Die Herausforderung: Sieben Systeme, viele Medienbrüche, wenig Übersicht
Die Ausgangslage war komplex: Unterschiedliche Applikationen für Lohn, Buchhaltung, Zeiterfassung, Kurs- und Spendenverwaltung – oft ohne Schnittstellen, teils veraltet, teilweise sogar end-of-life. Jeder Betrieb der GGZ arbeitete in einer eigenen ERP-Umgebung, Prozesse waren dezentral, Daten doppelt erfasst, manuelle Schritte an der Tagesordnung. Die Folge: Zeitverlust, hohe Fehleranfälligkeit und ein Setup, das den steigenden Anforderungen nicht mehr gewachsen war.
Die Vision: Ein durchgängiges System – für alle, für alles
Mit dem Projekt FLOW setzte die GGZ ein klares Ziel: Prozesse vereinheitlichen, Systeme konsolidieren und eine zentrale, skalierbare digitale Plattform schaffen, die sowohl interne wie externe Anforderungen erfüllt – von HR über Finanzen bis hin zur Fallverwaltung. Im Zentrum stand dabei: gleiche Aufgaben sollen mit der gleichen Lösung erledigt werden, ganz ohne Umwege und Medienbrüche.
Die Entscheidung: Warum AXEPT und Abacus?
Nach einer sorgfältigen Evaluationsphase fiel die Wahl auf AXEPT mit der Branchenlösung AXCare. Ausschlaggebend waren:
Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum digitalen FLOW
Das Projekt wurde in zwei Phasen realisiert. In Phase 1 wurde eine neue Auftragsbearbeitung inklusive Kassensystem für einen neu eröffneten Standort umgesetzt. In Phase 2 folgten die Einführung der Module für Finanzen, HR, Lohn, Zeiterfassung und Mitgliederverwaltung.
Die Implementierung verlief weitgehend planmässig, auch wenn Herausforderungen – etwa knappe Ressourcen, Personalwechsel oder sich ändernde Anforderungen – das Projektteam forderten. Umso bemerkenswerter: Alle Projektmeilensteine wurden eingehalten, die Ziele erreicht.
Die Lösung im Alltag: Mehr Effizienz, weniger Fehler, bessere Übersicht
Seit Einführung von MyAbacus arbeiten rund 190 User in einem zentralen System. Besonders markant sind die Fortschritte in folgenden Bereichen:
Der Mehrwert: Ein System, das mitdenkt
Das neue ERP-System reduziert den Pflegeaufwand, automatisiert Routineprozesse, verringert Fehlerquellen und schafft eine einheitliche Datenbasis für fundierte Entscheidungen. Die gewonnene Transparenz und die höhere Datenqualität zahlen sich sowohl im Tagesgeschäft als auch in der strategischen Steuerung aus.
Das interne Fazit: Viel erreicht und noch mehr vor
Das interne Feedback ist überwiegend positiv. Besonders HR und Finanzen profitieren heute direkt von der Umstellung. Weitere HR-Module wie Bewerbermanagement, On-/Offboarding und digitale Mitarbeitergespräche sind für dieses Jahr geplant – der FLOW geht also weiter.
Ein Projekt mit Haltung und Weitblick
Für die GGZ ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Sie ist Mittel zum Zweck – für mehr Effizienz, mehr Qualität und vor allem mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Menschen. Mit AXEPT und Abacus wurde eine Grundlage geschaffen, die nicht nur heutigen, sondern auch künftigen Anforderungen standhält.
Oder, wie es Projektleiter Daniel Scheier treffend formuliert:
„FLOW steht für das völlige Aufgehen in einer Tätigkeit – genau diesen Zustand wollten wir mit der neuen digitalen Lösung erreichen.“
Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an:
Ronnie Schele
Account Manager - St. Gallen
ronnie.schele@axept.ch
Axept Business Software AG
Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen