Der neue Abacus Intelligence Chat bietet Schweizer Unternehmen eine fortschrittliche sowie nutzerfreundliche Lösung, um Informationen, Anleitungen und Aktionen effizient per Text- oder Sprachnachricht zu verarbeiten – und das sogar in Schweizerdeutsch. Der neuentwickelte Chatbot umfasst zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag vereinfachen. So können Mitarbeitende in den Bereichen Programme und Fragen auf hinterlegte Informationen zugreifen, beispielsweise zum Obligationenrecht oder zum Mehrwertsteuergesetz, um spezifische Fragen schnell und präzise zu beantworten. Zusätzlich erlaubt der Bot die Ausführung von Aktionen und Prozessen wie etwa eine Finanzbuchung oder die Erstellung eines SVM-Auftrags, wobei die Prozesse im Hintergrund über das bereits bekannte Business Process Engine (BPE) gesteuert werden. Eine weitere hilfreiche Funktion ist der Data Analyzer, der schnelle, nutzerfreundliche und unkomplizierte Analysen ermöglicht. Diese laufen über Matrix Reports und sorgen so für einen sicheren Zugriffsschutz. Zudem können Unternehmensreglemente hinterlegt und gezielt abgefragt werden. Fragen zu internen Richtlinien lassen sich schnell klären, was HR- und Verwaltungsabteilungen entlastet werde – wie Abacus an der jährlichen Partner Conference anfügte. Bei komplexen oder nicht definierten Fragen verweist der Bot direkt auf die zuständigen Personen. Ein Blick in die nahe Zukunft zeigt, dass der Chat auch über die neue mobile Anwendung AbaTalk verfügbar sein wird, was eine flexible Nutzung unterwegs ermöglicht. Ein weiteres Highlight ist die neue Version von AbaClik AI: diese erlaubt es, Arbeitszeiten per Sprachnachricht zu erfassen – eine einfache Nachricht wie „Ich han vom 8ti bis am 10ni gschaffet“ genügt und das System schlägt automatisch eine Buchung vor. Auch die Anwendung AbaPoint bietet durch ihre neue Funktion zur Artikelerkennung per Bild einen hohen Mehrwert. Nutzer können Bilder von Artikeln oder Anlagen aufnehmen und das System durchsucht die bereits vorhandenen Informationen, um passende Daten vorzuschlagen. Im Bereich der interaktiven Assistenten und Agenten ermöglicht die Business Process Engine eine effiziente Prozessdokumentation und -erstellung. Prozesse können einfach per Textanweisung im Chat erstellt und als Dokumentation gespeichert werden. Die Abacus Intent Engine bringt unstrukturierte Daten in eine strukturierte Form und unterstützt automatisierte Prozesssteuerungen. Diese Funktion wird ab der Abacus-Version 2025 verfügbar sein, die zeitnah ausgerollt wird. Ein weiteres praktisches Tool ist der sogenannte „Zauberstab“ für Textbausteine. Was Userinnen und User bereits von ChatGPT und Copilot her kennen, findet nun auch den Weg zu Abacus. Über diese Funktion können Textbausteine automatisch generiert werden, was insbesondere im HR-Bereich nützlich ist, etwa für Arbeitszeugnisse oder Stellenbeschreibungen. Mit den neuen Funktionen zur One-Time-Interaction lassen sich Umfragen und Preboarding-Formulare erstellen und extern versenden. Die Rückmeldungen werden dann automatisch ins Abacus-System übertragen. Im Preboarding-Prozess für neue Mitarbeitende werden die persönlichen Daten erfasst und die automatisierte Erstellung von Mitarbeiterprofilen ermöglicht. Abacus bietet auch eine neue Option zur Definition einer Leitwährung pro Geschäftsbereich, ohne dass separate Mandanten erforderlich sind. Weitere Neuerungen betreffen Kontoauszüge: Änderungen an offenen Kontoauszügen werden visuell angezeigt. Die Integration von Abacus in Office-Programme wie Outlook, Excel und Word erleichtert den Arbeitsalltag: Mails können als Aktivitäten gespeichert und mit Anhängen versehen, Reports direkt aus Excel gestartet oder Dokumente aus Word mit Abacus-Daten gefüllt werden. Eine innovative Funktion zur digitalen Unterschrift bietet die DeepSign DeskApp. Verträge und andere Dokumente können aus dem ERP-System auf ein iPad übertragen und dort elektronisch signiert werden. Die signierten Dokumente werden automatisch im System archiviert. Schliesslich sorgt Abacus auch mit der Browser Edition für Flexibilität. Verschiedene Anwendungen wurden für die Nutzung im Browser optimiert und bieten mit einem neuen, interaktiven Maskendesigner eine einfache Anpassung der Benutzeroberfläche. Für weitere Auskünfte sowie Updates und Angebote steht Ihnen das Axept-Team gerne zur Verfügung. Kennen Sie unsere Webinare und Events? Weitere Informationen finden Sie unter www.axept.ch oder www.axept.ch/events.

