Die Herausforderung: Sieben Systeme, viele Medienbrüche, wenig Übersicht Die Ausgangslage war komplex: Unterschiedliche Applikationen für Lohn, Buchhaltung, Zeiterfassung, Kurs- und Spendenverwaltung – oft ohne Schnittstellen, teils veraltet, teilweise sogar end-of-life. Jeder Betrieb der GGZ arbeitete in einer eigenen ERP-Umgebung, Prozesse waren dezentral, Daten doppelt erfasst, manuelle Schritte an der Tagesordnung. Die Folge: Zeitverlust, hohe Fehleranfälligkeit und ein Setup, das den steigenden Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Die Vision: Ein durchgängiges System – für alle, für alles Mit dem Projekt FLOW setzte die GGZ ein klares Ziel: Prozesse vereinheitlichen, Systeme konsolidieren und eine zentrale, skalierbare digitale Plattform schaffen, die sowohl interne wie externe Anforderungen erfüllt – von HR über Finanzen bis hin zur Fallverwaltung. Im Zentrum stand dabei: gleiche Aufgaben sollen mit der gleichen Lösung erledigt werden, ganz ohne Umwege und Medienbrüche. Die Entscheidung: Warum AXEPT und Abacus? Nach einer sorgfältigen Evaluationsphase fiel die Wahl auf AXEPT mit der Branchenlösung AXCare. Ausschlaggebend waren: Positive Erfahrungen aus früheren Projekten Hohe Benutzerfreundlichkeit und logische Bedienung Branchenkompetenz und breites Lösungsspektrum Zukunftssicherheit dank Schweizer Software mit stetiger Weiterentwicklung Die Umsetzung: Schritt für Schritt zum digitalen FLOW Das Projekt wurde in zwei Phasen realisiert. In Phase 1 wurde eine neue Auftragsbearbeitung inklusive Kassensystem für einen neu eröffneten Standort umgesetzt. In Phase 2 folgten die Einführung der Module für Finanzen, HR, Lohn, Zeiterfassung und Mitgliederverwaltung. Die Implementierung verlief weitgehend planmässig, auch wenn Herausforderungen – etwa knappe Ressourcen, Personalwechsel oder sich ändernde Anforderungen – das Projektteam forderten. Umso bemerkenswerter: Alle Projektmeilensteine wurden eingehalten, die Ziele erreicht. Die Lösung im Alltag: Mehr Effizienz, weniger Fehler, bessere Übersicht Seit Einführung von MyAbacus arbeiten rund 190 User in einem zentralen System. Besonders markant sind die Fortschritte in folgenden Bereichen: Kreditorenprozess: automatisierte Freigabeprozesse, digitale Belegverarbeitung via DeepBox, volle Transparenz über den Status jeder Rechnung Debitorenprozess: Mahnwesen und Auftragsverarbeitung aus einem Guss – direkt im ERP-System Lohn & Zeiterfassung: nahtlose Integration von Zeiterfassung und Lohnverarbeitung, inklusive digitalem Upload von Arztzeugnissen und Spesenbelegen Dokumentenmanagement: rechtssichere Unterzeichnung via DeepSign und automatische Ablage im Personaldossier Der Mehrwert: Ein System, das mitdenkt Das neue ERP-System reduziert den Pflegeaufwand, automatisiert Routineprozesse, verringert Fehlerquellen und schafft eine einheitliche Datenbasis für fundierte Entscheidungen. Die gewonnene Transparenz und die höhere Datenqualität zahlen sich sowohl im Tagesgeschäft als auch in der strategischen Steuerung aus. Das interne Fazit: Viel erreicht und noch mehr vor Das interne Feedback ist überwiegend positiv. Besonders HR und Finanzen profitieren heute direkt von der Umstellung. Weitere HR-Module wie Bewerbermanagement, On-/Offboarding und digitale Mitarbeitergespräche sind für dieses Jahr geplant – der FLOW geht also weiter. Ein Projekt mit Haltung und Weitblick Für die GGZ ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Sie ist Mittel zum Zweck – für mehr Effizienz, mehr Qualität und vor allem mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Menschen. Mit AXEPT und Abacus wurde eine Grundlage geschaffen, die nicht nur heutigen, sondern auch künftigen Anforderungen standhält. Oder, wie es Projektleiter Daniel Scheier treffend formuliert: „FLOW steht für das völlige Aufgehen in einer Tätigkeit – genau diesen Zustand wollten wir mit der neuen digitalen Lösung erreichen.“ Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Ronnie Schele Account Manager - St. Gallen ronnie.schele@axept.