Erfolgreiche Einführung einer digitalen Lösung bei der Stiftung Bühl: Einblicke und Learnings Seit über 150 Jahren setzt sich die Stiftung Bühl aus Wädenswil für die Förderung und Integration von Kindern und Jugendlichen mit geistiger oder Lernbehinderung ein. Mit einem breiten Angebot an Wohn- und Sonderschulprogrammen sowie berufsvorbereitenden Massnahmen schafft die Stiftung einen geschützten Rahmen, in dem individuelle Stärken gefördert werden. Neben einer heilpädagogischen Schule und umfassenden Therapieangeboten ermöglicht die Stiftung Bühl Jugendlichen mit besonderen Lernbedürfnissen eine berufliche Ausbildung, die ihren Talenten und Interessen entspricht. Menschen mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit finden zudem sinnstiftende Aufgaben in den Produktions- und Dienstleistungsbetrieben der Stiftung. Mit ca. 180 Vollzeitstellen ist die Stiftung Bühl eine der grössten Arbeitgeberinnen in Wädenswil. Die Ausgangslage: Ein veraltetes ERP-System Die Stiftung Bühl arbeitete ca. 15 Jahre mit einem veralteten ERP-System, das zunehmend schwerfällig und ineffizient wurde. Man verlor viel Know-how und zentrale Prozesse wie Auswertungen oder Förderplanung wurden in MS Office ausgegliedert, was zu Medienbrüchen führte. Zusätzlich fehlte ein Klienten-Informations-System (KIS), um den Betreuungsalltag zu vereinfachen. Ziele der neuen Lösung Um die internen Abläufe zu modernisieren, sollten ein neues ERP-System und ein KIS eingeführt werden. Effizienzsteigerung: Verschlankung administrativer Prozesse durch eine zentrale digitale Abbildung Kostensenkung: Reduktion manueller Arbeiten und Medienbrüche zwecks langfristiger Einsparungen Professionalisierung: Optimierung von Finanz-, Controlling- und Reporting-Prozessen Erweiterte Funktionen: Integration fehlender Funktionen zur Vereinfachung der Abläufe Die Wahl: Axept und Abacus Nach einer detaillierten Evaluation entschied sich die Stiftung Bühl für die ERP-Software Abacus und für Axept als Integrationspartner. Trotz höherer Anfangsinvestitionen erwies sich diese Lösung als zukunftsfähig und langfristig kosteneffizient. Entscheidungsrelevant war insbesondere die Erfahrung von Axept im Bereich sozialer Institutionen. Realisierte Lösung: Mehr Effizienz durch Digitalisierung. Mit der Einführung der neuen Lösung wurden zahlreiche Prozesse optimiert. Kreditorenmanagement: Digitalisierung und Einführung eines elektronischen Visumsprozesses Jahresabschluss: Vereinfachung durch automatisierte Buchungen Electronic Banking: Reduzierung manueller Buchungsaufwände Reporting: Verbesserung durch Einführung von AXview für Analysen und Auswertungen Mitarbeiterportal: Eröffnung eines zentralen Zugangs zu Prozessen und Informationen Herausforderungen: Die Einführung brachte Herausforderungen mit sich Ressourcenengpässe: Die Projektarbeit musste neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden. Dies führte zu Verzögerungen bei der Einführung einzelner Module Komplexität der Funktionen: Es erforderte Zeit, das System zu beherrschen und Mitarbeitende entsprechend zu schulen Ergebnisse und Mehrwert: Zeitersparnis: Der Jahresabschluss erfordert deutlich weniger Aufwand Ordner adé: Kreditorenbelege sind digital verfügbar, was Ablage- und Suchaufwände minimiert Bessere Transparenz: Führungskräfte können eigenständig Auswertungen vornehmen Benutzerfreundlichkeit: Das Mitarbeiterportal entwickelt sich zu einem Mini-Intranet Fazit und Ausblick Die Kombination aus Axepts Kompetenz in sozialen Institutionen und den langfristigen Möglichkeiten von Abacus hat sich als richtungsweisend erwiesen. Die Stiftung Bühl ist nun besser gerüstet, um ihre Mission in einer zunehmend digitalen Welt fortzuführen. Die Einführung von Abacus bzw. AXcare als neues ERP-Systems hat die Stiftung Bühl auf einen zukunftsfähigen Kurs gebracht. Während die Einarbeitung Zeit in Anspruch nahm, sind die positiven Effekte nach zwei Jahren deutlich spürbar. Zukünftig wird das System um AbaPlan sowie die digitale Projektverwaltung erweitert. Möchten Sie noch mehr über unsere Abacus Branchenlösung AXcare für soziale Institutionen sowie Alters- und Pflegeheime wissen? Auf unserer Webseite AXcare finden Sie viele spannende Inhalte. Für eine individuelle Beratung stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.