Fenster aktivieren/deaktivieren Unter dem Menüpunkt "Fenster" lassen sich verschiedene Fenster aktivieren und deaktivieren. In unserem Beispiel haben wir drei zusätzliche Fenster aktiviert. Wo die Fenster angeordnet werden, können Sie selbst bestimmen. Wenn die angewählten Fenster immer vorhanden sein sollen, muss dies unter «Fenster/Einstellungen» mit der Funktion «Einstellung speichern» gespeichert werden. Werden die Einstellungen nicht gespeichert, gehen die Anpassungen beim nächsten Start des Programms verloren und die Fenster müssen erneut manuell ausgewählt werden. Spalten fixieren Beim Scrollen im Monatsrapport wird der linke Bereich mit der Bezeichnung der Leistungsarten nicht mehr angezeigt. Unter dem Menüpunkt „Ansicht“ gibt es die Funktion „Spalten fixieren“. In unserem Beispiel haben wir die Spalte „KST-NR“ fixiert. Das bedeutet, die Informationen bis zur Spalte „Ansatz“ bleiben sichtbar, während die Tagesspalten 1 bis 8 beim Scrollen darunter verschwinden. Gekennzeichnet ist die Fixierung mit einer dünnen Linie. Wir wünschen Ihnen viel Freude und Spass mit diesen coolen Features. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Abacus hat angekündigt, dass die AbaShop-Lösung am 31.12.2025 ihr End-of-life erreicht. Für Unternehmen, die auf diese Lösung gesetzt haben, stellt sich nun die Frage: Was kommt danach? Die Zukunft: Abacus REST API Mit der Abacus REST API öffnet sich ein neues Kapitel. Diese leistungsstarke Schnittstelle ermöglicht eine nahtlose Integration verschiedener Marktplatz- und Shop-Lösungen. Hier sind einige aufregende neue Alternativen zum AbaShop: Fazit Das Ende von AbaShop ist nicht nur ein Abschied, sondern auch der Auftakt zu neuen Möglichkeiten. Mit der Abacus REST API und den kommenden Integrationen können Unternehmen auf moderne, flexible und leistungsfähige Lösungen umsteigen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Strategie zu überdenken und mit den neuen Werkzeugen von Abacus in die Zukunft zu starten. Bei Fragen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Der klassische Firmenstempel ist in vielen Unternehmen immer noch vorhanden und findet seinen Platz auf diverse Dokumenten, eine digitale Ablösung dazu ist das elektronische Siegel oder auch E-Siegel genannt. Nicht zu verwechseln mit der elektronischen Signatur, welche einer handschriftlichen Unterschrift aber in digitaler Form entspricht. Ein elektronisches Siegel nutzt eine digitale Signatur, die einer juristischen Person wie einer Organisation oder Institution zugeordnet ist. Es dient dazu, die Herkunft, Echtheit und Unverfälschtheit von Dokumenten sicherzustellen. Das E-Siegel von DeepSign ist in der DeepCloud Welt von Abacus integriert, so wird vom Zusammenspiel mit der DeepID profitiert, was den Unternehmen die Verifizierung vereinfacht. Zudem ist das E-Siegel gemäss Schweizer und EU-Verordnungen konform. Natürlich lässt sich im E-Siegel auch das Firmenlogo abbilden, damit die Wiedererkennung gegeben ist. Weiter gibt es zwei verschiedene Arten von Siegeln die erstellt werden können: Lassen Sie also Ihre Dokumente zuverlässig mit dem E-Siegel von DeepSign schützen und machen einen weiteren Schritt in die Digitalisierung. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) oder ihre Account Manager Kollegen beraten Sie gerne und zeigen Ihnen Ihre Potenziale mit der Abacus Deep-Welt auf. Weitere Informationen finden Sie auf unserer AXdigital Tools Webseite:

