Klienten oder Projekte welche bebucht sind, können im Programm N311 (Klienten-/Projektstamm) nicht gelöscht werden. Aus Datenschutzgründen müssen aber bestimmte Daten nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden können. In der Abacus Version 2023 hat Abacus das Programm «N592 Projekte global löschen» dafür entwickelt. Wie Sie dies anwenden können, zeigen wir nun gerne auf. Nachdem Sie das Programm gestartet haben, kann der Zeitrahmen eingeben werden, ab wann Klienten/Projekte gelöscht werden sollen. In diesem Fall Klienten/Projekte, welchen vor 5 Jahren zum letzten Mal gebucht wurde und den Flag «Inaktiv» haben. Mit dem Button «Weiter» kommen Sie zur Selektion. Hier können weitere Selektionen zur Löschung vorgenommen werden. Mit dem klicken des Weiter-Buttons führt Abacus eine Prüfung durch. In unserem Fall wurden hier nun zwei Klienten/Projekte gefunden. Ist das Resultat korrekt, kann man den Flag «Datensätze sowie Daten endgültig löschen» aktiveren. Mit dem Weiter-Button werden alle Daten zum Klienten/Projekt in der Applikation Projektverwaltung gelöscht. Die entsprechenden Projekt- oder Klientennummern bleiben bestehen, allen anderen Daten wurden in der Projektverwaltung gelöscht. Wichtiger Hinweis: Das Programm kann nur von Administratoren ausgeführt werden. Normale Benutzer sowie Supervisoren haben keine Möglichkeit das Programm auszuführen, da der Programmpunkt diesen Benutzern nicht zur Verfügung steht. Diese Anwendung erfordert trotzdem entsprechend auch Vorsicht und sollte vorgängig intern besprochen werden, so dass Sie sicherstellen können, dass nicht die falschen Daten gelöscht werden. Bei Fragen zur Anwendung melden Sie sich gerne bei Ihrem Abacus Betreuer.

Die Standardauswahlliste Klient soll in diesem Beispiel optimiert werden. Anstelle der heutigen Felder, sollen die Felder Klientennummer, Klientenname, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum und Klientenadressnummer angezeigt werden. Die Definition der Auswahlliste wird im Programm «N623 Auswahlliste» definiert. Die bestehende Auswahlliste kann unter «Auswahlliste öffnen» ausgewählt werden. Die Auswahlliste für den Klientenstamm (npo.project) befindet sich im Applikationsordner Projektverwaltung. Mittels rechter Maustaste können die bestehende Felder gelöscht werden. Unter Datenquelle befindet sich die Tabelle NPO-Projekte. Die gewünschten Felder anwählen und via Drag & Drop in den mittleren Bereich ziehen. Mittels Pfeil «nach unten» oder «nach oben» kann Feld an die gewünschte Position navigiert werden. Ist die Auswahlliste angepasst, nicht vergessen zu speichern. Beim Speichen muss man noch auswählen für welche Mandanten diese Änderung der Auswahlliste gilt. Wird «Alle Mandanten» angewählt, gilt diese Auswahlliste für alle Mandaten mit der Applikation Projektverwaltung auf dem Server. Nach dem Speichern, steht die angepasste Auswahlliste zur Verfügung. So können Sie nun selbständig Auswahllisten ergänzen oder Felder löschen. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Projektmethodik bei Betula: Zuerst nach Wasserfall-Prinzip und dann doch agil von Nadine Eugster Die zweite Monatsverrechnung gehört bereits schon der Vergangenheit an und die Lohnläufe der vergangenen Monate wurden erfolgreich gemäss Planung verarbeitet. Mit diesen wichtigen Meilensteinen startete Betula in das neue Jahr 2023 und somit produktiv mit der neuen Lösung im Abacus. Mit dem Ziel, die bereits gut organisierte Administration weiterhin optimal in den Prozessen zu unterstützen, begann das Projekt FIBULA im Frühjahr 2022. Zu Beginn war das Vorgehen nach Wasserfall-Prinzip angedacht. In den Projekten nach der agilen Methodik wurde die