Digitale Rechnungsversendung per E-Mail Der kostenlose Versand per E-Mail erfolgt über die Applikation E-Business des Abacus und den lokalen Mailserver des Abacus-Anwenders. Zur Rechnung im PDF-Format wird automatisch eine XML-Datei im Standard „ZUGFeRD“ generiert und mit der Rechnung versendet. Diese XML-Datei im internationalen Format enthält alle wichtigen Informationen zur Rechnung und kann von verschiedenen Programmen gelesen werden. Für den Versand einer Rechnung per E-Mail müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: E-Business installiert und aktiviert SMTP-Server für den Mailversand konfiguriert Ablauf der Rechnungen für E-Business aktiviert Eröffnung Teilnehmer Damit Rechnungen per E-Mail versendet werden können, muss im Programm J411 „Teilnehmer bearbeiten“ die entsprechende Teilnahme für die Adresse eingerichtet werden. Die Eröffnung eines Teilnehmers erfolgt in wenigen Schritten: Adresse auswählen Netzwerk 401 „EmailLocalMailServer“ auswählen E-Mail-Adresse unter „Empfänger-ID“ eingeben Gültig ab-Datum festlegen Unter „Ausgehende Dokumente“ die Dokumentenart „Rechnung“ hinterlegen Rechnungsstellung Der Rechnungslauf kann wie gewohnt erstellt und ausgeführt werden. Das System prüft nun, ob es im E-Business für diese Rechnungsadresse einen Teilnehmer gibt. Rechnungen, für die ein Teilnehmer vorhanden ist, werden nicht auf dem Druck ausgegeben. Der Teilnehmer erhält nun eine E-Mail mit der Rechnung im PDF-Format. Eventuelle Zusatzdokumente sind im PDF-Reader unter dem Symbol „Büroklammer“ sichtbar. Neben der Standard-XML-Datei kann auch ein weiteres PDF-Dokument mit Detailinformationen bereitgestellt werden. In unserem Beispiel wurde der Originalbeleg zur Zusatzleistung mitgeliefert. Versendete Rechnungen anzeigen Im E-Business-Programm J11 „Dokumente bearbeiten“ sind gesendete Rechnungen ersichtlich. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Fenster aktivieren/deaktivieren Unter dem Menüpunkt "Fenster" lassen sich verschiedene Fenster aktivieren und deaktivieren. In unserem Beispiel haben wir drei zusätzliche Fenster aktiviert. Wo die Fenster angeordnet werden, können Sie selbst bestimmen. Wenn die angewählten Fenster immer vorhanden sein sollen, muss dies unter «Fenster/Einstellungen» mit der Funktion «Einstellung speichern» gespeichert werden. Werden die Einstellungen nicht gespeichert, gehen die Anpassungen beim nächsten Start des Programms verloren und die Fenster müssen erneut manuell ausgewählt werden. Spalten fixieren Beim Scrollen im Monatsrapport wird der linke Bereich mit der Bezeichnung der Leistungsarten nicht mehr angezeigt. Unter dem Menüpunkt „Ansicht“ gibt es die Funktion „Spalten fixieren“. In unserem Beispiel haben wir die Spalte „KST-NR“ fixiert. Das bedeutet, die Informationen bis zur Spalte „Ansatz“ bleiben sichtbar, während die Tagesspalten 1 bis 8 beim Scrollen darunter verschwinden. Gekennzeichnet ist die Fixierung mit einer dünnen Linie. Wir wünschen Ihnen viel Freude und Spass mit diesen coolen Features. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Rechnungskopien aus dem Bewohner-/Klientenstamm versenden Damit Sie Rechnungskopien aus dem Bewohner-/Klientenstamm versenden können, müssen diese in einem Dossier beim Klienten gespeichert sein. Markieren Sie die Rechnungen, die versendet werden sollen und wählen Sie mit der rechten Maustaste die Funktion „Als E-Mail versenden“ aus. Falls der E-Mail-Versand aus Abacus aufgrund fehlender SMTP-Einstellungen nicht möglich ist, können die Rechnungen mit der Funktion „Speichern als Zip“ gespeichert und anschliessend in einer E-Mail angefügt werden. Damit die Definition angewendet werden kann, müssen die Tabellen vollständig indexiert sein. Der Index ist vollständig indexiert, wenn unter «DB Tabellen» in der Spalte «Status» das Symbol «Haken in einem grünen Kreis» erscheint. Sollte dies nicht der Fall sein, können die Tabellen neu aufgebaut werden. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen ihr Abacus Beraterteam gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Informationen rund um AXcare finden Sie auf unserer Lösungsseite:

