Die Universität Zürich, mit über 150 Instituten und sieben Fakultäten die grösste und vielfältigste Universität des Landes, hat eine Geschichte des kontinuierlichen Wachstums und Erfolgs. Der Bau des Campus «Irchel» in den 1970er-Jahren und die Erweiterung in weiteren Bauetappen in den Folgejahren waren Schritte, um dem wachsenden Raumbedarf gerecht zu werden. Als zusätzliche Herausforderung muss die Institution mit einer Vielzahl unterschiedlicher Raumtypen umgehen. Dazu gehören Labors, Hörsäle, Gewächshäuser, Mensen, Operationssäle, Museen bis hin zu Stallungen. Die Direktion Immobilien und Betrieb (DIB) der Universität Zürich entschloss sich im Jahr 2019 dazu, ihre Arbeitsabläufe im Bereich Bauprojektmanagement zu modernisieren und in die digitale Ära voranzutreiben. Die DIB suchte nach einer Lösung, die über das bisherige Bauprojekt-Managementtool hinausging. Nach sorgfältiger Recherche fiel die Wahl auf PROVIS, den führenden Anbieter von Softwarelösungen für Bauprojektmanagement in der Schweiz. Massgeschneidert für die Baubranche Die Implementierung von PROVIS ermöglicht eine deutliche Optimierung und Modernisierung der Arbeitsprozesse im Bereich Bauprojektmanagement der DIB. Marco Spühler, Leiter Entwicklung und Datenmanagement, betont die umfassende Funktionalität von PROVIS, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse der Universität zugeschnitten wurde. «Die enge Zusammenarbeit mit dem Team von Axept, insbesondere im direkten Austausch mit Sebastian Lettner, erleichterte den Implementierungsprozess enorm und wir schätzen die Offenheit für Feedback im direkten Kontakt sehr.» Die Software PROVIS hat sich als wertvolle Unterstützung für den Bereich Bauprojektmanagement der UZH erwiesen. Die umfassende Funktionalität und die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtern die Arbeit des gesamten Teams und tragen zu einer effizienteren Abwicklung von Projekten bei. Campus Irchel der Universität Zürich Sichere Einführung dank persönlicher Betreuung Marco Spühler, Leiter Entwicklung und Datenmanagement bei der Universität Zürich, hebt die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Axept hervor: «Wir sind auch während der Schulung und der Go-live-Phase sehr intensiv betreut worden und haben das Projekt dank kompetenter Unterstützung zu einem guten Abschluss bringen können.» Nadine Müller, verantwortlich für das Bauprojektmanagement bei der Direktion Immobilien und Betrieb, betont die Herausforderungen vor der Einführung von PROVIS. «Für unsere Mitarbeitenden war die Arbeit sehr schwierig und bestand aus viel Handarbeit. Management bei Excel und wenig Automation gehörten vor der Einführung zu unserem Alltag». In der alten Systemlösung musste zur Verwendung viel angepasst werden und dennoch bestanden noch Einschränkungen in der Nutzung. Nadine Müller betont, dass eine neue Lösung mit massgeschneidertem Zuschnitt auf die Bedürfnisse der DIB notwendig wurde. Mit PROVIS konnte die DIB nicht nur ihre Arbeitsprozesse optimieren, sondern auch den Ausschreibungs- und Vergabeprozess dank Workflow-gestützten Systemprozessen optimieren.

Haben Sie gewusst, wie Sie ganz einfach Adressen direkt im Bewohner-/Klientenstamm erfassen und bearbeiten können? Adressen können im Bewohner-/Klientenstamm über die Auswahlliste bearbeitet/erfasst werden. Im Adressfeld mittels der Taste F4 wird die Auswahlliste der Adressen gestartet. Soll eine neue Adresse erfasst werden, den Button «Neu» (1) anwählen. Soll die hinterlegte Adresse mutiert werden, den Button «Bearbeiten» (2) anwählen. Nach anwählen des Buttons, startet das Programm für die Adress-Bearbeitung/-Erfassung. Diese Möglichkeiten der Bearbeitung/Erfassung der Adressen, steht in jedem Adressfeld auf der Maske im Bewohner-/Klientenstamm zur Verfügung, sowie im Adressverbindungspanel. Bei Adressen mit Kontaktpersonen steht diese Möglichkeit von Bearbeiten/Erfassen eine Kontaktperson auch zur Verfügung. Diese effiziente Möglichkeit der Adresserfassung gilt auch für alle anderen Abacus Module. Egal ob Sie beispielsweise einen Kreditor neu erfassen oder eine bestehende Debitorenadressen ändern möchten. Das heisst, Sie können die Adresse bequem aus dem entsprechenden Modul erfassen und müssen nicht mühsam ins Adressverwaltungs-Modul wechseln. Bei Fragen steht Ihnen gerne Ihr Abacus Berater Team zur Verfügung.

