Was ist DeepForms? DeepForms ist eine neue Funktion, die es Institutionen ermöglicht, digitale Formulare schnell zu erstellen und nahtlos weiterzuverarbeiten. Ganz gleich, ob es sich um eine Zufriedenheitsumfrage im Pflegeheim oder ein internes Rückmeldeformular handelt – DeepForms digitalisiert Prozesse ohne Umwege. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick: Einfach zugänglich: Kein Login nötig – der Link reicht aus, um das Formular auszufüllen Voll automatisiert: Die eingegebenen Daten werden direkt in die Abacus Software übernommen Individuell anpassbar: Formulare lassen sich auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Institution abstimmen Effizienzsteigernd: Manuelle Zwischenschritte entfallen – das spart Zeit und Ressourcen Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Business Development Managerin Ramona Böck gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Ramona Böck Market Development Manager ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Optimale Datenstruktur dank digitaler Formulare Digitale Formulare mit DeepForms sorgen dafür, dass Informationen von Anfang an sauber und vollständig erfasst werden. Jede Eingabe ist gezielt aufgebaut und fragt genau jene Daten ab, die im Unternehmen tatsächlich benötigt werden. Die erfassten Informationen fliessen automatisch in die Abacus Umgebung ein und stehen dort unmittelbar zur Verfügung. Das reduziert manuellen Aufwand, verhindert Medienbrüche und erhöht die Qualität der gesamten Datenbasis. Direkte Einbindung in die Abacus-Welt DeepForms ist vollständig in die Abacus Umgebung integriert und ermöglicht einen durchgängigen digitalen Prozess von der Dateneingabe bis zur Weiterverarbeitung. Formulare können direkt aus Abacus heraus genutzt werden, ohne zusätzliche Systeme oder Insellösungen. Effizient, sicher und flexibel im Einsatz DeepForms überzeugt durch eine intuitive Bedienung und hohe Anpassungsfähigkeit. Formulare lassen sich schnell erstellen und individuell gestalten, sodass sie exakt auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten sind. Einfacher Versand, automatische Ablage Der Versand der Formulare erfolgt unkompliziert per Link, direkt aus der Abacus Software. Die Zustellung kann gezielt an eine oder mehrere Stakeholder erfolgen und direkt auf bestehende Adressdaten aus Abacus zugreifen. Die eingehenden Rückmeldungen werden automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte an der richtigen Stelle gespeichert, beispielsweise im CRM. So lassen sich Prozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und Ressourcen effizient einsetzen. Vielseitige Einsatzmöglichkeiten in der Praxis Die Anwendungsbeispiele für DeepForms sind nahezu grenzenlos. Hier einige Beispiele: • Formulare als Umfragetool • Schadenmeldungen • Kundenfeedback zu Produkten, Lieferqualität oder Service • Digitales Onboarding von Klienten und Bewohnern • Eigene Anwendungsfälle und individuelle Ideen Fazit DeepForms schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, fundierte Entscheidungen und eine nachhaltige Datenstrategie. Durch die intelligente Datenerfassung direkt in der Abacus Umgebung sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und steigern ihre Servicequalität. Möchten Sie mehr über DeepForms erfahren oder wissen, welche Voraussetzungen dafür in Ihrer Abacus Umgebung erforderlich sind? Unsere Account Executives beraten Sie gerne persönlich und zeigen Ihnen, wie digitale Formulare Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen können. Mehr dazu finden sie auf unserer AXdigital Tools Seite.

DeepMail ist eine Abacus-Lösung, welche es Unternehmen möglich macht, sensible Dokumente wie etwa Lohnabrechnungen oder Lohnausweise, aber auch andere Dokumente, sicher zu versenden. Es können auch Dokumente für Kunden oder Partner sein aber natürlich ist DeepMail mit ihrem Schutz für sensible, vertrauliche und personenbezogene Dokumente besonders gut geeignet. Es werden immer die neusten Sicherheitsstandards eingehalten, so dass Nachrichten, Daten und Dokumente, anders als beim normalen Versand von E-Mails, sicher geschützt sind. DeepMail sendet die Dokumente einem speziell geschützten Bereich in der DeepBox zu, auf welchen nur der entsprechende Empfänger Zugriff hat. Ob Mitarbeitende, Kunden oder Geschäftspartner, alle Empfänger erhalten einen sicheren, zentralen Bereich, um ihre Dokumente unkompliziert zu empfangen, abzulegen und zu verwalten. DeepMail wurde mit Blick auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt und lässt sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System (ob Abacus oder eine andere Lösung) integrieren. Von Anfang bis Ende sorgen strenge Zugriffskontrollen und moderne Sicherheitsvorkehrungen dafür, dass Ihre Daten in sicheren Händen bleiben. Die Lösung ist ISO 27001:2022-zertifiziert, was heisst, dass sie die weltweit bekannten Standards der Informationssicherheits-Managementsysteme erfüllt. Auch die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Schweizer Bundesgesetztes über den Datenschutz (DSV) werden eingehalten. Die Lösung gewährleistet ebenfalls ein sicheres Schweizer Hosting, alle Dokumente werden ausschliesslich auf Schweizer Servern gehostet. Voraussetzungen um DeepMail nutzen zu können DeepMail ist ab folgenden Abacus Versionen verfügbar: V2025 mit dem Hotfix vom März 2025 V2024 mit dem Hotfix vom März 2025 V2023 mit dem Servicepack vom August 2025 Faire und bezahlbare Preise DeepMail ist in einem Pay-per-Use Modell verfügbar, dass heisst es entstehen Kosten von CHF 0.40 pro versendetes Dokument, es gibt keine zusätzlichen Abogebühren. Für den Empfänger ist DeepMail komplett kostenlos. Schauen Sie sich gerne unserer Webinar-Aufzeichnung zur DeepMail-Lösung an und überzeugen Sie sich selber, wie Sie vertrauliche Dokumenten direkt von Ihrer Unternehmensplattform mit höchstem Schutz versenden können: Webinar Link Für Fragen zu DeepMail oder einen individuellen Demotermin wenden Sie sich gerne an unsere Business Development Managerin Ramona Böck oder an ihr Abacus-Beraterteam. Ramona Böck Business Development Managerin ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch Mehr zu ganzen Deep Welt von Abacus finden sie unter AXdigital Tools.