Erst die Finanzen, dann die Wertschöpfung im agilen Vorgehen – AXcare Projekt bei Stift Höfli von Sandra Baumgartner Im Science-Fiction-Film «Maze Runner» müssen sich Jugendliche einen Weg aus einem Labyrinth erkämpfen und dabei Monster in Form von «Griever» bekämpfen. Die IT-/ERP-Prozesslandschaft des Stift Höfli glich auch etwas einem undurchsichtigen Labyrinth und Systeme, deren Wartung eingestellt wurden, könnten als «Griever» angeschaut werden. Die Jugendlichen aus dem Film gingen als Helden in die Geschichte ein – das Projektteam war zuversichtlich, dass sie ebenfalls reüssieren werden. Im August 2022 startete das Projekt «Maze Runner». Die Umsetzung erfolgte im agilen Ansatz. Grundlage für die Umsetzung war der AXcare BASISmandant, welcher mittels Differenzanalyse auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst wurde. Aufgrund des straffen Zeitplans wurde die Grobkonzept-Phase aufgeteilt. In einem ersten Schritt wurden die Bedürfnisse der Finanzen und Lohnbuchhaltung aufgenommen und mit Go-Live per 1.1.2023 realisiert. Im Februar wurde das Grobkonzept über die weiteren Module Klientenverwaltung, E-Business, Auftragsbearbeitung für den Fakturierung der Betriebsleistungen wie z.B. den eigenen Blumenladen und Gastrobereich sowie Wildstaudengärtnerei, Zeit- und Leistungserfassung sowie Schnittstellen zu Kassensystemen, Klienteninformationssystem und Bausoftware erstellt. Die Umsetzung dieser Applikationen erfolgte in Sprints, welche jeweils 4 Wochen dauerten. Zwei Wochen für die Implementierung durch Axept, eine Woche für Schulung und Testing durch den Kunden und die letzte Woche war Reserve für die Optimierung des Systems sowie Planung der nächsten Sprintphase. Das gesamte Projekt wurde im Rahmen von Projektausschussmeetings durch den Stiftungsrat, die Leitung sowie die Projektleitung von Seiten Stift Höfli sowie durch Geschäftsleitung und Management sowie die Projektleitung der Axept Business Software AG begleitet. In diesem Gremium wurde stets sehr konstruktiv über die Herausforderungen im Projekt diskutiert – derer gab es einige – und gemeinsam optimale Lösungen für das Stift Höfli gefunden. Im Februar 2024 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Zitate aus dem Abschlussbericht: «Das Ziel «Maze Runner» haben wir gemeinsam erreicht. Die «Griever» tauchten tatsächlich auf, konnten aber immer besiegt werden. Die lösungsorientierte und konstruktive Zusammenarbeit beider Seiten hat dazu beigetragen, dass die Ausgänge des Labyrinths gefunden wurden». Gemeinnützige Gesellschaft Zug: Wichtiger Schritt in die digitale Zukunft dank Abacus-Software von Felix Baltensperger Im Januar 2023 startete die Gemeinnützige Gesellschaft Zug das ehrgeizige Projekt FLOW Phase 2. Die Vision war klar: interne Prozesse zu digitalisieren und die Effizienz zu maximieren. Das Projekt zielte darauf ab, die Effizienz zu steigern und die Verwaltung zu vereinheitlichen, um eine bessere Betreuung und Unterstützung der Klienten und Mitarbeitenden zu ermöglichen. Das Hauptziel war die Einführung der vollintegrierten Gesamtlösung von Abacus auf der Basis der AXcare Branchenlösung. Nach eineinhalb Jahren intensiver Arbeit, einigen Meetings und vielen Schulungen wurde das Projekt im Mai 2024 erfolgreich abgeschlossen. Für dieses Projekt wurde bewusst ein klassischer Projektansatz gewählt. Dieser Ansatz ermöglichte eine klare Struktur und detaillierte Planung aller Phasen, von der Konzeption über die Implementierung bis hin zum Abschluss. Ein