Entdecken Sie die neuen innovativen Lösungen im MyAbacus Die beiden Lösungen im Bereich Mitarbeiterkommunikation sind die neuen Masken "Feed" und "News" im Mitarbeiterportal MyAbacus. Company Feed Der Abacus Company Feed bietet eine Lösung für eine offene Mitarbeiterkommunikation. Es ermöglicht den Mitarbeitern und dem Unternehmen gleichermassen, Beiträge zu erstellen, Informationen effizient zu teilen, Erfolge zu teilen, über aktuelle Geschehnisse im Unternehmen zu berichten und die Unternehmenskultur zu fördern. Company News Mit den Company News können offizielle Neuigkeiten vom Unternehmen gezielt an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Dabei liegt der Fokus auf der Einweg-Kommunikation vom Unternehmen zu den Mitarbeitern. Die Neuigkeiten werden in Form von News-Artikeln im MyAbacus an einem zentralen Ort dargestellt, so dass alle Mitarbeiter wissen, wo sie relevante Informationen finden. Ziele der neue Tools im Bereich Mitarbeiterkommunikation Zentralisierung von Informationen: Alle relevanten Informationen werden über eine zentrale Plattform zugänglich gemacht, um die interne Kommunikation zu optimieren. Zielgruppenspezifische Information: Informationen können gezielt an bestimmte Anspruchsgruppen gerichtet werden, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die für ihn relevante Information erhält. Schnelle und effiziente Kommunikation: Wichtige Informationen sollen rasch und nahtlos übermittelt werden können, um den Informationsfluss zu verbessern. Förderung des Austauschs und der Unternehmenskultur: Die Plattform fördert die Vernetzung und aktive Beteiligung der Mitarbeiter, um eine positive Unternehmenskultur zu entwickeln und zu pflegen. Wie kann ich ein Company Feed erstellen? Was ist der Unterschied zwischen Company News und Company Feed ? Wir erklären es Ihnen. Nutzung Kommunikationskanal: Company News: Einweg-Kommunikation vom Unternehmen zu den Mitarbeitern Company Feed: Offene Kommunikationsplattform, auf der alle Mitarbeiter aktiv teilnehmen können Zweck: Company News: Gezielte und effiziente Information an die Mitarbeiter Company Feed: Offener Austausch unter Mitarbeitern zur Förderung der Unternehmenskultur Erstellung von Beiträgen: Company News: Nur berechtigte Personen können Artikel einreichen Company Feed: Alle Mitarbeiter können Beiträge erstellen, mit eventuellen Einschränkungen in bestimmten Kanälen Informationspersistenz: Company News: Hoch - wird durch das Unternehmen gesteuert. Company Feed: Tief - ergibt sich durch die Aktivität der Mitarbeiter/Benutzer. Wie werden die Beiträge im Company Feed aufbereitet und welche Informationen werden angezeigt? Beiträge enthalten folgende Angaben: zum Zeitpunkt und Autor des Beitrags den Inhalt und Bilder des Beitrags Unterhalb des Inhalts werden die Kennzeichnungen für den Kanal und das Thema aufgeführt, die angeklickt werden können, um zum entsprechenden Kanal weitergeleitet zu werden. In der Fusszeile des Beitrags kann man sehen, wem der Beitrag gefällt, und selbst den Button auswählen, um ein "Gefällt-Mir" abzugeben. Es gibt auch einen Kommentar-Bereich, der geöffnet werden kann, um Unterhaltungen innerhalb des Beitrags anzuzeigen. Es gibt auch die Möglichkeit, Beiträge zu speichern, um sie später im persönlichen Profil wieder aufzurufen. Wie werden Themen in den Company Feed strukturiert? Die Strukturierung des Company Feeds wird durch Kanäle gemacht. Kanäle dienen dazu, Beiträge nach Themenbereichen und Benutzergruppen zu gliedern und Informationen gezielt und anspruchsgruppengerecht zu teilen. Wie werden