Der klassische Firmenstempel ist in vielen Unternehmen immer noch vorhanden und findet seinen Platz auf diverse Dokumenten, eine digitale Ablösung dazu ist das elektronische Siegel oder auch E-Siegel genannt. Nicht zu verwechseln mit der elektronischen Signatur, welche einer handschriftlichen Unterschrift aber in digitaler Form entspricht. Ein elektronisches Siegel nutzt eine digitale Signatur, die einer juristischen Person wie einer Organisation oder Institution zugeordnet ist. Es dient dazu, die Herkunft, Echtheit und Unverfälschtheit von Dokumenten sicherzustellen. Das E-Siegel von DeepSign ist in der DeepCloud Welt von Abacus integriert, so wird vom Zusammenspiel mit der DeepID profitiert, was den Unternehmen die Verifizierung vereinfacht. Zudem ist das E-Siegel gemäss Schweizer und EU-Verordnungen konform. Natürlich lässt sich im E-Siegel auch das Firmenlogo abbilden, damit die Wiedererkennung gegeben ist. Weiter gibt es zwei verschiedene Arten von Siegeln die erstellt werden können: Lassen Sie also Ihre Dokumente zuverlässig mit dem E-Siegel von DeepSign schützen und machen einen weiteren Schritt in die Digitalisierung. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) oder ihre Account Manager Kollegen beraten Sie gerne und zeigen Ihnen Ihre Potenziale mit der Abacus Deep-Welt auf. Weitere Informationen finden Sie auf unserer AXdigital Tools Webseite:

DeepCloud Ökosystem Das vielseitige Ökosystem von DeepCloud mit KI-basierten Diensten bietet die Möglichkeit, diese je nach individuellen Geschäftsanforderungen entweder einzeln oder kombiniert zu nutzen, um Innovation voranzutreiben. DeepBox DeepBox verfügt über leistungsstarke Funktionen, die das Teilen von Dokumenten zum Kinderspiel machen - intelligente Datenerfassung mit KI und sichere Speicherung. Neu in der DeepBox-App: Scannen, Begleichen, Teilen und Archivieren von beispielsweise Rechnungen - alles in einem. Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen problemlos mit dem Handy zu scannen, sie direkt zu begleichen oder sie unkompliziert, beispielsweise mit dem Treuhänder zu teilen und dauerhaft in der Cloud zu sichern. Mehr als 70 Banken sind bereits dabei, und weitere werden dazu kommen: Ab sofort ist es möglich, Dokumente, die sich im Abacus im Dossier befinden, über DeepBox zu versenden. Ein praktisches Beispiel wäre das Teilen von Gebäudeplänen mit einem Architekten über einen bereitgestellten Link. Ebenso besteht die Option, dem Kunden einen Upload-Link zur Verfügung zu stellen. Die hochgeladenen Dokumente werden automatisch in den entsprechenden Dossiers im Abacus hinterlegt. DeepO – scannen, erkennen und strukturieren Im DeepO Editor erfolgt die Bearbeitung der Texterkennung, die nun direkt in Abacus integriert ist und innerhalb des Abacus Systems funktioniert. DeepSign - Digital signieren und Zeit sparen Durch Add-Ins ist es jetzt möglich, DeepSign direkt in Microsoft Word zu nutzen. Das ermöglicht rechtsgültige Unterschriften direkt innerhalb von Word vorzunehmen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, PDF-Dokumente direkt und bequem über das Handy mithilfe der DeepSign-App zu signieren. Jetzt bietet DeepSeal die Möglichkeit, Unterschriften zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die unterzeichnende Person im Unternehmen dazu berechtigt ist. DeepFlow DeepFlow ermöglicht ein einfaches Automatisieren komplexer Geschäftsprozesse dank eines schlanken, codefreien Workflow Builders. Durch die Nutzung von DeepFlow besteht die Möglichkeit, einen Ablauf zu definieren. Das bedeutet, dass verschiedene Kriterien festgelegt werden können und wenn diese erfüllt sind, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt. Als Beispiel könnte man festlegen, dass, wenn eine Handyrechnung von Swisscom mit einem Betrag von CHF 59.90 eingereicht wird, diese automatisch verarbeitet und als Kreditorenbeleg in Abacus hinterlegt wird. DeepA Im unten stehenden Bild enthüllt Ihnen der