entscheidender Vorteil war die frühzeitige Festlegung von Zielen und Meilensteinen, die eine kontinuierliche Kontrolle des Projektfortschritts ermöglichte. Die Herausforderung bestand darin, zahlreiche Applikationen, welche nur begrenzt miteinander kommunizierten, zu integrieren. Dank einer Schnittstellenlösung und einem Migrationskonzept lief die Integration reibungslos. Das Ergebnis: Die Gemeinnützige Gesellschaft Zug hat durch die Digitalisierung viele manuelle Prozesse abgeschafft, Bearbeitungszeiten reduziert und die Transparenz sowie Nutzerfreundlichkeit verbessert. Ebenfalls können die Mitarbeitende nun bequem jederzeit auf wichtige Daten zugreifen. Mit der erfolgreichen Einführung der Abacus-Software hat die Gemeinnützige Gesellschaft Zug einen bedeutenden Schritt in die digitale Zukunft gemacht. Die Reise geht weiter und die nächsten Herausforderungen warten bereits. Gemeinnützige Stiftung Eulachtal: Erfolgreiche Digitalisierung und Prozessoptimierung mit AXcare von Nadja Rechsteiner Die gemeinnützige Stiftung Eulachtal bietet ambulante und stationäre Dienste für ca. 145 betagte und pflegebedürftige Menschen im Pflegezentrum und Pflegewohngruppen an mehreren Standorten in der Region Eulachtal an. Anfang 2023 durfte Axept gemeinsam mit der Gemeinnützigen Stiftung Eulachtal das Projekt «Einführung AXcare age» starten. Das Ziel für dieses Projekt war, die Arbeitsabläufe der Gemeinnützigen Stiftung Eulachtal zu optimieren und möglichst effizient zu unterstützen. Eulachtal nutzte die Einführung des neuen ERP um die Prozesse sinnvoll zu digitalisieren sowie zu automatisieren (wie z.B. Rechnungsversand via MediData). Mit Schnittstellen für die verschiedenen Umsysteme wie CareCoach, BESA oder root Perigon sollte der Aufwand für manuelle Doppelerfassungen reduziert werden und die Datendurchgängigkeit sichergestellt sein. Es wurde zudem ein System gewünscht, welches eine integrierte Zeiterfassung mit Personaleinsatzplanung, wie auch Ausbaumöglichkeiten im HR-Bereich aufweist. Alle diese Anforderungen wurden mit dem Branchenstandard «AXcare age» auf Basis der Abacus Business Software umgesetzt. Für die Einführung vom Axcare age wurde der agile Projektprozess gewünscht. Dieser Ablauf ermöglicht durchgehende Prozesse innerhalb kürzester Zeit zu realisieren. Die Sprints basieren auf einer Abfolge von Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung. Dementsprechend konnten die Standard-Prozesse aus dem Basismandant in den jeweiligen Sprints um die zusätzlichen Anforderungen von Eulachtal erweitert werden und die Mitarbeiter hatten früh die Möglichkeit sich mit Abacus auseinanderzusetzen und ihre Prozesse zu optimieren. Das Ergebnis: Die gemeinnützige Stiftung Eulachtal konnte durch die Einführung diverse manuelle Prozesse abschaffen und die Durchgängigkeit innerhalb eines Systems sicherstellen, die Transparenz wurde erhöht. Dementsprechend haben sich Bearbeitungszeiten reduziert und die wichtigen Daten sind in einem System abrufbar. Mit der erfolgreichen Einführung der Abacus-Software hat die Gemeinnützige Stiftung Eulachtal einen grossen Schritt in die Digitalisierung gemacht. Auf der Basis der Projekteinführung können nun weitere Bedürfnisse aufbauen und das ERP kann erweitert werden, um die Prozesse laufend zu optimieren. Vielen Dank an Stift Höfli, die Gemeinnützige Stiftung Eulachtal und die Gemeinnützige Gesellschaft Zug für die vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit bei diesen drei Projekten – wir freuen uns auf den weiteren gemeinsamen Weg. Möchten Sie noch mehr über unsere Abacus Branchenlösung AXcare für soziale Institutionen sowie Alters- und Pflegeheime wissen? Auf unserer Webseite AXcare finden Sie viele spannende Inhalte. Für eine individuelle Beratung stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.

Eigene Suchfelder erstellen: Das Suchfeld wird im Programm «Q980 AbaSearch-Administration» definiert. Unter «Spalten definieren» können für die Suche und die Anzeige Felder der Tabelle Bewohner/Klienten, Bewohner-/Klienten-Zeitachse sowie Ereignis Bewegungstabelle (Zimmerverwaltung) hinzugefügt werden. Tabellen indexieren: Damit die Definition angewendet werden kann, müssen die Tabellen vollständig indexiert sein. Der Index ist vollständig indexiert, wenn unter «DB Tabellen» in der Spalte Status das Symbol «Haken in einem grünen Kreis» erscheint. Sollte dies nicht der Fall sein, können die Tabellen neu aufgebaut werden. Erweiterte Suchmöglichkeit: Nach der Zuweisung kann im Programm «N311 im Bewohner- oder Klientenstamm» im Feld «Suche» nun beispielsweise nach der Sozialversicherungsnummer und allen anderen definierten Suchobjekten gesucht werden. Hinweis: Anstellte «.» muss «*» eingegeben werden. Für weitere Informationen zum Vorgang in der Abacus Version 2023 lesen Sie bitte unseren vorherigen Blogbeitrag https://www.axept.ch/onlinemagazin/eigene-suchfelder-erstellen Wir wünschen viel Freude und Spass mit diesem coolen Feature. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Die Einführung der "Dienstplan"-Kachel in der App AbaClik 3, ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, jederzeit und überall, ob unterwegs im Bus oder gemütlich zu Hause, auf den Dienstplan zuzugreifen. Mit einem Smartphone oder einem anderen Endgerät, auf dem AbaClik 3 installiert ist, können Sie sofort einsehen, welche Einsatzkräfte wann und wo gebraucht werden, was eine effiziente Planung und Koordination ermöglicht. Doch die "Dienstplan"-Kachel bietet weit mehr als nur den Zugriff auf persönliche Arbeitszeiten. Sie öffnet die Tür zu einer neuen Welt der Teamarbeit und Flexibilität in sozialen Institutionen: Teamübersicht: Nicht nur Ihren eigenen Dienstplan können Sie einsehen, sondern auch den Ihres gesamten Teams. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern auch das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Diensttausch leicht gemacht: In der sozialen Arbeit kann es vorkommen, dass kurzfristig Schichten getauscht werden müssen. Kein Problem! Über die App können Sie einfach und schnell Dienste mit Kolleginnen und Kollegen tauschen, ohne dass umständliche E-Mail-Ketten nötig sind. Pendente Dienstpläne: Warten auf Bestätigungen war gestern. Mit der "Dienstplan"-Kachel sehen Sie auf einen Blick, welche Dienstpläne noch bestätigt werden müssen und können diese mit wenigen Klicks bearbeiten. Die Einführung der „Dienstplan“-Kachel in AbaClik 3 bringt eine wesentliche Verbesserung für soziale Institutionen und Seniorenheime, indem sie Flexibilität, Transparenz und Koordination bei der Dienstplanung erheblich steigert. Durch den Einsatz von AbaClik 3 können soziale Dienstleister ihre wertvollsten Ressourcen – die Mitarbeiter*innen – optimal einsetzen, um exzellente Unterstützung und Pflege zu gewährleisten. Weitere Informationen zur Personaleinsatzplanung AbaPlan finden Sie unter AXcare. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Die Gemeinnützige und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG), gegründet im Jahr 1816, ist eine tief in der Gemeinde verwurzelte Organisation, die sich der umfassenden Betreuung und Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen widmet. Als eine der ältesten und etabliertesten sozialen Einrichtungen in der Region St. Gallen, deckt die GHG ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab, die auf verschiedene Altersgruppen und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Organisation beschäftigt über 760 Mitarbeitende in acht verschiedenen Einrichtungen, darunter die GHG Tempelacker, GHG Riederenholz, GHG CP-Schule, GHG Heilpädagogische Schule St. Gallen, GHG Sonnenhalde Tandem, GHG Rosenberg, GHG Maurini und das GHG St.Galler Brockenhaus. Die GHG zeichnet sich durch eine strukturierte Organisation aus, in der die verschiedenen Einrichtungen zwar operativ selbstständig agieren, jedoch zentral von der GHG Geschäftsstelle in den Bereichen Finanzen, Lohnadministration, IT und Kommunikation unterstützt werden. Diese zentrale Koordination sorgt für eine effiziente Verwaltung und ermöglicht