AbaMenu Browser Edition Abacus führt das AbaMenu in der Browser Edition auf Version 2024 ein, zugänglich auf allen Geräten ohne Installation (AbaClient). Diese Entwicklung ermöglicht es Nutzern, von überall aus auf das AbaMenu zuzugreifen. Neue Funktionen: Volltextsuche: Schneller Zugriff auf Informationen Anpassbare Dashboards: Persönliche Gestaltung mit Bildern, Webseitenintegration und mehr Data Analyzer Widgets: Wichtigsten Kennzahlen immer einsehbar Visuelle Darstellungen: Massgeschneiderte Ansichten für spezifische Anwendungen, wie Arbeitszeiterfassung, Tagesrapport im Bau und vieles weitere Company News: Die Wichtigsten Unternehmensnews direkt im AbaMenu einsehbar Darüber hinaus freuen wir uns, mitteilen zu können, dass ausgewählte Funktionen der Finanz- und Lohnbuchhaltung nun auch über die innovative Browserversion zugänglich sind. Das zeigt, wohin sich Abacus in der Zukunft entwickeln wird – hin zu einer Lösung, die komplett im Internetbrowser läuft. Abacus Browser Edition aktivieren und konfigurieren 1. Im Q10 besteht die Möglichkeit, einen Flag bei „Neues AbaMenü verwenden“ zu setzen. Dadurch wird das neue AbaMenü mit dem modernen Design für die ganze Abacus Installation sichtbar. 2. Im ServiceManager lässt sich die „Abacus Browser Edition“ aktivieren, indem unter „index.html“ ein Flag gesetzt wird. 3. Sobald die Abacus Browser Edition aktiviert wurde und man über die URL auf Abacus zugreifen möchte, ist eine neue Kachel „Abacus-ERP Browser Edition“ sichtbar und entsprechend verfügbar. 4. Im Q1618 besteht die Möglichkeit, eigene Dashboards für das AbaMenu zu konfigurieren. Hierfür kann auf „Neue Definition“ geklickt und ein Name für das Dashboard hinterlegt werden. 5. Sobald ein Name für das Dashboard vergeben wurde, lässt sich das Dashboard konfigurieren und die Ansicht des Webdesigns definieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, verschiedene Elemente wie Bilder, eingebettete Webseiten, Company News oder Data Analyzer Widgets hinzuzufügen. 6. Nach der individuellen Konfiguration des Dashboards ermöglicht das Q10, den gewünschten Mandanten über die linke Auswahl zu bestimmen. Unten rechts lässt sich dann unter „Dashboard für Mandant 7777 Abacus-Demo“ das zugehörige Dashboard auswählen. Wir hoffen, dass Sie durch diesen Blogbeitrag wertvolle Einblicke in das neue AbaMenu gewinnen konnten. Sollten Sie zusätzliche Informationen wünschen oder Fragen haben, können Sie jederzeit Kontakt mit Ihrem Account Manager aufnehmen. Ihr Abacus Berater ist jederzeit verfügbar, um Ihnen bei der Anpassung oder anderen Anliegen behilflich zu sein.

