easyCare & Abacus: Die automatisierte Schnittstelle mit AXsuite im AXcare-Bereich Aufgrund der neuen Regelung haben IVF Hartmann und Axept zusammen mit drei Partnerinstitutionen ein Projekt lanciert, um die Abrechnung der MiGeL und nicht-MiGeL-Materialen adressatengerecht und automatisiert abzurechnen. Konkret wurden die Datenflüsse zwischen den Systemen so konzipiert, dass die Klientenstammdaten in Abacus geführt und mutiert werden können. Die Institution kann sich darauf verlassen, dass die Klienstammdaten zentral in Abacus verwaltet und anschliessend automatisch in easyCare zur Verfügung gestellt werden. In easyCare selbst müssen keine Stammdaten gepflegt werden, womit der Fokus voll und ganz auf die Bedarfsplanung der Pflegeartikel je Klient gesetzt werden kann. Dank der automatisierten Übergabe der MiGeL- und nicht-MiGeL-Artikel inklusive Preisinformationen zum Verkaufspreis, dem Höchstvergütungspreis und dem Selbstkostenanteil des Bewohners sind die Daten automatisch so aufbereitet, dass die Verrechnung Ende Monat gegenüber den Krankenkassen respektive Bewohnern unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile korrekt und automatisiert vorgenommen werden kann. Um die komplexen Rahmenbedingungen wie Preisfindung, Berücksichtigung der Inkontinenzgrade oder den Mechanismus der Selbstzahler in der Schnittstelle adäquat abzubilden, setzt Axept auf die Datendrehscheibe AXsuite, in welcher die Datenflüsse administriert und die Datenstrukturen mit der notwendigen Logik und Intelligenz transformiert werden können. Die drei Institutionen sind heute in der Lage, die bis zu 2'500 Bestellpositionen pro Monat automatisch vom Webshop in Abacus zu übertragen, wo die Rechnungen abschliessend gegenüber den Klienten und Krankenassen generiert und versendet werden können.

Wer kennt sie nicht, die periodischen Nebenkostenabrechnungen mit detaillierter Aufstellung von Stromverbrauch, Heizkosten und individuellem Wasserverbrauch. Von der Messung über die Verarbeitung bis zur kundenspezifischen Abrechnung spielen verschiedene Systeme und Datenquellen zusammen. Das 1988 gegründete Unternehmen beschäftigt 63 Mitarbeitende am Hauptsitz in Basel und an den Standorten in Münsingen, Affoltern a.A. und Lugano. Unterschiedliche Systeme und Schnittstellen Rapp Enserv ist spezialisiert auf die Erarbeitung von kundenspezifischen Mess- und Abrechnungskonzepten für Wohnungs- und Gewerbebauten. Die damit verbundenen Themen sind vielschichtig und umfassend. Dank Professionalität und Genauigkeit bei der Datenverarbeitung bietet Rapp Enserv den Kunden wertvolle Entlastung und Transparenz bei der Verwaltung sämtlicher Transaktionen und komplexen Abrechnungsfragen. Mit AXsuite die verbindende Lösung gefunden Das Zusammenspiel und das reibungslose Handling der eigenen NK3-Abrechnungssoftware mit den Anwendungen von Abacus Business Software ist für Rapp Enserv dabei ein zentrales Element. Für einen transparenten Datenaustausch zwischen den Applikationen wurde eine stabile Schnittstellenlösung gesucht, welche einfach zu verwalten und flexibel erweiterbar ist. Es zeigte sich, dass die Anforderungen von Rapp Enserv in diesem Bereich optimal erfüllt werden konnten. «Technologie und Funktionalität von AXsuite passen perfekt zu unserer Systemlandschaft. Auch die verlangte Flexibilität der Software ist gewährleistet. Dass die Lösung vom gleichen Anbieter kommt wie unsere Abacus-Anwendungen, ist ein grosser Vorteil», begründet Patryk Palasz den Entscheid für AXsuite. Rasche Umsetzung dank guter Vorbereitung Im Vorfeld des Projekts analysierten Patryk Palasz und sein Team die bestehenden und