es, Synergien zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu nutzen. Den Wandel als Tradition In ihrer über 200-jährigen Geschichte hat die GHG immer wieder ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt, sich an die sich wandelnden Bedürfnisse der Gesellschaft anzupassen und innovative Ansätze in der sozialen Betreuung und Unterstützung zu entwickeln. Mit der Implementierung von AXcare hat die GHG einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung ihrer Prozesse unternommen. Diese technologische Entwicklung spiegelt das kontinuierliche Bestreben der GHG wieder, ihren Betrieb effizient zu gestalten und gleichzeitig eine hohe Qualität der Betreuung und Unterstützung sicherzustellen. Die GHG ist seit April 2006 Kunde der Axept. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und der klaren Trennung der Institutionen wurde ursprünglich für jede der damals 7 Institutionen je ein Mandant geführt. Die Einführung der Branchensoftware AXcare von Axept im Jahr 2017 war ein Wendepunkt: damals wurde der Schritt zu einem Einheitsmandanten zusammen mit GHG Sonnenhalde Tandem gemacht, welcher in den folgenden Jahren sukzessive erweitert wurde: 2018 um die GHG HPS, GHG CP-Schule und GHG Brockenhaus, 2020 um die GHG Rosenberg, wodurch alle Institutionen unter einem Mandanten vereint wurden. Die Erweiterung setzte sich mit der Integration der 2023 neu eröffneten GHG Maurini und des 2024 übernommenen Wohn- und Kinderheim GHG Riederenholz fort. Wie CFO Dr. Christopher Dietl erläutert, ermöglichte die Umstellung auf AXcare eine Konsolidierung verschiedener Mandanten zu einem einheitlichen GHG-System. Dies brachte eine erhebliche Vereinfachung und Vereinheitlichung der Kernprozesse mit sich. Mit dem Einheitsmandanten wurde eine Lösung definiert, der jeden weiteren Wachstum der GHG trotz unterschiedlicher Geschäftstätigkeit problemlos mitmacht. Zeiteinsparung und Fokussierung Die Implementierung von AXcare bei der GHG hatte tiefgreifende Auswirkungen auf deren Betriebsabläufe, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Datenmanagement. Mit der Einführung dieses modernen, digitalen Systems konnte sich die GHG signifikant von manuellen, zeitintensiven und redundanten Prozessen lösen. Dr. Christopher Dietl, CFO bei der GHG hebt hervor, dass vor der Einführung von AXcare zahlreiche Prozesse, wie zum Beispiel Kreditorenläufe und Lohnabrechnungen, für jede der Einrichtungen separat durchgeführt werden mussten. Diese fragmentierte Vorgehensweise führte nicht nur zu einem enormen Zeitaufwand, sondern auch zu einer erhöhten Fehlerquote. «Vor der Einführung haben wir bis zu neun Kreditorenläufe gemacht, bis zu neun Standorte gepflegt und neun Mal den Lohnlauf gemacht, jeden Monat. Da passieren natürlich auch Fehler. Jetzt machen wir das zentral und nur noch ein Mal für alle Standorte zusammen. Der Zeitgewinn und die Qualitätsverbesserung sind erheblich.», so Dietl. Die Optimierung der Prozesse durch AXcare erlaubt es der GHG, sich verstärkt auf ihre Kernmission zu fokussieren: die Betreuung und Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Durch die Befreiung von administrativen Lasten können die Ressourcen effektiver für diese Hauptaufgabe eingesetzt werden. Der gewonnene Zeitvorteil und die verbesserte Datenqualität, die durch die Digitalisierung und Automatisierung mit AXcare erreicht wurden, sind wesentliche Faktoren, die die GHG in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und ihre Dienstleistungen effizienter und effektiver gestalten. Kulturelle Veränderungen und Wissensaufbau Die Implementierung von AXcare war allerdings mehr als eine technische Umstellung: sie bedeutete auch einen kulturellen Wandel. Dieser erforderte von den Mitarbeitenden, sich von gewohnten Prozessen zu lösen und neue Arbeitsweisen zu adaptieren. Dietl hebt hervor, dass die Entwicklung internen Know-hows für den Erfolg entscheidend war. Die Mitarbeitenden wurden aktiv in den Implementierungsprozess eingebunden, was zu einem wertvollen Wissensaufbau führte. «Die Einführung erforderte personelle Ressourcen für einen längeren Zeitraum. Dies neben dem normalen Geschäft. Dazu braucht es die Akzeptanz der beteiligten Personen.» Zentrale Datenverwaltung als Schlüsselfaktor Die