kundennahe Bearbeitung von Themen sowie die frühen Berührungspunkte des Kunden mit dem System als positive Erkenntnisse hervorgehoben. Im Rahmen der Lösungspräsentation wurden die Vorteile eines solchen Vorgehens Betula aufgezeigt. Aufgrund der Vorteile entschieden Betula und Axept das Projekt «FIBULA» agil durchzuführen. Dies bedeutete, dass in den ersten Sprints zuerst der Grundaufbau im technischen Bereich, aber auch finanzbuchhalterisch in Angriff genommen wurde. Aufbauend auf dieser Grundlage wurden dann Schritt für Schritt die weiteren Bereiche im Abacus, welches auch die Klientenverwaltung beinhaltet, gemeinsam erarbeitet. Das gemeinsame Verständnis von spezifischen Begriffen wurde in der Realisierung als eine Herausforderung wahrgenommen. Die Aufgabe der Planung des Projekts neben dem weiteren Tagesgeschäft konnte erfolgreich gemeistert werden. Mit Ausdauer sowie viel Fleiss und Energie konnten die Anforderungen abgebildet werden. Vielen Dank an das Team von Betula! Erfolgreiches Projekt mit AXcare beim Kinder Dörfli von Nadine Eugster Im Rahmen der Evaluation einer neuen Lösung zur Heimadministration durfte Axept die Lösung AXcare vorstellen. Als vollintegrierte Branchenlösung sollte es die Bedürfnisse von Kinder Dörfli grösstmöglich erfüllen. Um die Detailanforderungen aufzunehmen, wurden Workshops vor Ort beim Kunden durchgeführt und mittels Differenzanalyse festgehalten. Ziel war es die Prozesse von Kinder Dörfli zu verstehen, um sie anschliessend passend umsetzen zu können. In der Umsetzungsphase arbeitete das Projektteam eng mit Kinder Dörfli zusammen. Es wurde der agile Ansatz als Methodik gewählt. So konnte die zukünftige Lösung Stück für Stück erarbeitet, getestet und freigegeben werden. Die Herausforderung bestanden darin, die Stammdatenmigrationen und die darauf aufbauenden Testings im richtigen Zeitraum zu planen und die Durchführungen zu forcieren. Eine frühzeitige Besprechung und Planung mit Kinder Dörfli konnte deshalb das Risiko einer Verschiebung im Projekt minimieren. Aufgrund des agilen Vorgehens war eine laufende Abstimmung gegeben und das Know-how konnte dauernd aufgebaut und geprüft werden. Als Highlight in der Realisierungsphase kann die selbstständige Migration der Spenderadressen durch Kinder Dörfli genannt werden. Nach intensiven Monaten des Implementierens und Testings konnte der erste Lohnlauf und auch die erste Verrechnung erfolgreich durchgeführt werden. Gratulation an Kinder Dörfli für den erfolgreichen Produktivstart! Next Level: Einführung AXcare für Institutionen bei Tanne – Schweizerische Stiftung für Taubblinde von José Pires Nachdem bei der Tanne Stiftung in der ersten Projektphase die Zeiterfassung sowie die Personaleinsatzplanung AbaPlan von Abacus erfolgreich eingeführt werden konnte, hat das Projektteam den nächsten grossen Schritt gemeistert. Durch die Einführung AXcare für Institutionen, wird in der Gesamtlösung nun die Klientenadministration sowie die Klientenfakturierung innerhalb von Abacus abgewickelt. Die Konzeptphase konnte sehr effizient mit dem Projektteam durchgeführt werden. Der grosse Vorteil in dieser Phase war, die «richtigen» Projektbeteiligten mit an Bord zu haben. Die Prozesse waren von Anfang an klar und alle Beteiligten waren sich einig, wie die Lösung am Ende aussehen soll. Die Implementierungsphase war dadurch sehr angenehm, da gemeinsam mit den Projektbeteiligten des Kunden, die Einrichtung der Lösung überwiegend vor Ort vorgenommen wurde. Im schönen Albis am Langau und im Besonderen in der sehr angenehmen Umgebung der Tanne Stiftung, ist der Projekttag immer wie im Fluge vergangen. Die grösste Herausforderung in der letzten Phase der Einführung, war