Möglichkeiten zum Spenden mit einem QR-Code
Ab der Abacus Version 2020 können in der Auftragsbearbeitung QR-Rechnungen erstellt werden. Mit der Option «Spendenmanagement/Spendenverwaltung» im AXcare können sämtliche Spendeneingänge automatisch und direkt verdankt, verarbeitet und schlussendlich ausgewertet werden. Ausserdem ist die Bearbeitung von Trauerfällen möglich.
Nachfolgende zwei Bereiche im Spendenmanagement sind abgedeckt:
- Spenden per Aufruf verarbeiten
- Spenden einzeln, ohne Aufruf, verarbeiten
Der Hauptteil der Spendenverwaltung wurde im Abacus Modul Auftragsbearbeitung integriert.
Spenden werden als Produkt «Diverse» im Produktstamm geführt, wo im Verkaufstext die entsprechenden Brieftexte hinterlegt werden können:
Im Programm «Standardaufträge bearbeiten» können Kopiervorlagen für die Spendenaufträge verwaltet werden, um die Spendenaufrufe jeweils effizient zu starten.
Im Programm «Aufträge erstellen aus Adress-Selektion» können für den Spendenaufruf die gewünschten Empfängeradressen inklusive dem ABEA-Artikel, um den Text auszuwählen welcher verwendet werden soll, selektiert werden. Daraus werden dann die Spendenaufträge im O111 angelegt und können dort angeschaut und weiter verarbeitet werden.
Es besteht die Möglichkeit Briefe in Überlänge zu verwenden, um direkt eine QR-Rechnung anzuhängen:
Bei den Spendenaufträgen wird oftmals mit dem Betrag null gearbeitet. Es soll daher keine Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung erfolgen und somit kein OP angelegt werden. Der Swiss Payment Standard erfordert allerdings einige Angaben um einen QR-Code korrekt generieren zu können. Darunter die Debitoren-Belegnummer. Damit der QR-Code also trotzdem generiert werden kann, müssen entsprechende Einstellungen vorgenommen werden.
Beim verwendeten Ablauf muss die Debitorenschnittstelle deaktiviert sein um eine Verbuchung zu unterbinden:
Auf dem verwendeten Dokument allerdings soll die Faktura-Art «Sofortfaktura» definiert werden, damit eine Belegnummer für die QR-Erstellung generiert wird:
Eine weitere Möglichkeit QR-Codes Formularunabhängig zu generieren besteht ebenfalls. Zum Beispiel bietet PostFinance die Möglichkeit an QR-Codes auf Ihrer Homepage online zu generieren.
Mehr Informationen zur Mitglieder-/Spendenverwaltung finden Sie zudem in unserem Webinar:
Bei Interesse oder weiteren Fragen zu Spenden mit QR-Codes oder zum Spendenmanagement wenden Sie sich gerne an einen unserer Account Manager oder Ihren Abacus Betreuer.
