werden, wie beispielsweise das Hinzufügen oder die Aktualisierung eines Notfallkontakts, der Wohnadresse, Bankverbindung oder Angaben zu Kindern und Partner. Mittels der innovativen Business-Process-Engine können individuelle sowie intuitive Prozesse für Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR definiert und umgesetzt werden. Ihr/-e Kundenberater/-in bespricht gerne die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten mit Ihnen.

^{Abbildung: HR-Portal ESS-Prozess Notfallkontakt hinzufügen}

Smartphone-Applikation

Mobil und multifunktional – AbaClik ist die Smartphone-App zum Erfassen, Ändern oder Beantragen von Spesen, Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen sowie zum Einsehen und Mutieren von Ihren Mitarbeiterdaten. Die persönlichen Daten sind sicher und jederzeit abrufbar. Mitarbeitende und Vorgesetzte können verschiedenste Daten anzeigen – individuell und ganz nach Ihren Bedürfnissen einstellbar.

Personaldossier auf dem Smartphone

Mitarbeitende haben Einsicht in ihr Personaldossier. Dokumente wie Lohnabrechnungen oder Lohausweise sind in AbaClik abrufbar. Adresse, Bankverbindung, Zivilstand, etc. können bei Bedarf von den Mitarbeitenden geändert werden. Vorgesetze sehen das Dossier ihrer Mitarbeitenden und das HR kann die Änderungen bestätigen. So stechen besonders die Vorteile hervor, dass das Personaldossier jederzeit verfügbar ist und die Lohnabrechnungen via Smartphone aufrufbar sind. Zudem können Änderungen einfach und effizient beantragt und vorgenommen werden.

^{Abbildung: AbaClik3}

Highlights der digitalen Lohnabrechnung

• Jederzeit Zugriff auf abgerechnete Lohnabrechnungen
• Lohnausweis für Steuern jederzeit abrufbar
• Homeoffice kompatibel aufgrund elektronischer Ablage
• Aufwand von Druck und Übermittlung der Lohnabrechnungen entfällt
• Mitarbeitende gewinnen an Autonomie
• Sichtbarkeit und Zugriff der Dossiers regelbar

Sollten Sie noch mehr zu den Themen erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen, einen Blick in unsere Webinarbibliothek zu werfen oder einen individuellen Beratungs- oder Demotermin zu vereinbaren.

Bei Fragen zur Umsetzung stehen unsere Beraterinnen, Berater oder Account Manager gerne für Sie zur Verfügung.