den «laufenden Betrieb» nicht zu unterbrechen. Auch diese Hürde konnte gemeistert werden, sodass die Ablösung des alten Systems durch die Lösung AXcare für Institutionen reibungslos durchgeführt werden konnte. Schnelle Einführung von AXcare bei Stift Höfli von Matthias Eberle Stift Höfli hatte die Herausforderung, dass sie per 01.01.2023 ihre alte Finanzapplikationen ersetzen mussten. Zudem soll in diesem Projekt «maze runner» die Applikation Lohn, Auftragsbearbeitung, Zeit- und Leistungserfassung und die AXcare-Lösung (Klientenverwaltung) eingeführt werden. Auf Grund der kurzen verfügbaren Zeit bis zum 31.12.2022 wurde zusammen mit Stift Höfli entschieden, dass Projekt in zwei Etappen einzuführen. So konnten wir zusammen sicherstellen, dass bis 31.12.2022 die Finanzapplikationen und die Lohnbuchhaltung in der Etappe 1 eingeführt wurden, welche nun seit knapp 3 Monaten erfolgreich eingesetzt wird. Ein Schlüsselfaktor für diesen Teilerfolg ist die gute Zusammenarbeit zwischen Stift Höfli und der Axept betreffend Effizienz, Kommunikation und Einhaltung der Fristen von Lieferobjekten, Pendenzen, Abklärungen, Datenerfassungen, Testen und vielem mehr. Seit Mitte Januar sind wir nun dabei, zusammen mit Stift Höfli, das Grobkonzept für die Auftragsbearbeitung, Klientenverwaltung, CRM, Zeit- und Leistungserfassung zu erarbeiten und auch die Schnittstellen zu Umsystemen zu prüfen. Nach Intensiven Workshops freuen wir uns darauf, Stift Höfli im April das Grobkonzept zu präsentieren und danach in die agile Realisierung starten zu können. Voller Motivation setzen das Projektteam von Stift Höfli und Axept gemeinsam alles daran, dass für die Mitarbeitenden von Stift Höfli das «System-Labyrinth von früher» nur noch eine verblasste Erinnerung ist. Die Vereinfachung, Modernisierung und Digitalisierung der Prozesse von Stift Höfli steht dabei an erster Stelle.

easyCare & Abacus: Die automatisierte Schnittstelle mit AXsuite im AXcare-Bereich Aufgrund der neuen Regelung haben IVF Hartmann und Axept zusammen mit drei Partnerinstitutionen ein Projekt lanciert, um die Abrechnung der MiGeL und nicht-MiGeL-Materialen adressatengerecht und automatisiert abzurechnen. Konkret wurden die Datenflüsse zwischen den Systemen so konzipiert, dass die Klientenstammdaten in Abacus geführt und mutiert werden können. Die Institution kann sich darauf verlassen, dass die Klienstammdaten zentral in Abacus verwaltet und anschliessend automatisch in easyCare zur Verfügung gestellt werden. In easyCare selbst müssen keine Stammdaten gepflegt werden, womit der Fokus voll und ganz auf die Bedarfsplanung der Pflegeartikel je Klient gesetzt werden kann. Dank der automatisierten Übergabe der MiGeL- und nicht-MiGeL-Artikel inklusive Preisinformationen zum Verkaufspreis, dem Höchstvergütungspreis und dem Selbstkostenanteil des Bewohners sind die Daten automatisch so aufbereitet, dass die Verrechnung Ende Monat gegenüber den Krankenkassen respektive Bewohnern unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile korrekt und automatisiert vorgenommen werden kann. Um die komplexen Rahmenbedingungen wie Preisfindung, Berücksichtigung der Inkontinenzgrade oder den Mechanismus der Selbstzahler in der Schnittstelle adäquat abzubilden, setzt Axept auf die Datendrehscheibe AXsuite, in welcher die Datenflüsse administriert und die Datenstrukturen mit der notwendigen Logik und Intelligenz transformiert werden können. Die drei Institutionen sind heute in der Lage, die bis zu 2'500 Bestellpositionen pro Monat automatisch vom Webshop in Abacus zu übertragen, wo die Rechnungen abschliessend gegenüber den Klienten und Krankenassen generiert und versendet werden können.