Veränderungen rufen immer ein Gefühl von Unsicherheit hervor und bedürfen einer gewissen Risikobereitschaft. Die Einführung einer neuen Software ist schliesslich kostenintensiv, benötigt personelle Ressourcen und ist deshalb mit viel Erklärungsbedarf gegenüber der Geschäftsleitung verbunden. Deshalb setzt man lieber weiterhin auf das gute, alte Tabellenkalkulationsprogramm namens Excel. Aus den banalsten Gründen: Die User schätzen die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Und so ist die Software gemäss einer BARC Studie in Deutschland - aber nach eigenen Erfahrungen nach wie vor auch in der Schweiz - der klare Office-Marktführer. Darüber hinaus kann mit Excel auch eine Vielzahl von Datenformaten gelesen, gefiltert, sortiert, manipuliert, sowie anschliessend in Grafiken visualisiert werden. Ansprüche von KMUs werden damit sehr schnell abgedeckt. Excel oder BI? Das sind die Unterschiede. Obwohl Excel viele Vorteile bietet, werden bei einer Gegenüberstellung mit professionellen BI Lösungen die Grenzen schnell klar: Abbildung 1 Vergleich Excel vs. BI; Basierend auf den aktuellen Funktionalitäten von Excel, sowie den gängisten BI-Tools gemäss Magic Quadrant for Analytics and BI Platforms (MS PowerBI, Qlik und Tableau). Quelle: David Jansen Excel ist sehr flexibel und Anpassungen können in wenigen Klicks umgesetzt werden. Jedoch gibt es weder zeilenbasierte Einschränkungsmöglichkeiten für eine stufengerechte Publikation, noch Automatisierungsmöglichkeiten für die Datenaktualisierung von mehreren Quellsystemen. Diese Anpassungen müssen jeweils manuell vorgenommen werden, was wiederum zeitintensiv und fehleranfällig ist. Genau hier kommen die Stärken von Business Intelligence-Lösungen zur Geltung. Diese Tools, beispielsweise Qlik, bieten die Möglichkeit ganze Pipelines zu erstellen und in den gewünschten Intervallen automatisiert auszuführen. Die aktuellsten Geschäftsdaten stehen zeitnah und vor allem in aufbereiteter Form für die Analyse zur Verfügung. Manuelle Eingriffe werden eliminiert und die wertvolle Zeit der Mitarbeiter kann für die Interpretation der Kennzahlen eingesetzt werden. Vergleichbar mit Excel können nun ebenfalls Grafiken, Tabellen und Reports nach individuellen Wünschen erstellt werden. Haben auch Sie mit Excel die Grenzen erreicht und möchten auch Sie mehr aus Ihren Unternehmensdaten herausholen? Unsere Experten der AXEPT Business Unit Data & Analytics begleiten Sie gerne auf dieser Reise. Wir unterstützen Sie von der Planung und Entwicklung einer massgeschneiderten Roadmap bis hin zur erfolgreichen Implementierung und Integration in Ihr Unternehmen. Haben Sie noch Fragen zum Thema Business Intelligence? Ich beantworte sie gerne: David Jansen Business Intelligence Experte Tel.: 058 871 95 17 Mail : david.jansen@axept.ch Business Intelligence live erleben? Für eine unverbindliche Demonstration wenden Sie sich gerne an: Roger Zwicker Account Manager Tel.: 058 871 95 07 Mail : roger.zwicker@axept.ch Praxisbeispiele Erfahren Sie, wie die Luxus-Hotelkette The Living Circle von BI profitiert. Zum Video Auch bei der Sozialinstitution Brüggli setzt man auf glasklare Transparenz. Zum Artikel