Beiträge und Kommentare im Company Feed verwaltet? Jeder Benutzer kann seine eigenen Beiträge und Kommentare bearbeiten und löschen. Die Feed- und Kanal-Administratoren haben zusätzlich die Berechtigung, Beiträge und Kommentare von anderen Personen zu löschen. Gemeldete Beiträge werden von den Administratoren überprüft und freigegeben oder endgültig gelöscht. Gibt es eine App-Lösung? Sie möchten lieber eine App nutzen anstatt das Webportal? Kein Problem für die selben Funktionalitäten im Company Feed und Company News gibt es die App AbaSquare. Möchten Sie die Company Communication noch besser kennenlernen? Wir stehen Ihnen für eine individuelle Demo und ein Beratungsgespräch gerne zur Verfügung. Wenden Sie sich dazu gerne an einen unserer Account Manager oder an Ihr Abacus-Beratungsteam.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1926 hat sich die Zürcher KIBAG Gruppe zu einem bedeutenden Akteur in der Bauwirtschaft entwickelt. Sie zählt zu den führenden Unternehmen im Baustoff- und Baubereich der Schweiz und steht für Know-how, Seriosität, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit. Das stetige Wachstum der Firma und die verstärkte überregionale Zusammenarbeit der Geschäftseinheiten verdeutlichten die Notwendigkeit einer Veränderung in der Software-Landschaft. Die Vielzahl an unterschiedlichen und uneinheitlichen Systemen erforderte den Einsatz eines vollständig integrierten ERP-Systems. Gut strukturiert: Von der Angebotserstellung bis zur Umsetzung des Bauauftrags Die Wahl fiel auf Axept mit der Business Software von Abacus – nicht nur wegen der herausragenden Qualität der integrierten Software, sondern auch aufgrund der Tatsache, dass es sich um einen Schweizer Hersteller handelt. Der Prozess von der Angebotserstellung bis zur Umsetzung des Bauauftrags wurde strukturiert, was zu signifikanten Verkürzungen der Durchlaufzeiten aller Abläufe führte. Doppel- und Mehrfacherfassungen gehören der Vergangenheit an und die Effizienz wurde deutlich gesteigert. Die Gesamtlösung hat zudem die Transparenz der betriebsrelevanten Zahlen erhöht, da alle Informationen in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Dies ermöglicht den Finanz- und Lohnabteilungen einen verbesserten Datenzugriff und effizientere Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse. Zukunftssicher durch stetige Weiterentwicklung In enger Zusammenarbeit mit der Abacus-Partnerin Axept wird die Lösung stetig ausgebaut und verbessert. «Eine bedeutende Neuerung war die Implementierung der Tagesrapport-App, die eine mobile Erfassung von Daten direkt auf der Baustelle ermöglicht», hebt Steve Wüthrich, Projektleiter Digitales Bauen bei KIBAG hervor. Mithilfe der Tagesrapport-App können Steve Wüthrich und sein Team die Daten mobil und direkt auf der Baustelle erfassen. (Foto: KIBAG) Mobil, automatisiert und präzise Die Einführung des mobilen Tagesrapports hat bei verschiedenen Anspruchsgruppen positive Resonanz ausgelöst und begeistert sowohl den Projektleiter als auch Architekten, Kalkulatoren, Bauführer und Poliere. «Durch die zentrale Erfassung der verschiedenen Schnittstellen können wir die Arbeitsstunden des Personals im Buchungsjournal abrufen und mit der ursprünglichen Kalkulation vergleichen», sagt Theresa Peters, stellvertretende Leiterin Informatik bei KIBAG. Neue Möglichkeiten in der Rapportierung Derzeit arbeitet die KIBAG mit Axept daran, die Tagesrapportierung von einer reinen App-Lösung in das webbasierte Portal MyAbacus zu integrieren. Diese webbasierte Lösung eröffnet neue Möglichkeiten in der Rapportierung