Ein Review durch Dr. Christopher Dietl von GHG und Axept Business Software AG: Technische Innovationen und stetige Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen, das ist einer der Grundsätze und Zukunftspläne der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG). Wie gelingt es, diesem ambitionierten Anspruch auch in der Personaleinsatzplanung im vielseitigen AXcare-Umfeld für eine Institution mit insgesamt über 700 Mitarbeitenden, verteilt auf acht Institutionen der GHG mit individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen gerecht zu werden? Dafür geben wir Ihnen in diesem Beitrag, zusammen mit Dr. Christopher Dietl, CFO bei GHG, spannende Einblicke in die Beweggründe und die besonderen Gründe, die dafür sprechen und auch in die Herausforderungen der Projektumsetzung von AbaPlan. Gestartet wurde mit der Umsetzung von AbaPlan im GHG St. Galler Brockenhaus, welches mit der Personaleinsatzplanung AbaPlan seit dem 01. Juli 2022 produktiv ist. In einer zweiten Phase folgte mit dem Produktivstart im Dezember 2022 – ganz nach dem eigenen Motto «schön bisch do» – der Produktivstart am Standort «GHG Sonnenhalde Tandem». Die Standorte GHG Maurini und GHG Rosenberg werden schon bald als nächstes von den vielseitigen Vorteilen der Personaleinsatz AbaPlan profitieren können. Was am Vorgehen der gestaffelten Einführung an den einzelnen Standorten besonders positiv zu vermerken ist, zeigen die folgenden Rückmeldungen von Dr. Christopher Dietl in den geschilderten Vorteilen der realisierten Lösung. Gründe für die Einführung der integrierten Personaleinsatzplanung Die Harmonisierung der Systeme bringt uns Effizienz und Transparenz. Der Einsatz der modernen Software in der Personaleinsatzplanung soll unsere bestehenden Systeme ablösen und die Integration in die bestehende führende Systemlandschaft von Abacus sicherstellen. Die Erfassung und Dokumentation unserer Daten soll zentral über eine Software-Applikation erfolgen. Dank grosser Bedienerfreundlichkeit begeistern wir unsere Benutzer und schaffen dadurch nebst Transparenz auch Effizienz. Die Sicherstellung des Datenschutzes und somit der Schutz unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen und ist ein hohes Gut in den Vorgaben der Datenrichtlinien innerhalb der GHG. Die Erfüllung der neusten Datenschutzbestimmungen muss gewährleistet sein. Um unseren Anforderungen und Bedürfnissen für heute und auch in Zukunft gerecht zu werden, benötigen wir eine innovative und sich stetig weiterentwickelnde Lösung in der integrierten Personaleinsatzplanung. Besondere Vorteile von AbaPlan Stundenabgrenzungen und auch Auszahlung von Stundenlöhnen sind «per Knopfdruck» möglich und fliessen automatisiert in die Abacus Lohnverarbeitung Ferienabgrenzungen werden automatisch vorgenommen Schafft weitgehende Vereinheitlichung und Transparenz für die GHG Geschäftsstelle und für die weiteren Standorte der Institution Schafft Transparenz und Einfachheit für die Mitarbeitenden und vereinfacht deren Arbeitsalltag Fortschrittliches System, in welchem auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit der Dateneinsicht und -Erfassung haben Durch die integrierte Lösung reduzieren wir Schnittstellen Eine sehr fortschrittliche und auch zukünftig dauerhaft weiterentwickelte Lösung für die Personaleinsatzplanung Harmonisierung und Verschlankung der Prozesse Zeitnahe und relevante Informationen «auf Knopfdruck» Investitionssicherheit; Abacus als innovatives unabhängiges Schweizer KMU zeigt viel Innovationsgeist und Weiterentwicklung ERFA (Erfahrungsaustausch)-Gruppe AXcare in Zusammenarbeit mit weiteren Institutionen, dem Hersteller Abacus und unserem Vertriebspartner Axept Besondere Herausforderungen im Projekt Involvierte Mitarbeitende seitens GHG brauchen neben dem Tagesgeschäft genügend Ressourcen, um die Doppelbelastung in der Projektarbeit tragen zu können Notwendigkeit des Aufbaus einer Organisationsstruktur und der Überarbeitung des Stellenplans Definition von visierenden und mutationsberechtigten Stellen seitens Personaleinsatzplanung und Lohn sowie Zuteilung der Zugriffs- und Kontrollstellen innerhalb der Organisation Abbildung von verschiedenen Arbeitszeit-Reglementen pro Institution Aufnahme und Übernahme der über die Jahre gewachsenen Diversität und Komplexität von Einsatzplänen Diversen Wünschen und Sonderregelungen