Einführung von AXcare bei der GHG markiert einen entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transformation. AXcare, entwickelt von Axept auf Basis der Abacus Business Software, ist eine massgeschneiderte Lösung für soziale Einrichtungen. Ihre Stärken liegen in der hohen Standardisierung und fortlaufenden Weiterentwicklung, die speziell auf die Bedürfnisse des Sozialsektors zugeschnitten sind. Dazu gehört die zentrale Datenverwaltung. Durch die Konsolidierung aller Mandanten in einem System werden Datenüberschneidungen und -lücken vermieden. Dies führt zu einer effizienteren Datenpflege und -nutzung. Modularität und Automatisierung Die Flexibilität von AXcare zeigt sich in seiner modularen Struktur. Dies ermöglicht es der GHG, das System an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und bei Bedarf zu erweitern. Die Integration verschiedener Subsysteme, wie Klienteninformations- und Schulsoftware, über standardisierte Schnittstellen, vereinfacht dabei die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Bereichen. Ein weiterer Vorteil von AXcare ist die Automatisierung von Routineprozessen. Die automatische Generierung von Monatsrechnungen im Bereich der sozialen Institutionen, der Alters- und Pflegeheime, Kita, Therapien und Sonderschulen gegenüber Eltern, Kantonen, Krankenkassen, IV-Stellen, Schulgemeinden, Gemeinden usw. und die digitale Abwicklung von Kreditoren- und Lohnabrechnungen sparen nicht nur Zeit, sondern tragen auch zur Fehlerminimierung bei. Darüber hinaus bietet AXcare umfassende Analyse- und Reporting-Tools. Diese Werkzeuge ermöglichen es der GHG, wichtige Leistungsindikatoren zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Erweiterung digitaler Funktionen und kontinuierliche Prozessoptimierung In der Zukunft plant die GHG weitere Schritte in ihrer digitalen Transformation, einschliesslich der Einführung eines Spesenmanagements und der Anbindung des Unfall- und Krankheitsmeldewesens. Diese Pläne unterstreichen das kontinuierliche Bestreben der GHG, ihre Prozesse zu verbessern und technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. «Wir planen das Spesentool schrittweise auszurollen und entwickeln uns so ständig weiter.», so Dietl. Insgesamt bietet AXcare ein robustes Fundament für die GHG, um ihre digitalen Kapazitäten weiterzuentwickeln und ihre Dienstleistungen effizienter und wirksamer zu gestalten. Diese technologische Grundlage ist entscheidend für die GHG, um den Herausforderungen einer sich ständig wandelnden sozialen Landschaft erfolgreich zu begegnen und ihre Mission der Betreuung und Unterstützung von Menschen mit einem besonderen Betreuungs- und Unterstützungsbedarf in der Region St. Gallen weiterhin zu erfüllen.

Ob CFO, Teamleiter Wohnen oder Mitarbeiter im Schulsekretariat - sie alle sind sich einig: Das neue System basierend auf AXcare - die umfassende Digitalisierungslösung für Organisationen im sozialen Bereich - ist einfach und bedienfreundlich. Der modulare Aufbau stellt sicher, dass jede Abteilung auf ihre eigene Art und gemäss eigenen, individuellen Bedürfnissen vom System profitiert. Die verschiedenen Abteilungen des HPV Rorschach teilen Ihre Erfahrungen mit dem Klienteninformationssystem persönlich im folgenden Video: Herzlichen Dank an das freundliche Team des HPV. Wir schätzen es sehr, dass sich so viele neue Nutzer nicht nur für unser Programm AXcare, sondern auch für einen Auftritt in unserem Video begeistern konnten. Diese Zusammenarbeit ist grossartig; danke allen Mitwirkenden: Marco Dörig, Geschäftsführer HPV Roman Wick, CFO, Leiter Finanzen, HR & IT Florian Fässler, Teamleiter Wohnen Bettina Stöckli, Leiterin Textilatelier Konrad Nussbaumer, Leiter Berufliche Massnahmen Fabian Büchler, Leiter Lettershop Lucien Supersaxo, Leiter Montage Giorgio Morosi, Bereichsleiter Sonderschule Weitere Informationen zu AXcare finden sie unter https://www.axept.ch/axcare-institutionen. Ansprechperson bei Fragen im Raum St. Gallen ist unser Account Manager Ronnie Schele (ronnie.schele@axept.ch, 058 871 94 06), in Zürich Roger Hochstrasser (roger.hochstrasser@axept.ch, 058 871 94 09), in Basel Felix Köhler (felix.koehler@axept.ch, 058 871 94 99) und in Bern Andreas Mast (andreas.mast@axept.ch, 058 871 94 65).

