Ab der Version 2024 hält in der Abacus Kreditorenbuchhaltung ein neues Feature Einzug: die neue Belegfreigabe, als moderne Ergänzung zur bisherigen Visumskontrolle. Dabei handelt es sich nicht um eine Weiterentwicklung oder Ablösung der bestehenden Lösung, sondern um eine vollständig neu konzipierte und entwickelte Funktion mit frischem Ansatz und erweiterten Möglichkeiten. Was genau hinter der neuen Belegfreigabe steckt und welche Vorteile sie mit sich bringt, zeigen wir Ihnen im folgenden Kurzbeitrag.
Diese Highlights erwarten Sie mit der neuen Belegfreigabe:
- Dank der neuen Freigabe-Workflow-Definitionen mit mehreren Instanzen passt sich das System flexibel an verschiedenste Anforderungen aus unterschiedlichen Freigaberegelungen an.
- Durch die direkte Anbindung an die Organisationsstruktur (HR) werden Doppelspurigkeiten vermieden und die Pflege der Freigabestrukturen deutlich vereinfacht.
- Basierend auf den Informationen im Beleg wird automatisch der passende Workflow ermittelt, das manuelle Zuweisen einer Freigabestruktur entfällt somit.
- Die Funktion der automatischen Freigabe eröffnet zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung des Belegverarbeitungsprozesses und treibt die Automatisierung weiter voran.
- Über das zentrale Freigabecockpit in MyAbacus haben Freigabe-Benutzer alle offenen Aufgaben im Blick, das sorgt für eine schnelle und effiziente Bearbeitung.
Mit dem Update auf die Version 2025 wird die bisherige Visumskontrolle nicht automatisch abgelöst. Solange die neue Belegfreigabe nicht aktiv eingerichtet wird, laufen alle Belege weiterhin wie gewohnt über die bestehende Visumskontrolle. Ein Wechsel ist somit optional und kann individuell geplant und umgesetzt werden. In der folgenden Übersicht zeigen wir einen Vergleich der Visumskontrolle und der neue Belegfreigabe:
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Visumskontrolle |
Neue Belegfreigabe |
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-Statisch (fixe Visumsstruktur) -Visumsstruktur und Visumsverantwortliche werden manuell bzw. über Vorschläge auf dem Beleggesetzt -Freigabe im Kreditoren-Portal -Verantwortlichkeiten auf verschiedene Ebenen (Projekt, Kostenstelle, Konto, Geschäftsbereich, Lieferant)
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-Integrierte Organisation -Hohe Flexibilität und Dynamik dank Workflows -Automatische Workflow-Evaluierung -Freigabe im zentralen Freigabe-Cockpit -Möglichkeit zur automatischen Freigabe -Freigabe Kombination aus Kopf- und Positionsebene -Verantwortlichkeiten auf verschiedene Ebenen (Projekt, Kostenstelle, Konto, Geschäftsbereich, Lieferant) |
Im folgenden Video zeigen wir Ihnen Definierungsmöglichkeiten der Workflows & Instanzen, wie man Belege in die Freigabe gibt und diese prüfen, freigeben oder auch ablehnen kann.
Bei Fragen, Unklarheiten oder einer individuellen Demo zur neuen Belegfreigabe kontaktieren Sie gerne ihr Abacus Berater Team oder ihren Account Manager.