der Mitarbeitenden Rechnung zu tragen Weiterentwicklungen und Pläne mit Abacus Folgende Erweiterungen und Optimierungen hat die GHG als nächstes in Planung: Einführung Zeiterfassung und AbaPlan für die weiteren Institutionen der GHG Einführung Spesenmanagement über Abacus mit AbaClik3 Lohnbudgetierung im Abacus Learnings und Tipps seitens GHG Die Planung der internen Ressourcen für die erfolgreiche Projektumsetzung ist wichtig. Die bisherigen Prozesse zu überdenken und zu vereinfachen hat sich gelohnt. Die gestaffelte Einführung bewährt sich, bereits gewonnene Erkenntnisse können für die Ausweitung genutzt werden. Durch die gestaffelte Einführung kann auf Grund den Erfahrungswerten intern einiges an Vorarbeit geleistet werden, was eine steigende Effizienz und wachsendes Know-how im Projekt mit sich bringt. Die Axept Business Software AG dankt auch in diesem Zusammenhang für die tolle Zusammenarbeit mit der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG). Wir sind stolz darauf, zusammen mit der GHG, deren Digitalisierung auch in der Personaleinsatzplanung voranzutreiben – gemeinsam und im Sinne unseres Slogans «Digitale Innovation auf hohem Niveau». Für die erreichten Meilensteine auf dem Weg zur digitalisierten Personaleinsatzplanung mit AbaPlan gratulieren wir herzlich und schätzen es sehr, die GHG zu unserer Kundschaft zählen zu dürfen. Möchten auch Sie zusammen mit uns in die digitale Zukunft starten? Dann melden Sie sich bei einem unserer Account Manager für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Schnittstelle Abacus zur SOMED Statistik – Wie gehe ich vor? Übermittlung und Bearbeitung Daten zur Personal Bewohner/Klienten in der Somed-Statistik Übermittlung und Bearbeitung Daten zur Personal Lasche in der Somed-Statistik Bei Fragen oder zur Unterstützung stehen Ihnen Ihre Abacus Betreuer gerne zur Verfügung.

Möglichkeiten zum Spenden mit einem QR-Code Ab der Abacus Version 2020 können in der Auftragsbearbeitung QR-Rechnungen erstellt werden. Mit der Option «Spendenmanagement/Spendenverwaltung» im AXcare können sämtliche Spendeneingänge automatisch und direkt verdankt, verarbeitet und schlussendlich ausgewertet werden. Ausserdem ist die Bearbeitung von Trauerfällen möglich. Nachfolgende zwei Bereiche im Spendenmanagement sind abgedeckt: Spenden per Aufruf verarbeiten Spenden einzeln, ohne Aufruf, verarbeiten Der Hauptteil der Spendenverwaltung wurde im Abacus Modul Auftragsbearbeitung integriert. Spenden werden als Produkt «Diverse» im Produktstamm geführt, wo im Verkaufstext die entsprechenden Brieftexte hinterlegt werden können: Im Programm «Standardaufträge bearbeiten» können Kopiervorlagen für die Spendenaufträge verwaltet werden, um die Spendenaufrufe jeweils effizient zu starten. Im Programm «Aufträge erstellen aus Adress-Selektion» können für den Spendenaufruf die gewünschten Empfängeradressen inklusive dem ABEA-Artikel, um den Text auszuwählen welcher verwendet werden soll, selektiert werden. Daraus werden dann die Spendenaufträge im O111 angelegt und können dort angeschaut und weiter verarbeitet werden.   Es besteht die Möglichkeit Briefe in Überlänge zu verwenden, um direkt eine QR-Rechnung anzuhängen: Bei den Spendenaufträgen wird oftmals mit dem Betrag null gearbeitet. Es soll daher keine Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung erfolgen und somit kein OP angelegt werden. Der Swiss Payment Standard erfordert allerdings einige Angaben um einen QR-Code korrekt generieren zu können. Darunter die Debitoren-Belegnummer. Damit der QR-Code also trotzdem generiert werden kann, müssen entsprechende Einstellungen vorgenommen werden. Beim verwendeten Ablauf muss die Debitorenschnittstelle deaktiviert sein um eine Verbuchung zu unterbinden: Auf dem verwendeten Dokument allerdings soll die Faktura-Art «Sofortfaktura» definiert werden, damit eine Belegnummer für die QR-Erstellung generiert wird: Eine weitere Möglichkeit QR-Codes Formularunabhängig zu generieren besteht ebenfalls. Zum Beispiel bietet PostFinance die Möglichkeit an QR-Codes auf Ihrer Homepage online zu generieren. Mehr Informationen zur Mitglieder-/Spendenverwaltung finden Sie zudem in unserem Webinar: Bei Interesse oder weiteren Fragen zu Spenden mit QR-Codes oder zum Spendenmanagement wenden Sie sich gerne an einen unserer Account Manager oder Ihren Abacus Betreuer.

