Von der E-Mail zur automatischen Bewerbungsablage
Geht eine neue Bewerbung per E-Mail ein, kann diese direkt über das Abacus Add-In im Outlook verarbeitet werden. Im Bereich Human Resources stehen dafür verschiedene Funktionen zur Verfügung:
Als Einzeluser kann das Add-In direkt über den Microsoft Marketplace installiert oder zentral durch einen Administrator für ausgewählte Benutzergruppen oder das gesamte Unternehmen bereitgestellt werden. Nach dem Download und einem Neustart von Outlook erscheint das Add-In automatisch in der Symbolleiste. Die Verknüpfung mit Abacus erfolgt unkompliziert über AMID. Anschliessend können sich die Benutzer mit ihrem persönlichen Abacus-Konto anmelden.
Die Installation und Nutzung des Add-Ins ist ab der Abacus Version 2026 möglich.
Neue Bewerbung direkt aus dem Outlook erfassen
Ist der Bewerber noch nicht in Abacus erfasst, kann über die Funktion «Bewerbung erstellen» ein neuer Bewerbungsdatensatz angelegt werden. Dabei werden die Anhänge der E-Mail automatisch übernommen und im Bewerbungsdossier abgelegt. Dank dem integrierten CV-Parsing liest das System die relevanten Informationen aus dem Lebenslauf aus und übernimmt diese automatisch in die entsprechenden Felder.
Besonders praktisch ist, dass das Add-In anhand des E-Mail-Betreffs die passende Stellenausschreibung erkennt und gleicht diese mit den hinterlegten Stellen ab. Die zugehörigen Jobinformationen werden dadurch automatisch vorgeschlagen und übernommen. Für die HR-Verantwortlichen bedeutet das deutlich weniger manuelle Erfassungsarbeit. Kontaktdaten, Ausbildungen oder berufliche Erfahrungen müssen nicht mehr selbst übertragen werden.
Zusätzliche Unterlagen einfach ergänzen
Mit der Funktion «Bewerbung zuweisen» können Dokumente, die einige Tage später nachgereicht werden, unkompliziert einer bereits bestehenden Bewerbung hinzugefügt werden. Das System erkennt anhand der E-Mail automatisch die passende Bewerbung und schlägt diese direkt vor. Die neuen Unterlagen werden mit wenigen Klicks im richtigen Dossier abgelegt.
In Outlook wird mittels Flag angezeigt, dass die E-Mail bereits im Abacus-Dossier archiviert wurde. So ist jederzeit ersichtlich, welche Nachrichten bereits verarbeitet wurden und welche noch offen sind.
Bewerbungen direkt in MyAbacus weiterbearbeiten
Nach der Erfassung stehen die Daten sofort in MyAbacus zur Verfügung. Unter Rekrutierung > Bewerbungen sind sämtliche Informationen abgelegt. Der grosse Vorteil dabei ist, dass die Bewerbung nur einmal erfasst werden muss. Alle Informationen stehen anschliessend für den weiteren Rekrutierungsprozess zur Verfügung und können direkt weiterverarbeitet werden.
Was früher manuell erfasst und übertragen werden musste, wird heute direkt aus dem Outlook übernommen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Dokumente direkt bestehenden Mitarbeitenden zuordnen
Die Office Integration unterstütz HR-Abteilungen nicht nur im Recruiting, sondern auch im laufenden Personalmanagement. Wird beispielsweise eine Teilnahmebestätigung für einen Kurs, ein Zertifikat oder einen Weiterbildungsnachweis per E-Mail geschickt, kann dieses Dokument über die Funktion «Mitarbeiter zuweisen» direkt dem entsprechenden Mitarbeitenden zugeordnet werden. Da der Mitarbeitende bereits im Abacus erfasst ist, muss lediglich die entsprechende Person ausgewählt werden. Die Anhänge werden anschliessend direkt im Personaldossier abgelegt und stehen dort jederzeit zur Verfügung.
Einzelbriefe erstellen und Dokumente ablegen
Mit der Funktion «Einzelbrief erstellen» können Vorlagen für Briefe direkt aus dem Abacus-Kontext erstellt werden. Zusätzlich können über die Funktion «Dokument ablegen» verschiedenste Dokumente schnell und unkompliziert in den entsprechenden Dossiers hinzugefügt werden.
Weniger Administration, mehr Zeit fürs Wesentliche
Mit der Office Integration werden wiederkehrende HR-Aufgaben spürbar vereinfacht. Bewerbungen gelangen direkt aus dem Outlook ins MyAbacus, Dokumente werden automatisch den richtigen Dossiers zugeordnet und Personaldaten müssen nicht manuell erfasst werden.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
Weitere Informationen finden Sie auf der AXdigital HR Microsite. Bei Fragen steht Ihnen unser Abacus-Team jederzeit gerne zur Verfügung. Für eine persönliche Beratung oder eine Demo wenden Sie sich an Ihren Account Manager.
Möchten Sie mehr über das Bewerbermanagement erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen unser Webinar zum Bewerbermanagement, in dem wir verschiedene Funktionen und Anwendungsfälle vorstellen.