und ermöglicht beispielsweise die automatisierte Übertragung von Inventarstunden ins System. Dies bietet zahlreiche Vorteile für den Polier und entlastet die gesamte Administration erheblich. Ein weiteres neues Tool, AbaUnit, ermöglicht es den Mitarbeitenden, direkt auf der Baustelle einzustempeln und auszustempeln. Massgeschneidert für spezielle Bedürfnisse Aufgrund der einzigartigen Herausforderungen, denen sich die KIBAG gegenübersieht, war eine massgeschneiderte Anpassung der Bausoftware unumgänglich. Angesichts der Tatsache, dass das Modul AbaBau und die Gesamtlösung AXbau sowohl im Tiefbau als auch im Hochbau eingesetzt wird, wurden bestimmte Funktionen angepasst, um sicherzustellen, dass sie für beide Bereiche gleichermassen relevant sind. Eine zukunftsfähige Softwarelösung Die individuellen Anforderungen gingen mit einer intensiven Zusammenarbeit einher, vor allem zwischen den IT-Verantwortlichen von KIBAG und dem Axept-Team. «Wir haben regelmässige Koordinationsausschüsse, in denen wir gemeinsam mit Axept unsere Bedürfnisse besprechen und offene Fragen klären können. Das ist wirklich ein wichtiger Austausch für uns», betont Theresa Peters. Die KIBAG-Gruppe kann sich gewiss sein, mit der bewährten Softwarelösung bestens gerüstet zu sein, um auch in Zukunft den Herausforderungen der Baubranche erfolgreich zu begegnen und ihre digitale Transformation kontinuierlich voranzutreiben.

Einfache Generierung des Dokuments aus dem Personalstamm Die Erstellung der Bescheinigung für den Mitarbeitenden wird durch Aktivierung des Buttons direkt aus dem Personalstamm gestartet. Abbildung: Maske Personalstamm mit Prozess-Button Durch den digitalisierten Prozess in der Abacus Lohnsoftware reduziert sich der Aufwand vom manuellen Ausfüllen der Bescheinigungen, da die relevanten Daten automatisch zusammengestellt und periodengerecht aufbereitet werden. Dafür werden die Angaben aus Personalstamm, Lohndaten, Einstellungen, abgerechneten Perioden etc. zusammengeführt und automatisiert in die Felder des gewünschten Formulars abgebildet. Die generierte Bescheinigung wird anschliessend am Bildschirm angezeigt und kann durch den Ersteller zusätzlich angepasst werden. Die Bescheinigung wird nach Fertigstellung physisch auf Papier gedruckt und/oder automatisch in das jeweilige elektronische Personaldossier abgelegt. Das freigegebene Mitarbeiterdossier wird in Echtzeit in das Mitarbeiterportal MyAbacus gespiegelt. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter an Autonomie und können die Bescheinigungen jederzeit selber abrufen. Abbildung: Ansicht Dossier Überblick Formulare Bescheinigungen Mit dem Bescheinigungsprozess sind die Formulare «Arbeitgeberbescheinigung», «Arbeitgeberbescheinigung international» und «Zwischenverdienst» von arbeit.swiss zur automatisierten Erstellung eingebunden. Auf Wunsch können andere oder weitere Formulare in den Prozess eingebunden werden (beispielsweise kantonale Bescheinigungen). Beispiel Formular Arbeitgeberbescheinigung: Sollten Sie Interesse an diesem Prozess für Ihr Unternehmen haben, wenden Sie sich gerne an Ihren Abacus Berater oder Beraterin oder vereinbaren Sie mit einem unserer Account Manager einen individuellen Beratungs- oder Demotermin. Das Factsheet zur Übersicht der Abacus Lohnbuchhaltung finden Sie im Downloadbereich. Bei Fragen zur Einführung der Abacus Lohnbuchhaltung stehen Ihnen unsere Account Manager gerne zur Verfügung. Möchten Sie Ihre Lohnbuchhaltung mit weiteren Highlights ausbauen, wenden Sie sich bitte jederzeit an Ihren Abacus Betreuer oder Betreuerin.