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Highlight 1 – Benutzerabhängige Verwendung des Grids (Spalten) In der Version 2025 von AbaBau können Benutzer nun ihre Grids (Spalten) ganz individuell anpassen. Dies bedeutet, dass jeder Nutzer die für ihn relevanten Spalten auswählen und somit seine Arbeitsumgebung nach Herzenslust optimieren kann. Durch diese Neuerung wird die Usability verbessert und die Produktivität gesteigert. Vorteile: Individuelle Anpassung der Arbeitsumgebung Erhöhte Produktivität durch reduzierte Informationsüberlastung Verbesserte Benutzerfreundlichkeit Per Rechtsklick kann man unter den Farbeinstellungen beispielsweise die Farbe für die Gridlinien, den Hintergrund oder den Text anpassen. Zudem kann man die Gridlinien aktivieren Unter Spalten bearbeiten kann man entscheiden welche Spalten ein- oder ausgeblendet werden sollen. Eine sehr spannendes Feature ist, dass man die Reihenfolge der Spalten neu in der Version 2025 per Drag and Drop ändern kann. Highlight 2 – Neuerungen im Leistungsverzeichnis: Positionssperre auf LV-Positionen Eine der wichtigsten Neuerungen in AbaBau V2025 ist die Möglichkeit, bestimmte Positionen im Leistungsverzeichnis zu sperren. Dies bedeutet, dass nach der Aktivierung des "Gesperrt"-Flags künftige Änderungen an übergeordneten Kalkulationsparametern keinerlei Auswirkungen mehr auf den Positionspreis oder die Kalkulationsdetails der gesperrten Position haben. Manuelle Änderungen sind ebenfalls nicht möglich. Vorteile: Erhöhte Sicherheit durch Schutz vor ungewollten Änderungen Verbesserte Kontrolle über das Leistungsverzeichnis Reduzierung von Fehlern und Korrekturarbeit In dem obigen Beispiel kann die Position 113.211.002.04 sobald die Flag gesetzt ist, nicht mehr angepasst werden und es können keine neuen Gliederungspositionen eingefügt werden. Highlight 3 – Budgetwerte in der Projektverwaltung AbaBau V2025 ermöglicht es nun, Budgetwerte direkt in der Projektverwaltung zu verwalten. Dies erleichtert die Überwachung und Steuerung von Projekten, da alle relevanten Finanzinformationen an einem Ort zugänglich sind. Vorteile: Zentrale Verwaltung von Budgetinformationen Verbesserte Projektüberwachung und -steuerung Erhöhte Transparenz in der Finanzplanung Die definierten Budgetwerte werden immer automatisch erzeugt. Je nach Serverauslastung kann es einige wenige Sekunden dauern bis die Budgetwerte abgefüllt werden. Beispiel: Führt man auf den Projekten eine Nachkalkulation durch, damit die Soll-Werte von AbaBau berücksichtigt werden können, so werden sie im Projektstamm dargestellt. Die Soll-Werte kann man zusätzlich bei Auswertungen verwenden. Lizenz: Für die Nutzung der Budgetwerte wird die AbaBau Option «Nachkalkulation» vorausgesetzt. Highlight 4 – Wiederherstellungspunkte: Flexibilität in der Projektarbeit Mit den Wiederherstellungspunkten in AbaBau V2025 können Nutzer ihre Projekte auf einen früheren Zustand zurücksetzen. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und ermöglicht es, Änderungen rückgängig zu machen, falls erforderlich. Zusätzlich ist es möglich mehrere Einträge zu selektieren, damit die einzelnen Wiederherstellungspunkte verglichen werden können. Vorteile: Erhöhte Flexibilität in der Projektarbeit Sicherheit bei der Durchführung von Änderungen Reduzierung von Stress und Korrekturarbeit Hinweise: Die Wiederherstellungspunkte werden nach einer Woche gelöscht. Die Funktionalität ist momentan noch in der Beta Phase und wird aber auf Anfrage gerne freigeschaltet. Highlight 5 – Nachträge im Projektbaum: Nachtragsgruppen und Kalkulation auf verschiedenen Ebenen AbaBau V2025 ermöglicht es, Nachträge im Projektbaum effizienter zu verwalten. Durch die Einführung von Nachtragsgruppen und der Möglichkeit, auf verschiedenen Ebenen zu kalkulieren, wird die Projektplanung und -überwachung deutlich verbessert. Vorteile: Effizientere Verwaltung von Nachträgen Verbesserte Projektplanung und -überwachung Erhöhte Transparenz in der Kalkulation Die Nachtragsgruppen können im Programm B121 unter «Auftrag» in den Feldern Nachtragsgruppe1 und Nachtragsgruppe 2 zugewiesen werden. Die Auswahlliste dafür kann direkt im Feld Nachtragsgruppe 1&2 erstellt werden. Fazit: AbaBau V2025 bietet eine Vielzahl von spannenden Neuerungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Bauhauptgewerbes zugeschnitten sind. Mit AbaBau V2025 können Bauunternehmen ihre Prozesse optimieren, die Produktivität steigern und erfolgreich bleiben. Egal, ob es um die benutzerabhängige Verwendung des Grids oder um umfassende Projektmanagement-Tools geht – dieses Programm ist die Zukunft! Noch mehr Highlights zeigen wir Ihnen im AbaBau Webinar vom 12. Juni, hier geht’s zur Anmeldung. Bei Fragen steht Ihnen Ihr Abacus Betreuer-Team gerne zur Verfügung. Mehr Informationen zur Branchenlösung AXbau finden Sie hier.