AbaTrak - der GPS- und Stundentracker für Baumaschinen In der lebendigen Welt der Baubranche ist Effizienz ein Schlüsselwort, das über den Erfolg eines Projekts entscheiden kann. Stellen Sie sich vor, eine Baustelle, auf der verschiedene Maschinen im Einsatz sind, um das Projekt voranzutreiben. Hier kommt AbaTrak ins Spiel, eine innovative Lösung, die nicht nur den Standort von Baumaschinen ermittelt, sondern auch die geleistete Betriebszeit direkt auf das entsprechende Projekt oder die richtige Baustelle erfasst. Nehmen wir an, eine grosse Baumaschine wird gestartet, um mit den Arbeiten zu beginnen. AbaTrak tritt in Aktion und zeichnet präzise die Stunden auf, die diese Maschine für das Projekt tätig ist. Diese Daten werden dann nahtlos und direkt in das Abacus-System übertragen, was die Verwaltung und Abrechnung der Projekte enorm erleichtert. Doch AbaTrak kann noch mehr. Neben der Erfassung von Betriebszeiten für Baumaschinen bietet es auch die Möglichkeit, andere wichtige Bauelemente wie Mulden, Container und anderes Mobiliar zu rückverfolgen. Diese Funktion ermöglicht eine präzise und effiziente Verwaltung des gesamten Bauprozesses, indem sie eine klare Übersicht über den Standort und die Nutzung der Ressourcen bietet. Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen ihr Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Suchen Sie ein Gesamtlösung für Ihr Bauunternehmen? Dann finden Sie alles dazu auf unserer Webseite unter AXbau. Kontaktieren Sie uns - wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

DeepCloud Ökosystem Das vielseitige Ökosystem von DeepCloud mit KI-basierten Diensten bietet die Möglichkeit, diese je nach individuellen Geschäftsanforderungen entweder einzeln oder kombiniert zu nutzen, um Innovation voranzutreiben. DeepBox DeepBox verfügt über leistungsstarke Funktionen, die das Teilen von Dokumenten zum Kinderspiel machen - intelligente Datenerfassung mit KI und sichere Speicherung. Neu in der DeepBox-App: Scannen, Begleichen, Teilen und Archivieren von beispielsweise Rechnungen - alles in einem. Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen problemlos mit dem Handy zu scannen, sie direkt zu begleichen oder sie unkompliziert, beispielsweise mit dem Treuhänder zu teilen und dauerhaft in der Cloud zu sichern. Mehr als 70 Banken sind bereits dabei, und weitere werden dazu kommen: Ab sofort ist es möglich, Dokumente, die sich im Abacus im Dossier befinden, über DeepBox zu versenden. Ein praktisches Beispiel wäre das Teilen von Gebäudeplänen mit einem Architekten über einen bereitgestellten Link. Ebenso besteht die Option, dem Kunden einen Upload-Link zur Verfügung zu stellen. Die hochgeladenen Dokumente werden automatisch in den entsprechenden Dossiers im Abacus hinterlegt. DeepO – scannen, erkennen und strukturieren Im DeepO Editor erfolgt die Bearbeitung der Texterkennung, die nun direkt in Abacus integriert ist und innerhalb des Abacus Systems funktioniert. DeepSign - Digital signieren und Zeit sparen Durch Add-Ins ist es jetzt möglich, DeepSign direkt in Microsoft Word zu nutzen. Das ermöglicht rechtsgültige Unterschriften direkt innerhalb von Word vorzunehmen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, PDF-Dokumente direkt und bequem über das Handy mithilfe der DeepSign-App zu signieren. Jetzt bietet DeepSeal die Möglichkeit, Unterschriften zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die unterzeichnende Person im Unternehmen dazu berechtigt ist. DeepFlow DeepFlow ermöglicht ein einfaches Automatisieren komplexer Geschäftsprozesse dank eines schlanken, codefreien Workflow Builders. Durch die Nutzung von DeepFlow besteht die Möglichkeit, einen Ablauf zu definieren. Das bedeutet, dass verschiedene Kriterien festgelegt werden können und wenn diese erfüllt sind, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt. Als Beispiel könnte man festlegen, dass, wenn eine Handyrechnung von Swisscom mit einem Betrag von CHF 59.90 eingereicht wird, diese automatisch verarbeitet und als Kreditorenbeleg in Abacus hinterlegt wird. DeepA Im unten stehenden Bild enthüllt Ihnen der DeepCloud-Assistent persönlich die faszinierenden Möglichkeiten von DeepA: Diverse Einsatzmöglichkeiten: Als Beispiel können mit DeepA Dokumente einfach zusammengefasst oder der Gewinn bei einer Bilanz ausgelesen werden. Ein zusätzliches Anwendungsbeispiel ist der HR Self Service Chat, der es ermöglicht, verschiedene Fragen im Zusammenhang mit Mitarbeiterinformationen zu stellen. Es besteht die Option, Systeme durch Sprachsteuerung zu bedienen. Die Unterstützung durch verschiedene Sprachmodelle macht das System vielseitig einsetzbar. DeepA eröffnet eine weitere faszinierende Anwendungsmöglichkeit im Abacus-Universum: die automatische Erstellung von grafischen Darstellungen der Daten im Data Analyzer. Dabei werden sogenannte Widgets basierend auf vorhandenen Daten und nach dem Zufallsprinzip generiert. Eine zusätzliche Option besteht darin, Widgets über den Data Analyzer Orakel zu erstellen. Diese innovative Funktion ermöglicht es Nutzern, eine Frage zu stellen, und basierend auf dieser Frage sowie den verfügbaren Informationen wird ein Widget erstellt, um das Ergebnis anschaulich grafisch darzustellen. Sie haben die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche AI-Technologie in Bezug auf DeepA genutzt werden soll. Aktuell implementiert und als Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind: - OpenAI - Microsoft Azure - Artificialy Private GPT Weitere Informationen zu den Deep Technologien finden sie auf unsere AXdigital Tools Webseite. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) beratet Sie gerne und zeigt Ihnen die Potenziale für Ihr Unternehmen auf.