DeepCloud-Assistent persönlich die faszinierenden Möglichkeiten von DeepA: Diverse Einsatzmöglichkeiten: Als Beispiel können mit DeepA Dokumente einfach zusammengefasst oder der Gewinn bei einer Bilanz ausgelesen werden. Ein zusätzliches Anwendungsbeispiel ist der HR Self Service Chat, der es ermöglicht, verschiedene Fragen im Zusammenhang mit Mitarbeiterinformationen zu stellen. Es besteht die Option, Systeme durch Sprachsteuerung zu bedienen. Die Unterstützung durch verschiedene Sprachmodelle macht das System vielseitig einsetzbar. DeepA eröffnet eine weitere faszinierende Anwendungsmöglichkeit im Abacus-Universum: die automatische Erstellung von grafischen Darstellungen der Daten im Data Analyzer. Dabei werden sogenannte Widgets basierend auf vorhandenen Daten und nach dem Zufallsprinzip generiert. Eine zusätzliche Option besteht darin, Widgets über den Data Analyzer Orakel zu erstellen. Diese innovative Funktion ermöglicht es Nutzern, eine Frage zu stellen, und basierend auf dieser Frage sowie den verfügbaren Informationen wird ein Widget erstellt, um das Ergebnis anschaulich grafisch darzustellen. Sie haben die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche AI-Technologie in Bezug auf DeepA genutzt werden soll. Aktuell implementiert und als Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind: - OpenAI - Microsoft Azure - Artificialy Private GPT Weitere Informationen zu den Deep Technologien finden sie auf unsere AXdigital Tools Webseite. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) beratet Sie gerne und zeigt Ihnen die Potenziale für Ihr Unternehmen auf.

Was ist DeepSign? DeepSign erleichtert Ihren Alltag erheblich, indem Sie sich von lästigem Papierkram verabschieden können. Statt Dokumente auszudrucken, um sie physisch zu unterschreiben, bietet DeepSign die Möglichkeit, dies digital von jedem Ort aus zu erledigen. Egal, ob Sie an Ihrem PC, Tablet oder Smartphone arbeiten – Sie können Verträge und Vereinbarungen bequem elektronisch signieren und versenden. Die digitale Signatur ermöglicht die rechtskonforme und elektronische Unterzeichnung von Dokumenten – ohne Medienbruch, einfach und unkompliziert. Dadurch können Sie Verträge nicht nur schneller, sondern auch effizienter abschliessen. Befreien Sie sich von zeitraubenden Formalitäten und tauchen Sie ein in die innovative Zukunft der digitalen Unterzeichnung! Wie nutzen wir als Axept Business Software AG DeepSign? In einer Welt, in der Papier und Drucker unsere täglichen Begleiter waren, war die Arbeitsweise von mühsamen Unterschriftsprozessen und dem zeitraubenden Versand von Dokumenten geprägt. Durch die nahtlose Integration von DeepSign im HR-Bereich haben wir den gesamten Unterzeichnungsprozess in unserem Unternehmen neu gestaltet und die Ära des Papierkrams sowie des zeitraubenden Postversands endgültig beendet. Mit einem Mausklick begann die Veränderung. Dokumente wurden in Sekundenschnelle unterzeichnet, ohne einen einzigen Tropfen Tinte. Das Ausdrucken physischer Unterlagen und der Versand an Bewerber gehören der Vergangenheit an, denn mit DeepSign wird alles digital und mühelos. Die einfache und intuitive Bedienung von DeepSign erleichtert nicht nur unseren internen Prozess, sondern schafft auch eine reibungslose Erfahrung für unsere Bewerber. Selina Regli, HR Consultant, sagt dazu: "Mit digitalen Signaturen werden Verträge nun in Minuten statt in Tagen abgeschlossen." Wir bei der Axept Business Software AG bekennen uns zu einer Unternehmenskultur, die Innovation vorantreibt. Die Entscheidung, DeepSign einzusetzen, spiegelt dieses Bekenntnis wider und unterstreicht es. Wenn auch Sie Ihren Unterschriftsprozess digital gestalten möchten, können Sie uns gerne kontaktieren. Unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) beratet Sie gerne und zeigt Ihnen die Potenziale für Ihr Unternehmen auf. Zudem finden Sie noch weitere Informationen zu DeepSign auf unserer AXdigital Tools Webseite.