Viele Unternehmen kennen den monatlichen Aufwand rund um das Führen von Kassenbüchern nur zu gut. Excel-Listen, Belege und manuelle Buchungen kosten Zeit und bergen Fehlerpotenzial. Mit der integrierten Kassabuch-Funktion im Abacus lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen und digitalisieren.
Sicher kennen Sie das: anfangs Monat druckt die Kassenführerin das Excel-Blatt des Kassenbuches aus, fügt alle Belege dazu und schickt die Unterlagen an die Buchhaltung. Im Excel sind im besten Fall bereits die richtigen Konten für die Verbuchung vermerkt.
Nun muss die Buchhaltung alle Bewegungen im Abacus manuell buchen, die Belege einscannen und die Belegbilder im Dossier abspeichern. Bei einer Kasse mit wenigen Bewegungen ist dies recht schnell erledigt aber vielleicht haben Sie mehrere Kassen und sehr viele Bewegungen?
Die Lösung bietet das integrierte Kassabuch im MyAbacus und ermöglicht eine einfache, digitale Abwicklung der Kassenführung.
Im Folgenden zeigen wir, wie die Anwendung in der Praxis funktioniert.
Das Kassenbuch wird im MyAbacus geführt:
Gewünschtes Kassenbuch wählen:
Nun werden die letzten Buchungen angezeigt:
Mit Klick auf «+ Neuer Eintrag» wird eine neue Buchung erstellt:
Bei der Buchung muss die vollständige Kontierung mitgegeben werden.
Ist die Buchung abgespeichert worden, kann diese nochmals angeklickt und ein Dokument hochgeladen werden:
Beim Verbuchen in die FIBU wird dieses Dokument ins Dossier der Buchung abgespeichert.
Quittung drucken
Soll eine Quittung gedruckt werden? Auch das ist kein Problem. Mit dem Klick auf die drei Punkte am rechten Rand der Maske öffnet sich ein Auswahlfeld, dort «Quittung» wählen und ausdrucken:
Das Quittungsformular könnte bei Bedarf individuell angepasst werden.
Verbuchung in die Finanzbuchhaltung
Sobald der Verbuchungszeitraum abgeschlossen ist, kann die Buchhaltung nun die vorbereiteten Buchungen bis zum gewählten Datum direkt ins Buchungsjournal (F11) verbuchen.
Anschliessend erhalten die Buchungen im Kassenbuch den Status «Gebucht». Die Buchungen können im F11 mutiert werden.
Zugriffseinschränkungen
Es ist möglich, den Zugriff auf das Buchen der Kassenbücher sowie das Verbuchen in die Finanzbuchhaltung auf einzelne User einzuschränken (z.B. Verbuchen der Kassenbücher in die Finanzbuchhaltung nur durch Mitarbeitende der Buchhaltung).
Voraussetzungen zum Verwenden der Funktion Kassabuch
Die Fibu-Konten, welche mit der Option Kassabuch verwendet werden sollen, müssen im Kontenstamm das Flag «Kassabuch aktiv» gesetzt haben:
Fazit
Das Führen von Kassenbüchern direkt im MyAbacus reduziert manuelle Arbeitsschritte, spart Zeit und erhöht die Transparenz. Unternehmen profitieren von einem durchgängigen, digitalen Prozess von der Erfassung bis zur Verbuchung.
Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.