Der HPV Rorschach, welcher im Jahr 1952 gegründet wurde, widmet sich der Unterstützung und Begleitung von Menschen mit Beeinträchtigungen von der Kindheit bis ins hohe Alter. Der HPV betreut insgesamt 410 Personen in verschiedenen Bereichen. Rund 350 Angestellte stellen die Betreuung beim HPV Rorschach sicher. Viele Vorteile des KIS für den HPV Rorschach Das Klienteninformationssystem (KIS) ist eine digitale Lösung für soziale Einrichtungen zur zentralen Verwaltung aller Daten. Es ermöglicht dem Fachpersonal, alle relevanten Informationen zu einem Klienten zentral zu erfassen und abzurufen, darunter Klientendaten, Behandlungsverläufe, Medikationen, Termine, Notfallblätter und Kontakte. Es können die Bedürfnisse von unterschiedlichen Organisationsstrukturen wie Wohnen, Tagesbetreuung, Berufliche Massnahmen, Integrationsmassnahmen und Schule abgebildet werden. Das KIS ist individuell auf die Bedürfnisse des HPV Rorschachs zugeschnitten. Es kann aber einfach auf die Bedürfnisse anderer Institutionen angepasst werden. Der Arbeitsalltag von betreuenden Personen wird durch das KIS optimiert. Es reduziert den administrativen Aufwand, ermöglicht eine bessere Betreuung der Klienten und fördert die Effizienz im Team. Roman Wick, Sie setzen im HPV Rorschach schon über 10 Jahre auf die Abacus Software. Was überzeugt Sie an Abacus? Roman Wick: Mit Abacus haben wir alles aus einer Hand. Ich arbeite schon über 30 Jahre mit Abacus und schätze, dass die Software laufend weiterentwickelt wird. Sie haben das Klienteninformationssystem mitinitiiert. Was sind Ziele und Aufgaben eines Klienteninformationssystems? RW: Das oberste Ziel ist, dass alle Informationen zu einem Klienten zentral abgelegt und gepflegt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Klientendaten, gesetzliche Vertretung oder Notfallblätter. Auch die Rechtestruktur verfolgt den integrierten Ansatz: so sollen Informationen nur von Betreuenden, die auch mit dem Klienten zu tun haben, eingesehen werden können. Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Vorteile des KIS? RW: Ich schätze besonders die hohe Flexibilität und Vielseitigkeit des KIS. Dadurch können wir Anpassungen in der Software nach unseren Bedürfnissen unkompliziert vornehmen. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht uns, neue Themenbereiche einfach und ohne Schnittstellen im KIS abzubilden. Zudem ermöglicht das System eine einheitliche Datenplattform, auf der alle Beteiligten – unabhängig vom Ort – auf demselben Stand sind und auf wichtige Dokumente und Informationen in Echtzeit zugreifen können. Diese Durchgängigkeit und Aktualität in den Daten war zuvor nicht vorhanden und stellt eine grosse Verbesserung und Erleichterung für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dar. Wie unterstützt das KIS die Betreuer/Innen in ihrem Arbeitstalltag? RW: Eine weitere Anforderung an das KIS war, dass es für die Fachpersonen einfach zu bedienen ist. Betreuende sind keine IT-Fachpersonen, dementsprechend einfach sollte das System sein. Sie sollen ihre wertvolle Zeit in die Betreuung und nicht für die Erfassung von Klienteninformationen aufwenden. Mit dem KIS erfassen wir heute schneller und einfacher und können mehr Zeit in die Betreuung investieren. Würden Sie das KIS weiterempfehlen? RW: Ja, auf jeden Fall! Unsere Arbeit wurde dadurch enorm erleichtert. Die Durchgängigkeit des Systems bietet einen Mehrwert für den ganzen HPV. In der Zwischenzeit habe ich das KIS bereits 15-20 Institutionen persönlich gezeigt.