Eine moderne Versicherung mit Weitblick Die Gebäudeversicherung Luzern (GVL) schützt mit ihrer langjährigen Expertise und einem Versicherungskapital von beinahe 150 Milliarden Franken sämtliche Gebäude im Kanton Luzern vor Feuer- und Elementarschäden. Als öffentlich-rechtliche Anstalt nimmt sie eine wichtige Rolle im Sicherheitsnetz des Kantons ein – nicht nur als Versicherer, sondern auch als zentrale Institution im Bereich Feuerwehrwesen und Prävention. Doch selbst in einem so gut etablierten Umfeld wie dem der GVL schreitet die Digitalisierung kontinuierlich voran. Im Jahr 2024 stand das Rechnungswesen vor einer entscheidenden Weichenstellung: Die bestehende Buchhaltungs- und Lohnsoftware genügte den wachsenden Anforderungen nicht mehr – veraltete Prozesse, mangelnder Support und technische Engpässe behinderten die tägliche Arbeit. In diesem Kontext entschied sich die GVL für einen umfassenden Wechsel zu ABACUS – realisiert mit der Unterstützung des zertifizierten Gold-Partners Axept Business Software AG. Mit einem Team aus 65 Festangestellten und über 90 nebenamtlichen Expertinnen und Experten versichert die GVL jedes Gebäude im Kanton Luzern gegen Feuer- und Elementarschäden. Mit einem Portfolio von über 125’000 versicherten Objekten ist sie ein zentraler Pfeiler der öffentlichen Sicherheit. Auch eine Organisation mit einer über 200-jährigen Tradition und Historie entwickelt sich stetig weiter – besonders angesichts zunehmender Naturereignisse, steigender Datenmengen und wachsender Anforderungen an Effizienz. Deshalb hat sich die GVL im Jahr 2024 für eine grundlegende Erneuerung ihrer Finanz- und Lohnsysteme entschieden – mit Axept als Digitalisierungspartner. Die Herausforderung: alte Systeme, neue Ansprüche "Wir wollten keine weiteren Umwege, keine manuellen Zwischenschritte und keine endlosen Warteschleifen mehr", bringt es Marcel Britschgi auf den Punkt. Er ist seit 2014 dabei und war treibende Kraft hinter dem gesamten Projekt. Ihm war es wichtig, nicht mit einer Altlast aus der Vergangenheit zu starten. Marcel Britschgi ist zuständig für die Führung des Hauptbuches, der Kostenrechnung, der Kreditoren und Lohnbuchhaltung, erstellt Budget, Quartals- und Jahresabschlüsse, verantwortet die Lohnauszahlungen, die Sozial- und Sachversicherungen, führt das Cash-Management und ist zuständig für die Digitalisierung innerhalb der Finanzabteilung. Besonders kritisch war für ihn die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem DocuWare, das seit 2016 in der Finanzabteilung erfolgreich und ohne Ausfälle im Einsatz ist. Das papierlose Arbeiten hatte sich etabliert und eine Rückkehr zu analogen Prozessen war ausgeschlossen. Gleichzeitig stiessen manuelle Zwischenschritte – etwa bei der Verrechnung von Feuerwehrleistungen oder bei komplexen Lohnläufen für doppelt beschäftigtes Personal – an ihre Grenzen. Ziele: Integration, Effizienz, Zukunftssicherheit Die GVL verfolgte mit dem Projekt klare Ziele: Bestehende Stärken wie die Zusammenarbeit mit DocuWare sollten erhalten bleiben. Gleichzeitig galt es, neue digitale Möglichkeiten zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen. Die Softwarelösung sollte daher vollständig kompatibel mit DocuWare sein, medienbruchfreie Prozesse ermöglichen (z. B. bei der Feuerwehrverrechnung), Lohnläufe auch für Personen mit Mehrfachrollen korrekt abwickeln und die tägliche Arbeit für die Finanzabteilung, die Personalabteilung und alle anderen Beteiligten insgesamt effizienter gestalten. Darüber hinaus war eine Lösung gefragt, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügt und zukünftige Erweiterungen – etwa in der Zeit- und Spesenerfassung – einfach möglich macht. Die Entscheidung für Axept: Kompetenz trifft Vertrauen Nach einer sorgfältigen Evaluationsphase fiel die Entscheidung auf Axept, einen erfahrenen Abacus-Partner mit exzellentem Ruf. Eine Mitarbeiterin brachte bereits positive Erfahrungen aus früheren Projekten mit – ein Vertrauensvorschuss, der sich schnell bestätigte. „Axept hat von Anfang an auf Augenhöhe mit uns gearbeitet. Die Beratung war individuell, lösungsorientiert und immer praxisnah.“ Auch die parallele Abacus-Einführung bei der Vereinigung Kantonaler Gebäudeversicherungen – ebenfalls begleitet von Axept – bestärkte die GVL in ihrer Wahl. Einführung der Lösung: Gemeinsam zur idealen Systemlandschaft Im Zeitraum zwischen März und Dezember 2024 wurde das neue System in mehreren Phasen eingeführt. Die Module umfassten die Finanzbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Lohnbuchhaltung, E-Banking sowie das Mitarbeiterportal MyAbacus. In intensiven Workshops analysierten die Projektteams von GVL und Axept gemeinsam die bestehenden Prozesse – nicht selten mit dem Aha-Effekt, dass sich manche Abläufe viel einfacher gestalten lassen, als bisher angenommen. „Wir haben schnell gemerkt, dass wir nicht einfach eine Kopie des alten Systems brauchen, sondern eine echte Verbesserung – und genau das haben wir erreicht.