Die Stiftung wurde 1979 gegründet und bietet an verschiedenen Standorten in Winterthur Wohn-, Arbeits-, Beschäftigungs- und Ausbildungsplätze. Knapp 300 Tagesstrukturplätze sowie 127 Plätze in verschiedenen Wohnformen gehören ebenso zum Angebot wie die Ergo- und Physiotherapie für Menschen vom Säuglings- bis zum Erwachsenenalter. Hinzukommen zwei Kindertagesstätten und drei öffentlichen Restaurants bzw. Cafés. Insgesamt beschäftigt die Brühlgut Stiftung rund 350 Mitarbeitende. Vom digitalen Flickwerk zur Gesamtlösung Sämtliche Unternehmensbereiche der Brühlgut Stiftung und deren Anforderungen unter einen digitalen Hut zu bringen ist nicht leicht. Entsprechend heterogen präsentierte sich die damalige ERP-Lösung, erklärt Geschäftsführer Andreas Paintner: «Im alten System wurde vieles speziell auf unsere individuellen Bedürfnisse entwickelt. Daraus entstand mit der Zeit ein Flickwerk, welche besonders bei Software-Updates zu Problemen führte.» 2016 entschloss sich die Brühlgut Stiftung, das alte System abzulösen. Als Axept Business Software ihr Angebot präsentierte, war man begeistert, so Andreas Paintner: «Ausschlaggebend für AXcare war die speziell für Institutionen und Heime massgeschneiderte Standardlösung auf der Basis der bewährten Abacus Business Software. Zentrale Daten trotz vielfältiger Nutzung Das Lösungskonzept bei der Brühlgut Stiftung umfasst den Basismandanten von AXcare «handicap» mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohn, Personalmanagement, Leistungserfassung, Auftragsverwaltung und CRM. Die vollintegrierte Gesamtlösung bildet die Grundlage für durchgängige Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen. Dank AXcare ist die Stiftung in der Lage, die Daten aus allen Bereichen zentral zu verwalten und den Anwendern jederzeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Tagesaktuelle Reports statt Excel-Listen Die Zeiten, als die Stiftung mittels Datenexport aus dem alten ERP noch Excel-Listen erstellen musste, gehören der Vergangenheit an. Als integrierter Teil der heutigen Systemumgebung stellt das Business Intelligence Tool AXview tagesaktuelle Reports auf Knopfdruck zur Verfügung. Im Vordergrund stehen betriebswirtschaftliche Aspekte, Budgetvergleiche, regulatorische Berichtspflichten, Belegungsplanung, Fluktuationsraten und mehr. Neue Auswertungen können selbst erstellt, plausibilisiert und freigeschalten werden. Ein bisschen Spass muss sein – nicht zuletzt auch beim täglichen Einsatz von AXcare und AXview. Die Auswertungsmöglichkeiten begeistern bei der Brühlgut Stiftung auch weniger IT-affine Anwender. Jederzeit das Gesamtbild im Blick Heute haben dank AXcare und AXview mehr Mitarbeitende das Gesamtunternehmen im Blick und können sich dank der transparenten Auswertungen besser mit dem aktuellen Geschehen und der zukunftsgerichteten Planung auseinandersetzen. Der Wechsel auf AXcare und AXview hat sich für die Stiftung auf jeden Fall gelohnt und verfügt heute über ein flexibles, benutzerfreundliches Tool. Auf strategischer Ebene ist man dank AXview bei der Aufbereitung von Auswertungen deutlich effizienter. Dadurch dass man die entsprechenden Daten bis auf Artikel- oder Kundenebene nachvollziehen kann.

