Wie digitalisiert man die Zeiterfassung in einer Organisation, in der rund 600 Mitarbeitende mit unterschiedlichsten Aufgabenbereichen tätig sind, über 20 verschiedene Zeitmodelle zum Einsatz kommen und Barrierefreiheit eine zentrale Voraussetzung ist?
Vor dieser Herausforderung stand obvita. Als Organisation des Ostschweizerischen Blindenfürsorgevereins begleitet obvita blinde und sehbehinderte Menschen sowie Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen oder Entwicklungsschwierigkeiten auf ihrem Weg zu mehr Selbstständigkeit und gesellschaftlicher Teilhabe. Rund 600 Mitarbeitende und 70 Lernende engagieren sich dafür in unterschiedlichsten Arbeitsbereichen und an verschiedenen Einsatzorten. Diese Vielfalt stellt auch hohe Anforderungen an Prozesse, Planung und Zeiterfassung. obvita entschied sich deshalb, ihre bestehende, veraltete Zeiterfassungs- und Einsatzplanungslösung abzulösen und gemeinsam mit Axept vollständig in die Abacus-Landschaft zu integrieren.
Das Resultat: eine barrierefreie, mobile und integrierte Lösung, die heute den Arbeitsalltag von mehreren hundert Mitarbeitenden vereinfacht.
Gemeinsam den nächsten Digitalisierungsschritt gehen
Die Einführung der neuen Lösung war kein isoliertes Projekt. Vielmehr war sie Teil der Strategie von obvita, alle ERP-Prozesse in die Abacus-Landschaft zu integrieren. Die langjährige Zusammenarbeit zwischen obvita und Axept schuf dabei ideale Voraussetzungen für eine effiziente Umsetzung.
Mit der Ablösung des bisherigen Zeiterfassungs- und Planungssystems konnte die Integration der ERP-Prozesse in Abacus erfolgreich abgeschlossen werden.
Die Grundlage des Projekts bildete AXcare, die Branchenlösung von Axept für soziale Institutionen. Sie vereint alle zentralen Geschäftsprozesse in einem integrierten ERP-System.
Eine Lösung für eine besonders komplexe Organisation
Was in vielen Unternehmen mit wenigen Zeitmodellen funktioniert, ist bei obvita deutlich anspruchsvoller. Unterschiedliche Arbeitsbereiche, zahlreiche Vertragsformen und rund 20 verschiedene Zeitmodelle mussten in einer einzigen Lösung abgebildet werden.
Gleichzeitig sollte die neue Lösung auch für Mitarbeitende mit Sehbeeinträchtigung oder vollständiger Blindheit selbstständig nutzbar sein. Barrierefreiheit war damit kein Zusatznutzen, sondern eine grundlegende Anforderung an das Projekt.
Weniger Aufwand, mehr Übersicht
Die neue Lösung vereinfacht die täglichen Prozesse rund um Zeiterfassung und Planung spürbar. Mitarbeitende können Arbeitszeiten mobil erfassen, Rapporte digital einreichen und wichtige Informationen zentral abrufen.
Konkret profitieren die Mitarbeitenden von einer Lösung, die:
- mobile Zeiterfassung ermöglicht
- manuelle Prozesse reduziert
- das Reporting verbessert
- die Nutzung für Mitarbeitende vereinfacht
Ergänzend zur Zeiterfassung wurde mit AbaPlan eine moderne Lösung für die Einsatzplanung eingeführt. Damit können die Arbeitspläne zentral erstellt, verwaltet und den Mitarbeitenden digital zur Verfügung gestellt werden. Über MyAbacus und AbaClik sind aktuelle Einsatzpläne jederzeit abrufbar.
Digitale Prozesse für alle Mitarbeitenden
Die barrierefreie Bedienbarkeit spielte bei der Umsetzung der Lösung eine zentrale Rolle. Heute können alle Mitarbeitenden die Zeiterfassung selbstständig nutzen, auch Menschen mit Sehbeeinträchtigung oder vollständiger Blindheit.
Damit unterstützt die neue Lösung nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch den inklusiven Anspruch von obvita im täglichen Arbeitsumfeld.