“ Ein besonderes Augenmerk lag auf der neu entwickelten Schnittstelle zur Feuerwehrsoftware, die heute sämtliche Rechnungsdaten automatisch ins System überträgt und auf Knopfdruck digital versendet werden kann – ganz ohne Medienbruch. Nach einer bereits im Projektplan integrierten Begleitphase vom Go-Live konnte das Projekt im März 2025 komplett abgeschlossen und an die Verantwortlichen der GVL übergeben werden. Highlights: Anbindung DocuWare für digitales Arbeiten ohne Medienbrüche Neue Schnittstelle zur Feuerwehrsoftware mit automatischem Rechnungsversand Intelligente Lohnverarbeitung für Doppelrollen (z. B. Mitarbeitende + Instruktoren) Prozessoptimierung bei Budgetierung und Cash-Management Herausforderungen und ihre Bewältigung Wie bei jeder Systemumstellung gab es auch hier Herausforderungen. Besonders die Integration von DocuWare geriet durch einen kurzfristigen Personalwechsel beim Partnerunternehmen ins Wanken. Axept reagierte jedoch rasch und unterstützte den neuen Ansprechpartner intensiv bei der Einarbeitung. „Dank der Unterstützung von Axept konnten wir den Zeitplan einhalten – heute läuft das DMS sogar besser als zuvor.“ Axept überzeugte mit Fachwissen, Projektmethodik und Engagement. Besonders hervorzuheben: Die enge Zusammenarbeit in den Workshops der Konzeptphase sowie die Flexibilität bei Herausforderungen – etwa beim kurzfristigen Ausfall eines externen Partners während der DocuWare-Anbindung – haben uns begeistert. "Axept war immer für uns da. Wir hatten nie das Gefühl, allein gelassen zu werden – selbst als es mal ruppig wurde.", sagt Britschgi rückblickend. Ausblick: Die nächste Etappe der Digitalisierung ist schon in Sicht Stillstand ist für die GVL keine Option. Derzeit arbeitet das Team gemeinsam mit Axept an der Überarbeitung der Zeit- und Spesenerfassung. Ziel ist es, ab Januar 2026 ein einheitliches System für alle Anstellungsverhältnisse – fest oder im Nebenamt – einzuführen. Die Zusammenarbeit mit Axept bleibt auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung: "Wir fühlen uns sehr gut betreut. Die Reaktionszeiten sind kurz, die Lösungen durchdacht – wir können Axept aus voller Überzeugung weiterempfehlen.“ Marcel Britschgi, Leiter Rechnungswesen GVL Fazit: Eine Erfolgsgeschichte aus Luzern Die Einführung von Abacus mit Axept hat der Gebäudeversicherung Luzern nicht nur effizientere Abläufe beschert, sondern auch das Vertrauen gestärkt, dass Digitalisierung funktionieren kann – wenn der richtige Partner an Bord ist. Die Gebäudeversicherung Luzern und Axept zeigen gemeinsam, wie moderne IT-Lösungen im öffentlichen Sektor echten Mehrwert schaffen – praxisnah, nachhaltig und zukunftsorientiert. Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Fabian Schlienger Teamleiter Basel fabian.schlienger@axept.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Die Gossweiler Ingenieure AG blickt auf eine lange und erfolgreiche Geschichte zurück. Seit der Gründung im Jahr 1910 am heutigen Hauptsitz in Dübendorf hat sich das Unternehmen zu einem führenden Ingenieurunternehmen im Kanton Zürich entwickelt. Mit rund 180 Mitarbeitenden an sechs Standorten bietet Gossweiler ein breites Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Raum und Verkehr, Recht und Bau, Tiefbau, Vermessung, Wasser, Geoinformatik sowie in Stadt- und Gemeindeingenieur-Mandaten an. Doch auch ein traditionsreiches Unternehmen muss mit der Zeit gehen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Gossweiler hat in den letzten Jahren stark in die Digitalisierung investiert. Ein wichtiger Baustein dabei: die Einführung von AXview, der modernen Business Intelligence-Lösung von Axept Business Software AG. Von Sage über Abacus zu AXview Die Digitalisierungsreise bei Gossweiler begann bereits vor einigen Jahren. «Als der Support für Sage eingestellt wurde, mussten wir uns nach einer neuen Lösung umsehen», erinnert sich Michèle Dettwiler, Mitglied der Geschäftsleitung und bei Gossweiler für interne Applikationen verantwortlich. Die Wahl fiel auf die ERP-Software Abacus, welche Gossweiler Anfang 2020 einführte. Doch die Gossweiler AG wollte noch einen Schritt weiter gehen. «Ich wollte schon lange ein Tool einführen, das die Daten, die aus verschiedenen Systemen vorhanden sind, zusammenführt und uns ein echtes Führungsinstrument an die Hand gibt», erklärt Michèle Dettwiler. Über Abacus wurde man auf die Business Intelligence Lösung AXview aufmerksam. Nach einer kurzen und intensiven Evaluationsphase fiel die Entscheidung für AXview und einige Monate später ging das System live. Vier Streams für mehr Transparenz Gossweiler hat AXview mit vier sogenannten "Streams" implementiert: Ein Finanzdashboard für die Darstellung der Abschlusszahlen aus der Abacus-FIBU Eine Balanced-Scorecard zur Beurteilung wichtiger Kennzahlen Ein Debitoren-Stream zum Monitoring der offenen Posten Ein HR-Stream mit Personal- und Lohndaten, Leistungen, Absenzen und Stellenplan «Die Grundidee ist es, eine gemeinsam nutzbare Datengrundlage zu schaffen, um über alle Geschäftsbereiche hinweg jederzeit auskunftsbereit zu sein», erläutert Dettwiler das Konzept. Rund 30 Personen – von der Geschäftsleitung über Abteilungs- und Teamleitenden bis hin zu Mitarbeitenden aus Finanz und HR – haben Zugriff auf das AXview. Agile Einführung in nur fünf Monaten Die Einführung von AXview erfolgte in nur fünf Monaten – und das mit einer für Gossweiler neuen, agilen Projektmethodik. «Das lief in einer anderen Art, als wir es sonst gehandhabt haben», berichtet Dettwiler. «agiler, mit sogenannten Projektsprints und vor allem auch mit effizienten Vor-Ort-Terminen.» An diesen Terminen wurde morgens zunächst das gemeinsame Verständnis abgeglichen, dann setzte der Projektleiter von Axept die