Mobile Visierung und Freigabe von Abwesenheiten und Spesen im digitalen Zeitalter

In vielen Unternehmungen werden immer noch Spesenbelege oder Ferienanträge in Papierform erfasst und an den jeweiligen Vorgesetzten zur Visierung oder Freigabe weitergegeben. Dieser Prozess ist sehr zeitintensiv und Belege oder Anträge bleiben liegen oder gehen sogar ganz verloren. Mit MyAbacus dem Abacus Mitarbeiterportal oder der Smartphone-App AbaClik von Abacus haben Sie mehr Zeit, sich um das Wesentliche zu kümmern, da der elektronische Visumsprozess alles vereinfacht. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen dazu Möglichkeiten aus Sicht der Vorgesetztenrolle.

Lesezeit: 12min.

Tarik Fener Tarik Fener,

MyAbacus

Ihre Mitarbeiter haben wie Sie einen Zugang ins MyAbacus, welches aus jedem marktüblichen Browser gestartet werden kann. Dort werden die Spesen- oder die Absenzanträge erfasst. Sie als Vorgesetzter sehen im MyAbacus alle Ihre unterstellen Mitarbeiter gemäss Organisation.

 

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter beispielsweise einen Ferienantrag im MyAbacus stellt, wird dieser aufgrund der Organisationsstruktur direkt Ihnen zur Freigabe gesendet. Sie erkennen einen neue Aufgabe indem dies wie folgt gekennzeichnet wird.

 

20220427_MyAbacus_Home und Nachricht_Mobile Visierung_tfe

 

 

Die wichtigsten Informationen sind in der Mitteilung enthalten. Man kann individuelle Reports erstellen und diese bei Absenz Anträgen anheften. Diese sind dann unten als «Anhänge» aufgelistet. Durch das Öffnen der neuen Aufgabe und Nachricht sehen Sie nun die Mitteilung Des Weiteren können Sie direkt die individuellen Reports öffnen, welche unter den Anhängen eingesehen werden können.

 

20220427_MyAbacus_Antrag_Mobile Visierung_tfe

 

Klickt man nun oben rechts auf «Antworten» öffnet sich ein neues Fenster und hier haben Sie nun die Möglichkeit, den Absenz-Antrag oder Spesen zu bewilligen oder abzulehnen. Des Weiteren können Sie noch eine individuelle Mitteilung Ihrem Mitarbeiter zukommen lassen.

 

20220427_MyAbacus_Antwort Antrag_Mobile Visierung_tfe

 

Bei einem Spesenantrag würde dementsprechend im Anhang der eingescannte Spesenbeleg zu finden sein.
Sind die Ferien oder Spesen bewilligt, werden die Angaben auch automatisch ins Abacus ERP übernommen, so ist immer alles auf dem aktuellen Stand und es muss niemand die Ferien noch manuell im Abacus nachtragen.

Im folgenden Demovideo zeigen wir Ihnen die Anwendung dazu gleich im System.

 

 

AbaClick

Wie im MyAbacus, können Sie sowie auch Ihre Mitarbeiter einen Zugang zur App haben. Der Vorteil der App ist ganz klar, dass man die Anträge rasch übers Smartphone freigeben kann. Man muss dies also nicht übers Web erledigen. Falls ein Mitarbeiter einen Antrag stellt, erhalten Sie auf dem Smartphone eine Push Mitteilung, sofern Sie sich Push-Nachrichten anzeigen wollen lassen.

 

20220427_AbaClick_Pushmitteilung_Mobile Visierung_tfe

 

Ansonsten ist auch immer in der App unten beim markierten Symbol ersichtlich, dass Sie eine neue Nachricht oder Aufgabe haben. 

 

20220427_AbaClick_Home und Nachricht_Mobile Visierung_tfe

 

Beim Öffnen der Nachricht sehen Sie die gleichen Informationen wie im MyAbacus. Auch hier sind die Reports ersichtlich. Durch das Drücken des Antwortpfeils haben Sie wieder die Möglichkeit, den Antrag zu bewilligen oder abzulehnen.

 

20220427_AbaClick_Antwort Antrag_Mobile Visierung_tfe

 

Bei einem Spesenbeleg ist es ähnlich. Beim Öffnen der App sind die Spesenanträge in der Kachel "Freigabe" ersichtlich. Beim Öffnen des Antrags sehen Sie alle nötigen Informationen. Beim Klicken von den Pfeilen oben rechts können Sie den angehängten Spesenbeleg sichten. Nun wie auch bei Absenzanträge haben Sie die Möglichkeit, die Spesen freizugeben oder abzulehnen.

 

zusammenschnitt

Spesen Push Mitteilung, Freigabekachel, Spesenbeleg, Spesenfreigabe

 

Auch die beantragten Spesen sowie Abwesenheiten werden nach der Freigabe automatisch ins Abacus synchronisiert.

 

Wie die Freigabe von Spesen und Abwesenheitsanträgen im AbaClik funktioniert, haben wir Ihnen auch im folgenden Demovideo zusammengefasst:

 

 

Sie sehen also mit MyAbacus und AbaClik haben Sie für sich aber auch Ihre Mitarbeitenden moderne Tools, die intuitiv, effizient und gleichzeitig auch Spass machen, diese zu benutzen und so Anträge schnell und einfach abgearbeitet werden können.

 

Auf unserer Seite AXdigital HR finden Sie noch weitere Informationen zum Mitarbeiterportal MyAbacus oder zur mobilen Spesenerfassung.

Bei weiteren Fragen oder für weitere Informationen stehen unsere Account Manager sowie Ihre Betreuerin oder Betreuer gerne zur Verfügung.