Thomas Hildebrand, Finanzchef von The Living Circle Group nimmt Sie mit auf eine kleine Hotel-Tour und zeigt die Bedürfnisse des Unternehmens auf. Mit der Lösung AXview bringt Axept frischen Wind in Sachen Digitalisierung und Modernisierung. Der Fokus liegt dabei auf der präzisen Darstellung von betriebswirtschaftlich wichtigen Zahlen, Daten und Fakten. Die strukturierten und visualisierten Datenanalysen ermöglichen es, Strategie und Handlungsbedarf abzuleiten, um die Produkte und Dienstleistungen des Hotelkonzerns zu verbessern. Ebenso interessiert an Business Intelligence, Datenanalyse und -reporting? Erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit AXview. Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Roger Zwicker, Account Manager, roger.zwicker@axept.ch

Highlight 1 – On- & Offboarding Das On- und Offboarding-Tool von Abacus ist eine innovative Lösung, die Unternehmen mit automatisierten Prozessen dabei unterstützt, eine einheitliche und effiziente Einführung neuer Mitarbeiter zu gewährleisten und ihnen einen erfolgreichen Start zu ermöglichen. Tauchen Sie ein in die aufregende Welt des On- und Offboardings bei Abacus und begleiten Sie Lisa auf ihrer spannenden Reise bis hin zu ihrem ersten Arbeitstag. Mit einem aufgeregten Herzklopfen und einem Lächeln auf den Lippen tritt Lisa an ihrem ersten Arbeitstag durch die Türen des einladenden Bürogebäudes. Es ist der Beginn eines neuen Abenteuers, voller Möglichkeiten und Herausforderungen. Dort erwartet sie bereits ihr Vorgesetzter, der sie freundlich begrüsst und herzlich empfängt. Was Lisa nicht ahnt, ist, dass ein ausgeklügeltes Onboarding-System bereits seit dem Moment ihrer Bewerbung in Gang gesetzt wurde. Mit einem Klick auf "Unterschreiben" wird ihr Vertrag durch die digitale Unterschrift von DeepSign rechtskräftig. Doch das ist erst der Anfang. Dank modernster Technologie und einem reibungslosen Datenaustausch zwischen dem Bewerbermanagement von Abacus und dem neuen Onboarding von Abacus werden all ihre persönlichen Informationen nahtlos in den Onboarding-Prozess übertragen. Hierbei können individuelle Onboarding-Prozesse definiert werden, die speziell auf die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters zugeschnitten sind. Für Lisa bedeutet das, dass sie automatisch an die Hand genommen und durch einen vorgegebenen Prozess geführt wird. Von der rechtzeitigen Terminierung der Ausfüllung des Eintrittsformulars bis hin zur automatisierten Erstellung ihres Benutzerkontos für den Zugriff auf interne Systeme wie Abacus – alles wird nahtlos und effizient abgewickelt. Dieser strukturierte und personalisierte Onboarding-Prozess gewährleistet nicht nur eine einheitliche und effiziente Einführung neuer Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch eine schnellere Produktivität und stärkt die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Erleben Sie das neue On- & Offboarding von Abacus an unserem kostenlosen Webinar vom 21. Mai 2024. Hier geht’s zur Anmeldung Highlight 2 - Microsoft Office Add-Ins / Abacus Integration Abacus hat in einer Welt, in der Effizienz und nahtlose Integration von entscheidender Bedeutung sind, eine Lösung entwickelt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Die Integration von Microsoft Office Add-Ins in Abacus eröffnet eine neue