Warum Prozesse digitalisieren?
Geschäftsprozesse sind Abläufe im Unternehmen. Wiederkehrende Tätigkeiten dürfen dort, wo es sinnvoll und machbar sind, automatisiert werden. Vorteile sind, um nur ein paar zu nennen, eine verkürzte Durchlaufzeit, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz sowie Kommunikation.
Unterschiedliche Anforderungen
Viele Unternehmen haben eigene Anforderungen und Bedürfnisse, Ihre HR-Prozesse mit einer Software abzubilden. Meistens müssen die Prozesse dem Programm angepasst werden. Mit der Lösung von Abacus und unserem Wissen besteht dieses Hindernis nicht.
Axept bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre individuellen Prozesse mit unseren Spezialisten zu analysieren, in Abacus abzubilden und zu übernehmen.
Die optimale Grundlage liefert dabei das Mitarbeiterportal MyAbacus, in welchem Ihre Mitarbeiter persönliche Informationen anpassen oder direkt selber Anträge stellen können.
Wie geht das?
Über die Business Process Engine sowie dem Prozessdesigner in Abacus lassen sich unterschiedliche Abläufe abbilden. Die Workflow Applikation erlaubt ablauforganisatorische Geschäftsprozesse elektronisch und im direkten Dialog mit den beteiligten Mitarbeitern auszuführen. Die Employee Self Service (ESS) Standardprozesse erhöhen die Datenqualität im Bereich Human Resources und führen zu administrativer Entlastung der Personalabteilung. Individuelle Workflows erledigen Routineaufgaben übergreifend und nachvollziehbar in allen Unternehmensbereichen, in welcher die Abacus Programme im Einsatz sind.
Beispiel für Standardprozesse, die beliebig auf die Unternehmenssituation angepasst werden können und den Workflow-Anwendern zur Verfügung stehen:
- Mitarbeiterdossiereinsicht – keine Lohnausweise und Abrechnungen mehr per Papier oder Mail versenden
- Adressänderung – Anpassung der persönlichen Adresse, inkl. Mail und Telefonnummer
- Zivilstandsänderungen – Änderung Zivilstatus unter Berücksichtigung von Namensänderungen
- Zahlwegänderung – Aktualisierung der Bankverbindung durch Mitarbeiter selbst
- Ferienanträge – Informationen über geplante und bezogene Ferien
Ein von uns gebauter Workflow ist zum Beispiel der Antrag zur Umwandlung des 13. Monatslohn.
Dabei haben die Mitarbeiter im MyAbacus die Möglichkeit direkt bei ihren Vorgesetzten einen Antrag zur Umwandlung des 13. Monatslohn in Urlaubstage zu stellen.
Dafür stehen den Mitarbeitern zur Auswahl, ob sie ein Viertel, die Hälfte, drei Viertel oder den kompletten Monatslohn mit der Möglichkeit einer Begründung in bezahlte Ferientage umwandeln möchten. Selbstverständlich ist es wichtig, dass Sie diese Prozesse sowie Inhalte frei definieren und entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen können.
Ablauf
Aus Sicht des Mitarbeiters
Die Mitarbeiter erstellen wie oben erwähnt den Antrag, welcher den Teamleitern, Vorgesetzten oder der HR-Abteilung zur Bearbeitung in MyAbacus zugestellt wird.
Aus Sicht der Vorgesetzten
Die Vorgesetzten erhalten eine Aufgabe in MyAbacus zur Bearbeitung des Antrages, welcher entweder abgelehnt (Information geht zum Antragsteller zurück), zum nächsten Vorgesetzten oder direkt ans HR weitergeleitet werden kann.
Aus Sicht HR-Abteilung
Sofern das HR den Antrag genehmigt und bewilligt hat, können verschiedene Prozesse angestossen werden. Unter anderem wird der Mitarbeiter in MyAbacus mit einer Nachricht informiert - Antrag wurde angenommen – sowie das Payroll aufgefordert, die Umwandlung vorzunehmen.
Kontrolle
Sie und Ihre Mitarbeiter behalten stets den Überblick über den aktuellen Stand des Antrages. Über den Button «Verlauf» kann zu jederzeit nachvollzogen werden, wo der Prozess gerade hängig ist. Gerade auch bei Abwesenheiten kann und darf natürlich ein Prozess nicht stehen bleiben. Auch hier haben Sie die Kontrolle darüber und können mittels Stellvertretungen oder dem Übersteuern eines Arbeitsschrittes, den Prozess weiterverarbeiten.
Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhält der Mitarbeiter zur Kontrolle einen Versionsverlauf per PDF, welches die einzelnen Schritte dokumentiert und im Personaldossier ablegt.
In unserem Demovideo können Sie sich gerne den ganzen Prozess zeigen lassen und erfahren so noch mehr.
Lassen Sie sich von uns beraten und gemeinsam Ihre Abläufe durchleuchten. Vielleicht haben auch Sie Potenzial bestehende Prozesse zu optimieren und dadurch zu digitalisieren?
Bei Fragen stehe ich oder einer meiner Kollegen Ihnen gerne fair und unverbindlich zur Verfügung.
