Budgetierung der Lohnkosten mit dem Mitarbeiterportal MyAbacus

Mit der Abacus Lohnbuchhaltung ist es möglich, die Lohnkosten im Mitarbeiterportal MyAbacus zu budgetieren. Bei der Berechnung oder Verteilung können sowohl die bestehenden Mitarbeiter als auch die vakanten Stellen budgetiert werden.

Der Zeitraum des Budgets lässt sich flexibel definieren, wobei normalerweise 12 Monate für das Folgejahr budgetiert werden. Bereits erfasste Änderungen wie Lohnerhöhungen oder Ein- und Austritte werden entsprechend berücksichtigt. Auf Wunsch lassen sich auch individuelle Parameter in der Berechnung des Budgets mitberücksichtigen. So kann beispielsweise ein Teuerungsausgleich oder eine Gratifikation auf einfache Weise mit eingerechnet werden. Um unterschiedliche Varianten des gleichen Budgets zu berechnen und diese miteinander zu vergleichen, lässt sich auf Grundlage eines bestehenden Budgets ein neues mit veränderten Parametern erstellen und berechnen.

Ist ein Lohnbudget erstellt, kann man es in die Planzahlen oder ins Detailbudget der Abacus Finanzbuchhaltung verbuchen. Zudem gibt es die Möglichkeit, die Verbuchung zu exportieren, damit sie in ein Fremdsystem importiert werden kann.

Ab der Abacus Version 2021 gibt es die Möglichkeit, Linienvorgesetzte gemäss Organisation in den Budgetierungsprozess einzubinden. Somit sind nicht mehr allein die Lohnbuchhalter verantwortlich für den Budgetprozess. Ist ein Budget in der Abacus Lohnbuchhaltung berechnet, lässt es sich für die Vorgesetzten freigeben. Anschliessend können sie die Daten für ihren Zuständigkeitsbereich kontrollieren und nach Bedarf anpassen. Für jede Organisationseinheit kann eine verantwortliche Person definiert werden, die für die Bewilligung des entsprechenden Teilbudgets zuständig ist. Auch nach der Freigabe des Budgets an die Vorgesetzten bietet sich jederzeit der Überblick über den Verarbeitungsstatus.

Sobald ein Budget für die Vorgesetzten zur Bearbeitung freigegeben wird, erhalten sie eine entsprechende Benachrichtigung im Mitarbeiter-Portal MyAbacus. Vorgesetzte haben im Portal die Möglichkeit, Daten zu kontrollieren, Änderungen zu erfassen und anschliessend zu bewilligen. Ein Teilbudget kann auch an einen anderen Vorgesetzten oder sogar an mehrere Instanzen zur Bewilligung weitergeleitet werden. Mit einer Suchfunktion lässt sich auch problemlos nach Mitarbeiter oder Stellen suchen, die man anpassen möchte. Ist ein Teilbudget bewilligt, lassen sich keine Änderungen mehr vornehmen.

^{Übersicht der Budgetpositionen in einem Teilbudget}

Sind alle Teilbudgets freigegeben, können die Budgetdaten vom Portal ins Abacus ERP übernommen werden. Dabei hat die Lohnabteilung erneut die Möglichkeit, die von Vorgesetzten im Portal gemachten Änderungen zu kontrollieren und bei Bedarf zu ändern. Erst danach erhält das Budget den Status «definitiv» und kann in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Die Vorgesetzten haben weiterhin die Möglichkeit, sich im Mitarbeiter-Portal MyAbacus anzumelden und die Budgetdaten einzusehen. Erst wenn in der Lohnbuchhaltung der Budgetlauf archiviert wird, lassen sich die Budgetdaten im Portal nicht mehr einsehen.

Gerne zeigen wir Ihnen im folgenden Demovideo den Lohnbudgetierungsprozess mit Abacus:

Bei Fragen oder Interesse stehen Ihnen unsere Account Manager gerne zur Verfügung.