Dimension der Zusammenarbeit und Interaktion mit Microsoft-Produkten wie Word, Excel oder Outlook. Ein praktisches Beispiel dieser Integration ist die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Word über DeepSign digital zu signieren. Angenommen, Sie haben einen wichtigen Vertrag in Word erstellt und müssen ihn schnell und sicher signieren. Mit dieser Integration können Sie einfach auf das DeepSign-Add-In zugreifen, Ihre Signatur anbringen - alles mit wenigen Klicks und ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Ein weiteres beeindruckendes Anwendungsbeispiel ist die bidirektionale Synchronisierung zwischen Abacus und Word. Angenommen, Sie erstellen einen Arbeitsvertrag in Word und möchten sicherstellen, dass alle Änderungen nahtlos in Ihrem Abacus-Dossier gespeichert werden. Über das Microsoft Word Add-in können Sie durch einmaliges Hinterlegen der AMID eine Verknüpfung mit dem Mandanten herstellen. Sobald dies geschehen ist, werden alle Aktualisierungen oder Änderungen, die Sie im Word-Dokument vornehmen, automatisch in Ihrem Abacus-Dossier abgelegt. Dies ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Plattformen, ohne dass zeitraubende manuelle Schritte erforderlich sind. Die Integration von Microsoft Office Add-Ins in Abacus markiert einen Meilenstein in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Durch die Bereitstellung nahtloser und effizienter Lösungen wird die Zusammenarbeit erleichtert und die Produktivität gesteigert - und das alles mit nur wenigen Klicks. Highlight 3 - Newsletter erstellen und versenden im Abacus CRM In der heutigen digitalen Geschäftswelt spielt eine effektive Kundenkommunikation eine entscheidende Rolle. Ein zentraler Aspekt dieser Kommunikation ist der regelmässige Versand von Newslettern. Doch die Verwaltung und der Versand von Newslettern können zeitraubend und anspruchsvoll sein, besonders wenn diese Prozesse nicht effizient und zentralisiert durchgeführt werden. Hier kommt der neue Abacus CRM-Newsletter ins Spiel. Von der Gewinnung neuer Newsletter-Abonnenten bis zur Verwaltung der Empfängerlisten - alles geschieht zentralisiert in einer Plattform. Mit anpassbaren Vorlagen und einer Vielzahl von Feldern und Elementen aus dem Abacus ERP können Sie mühelos ein Newsletter-Template erstellen, das perfekt zum Corporate Design Ihres Unternehmens passt. Eine weitere praktische Möglichkeit bietet das direkte Versenden des Newsletters aus dem CRM heraus oder die Planung für einen späteren Zeitpunkt. Dabei gewährleistet das Double-Opt-In bzw. Double-Opt-Out Verfahren, dass An- und Abmeldungen bewusst und absichtlich erfolgen. Der CRM-Newsletter unterstützt beide Verfahren und stellt passende Vorlagen und Prozesse zur Verfügung, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Durch die DeepBox-Funktionalität wird eine nahtlose Kommunikation zwischen dem Abacus CRM und den Newsletter-Empfängern ermöglicht und vereinfacht. Nutzen Sie das CRM-Newsletter-Tool im Abacus CRM, um Ihr E-Mail-Marketing zu optimieren und Ihre Kunden effektiv anzusprechen, sowie die Kundenbindung zu stärken. Schalten Sie in den Turbo-Modus und erleben Sie, wie Abacus Ihre Arbeitsabläufe revolutioniert! Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns - wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Was ist DeepSign? DeepSign erleichtert Ihren Alltag erheblich, indem Sie sich von lästigem Papierkram verabschieden können. Statt Dokumente auszudrucken, um sie physisch zu unterschreiben, bietet DeepSign die Möglichkeit, dies digital von jedem Ort aus zu erledigen. Egal, ob Sie an Ihrem PC, Tablet oder Smartphone arbeiten – Sie können Verträge und Vereinbarungen bequem elektronisch signieren und versenden. Die digitale Signatur ermöglicht die rechtskonforme und elektronische Unterzeichnung von Dokumenten – ohne Medienbruch, einfach und unkompliziert. Dadurch können Sie Verträge nicht nur schneller, sondern auch effizienter abschliessen. Befreien Sie sich von zeitraubenden Formalitäten und tauchen Sie ein in die innovative Zukunft der digitalen Unterzeichnung! Wie nutzen wir als Axept Business Software AG DeepSign? In einer Welt, in der Papier und Drucker unsere täglichen Begleiter waren, war die Arbeitsweise von mühsamen Unterschriftsprozessen und dem zeitraubenden Versand von Dokumenten geprägt. Durch die nahtlose Integration von DeepSign im HR-Bereich haben wir den gesamten Unterzeichnungsprozess in unserem Unternehmen neu gestaltet und die Ära des Papierkrams sowie des zeitraubenden Postversands endgültig beendet. Mit einem Mausklick begann die Veränderung. Dokumente wurden in Sekundenschnelle unterzeichnet, ohne einen einzigen Tropfen Tinte. Das Ausdrucken physischer Unterlagen und der Versand an Bewerber gehören der Vergangenheit an, denn mit DeepSign wird alles digital und mühelos. Die einfache und intuitive Bedienung von DeepSign erleichtert nicht nur unseren internen Prozess, sondern schafft auch eine reibungslose Erfahrung für unsere Bewerber. Selina Regli, HR Consultant, sagt dazu: "Mit digitalen Signaturen werden Verträge nun in Minuten statt in Tagen abgeschlossen." Wir bei der Axept Business Software AG bekennen uns zu einer Unternehmenskultur, die Innovation vorantreibt. Die Entscheidung, DeepSign einzusetzen, spiegelt dieses Bekenntnis wider und unterstreicht es. Wenn auch Sie Ihren Unterschriftsprozess digital gestalten möchten, können Sie uns gerne kontaktieren. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) beratet Sie gerne und zeigt Ihnen die Potenziale für Ihr Unternehmen auf. Zudem finden Sie noch weitere Informationen zu DeepSign auf unserer AXdigital Tools Webseite.

Wie ist die Abacus Software bei KIBAG im Einsatz? Theresa Peters: Mit Abacus können wir alle Unternehmen der KIBAG in einem zentralen System abbilden. Yves Stucki: Die KIBAG agiert mit Bau, Immo oder Marina (Werften) in verschiedenen Geschäftsbereichen. Mit Abacus können wir alle Bereiche in einer Software abdecken, das ist der grösste Vorteil für uns. Auf Insellösungen können wir gänzlich verzichten. Welche Vorteile ergeben sich mit Abacus in der HR-Administration? TP: Abacus bringt grosse Erleichterung ins HR. Alleine schon dadurch, dass die Arbeitsstunden rapportiert werden, direkt auf dem Projekt ersichtlich sind und verrechnet werden können. Mit der Hinterlegung von Zeitkonten können Zulagen oder Nachtzuschläge direkt berechnet werden. Es sind keine manuellen Buchungen mehr notwendig. Wie gross ist die Bereicherung von Abacus in den Bauprozessen? YS: Mit Abacus ist der Prozess durchgängig digital: von der Offerte bis zur Fakturierung. Wir nutzen die Tagesrapport App für