Anforderungen direkt live um. Am Nachmittag wurde das Ergebnis gemeinsam begutachtet. «So sind wir effizient vorwärtsgekommen und haben schnell Resultate gesehen», lobt Dettwiler die Vorgehensweise. «Das war deutlich zielführender als ein klassisches Pflichtenheft.» Mehrwerte auf allen Ebenen Wichtiges Steuerungsinstrument für die Leader: «Führungspersonen erhalten Instrumente, um ihre Abteilungen effektiv zu führen – mit korrekten Daten, die schnell verfügbar sind», betont Dettwiler. «Sie können auch Kontenblätter einsehen, ohne dass sie Zugriff auf das Kernsystem Abacus benötigen.» Einfache Datenvalidierung: «Was wir erst nachher gemerkt haben: AXview ist sehr praktisch für die Datenvalidierung», berichtet Dettwiler. «Im HR zum Beispiel, wenn wir Mitarbeitende den Abteilungen zuteilen – im Abacus sieht man das nicht auf einen Blick, aber in AXview sieht man sofort, wenn Stammdaten fehlen oder jemand falsch zugewiesen ist.» Jahresberichte rasch erstellen: «Ein unerwarteter Mehrwert ist die einfache Datenselektion für die Erstellung unseres Jahresberichts», freut sich Dettwiler. «Das war früher sehr aufwendig, um beispielsweise Umsatzzahlen pro Kunde auszuwerten. Jetzt habe ich in einem halben Tag alle Daten und Grafiken, die ich für einen Jahresbericht benötige.» Hohe Qualität und Geschwindigkeit: Durch den Wegfall manueller Übertragungen sinkt die Fehlerquote. Gleichzeitig steigt die Geschwindigkeit der Auswertungen enorm. «Für die Dokumentation und Berichterstattung ist AXview ein grosser Gewinn», so Dettwiler. Attraktives Lizenzmodell als Bonus Als weiteren Pluspunkt hebt Dettwiler das Lizenzmodell von AXview hervor: «Dass man nicht pro User Lizenzen aufwenden muss, sondern das nach Minuten abgerechnet wird, die man AXview nutzt, finde ich sehr attraktiv.» Gossweiler hat einen gewissen Stock an Minuten gebucht, der dann flexibel von allen Nutzern "abgebucht" werden kann. Kundenstimme "Mit AXview haben unsere Führungspersonen ein effizientes Instrument mit aktuellen, zuverlässigen Daten, um ihre Fachbereiche optimal zu steuern, und das ohne Zugriff auf die Kernsysteme. Auch unser jährlicher Reportingprozess liess sich damit stark vereinfachen - der Geschäftsbericht ist mit ein paar Klicks erstellt statt wie früher mit viel digitaler Handarbeit. Wir schätzen die agile, unkomplizierte Zusammenarbeit mit Axept und wollen AXview künftig noch breiter einsetzen." Michèle Dettwiler, Mitglied der Geschäftsleitung, Gossweiler Ingenieure AG Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: David Jansen Business Intelligence Experte und Mitglied der Geschäftsleitung david.jansen@axept.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Die Axept Business Software AG bleibt ihrer Erfolgsgeschichte treu und setzt ihre beeindruckende Serie auch in diesem Jahr fort. Axept verzeichnet erneut den höchsten Gesamtumsatz sowie die meisten Programmverkäufe an Neukunden. Diese Auszeichnungen sind für Axept keineswegs selbstverständlich – sie sind das Ergebnis harter Arbeit und des engagierten Einsatzes der Mitarbeitenden. Der nachhaltige Erfolg basiert in erster Linie auf dem hochqualifizierten Team aus erfahrenen Experten. „Wir freuen uns jedes Jahr über die Auszeichnung durch Abacus. Um unseren Unternehmenserfolg langfristig zu sichern, setzen wir konsequent auf bestens ausgebildete und motivierte Mitarbeitende“, betont Raphael Kohler, CEO von Axept. „Als verlässlicher Partner für digitale Innovation begleiten wir unsere Kundinnen und Kunden professionell und nachhaltig bei den täglichen Herausforderungen.“ Auch in Zukunft wird Axept den Kundennutzen in den Mittelpunkt stellen, um zu wachsen und die führende Position am Markt weiter auszubauen. Auch Abacus kann auf ein erfreuliches Geschäftsjahr mit zahlreichen Neukunden und zweistelligen Wachstumsraten zurückblicken. Zudem bleibt Abacus Marktführer im Bereich ERP. Das Schweizer Softwareunternehmen Abacus prämiert jeweils im März seine Partnerunternehmen für das vergangene Geschäftsjahr. Informationen und Auskünfte: Für Anfragen steht Ihnen CEO Raphael Kohler sehr gern zur Verfügung: 078 659 96 86, raphael.kohler@axept.ch Gemeinsam auf ausgezeichnetem Erfolgskurs (v.l.n.r.): Marc André Theytaz (Head of Channel Management, Abacus Research AG), Raphael Kohler (CEO, Axept Business Software AG), Noël Lanker (GL, BU-Leiter Abacus Zürich, Axept Business Software AG), Stefan Hurter (Teamleiter, Abacus Bern, Axept Business Software AG), Nicolas Stolz (Teamleiter, Abacus Zürich, Axept Business Software AG), Fabian Gut (GL, BU-Leiter Abacus Basel, Axept Business Software AG) Downloads: Pressemitteilung Logo Axept Business Software AG

