Originalbelege von Auslagen mit der Rechnungen elektronisch mitsenden
Der Rechnungsversand bei Institutionen erfolgt meist nicht elektronisch, da der Rechnung in der Regel Kopien der Originalbelege von Auslagen beigelegt werden.
Ab der Abacus Version 2025 besteht die Möglichkeit, das Belege welche im Dossier der Buchung hinterlegt sind, direkt bei der entsprechenden Position auf der Rechnung zu integrieren.
Beleg Beispiel 1
Bewohner /Klient bezieht eine Coiffeur-Leistung welche manuell in Bewohner-/Klienten Verwaltung erfasst wurde. Im Dossier wird der entsprechende Beleg dazu hinterlegt.
Beleg Beispiel 2
Für den Bewohner/Klienten wird eine Lieferantenrechnung einer Apotheke zugestellt. Diese Rechnung wird in der Kreditorenverwaltung mit der Information des Bewohners/Klienten erfasst und der Originalbeleg wird ins entsprechende Dossier des Belegs gespeichert.
Bei der Rechnungsstellung sind die Positionen gekennzeichnet, welche einen Beleg im Dossier hinterlegt haben. Egal, ob der Beleg in der Bewohner-/Klientenverwaltung, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung erfasst wurde.
Mittels Doppelklick auf die «Stecknadel» wird der eingebettete Originalbeleg aus dem Dossier angezeigt.
Diese Anzeige des Beleges ist in der Rechnungsvorschau möglich sowie in einem gespeicherten/gesendeten PDF.
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