die Leistungserfassung. Damit rapportieren wir nicht nur die Leistungen der Mitarbeitenden auf der Baustelle, sondern auch den Einsatz von Baumaschinen. Welche Weiterentwicklungen sind im Bau geplant? YS: Wir testen aktuell AbaUnit. Das Baustellenpersonal kann damit die Arbeitszeit direkt auf der Baustelle stempeln. Die Arbeitszeiten werden automatisch dem richtigen Projekt verrechnet. Wie ist die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitenden? TP: Es hat etwas Zeit in Anspruch genommen, inzwischen sind aber alle glücklich und möchten Abacus nicht mehr missen. Funktionen, wie dem Bauführer direkt Fotos von der Baustelle übermitteln oder die Liveübersicht von Lohnstunden, haben dazu beigetragen. Wie digitalisiert sehen Sie KIBAG im Branchenvergleich? YS: Wir sind vorne mit dabei! Digitalisierung ist für uns sehr wichtig und wir sind sehr aktiv. Mit Abacus haben wir einen Softwarepartner an der Seite, der für unsere Ideen immer ein offenes Ohr hat. Welche Chancen und Herausforderungen bringt die Digitalisierung für KIBAG? TP: Ich sehe kürzere Durchlaufzeiten als grosse Chance. Die Zeitspanne zwischen Auftrag und Fakturierung wird immer kürzer. Die Digitalisierung schafft auch Abhängigkeiten und Risiken. Das Thema Cyber Security beschäftigt uns immer mehr. Kann die Digitalisierung dem Fachkräftemangel entgegenwirken? YS: Im Gegenteil. Die Anforderungen an die Mitarbeitenden, insbesondere auf der Baustelle werden dadurch höher. Fachwissen auf dem Bau ist plötzlich nicht mehr ausreichend, digitale Werkzeuge wie zum Beispiel Abacus müssen bedient werden können. «Abacus bringt grosse Erleichterung ins HR.» Theresa Peters, stellvertretende Leiterin Informatik Welche persönlichen Fähigkeiten werden aufgrund der Digitalisierung besonders wichtig? YS: Man muss offen, neugierig und digital affin sein. Oft hört man, dass es mit dem Alter zu tun hat, das glaube ich nicht. Es gehört zu unserer Aufgabe, die Mitarbeitenden auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten. Bringt die Digitalisierung eine Arbeitserleichterung, zum Beispiel in der Administration? TP: Auf jeden Fall! Der Spesenprozess ist ein Paradebeispiel dafür. Mit dem digitalen Prozess gewinnen wir viel Zeit. Die Administration muss den ausgedruckten Belegen nicht mehr nachrennen. Was denken Sie, welche Themen werden uns in der Zukunft beschäftigen? YS: Ich bin gespannt, wie es mit AI (Artificial Intelligence) weitergeht. Ist es nur ein Hype oder gibt es einen nutzenstiftenden Mehrwert daraus? Ich persönlich glaube, dass AI sinnstiftend eingesetzt werden kann, zum Beispiel für die automatisierte Belegverarbeitung. «Ich glaube, Abacus ist die einzige Softwarelösung, die alle unsere Bedürfnisse in einem System abdecken kann.» Yves Stucki, Leiter Informatik Würden Sie die Abacus Software weiterempfehlen? YS: ja, definitiv! Ich glaube, Abacus ist die einzige Softwarelösung, die alle unsere Bedürfnisse in einem System abdecken kann. Abacus ist flexibel, integriert und kundennah. Bei Interesse oder Fragen steht Ihnen unsere Account Manager sehr gerne zur Verfügung. Für weitere Informationen zur Abacus Software für Bauunternehmen besuchen Sie unsere Lösungsseite AXbau. Zudem haben wir für Sie noch eine spannende Erfolgsgeschichte von KIBAG zum Thema Zukunftsorientiertes Baustellenmanagement.