Ausgangslage Effizient und zeitsparend: Ihr digital Signaturprozess Wer kennt es nicht? Müssen Dokumente von mehreren Personen unterzeichnet werden, beginnt ein mühsamer und zeitintensiver Prozess – dabei dauert das eigentliche Unterschreiben nur einen Augenblick. Bisher lief es so: Sie drucken das Dokument aus, lassen es unterzeichnen, scannen es erneut ein und speichern es ab. Oder Sie laden es als PDF auf eine Plattform hoch, warten auf alle Unterschriften und verwalten den gesamten Ablauf manuell. Optimieren Sie Ihren Unterschriftsprozess jetzt! Ab dem PROVIS Release 2025 bieten wir Ihnen eine nahtlose Integration mit dem digitalen Signaturservice von DeepSign (Tochterfirma von Abacus). Damit setzen Sie Ihre elektronische Unterschrift direkt in PROVIS– medienbruchfrei, schnell und effizient. Einfache Handhabung: Signieren Sie digitale Dokumente mit wenigen Klicks. Flexibel & unabhängig: Eingeladene Personen können jederzeit und von überall aus unterzeichnen. Effizient & zeitsparend: Keine Ausdrucke, kein Scannen, kein Papierchaos mehr. Machen Sie Schluss mit umständlichen Prozessen und nutzen Sie die digitale Signatur – einfach, sicher und smart! Weitere Vorteile der digitalen Signatur Kosteneinsparung: Kein Papier, Druck, Porto oder physische Archivierung nötig. Schnelligkeit & Flexibilität: Unterschrift jederzeit und ortsunabhängig möglich. Sicherheit: Rechtskonforme und revisionssichere Signatur ohne Medienbrüche. Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Protokollierung des gesamten Signaturprozesses. Voraussetzungen Um von der digitalen Signatur profitieren zu können, müssen diverse Voraussetzungen erfüllt sein: auf das PROVIS 2025 updaten Service User für DeepSign-Schnittstelle bereitstellen Dienstleistungskosten, um den Signaturservice einzurichten einen DeepBox-Account eröffnen Interview mit dem Lösungspartner DeepSign Martin Riedener, CSO von DeepSign und Rayco Gutierrez, BU Leiter bei Axept Business Software, im Interview Martin Riedener, CSO von DeepSign Rayco Gutierrez, Mitglied der Geschäftsleitung bei Axept Business Software AG Wie funktioniert die elektronische Unterschrift zwischen PROVIS und DeepSign? Rayco Gutierrez: Die elektronische Unterschrift ist denkbar einfach: Sie starten den Signaturprozess direkt im Dokument über die Funktion „Unterschrift“. Ein intuitiver Wizard führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang: Sie wählen, ob Sie selbst unterzeichnen oder weitere Personen zur Unterschrift einladen möchten. Anschliessend wird das Dokument automatisch über die Schnittstelle zu DeepSign übermittelt, wo der Unterschriftsprozess gestartet wird. Die Unterzeichnenden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass ein Dokument zur Signatur bereitsteht. So einfach, schnell und effizient ist digitales Signieren – ohne Medienbruch, jederzeit und überall. Welche Vorteile haben Kundinnen und Kunden, wenn sie direkt in PROVIS mit DeepSign Dokumente unterschreiben? Martin Riedener: Dank der Standard-Integration von DeepSign in PROVIS lassen sich digitale Unterschriftsprozesse effizient abwickeln. Die Benutzerinnen und Benutzer von PROVIS können Dokumente direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zur Unterschrift versenden. Sobald das Dokument vollständig digital unterzeichnet ist, wird es automatisch wieder in PROVIS abgelegt. Rayco Gutierrez: Sie können Ihre Dokumente direkt in PROVIS signieren, ohne zwischen verschiedenen Lösungen wechseln zu müssen. Der Signaturservice ist vollständig in die PROVIS-Lösung integriert, sodass Sie nahtlos unterschreiben können. Sobald alle Unterschriften – sowohl von internen als auch externen Personen – vorliegen, wird das Dokument automatisch als neue Version und im PDF-Format in PROVIS abgelegt. Der Prozess ist effizient, und Sie können ohne Unterbrechung mit Ihren nächsten Aufgaben fortfahren. Welche Vorteile bringt die digitale Signatur mit DeepSign generell? Wie unterscheidet sich der Service von anderen Signaturdiensten? Martin Riedener: Ein wesentlicher Vorteil ist, dass DeepSign als SaaS-Lösung betrieben wird. Das bedeutet, dass sich Kundinnen und Kunden nicht um Updates kümmern müssen – sie arbeiten stets mit der aktuellsten Version von DeepSign. Besonders hervorzuheben ist auch die eigene, kostenlose Identifikationslösung DeepID. Dies ist notwendig, wenn man Dokumente mit qualifizierter Unterschrift unterzeichnen muss. Zudem muss sicher auch die Integration ins PROVIS erwähnt werden: PROVIS wird einzig die Signaturlösung von DeepSign integrieren. Auch das Preismodell ist attraktiv, da in Verbindung mit PROVIS keine zusätzlichen Abos für DeepCloud erforderlich sind. Kundinnen und Kunden bezahlen nur für die tatsächlich genutzten Unterschriften. Einrichten einer DeepID in der App DeepID auf dem Smartphone DeepSign bietet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an, die die gesetzlichen Anforderungen der Schweiz nach ZertES sowie die europäischen Anforderungen nach eIDAS erfüllen. Welche Ausbauschritte sind geplant? Martin Riedener: Für eine rechtskonforme digitale Unterschrift ist das ZertES-Zertifikat entscheidend. Um dieses Zertifikat prüfen zu können, braucht es aktuell Validatoren, die als Webapplikation verwendet werden können. Der Nachteil dabei ist, dass ein signiertes Dokument separat auf eine Webapplikation hochgeladen und validiert werden muss. Das neue Produkt «DeepValidator» muss noch von KPMG geprüft werden und steht dann den Kunden nach erfolgreicher Zertifizierung zur Verfügung. Dadurch sehen Nutzerinnen und Nutzer unmittelbar, ob ein Dokument rechtsgültige Signaturen enthält. Häufig stellt sich zudem die Frage, ob eine unterzeichnende Person tatsächlich im Unternehmen zeichnungsberechtigt ist. Auch diese Information wird künftig über eine Schnittstelle zum Handelsregister abrufbar sein. Der Validator zeigt somit nicht nur die Rechtsgültigkeit einer Unterschrift an, sondern auch, ob sie von einer zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens stammt. Der DeepValidator wird ab dem dritten Quartal 2025 verfügbar sein.