geplanten Aufgaben im Bereich Datenaustausch. Mit diesen Voraussetzungen ging es nach dem Kick-off des AXsuite-Projekts 2020 in die Umsetzung. Anfangs Oktober wurden die Schnittstellen und die Software installiert und im gleichen Monat waren die Adressen (Import XML) und Reparaturen (Import von der Auftragsbearbeitung) eingerichtet. Nach letzten Tests und Anpassungen ging man mit AXsuite bereits im Dezember, rund 3 Monate nach dem Start, in die produktive Deployment-Phase über. Seit Beginn 2021 ist AXsuite ein integrierter, unverzichtbarer Teil der digitalen Systemlandschaft bei Rapp Enserv. Zwischen Eigentümern und Mietern sieht sich Rapp Enserv AG als Schnittstelle bei der Erfassung von Verbrauchsdaten und der Verteilung von Energie-, Wasser- und Nebenkosten. AXsuite liefert dazu digitale Unterstützung auf höchstem Niveau. Automatisierte Abläufe und transparente Services Die bisher realisierten Schnittstellen mit AXsuite betreffen den Datenaustausch zwischen Abacus Auftragsbearbeitung, Anlagenbuchhaltung, CRM und Projektverwaltung auf der einen Seite und der NK3-Anwendung in den Bereichen Adressen, Stammdaten, Reparaturen und Rechnungen auf der anderen Seite, konnten die verschiedenen Import- und Export-Services automatisiert werden. Die jeweiligen Informationen und Dokumente stehen somit schneller zur Verfügung und können rascher verarbeitet werden. Das Mapping der Schnittstellen und die damit verbundene Businesslogik sind vollumfänglich in AXsuite integriert. «Mit AXsuite verfügen wir über eine komfortable Ausgangslage, was künftige Schnittstellen betrifft. Es ermöglicht uns einen stabilen und fehlerfreien Austausch unserer Daten. Die Flexibilität und die Erweiterungsmöglichkeiten haben unsere Erwartungen in höchstem Mass erfüllt.» meint Patryk Palasz.

Aus diesem Grund konnten wir Ende letzten Jahres das Projekt zur Integration von easyCare, der Plattform von IVF Hartmann, und Abacus starten. IVF Hartmann ist ein führender Lieferant für medizinische Verbrauchsgüter und stellt mit ihrer Plattform easyCare eine zeitgemässe Lösung zur Verfügung, mit der MiGeL- sowie Nicht-MiGeL-Material einfach bestellt werden kann. AXcare basierend auf Abacus Business Software dient dabei andererseits als Bewohnerverwaltungssystem, welches auch für die Abrechnungsprozesse gegenüber den jeweiligen Zahlern wie den Krankenkassen eingesetzt werden kann. Zur Verbindung der Systeme kommt unsere Datendrehscheibe AXsuite zum Einsatz, welche alle Datenflüsse zwischen beiden Systemen strukturiert, effizient und transparent verwaltet. Dabei werden einerseits die Bewohner- und Klientendaten aus Abacus in Echtzeit an easyCare übermittelt und aktuell gehalten. Andererseits werden die bestellten Artikel für die monatliche Abrechnung aus easyCare abgeholt und direkt in der AXcare Bewohnerverwaltung verbucht. Damit stehen alle Bestellungen, ob MiGeL-Artikel oder Nicht-MiGeL-Artikel unmittelbar zur Kontrolle und Abrechnung an die jeweiligen Zahler zur Verfügung. Als optionale aber durchaus empfehlenswerte Erweiterung kann selbst der Produktstamm im Abacus anhand der verwendeten Artikel im easyCare durch AXsuite automatisiert verwaltet werden. Im Verbund stellen diese drei Schnittstellen eine robuste und zuverlässige Integration beider Systeme sicher. Unsere ersten drei Kunden freuen sich mehr auf die ohnehin komplexe Abrechnung als auf das Abtippen konzentrieren zu dürfen. Setzen auch Sie auf easyCare von IVF Hartmann und möchten mehr abrechnen und weniger abtippen? Dann melden Sie sich gerne bei unserem Produktmanagement: Michel Knecht (Tel. 058 871 94 63 oder michel.knecht@axept.ch).