Philipp Merkofer, was war die letzte Aufgabe, die Sie mit Abacus erledigt haben? Philipp Merkofer: Ich habe gestern Arbeitszeiten in AbaPlan angepasst und eine Rechnung visiert. Welche Vorteile bringt die Abacus Business Software für Ihre tägliche Arbeit? PM: AbaCare, insbesondere die Fakturierung, erleichtert mir den Alltag massiv! Auch der Kreditorenworkflow bietet einen echten Mehrwert – damit brauche ich fast keinen Briefkasten mehr. Alle Rechnungen sind bereits kontiert und ich muss nur noch kontrollieren und freigeben. Unsere neueste Entdeckung ist das Servicemanagement. Wir setzen es vor allem im Werkbetrieb und im Unterhalt ein. Wie genau setzen Sie das Abacus Servicemanagement ein? PM: Wir nutzen das Servicemanagement für interne Handwerksarbeiten, Reparaturaufträge und Bestellungen. Die internen Betriebe erteilen uns im Servicemanagement Reparaturaufträge. Über das Tool rapportieren wir unsere Tätigkeiten und fakturieren auf dieser Basis. Die Software erleichtert uns diese internen Verrechnungen enorm. Wie wurden interne Reparaturaufträge vor Abacus abgewickelt? PM: Vor der Einführung arbeiteten wir in einer «Zettelwirtschaft»: Unsere Handwerkerinnen und Handwerker erhielten Aufträge über Handnotizen, per E-Mail oder SMS. Zu dieser Arbeitsweise wollen wir auf keinen Fall zurück. Wie ist das Feedback der Mitarbeitenden? Arbeiten Sie gerne mit Abacus? PM: Ich erhalte überwiegend positive Rückmeldungen. Insbesondere das MyAbacus wird sehr geschätzt. Alle rund 200 Mitarbeitenden haben einen Zugang und beziehen darüber die monatlichen Lohnabrechnungen, den jährlichen Lohnausweis sowie Informationen zu Ein- und Austritten und mehr. «Die Digitalisierung schafft uns Ressourcen für den persönlichen Kontakt, der für uns enorm wichtig ist.» Philipp Merkofer, Leiter Soziales und Werkbetrieb Stiftung Kartause Welche Projekte stehen aktuell an? PM: Derzeit läuft ein wichtiges Projekt mit unserem Vertriebspartner Axept. Wir wollen das Servicemanagement für eine präventive Unterhaltsplanung nutzen. Die Haustechnik, Fahrzeuge und andere Hardware werden inklusive Wartungszyklen in der Software erfasst und daraus automatisch Serviceaufträge generiert. Mit welchen drei Begriffen würden Sie die Abacus Business Software beschreiben? PM: Swissness, Agilität und Kundenorientierung Die Digitalisierung steht bei der Stiftung Kartause Ittingen quer durch das Unternehmen auf der permanenten Agenda. Philipp Merkofer gibt uns einen Einblick. Welchen Stellenwert hat die Digitalisierung in Ihrem Arbeitsalltag? PM: Aufgrund meiner beruflichen Erfahrungen in der IT-Branche hat die Digitalisierung einen hohen Stellenwert. Für mich ist die Digitalisierung nicht nur ein technischer, sondern auch ein kultureller Wandel. Mit Blick auf den Fachkräftemangel ermöglicht sie unter anderem ressourcenschonende Prozesse. Digitalisierung ist für uns brandaktuell und sehr wichtig – Abacus ist dabei ein zentraler Partner. Welche Chancen und Herausforderungen bietet die Digitalisierung für die Kartause Ittingen? PM: Durch die Digitalisierung können Prozesse optimiert, beschleunigt und vereinfacht werden. Zudem gewinnen wir wichtige Daten für Auswertungen, Marketing und den Budgetierungsprozess. Die grösste Herausforderung ist der Faktor Mensch: Menschen gehen unterschiedlich mit den digitalen Entwicklungen um. Manche haben wenig IT-Affinität, andere bringen ein sehr hohes Flair mit. Es ist Teil der Führungsaufgabe, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen und zu befähigen, am Ball zu bleiben. Welche Fähigkeiten werden durch die Digitalisierung in Zukunft besonders wichtig? PM: An erster Stelle steht aus meiner Sicht immer noch die Kommunikation. Der zwischenmenschliche Austausch wird nebst den technischen Fähigkeiten wohl noch wichtiger werden. Zudem braucht es eine digitale Agilität, sich diese anzueignen. Wo schafft die Digitalisierung Freiräume und Entlastung? PM: MyAbacus zum Beispiel bietet mir durch die Ortsunabhängigkeit eine grosse Erleichterung. So kann ich von unterwegs die Kreditoren visieren oder E-Mails beantworten. Auch AbaCare hat vieles vereinfacht: Früher dauerte die Fakturierung am Monatsende rund einen Tag, heute brauche ich dafür nur noch rund 1,5 Stunden. Wie nutzen Sie die neu gewonnene Zeit? PM: Ich investiere sie in neue digitale Projekte oder in Führungsaufgaben. Zudem habe ich dank der Digitalisierung mehr Zeit für das, was man nicht digitalisieren kann: die Kontaktpflege Bei Interesse oder Fragen steht Ihnen unsere Account Manager sehr gerne zur Verfügung. Für weitere Informationen zur Abacus Software für Soziale Dienstleister besuchen Sie unsere Lösungsseite AXcare.