Das Seniorama Wiedikon bietet mit 220 Pflegebetten, 54 Wohnungen, eine externe Wohngruppe für Demenzpatienten sowie verschiedene Pflege- und Betreuungsdienstleistungen seinen Bewohnerinnen und Bewohnern verschiedene Wohnformen und Betreuungskonzepte im Alter. Seriös, kompetent, professionell Für die Unterstützung der Geschäftsprozesse setzte das Seniorama Wiedikon auf eine ERP-Lösung, welche seit 17 Jahren in Betrieb und nicht mehr zeitgemäss war. Die perfekten Anforderungen für die Umsetzung erfüllte dabei AXcare mit einem ausgewogenem Preis-/Leistungsverhältnis und mit einer kompetenten und professionellen Zusammenarbeit der Axept Business Software. Digital und papierlos als strategische Ziele Die Bedeutung der Digitalisierung ist gerade im Bereich Alter unumstritten, so Marcel Matter, Leiter Seniorama Wiedikon. Aus diesem Grund war die Wahl von AXcare auch von strategischer Bedeutung: «Unser Ziel ist es, die Prozesse – wo sinnvoll – zu digitalisieren. Damit verbunden wollen wir möglichst papierlos arbeiten.» Mit Unterstützung des Axept-Projektteams wurde das Detailkonzept 2018 ausgearbeitet und innerhalb eines halben Jahres umgesetzt, so dass bereits am 1.1.2019 das Go-live erfolgen konnte. Standardversion als Prozessvorlage Die Standardabläufe von AXcare bildeten die Grundlagen für das Lösungskonzept des Senioramas. Dazu zählt der komplette Basismandant inkl. Finanzen, Lohn, Debitoren, Kreditoren, Verrechnungen, Zimmerverwaltung, SOMED-Statistik, Präsenzzeiterfassung, Bewohnerverwaltung sowie Leistungs- und Erfassungskataloge. Eine kleine Abweichung vom Standard bilden regelmässige Reports für die Geschäftsleitung, welche mittels Abacus Business Engine automatisiert erstellt und versendet werden. Für alle anderen Auswertungen wird das Reporting-Tool von Abacus genutzt. Sämtliche Bewohnerverträge, Kreditorenbelege usw. werden eingescannt und revisionssicher abgelegt. Auch für die Kassen in den Restaurants und der Cafeteria wurde das integrierte System von Abacus eingeführt. Das hatte den Vorteil, dass heute keine separate Schnittstelle mehr benötigt wird. Herzlich willkommen im Haus «Im Tiergarten»: Persönliche Betreuung und professioneller Service sind hier selbstverständlich. Kaum noch Zusatzprogramme erforderlich Mit der Einführung von AXcare ist es gelungen, die Anzahl von Zusatzprogrammen deutlich zu verringern. Derzeit sind nur noch Lösungen für die Pflegedokumentation und die Bedarfsaufnahme im Einsatz. Die separate Personaleinsatzplanung-Lösung wurde Mitte 2020 durch AbaPlan abgelöst und zusammen mit der Zeiterfassung AbaTime ebenfalls in das Abacus-Systemumfeld integriert. Rückblickend auf das Projekt zieht Marcel Matter eine durchwegs positive Bilanz: «Wir würden uns auch heute wieder für AXcare entscheiden.»

Eigene Suchfelder erstellen Für die Definition des Suchfeldes muss ein eigenes "Search Set" angelegt werden. Das Search Set wird im Programm «Q980 AbaSearch-Administration» definiert. Unter Search Set die Tabelle Projektverwaltung selektionieren und den Button «Kopieren» anwählen. Search Set Id und Anzeigename Deutsch vergeben und wahlweise eine Beschreibung des Search Set hinterlegen. Unter der Tabelle PROJ.NPO die Felder anwählen, nach denen gesucht werden soll. Die Reihenfolge der Anzeige kann beliebig geändert werden. Damit das Search Set verwendet werden kann, muss dieses im Programm «N621 Applikationseinstellungen» unter Projekte und Allgemein zugewiesen werden. Nach der Zuweisung kann im Programm «N311 im Klienten- oder Bewohnerstamm» im Feld «Suche» nun nach der Sozialversicherungsnummer und allen anderen definierten Suchobjekten gesucht werden. Hinweis: Anstellte «.» muss «*» eingegeben werden. Hier noch ein Beispiel mit der Suche nach dem Wohnkanton/Heimatort. Wir wünschen viel Freude und Spass mit diesem coolen Feature. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.