Eigene Suchfelder erstellen: Das Suchfeld wird im Programm «Q980 AbaSearch-Administration» definiert. Unter «Spalten definieren» können für die Suche und die Anzeige Felder der Tabelle Bewohner/Klienten, Bewohner-/Klienten-Zeitachse sowie Ereignis Bewegungstabelle (Zimmerverwaltung) hinzugefügt werden. Tabellen indexieren: Damit die Definition angewendet werden kann, müssen die Tabellen vollständig indexiert sein. Der Index ist vollständig indexiert, wenn unter «DB Tabellen» in der Spalte Status das Symbol «Haken in einem grünen Kreis» erscheint. Sollte dies nicht der Fall sein, können die Tabellen neu aufgebaut werden. Erweiterte Suchmöglichkeit: Nach der Zuweisung kann im Programm «N311 im Bewohner- oder Klientenstamm» im Feld «Suche» nun beispielsweise nach der Sozialversicherungsnummer und allen anderen definierten Suchobjekten gesucht werden. Hinweis: Anstellte «.» muss «*» eingegeben werden. Für weitere Informationen zum Vorgang in der Abacus Version 2023 lesen Sie bitte unseren vorherigen Blogbeitrag https://www.axept.ch/onlinemagazin/eigene-suchfelder-erstellen Wir wünschen viel Freude und Spass mit diesem coolen Feature. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, in dem Geschäftsreisen zum Alltag gehören. Obwohl diese Reisen notwendig sind, kann die Abrechnung der Spesen oft eine zeitraubende und lästige Aufgabe sein. Glücklicherweise bieten die neuesten Versionen von AbaClik 3 und MyAbacus effektive Lösungen, um diesen Prozess erheblich zu vereinfachen. Spesenmanagement Spesen via E-Mail einreichen Paul, ein Vertriebsmitarbeiter, ist häufig auf Reisen. Früher bedeutete die Einreichung eines SBB-Tickets für ihn, jedes Mal ein PDF oder einen Screenshot zu erstellen und diese manuell in MyAbacus hochzuladen. Jetzt kann Paul seine Spesen einfach per E-Mail an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden. Das System ordnet den Spesenbeleg automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zu indem es die hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters erkennt. Pauls SBB-Ticket? Einfach per E-Mail senden und es wird automatisch seinem Konto zugewiesen. Kein manuelles Hochladen mehr – MyAbacus hängt den E-Mail-Inhalt automatisch als Datei an. Belege mit AbaClik 3 erfassen und in MyAbacus bearbeiten Anna eine Projektmanagerin, nutzt AbaClik 3, um ihre Spesenbelege zu erfassen. Sie scannt die Belege einfach mit ihrem Smartphone und speichert sie in AbaClik 3. Später kann sie diese Belege in MyAbacus bearbeiten und zusätzliche Informationen wie Beschreibungen, Projektdetails oder andere relevante Daten hinzufügen. Automatische Benachrichtigung bei Kreditkartenspesen Michael, der oft mit der Firmenkreditkarte bezahlt, weiss wie wichtig es ist, die Belege rechtzeitig hochzuladen. MyAbacus bietet jetzt die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen zu erstellen. Michael kann festlegen, nach wie vielen Tagen er automatisch eine Erinnerung erhält, falls ein Beleg fehlt. Diese Funktion hilft ihm, keine Spesenabrechnung zu vergessen und alles rechtzeitig einzureichen. Kreditkartenauszüge automatisch erkennen Sophie, die in der Buchhaltung arbeitet, hat oft mit Kreditkartenauszügen zu tun. Früher war es eine Herausforderung, alle Transaktionen den richtigen Buchungen zuzuordnen. Dank einer neuen Funktion in E213 können Kreditkartenauszüge nun automatisch analysiert und die Transaktionen den entsprechenden Kreditkarten zugeordnet werden. Wenn bereits erfasste Spesenbuchungen vorhanden sind, werden diese bei der Analyse automatisch verknüpft. Das spart Sophie viel Zeit und reduziert Fehler. Reisekosten in MyAbacus kontrollieren und freigeben Tom der Teamleiter muss regelmässig die Reisekosten seiner Teammitglieder freigeben. Mit MyAbacus kann Tom alle Reisekosten nicht nur erfassen, sondern auch kontrollieren und freigeben. Dies erleichtert den Genehmigungsprozess und sorgt für eine transparente Abrechnung. Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten Julia, die für die Abrechnung der internationalen Geschäftsreisen zuständig ist, schätzt besonders den Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten. Dank MyAbacus besteht nun die Möglichkeit, einen Mehrwertsteuersplit bei Reisekosten vorzunehmen. AbaCards AbaCards: Einfach Kredit- und Debitkarten bestellen Peter, der Finanzchef, hat die Aufgabe, neue Kredit- und Debitkarten für das Team zu bestellen. Früher musste er dazu verschiedene Banken kontaktieren und viele Formulare ausfüllen. Mit AbaCards kann Peter jetzt direkt aus dem AbaCard heraus die gewünschten Karten online bestellen. Er kann die Bank, die Kartenart, die Währung, das monatliche Limit und weitere Details definieren. Aktuell sind Banken wie Viseca und Yapeal verfügbar und viele weitere sollen folgen. Das spart Peter viel Zeit und macht den Bestellprozess effizienter. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Die Einführung der "Dienstplan"-Kachel in der App AbaClik 3, ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, jederzeit und überall, ob unterwegs im Bus oder gemütlich zu Hause, auf den Dienstplan zuzugreifen. Mit einem Smartphone oder einem anderen Endgerät, auf dem AbaClik 3 installiert ist, können Sie sofort einsehen, welche Einsatzkräfte wann und wo gebraucht werden, was eine effiziente Planung und Koordination ermöglicht. Doch die "Dienstplan"-Kachel bietet weit mehr als nur den Zugriff auf persönliche Arbeitszeiten. Sie öffnet die Tür zu einer neuen Welt der Teamarbeit und Flexibilität in sozialen Institutionen: Teamübersicht: Nicht nur Ihren eigenen Dienstplan können Sie einsehen, sondern auch den Ihres gesamten Teams. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern auch das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Diensttausch leicht gemacht: In der sozialen Arbeit kann es vorkommen, dass kurzfristig Schichten getauscht werden müssen. Kein Problem! Über die App können Sie einfach und schnell Dienste mit Kolleginnen und Kollegen tauschen, ohne dass umständliche E-Mail-Ketten nötig sind. Pendente Dienstpläne: Warten auf Bestätigungen war gestern. Mit der "Dienstplan"-Kachel sehen Sie auf einen Blick, welche Dienstpläne noch bestätigt werden müssen und können diese mit wenigen Klicks bearbeiten. Die Einführung der „Dienstplan“-Kachel in AbaClik 3 bringt eine wesentliche Verbesserung für soziale Institutionen und Seniorenheime, indem sie Flexibilität, Transparenz und Koordination bei der Dienstplanung erheblich steigert. Durch den Einsatz von AbaClik 3 können soziale Dienstleister ihre wertvollsten Ressourcen – die Mitarbeiter*innen – optimal einsetzen, um exzellente Unterstützung und Pflege zu gewährleisten. Weitere Informationen zur Personaleinsatzplanung AbaPlan finden Sie unter AXcare. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.