Einfache und sichere Unterschrift bei der Medikamentenausgabe Sobald ein Medikament über das Abacus ERP-System ausgegeben wird, erscheint die Unterschriftaufforderung auf dem iPad. Klienten oder Bewohner können das Dokument mit einer digitalen Unterschrift versehen, die zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel gespeichert wird. Nach der Unterschrift wird das Dokument sofort an das Abacus ERP-System zurückübertragen. DeepSign Desk ist die ideale Lösung für die digitale Unterschrift bei der Medikamentenausgabe. Der Prozess wird vereinfacht, sicherer und datenschutzkonform gestaltet – für eine effiziente und moderne Verwaltung. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Erfolgreiche Einführung einer digitalen Lösung bei der Stiftung Bühl: Einblicke und Learnings Seit über 150 Jahren setzt sich die Stiftung Bühl aus Wädenswil für die Förderung und Integration von Kindern und Jugendlichen mit geistiger oder Lernbehinderung ein. Mit einem breiten Angebot an Wohn- und Sonderschulprogrammen sowie berufsvorbereitenden Massnahmen schafft die Stiftung einen geschützten Rahmen, in dem individuelle Stärken gefördert werden. Neben einer heilpädagogischen Schule und umfassenden Therapieangeboten ermöglicht die Stiftung Bühl Jugendlichen mit besonderen Lernbedürfnissen eine berufliche Ausbildung, die ihren Talenten und Interessen entspricht. Menschen mit eingeschränkter Leistungsfähigkeit finden zudem sinnstiftende Aufgaben in den Produktions- und Dienstleistungsbetrieben der Stiftung. Mit ca. 180 Vollzeitstellen ist die Stiftung Bühl eine der grössten Arbeitgeberinnen in Wädenswil. Die Ausgangslage: Ein veraltetes ERP-System Die Stiftung Bühl arbeitete ca. 15 Jahre mit einem veralteten ERP-System, das zunehmend schwerfällig und ineffizient wurde. Man verlor viel Know-how und zentrale Prozesse wie Auswertungen oder Förderplanung wurden in MS Office ausgegliedert, was zu Medienbrüchen führte. Zusätzlich fehlte ein Klienten-Informations-System (KIS), um den Betreuungsalltag zu vereinfachen. Ziele der neuen Lösung Um die internen Abläufe zu modernisieren, sollten ein neues ERP-System und ein KIS eingeführt werden. Effizienzsteigerung: Verschlankung administrativer Prozesse durch eine zentrale digitale Abbildung Kostensenkung: Reduktion manueller Arbeiten und Medienbrüche zwecks langfristiger Einsparungen Professionalisierung: Optimierung von Finanz-, Controlling- und Reporting-Prozessen Erweiterte Funktionen: Integration fehlender Funktionen zur Vereinfachung der Abläufe Die Wahl: Axept und Abacus Nach einer detaillierten Evaluation entschied sich die Stiftung Bühl für die ERP-Software Abacus und für Axept als Integrationspartner. Trotz höherer Anfangsinvestitionen erwies sich diese Lösung als zukunftsfähig und langfristig kosteneffizient. Entscheidungsrelevant war insbesondere die Erfahrung von Axept im Bereich sozialer Institutionen. Realisierte Lösung: Mehr Effizienz durch Digitalisierung. Mit der Einführung der neuen Lösung wurden zahlreiche Prozesse optimiert. Kreditorenmanagement: Digitalisierung und Einführung eines elektronischen Visumsprozesses Jahresabschluss: Vereinfachung durch automatisierte Buchungen Electronic Banking: Reduzierung manueller Buchungsaufwände Reporting: Verbesserung durch Einführung von AXview für Analysen und Auswertungen Mitarbeiterportal: Eröffnung eines zentralen Zugangs zu Prozessen und Informationen Herausforderungen: Die Einführung brachte Herausforderungen mit sich Ressourcenengpässe: Die Projektarbeit musste neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden. Dies führte zu Verzögerungen bei der Einführung einzelner Module Komplexität der Funktionen: Es erforderte Zeit, das System zu beherrschen und Mitarbeitende entsprechend zu schulen Ergebnisse und Mehrwert: Zeitersparnis: Der Jahresabschluss erfordert deutlich weniger Aufwand Ordner adé: Kreditorenbelege sind digital verfügbar, was Ablage- und Suchaufwände minimiert Bessere Transparenz: Führungskräfte können eigenständig Auswertungen vornehmen Benutzerfreundlichkeit: Das Mitarbeiterportal entwickelt sich zu einem Mini-Intranet Fazit und Ausblick Die Kombination aus Axepts Kompetenz in sozialen Institutionen und den langfristigen Möglichkeiten von Abacus hat sich als richtungsweisend erwiesen. Die Stiftung Bühl ist nun besser gerüstet, um ihre Mission in einer zunehmend digitalen Welt fortzuführen. Die Einführung von Abacus bzw. AXcare als neues ERP-Systems hat die Stiftung Bühl auf einen zukunftsfähigen Kurs gebracht. Während die Einarbeitung Zeit in Anspruch nahm, sind die positiven Effekte nach zwei Jahren deutlich spürbar. Zukünftig wird das System um AbaPlan sowie die digitale Projektverwaltung erweitert. Möchten Sie noch mehr über unsere Abacus Branchenlösung AXcare für soziale Institutionen sowie Alters- und Pflegeheime wissen? Auf unserer Webseite AXcare finden Sie viele spannende Inhalte. Für eine individuelle Beratung stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung: DeepO für die Immobilienerkennung nutzen In der heutigen Immobilienbranche sind Effizienz und Präzision unerlässlich. DeepBox bietet die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und auf ein neues Level heben möchten. Mit einer sicheren Plattform für das Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dokumenten gewährleistet DeepBox, den mühelosen Zugriff aller Teammitglieder auf die benötigten Informationen - jederzeit und überall. Das Herzstück von DeepBox ist die innovative und KI-gestützte Datenerfassungslösung DeepO. Diese leistungsstarke Technologie automatisiert die Dokumentenverarbeitung und befreit Ihr Unternehmen von mühsamer manueller Arbeit. Wenn Ihr Unternehmen täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten – von Debitoren- bis hin zu Kreditorenbelegen – konfrontiert wird, sorgt DeepO dafür, dass die manuelle Arbeit der Vergangenheit angehört. Die Datenerfassungs-KI von DeepO erkennt in Sekundenschnelle verschiedene Dokumententypen und extrahiert mühelos wichtige und notwendige Informationen wie Immobilien, Adressen, Daten, Preisdetails und vieles mehr. Jeder Beleg wird effizient analysiert und präzise den entsprechenden Projekten oder Geschäftsbereichen zugeordnet. Dank dieser blitzschnellen Verarbeitung wird die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert, sodass Ihre Mitarbeiter:innen entlastet und in ihrer Produktivität gesteigert werden. Durch die nahtlose Integration von DeepO in DeepBox profitieren Unternehmen nicht nur von einer erheblichen Zeitersparnis, sondern auch von einer flexiblen, sicheren und kollaborativen Arbeitsumgebung. Teammitglieder können Dokumente einfach speichern, teilen und bearbeiten, während sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Maximierung des Geschäftserfolgs. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die nahtlose Verbuchung der Belege in Abacus. DeepO sorgt dafür, dass alle relevanten Daten automatisch in die Abacus-Software übertragen werden, wodurch der Buchungsprozess erheblich beschleunigt und vereinfacht wird. Mit DeepBox und DeepO optimieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung und setzen neue Massstäbe für Effizienz und Innovation in der Immobilienverwaltung. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen ihr Abacus-Berater gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Informationen rund um AXimmo finden Sie auf unserer Lösungsseite: AXimmo

Die moderne Vertragsunterzeichnung mit DeepSign im HR DeepSign ist die bewährte elektronische Signaturlösung von Abacus, mit welcher Dokumente einfach, effizient, ortsunabhängig und komplett digital unterschrieben werden können. Es stehen drei verschiedene Signatur-Arten zur Verfügung, um rechtskonform zu unterzeichnen. Der Signaturprozess kann direkt aus den unterschiedlichen Abacus Modulen gestartet werden oder auch über die DeepSign-App sowie aus der DeepBox. Auch sehr praktisch ist das DeepSign Add-In für Microsoftprodukte, sodass man beispielsweise direkt aus Word, Outlook oder Excel signieren kann. Unteranderem auch im HR-Bereich konnte sich DeepSign in vielen Unternehmen bestens etablieren. Einige der Vorteile für HR-Abteilungen beleuchten wir in diesem Blogbeitrag. Ein wichtiger Vorteil, welcher man sich durch DeepSign verschaffen kann, ist die Zeitersparnis. Dokumente auszudrucken, durch alle Parteien inhouse unterschreiben zu lassen, zu verpacken und per Post zu versenden, entfallen durch eine digitale Signaturlösung komplett. Neben schnelleren Prozessen kann mit DeepSign auch vieles automatisiert werden, beispielsweise die Nachverfolgung von Signaturanforderungen oder das Erinnern von ausbleibenden Unterschriften. Die Kosteneinsparungen liegen ebenso auf der Hand, weniger Papier und Couverts, die Einsparung von Tintenpatronen, aber auch die Post- oder Kurierkosten für den physischen Versand entfallen. Im Vergleich zu ähnlichen Signaturlösungen kann DeepSign eben auch beim Pricing überzeugen. Die verbesserte Effizienz ist ebenso ein entscheidender Faktor im Kampf um die besten Talente. Mit DeepSign kann der Einstellungszyklus verkürzt werden, indem neue Mitarbeiter ihre Verträge sofort und von überall unterzeichnen können, dies verschafft einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Durch die zentralisierte Verwaltung, sodass alle Dokumente digital und organisiert gespeichert werden, ist der Sucherei im Ordnerkasten ebenso ein Ende gesetzt. Die Rechtskonformität für die Schweiz und in der EU ist mit DeepSign ebenso gewährleistet. Zudem ist ein vollständiger Nachweis über jeden Signaturprozess (Zeitstempel, Versender, Empfänger etc.) vorhanden. Diese zwei Aspekte ergeben ebenso einen Vorteil im Thema Sicherheit. Abschliessend lässt sich als wichtiger Vorteil von DeepSign auch eine verbesserte Mitarbeitererfahrung unterstreichen. Die Unterschrift effizient und anwenderfreundlich auf dem Endgeräte seiner Wahl erfolgen und es besteht keine Notwendigkeit, irgendwo hinzufahren oder einen Drucker zu benutzten, was gerade in Remote-Arbeitsmodellen entscheidend ist. Neu seit November 2024 können auch mühelos Dokumente gleich im Unterschriftsprozess mitgesendet werden. Der Versender kann somit zusätzliche Unterlagen wie ein Mitarbeiterreglement anhängen. So erhält der neue Mitarbeiter mit dem Vertrag auch gleich alle wichtigen Informationen. Die Signaturlösung DeepSign verbessert also die Effizienz, spart Zeit, reduziert Kosten, erhöht die Sicherheit und bietet sowohl für HR-Fachpersonen sowie neu angestellten Mitarbeitern eine tolle Erfahrung. Gerade im KMU Arbeitsumfeld kann DeepSign somit ein entscheidender Faktor für moderne HR-Abteilungen sein. Herkömmlicher, nicht digitalisierter Vertragsunterzeichnungsprozess: Moderner Vertragsunterzeichnungsprozess mit DeepSign: Auch bei uns in der Axept Business Software AG setzen wir seit längerem auf DeepSign. Unser HR Team ist begeistert und stellt fest: «Sowohl für mich als Benutzer der das System vorher noch gar nicht kannte, wie auch für unsere Kandidaten ist die Benutzung enorm intuitiv und das mühsame «Unterschritten sammeln» gehört der Vergangenheit an. Wenn es mal richtig schnell gehen muss und alle Involvierten Zugang zu ihren Rechnern haben, ist es auch machbar alle Vertragsdokumente innerhalb eines Tages zu erstellen und unterschreiben zu lassen» Marcel Hofstetter, Senior Recruiter «Mit DeepSign haben wir die Durchlaufzeit der Vertragsunterzeichnung von 7 Tagen auf maximal 2 reduzieren können. Seit wir die Lösung einsetzen, hat sich noch nie jemand gemeldet, weil er nicht verstanden hat wie man DeepSign anwendet» Anna-Carina Jaggi, HR Consultant Für Fragen zu DeepSign oder einen individuellen Demotermin wenden Sie sich gerne an ihr Abacus-Beraterteam oder unsere Business Development Managerin Ramona Böck (ramona.boeck@axept.ch, 058 871 95 43) Weitere Informationen zu den Abacus Deep-Technologien finden Sie unter AXdigitalTools