Mittels eines Prozess, welcher im ERP eingebettet werden kann, werden die individuell definierten Tabellen abgefüllt. Gerne zeigen wir Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, wie ein solcher Prozess aussehen kann: Use Case: Ausbildungen und Erfahrungen werden von den Mitarbeiter selbstständig im Mitarbeiterportal MyAbacus erfasst. Dies zur Entlastung des HR, welches zuvor alle Kurse im Knowledge Management selber gepflegt hat. Den Mitarbeitern und Vorgesetzten steht eine Übersicht über die besuchten sowie bevorstehenden Kurse zur Verfügung. Über die Laschen «Meine Daten» Register «Ausbildung/Erfahrung» gelangt der Mitarbeiter auf die Übersicht der erfassten Kurse. Beim Drücken des «Hinzufügen-Buttons» wird der Prozess zum Erfassen eines Kurses angestossen. Folgendes Fenster wird nun angezeigt. Der Titel sowie der darunter stehende Text kann individuell angepasst werden. Mit der Dropdown-Auswahlliste kann die Art der Ausbildung/Erfahrung ausgewählt werden. Pro Ausbildungsart erscheinen unterschiedliche Felder, welche abgefüllt werden können. Felder welche mit einem roten Stern «*» gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Der Datensatz kann erst gespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Die angezeigten Felder sind individuell pro Use Case zu definieren. Bei den Ausbildungen wird nun eine neue Zeile mit den vorgängig erfassten Daten angezeigt. Der Datensatz kann mittels den Aktionsbuttons bearbeitet oder gelöscht werden. Es besteht die Möglichkeit kursbezogene Dokumente wie beispielsweise eine Kursbestätigungen, Abschlüsse und so weiter abzulegen. Die hier abgelegten Dateien können in den Personaldossiers abgelegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Für Vorgesetzte besteht die Möglichkeit die von den Mitarbeitern erfassten Kurse einzusehen, zu bearbeiten und eigens Kurse, welche die Mitarbeiter zu absolvieren haben, zu erfassen. Mittels diverser Auswertungen stellt das HR sicher, dass die Mitarbeiter alle Kurse, welche zu absolvieren sind, bereits absolviert haben oder diese zumindest eingeplant sind. Mögliche Use Cases für individuelle Tabellen im Lohn/HR: Ausbildungen / Kurse Lebenslauf / CV Notfallkontakte Jegliche mitarbeiterspezifische Informationen Voraussetzung: MyAbacus Lohnbuchhaltung Option individuelle Benutzertabellen Möchten Sie einen der oben genannten Use Cases in Ihrem Unternehmen umsetzen oder möchten Sie sich beraten lassen, wo Potenzial besteht dass die individuellen Tabellen Ihre Prozesse optimieren können? Dann melden Sie sich gerne bei Ihrem Abacus Berater oder kontaktieren einer unserer Account Manager.

Zeiteinsparung im HR und Vereinfachung der Versicherungsprozesse dank Automation Die Philosophie von grape ist es Versicherung mit Gesundheitsförderung zu kombinieren. Denn bei grape erhält man mit Abschluss ihrer Versicherungslösung, welche sie im Bereich Krankentaggeld, Unfallversicherung, Unfallzusatzversicherung sowie Kurzabsenzversicherung anbieten, mehr als eine einfache Police. Zusätzlich bietet grape zwei weitere Komponenten, welche sie somit von anderen Versicherungsanbieter unterscheidet. Zum einen ist das die grape-Platfform, welche durch digitale Prozesse und Automation das HR unterstützt indem weniger manueller administrativer Aufwand anfällt. Genauer bedeutet das, dass sie sich viel Zeit im Personalwesen durch die Automatisierung von Anträgen mit der grape-Plattform sparen und sie so eine automatisierte Fallabwicklung von Absenzen und Versicherungsfällen erleben können. Der grosse Vorteil dieser Plattform ist auch die Integrierbarkeit in diverse HR-Systeme unteranderem eben auch die Abacus Business Software. Hierzu haben die grape insurance AG und die Axept Business Software AG eine Standardschnittstelle entwickelt, damit die Durchgängigkeit der Daten gewährleistet ist und manuelle Doppelerfassungen wegfallen. Die Axept Lösung AXsuite ist dabei das Schnittstellen-Managementtool beziehungsweise Mittelstück, die die beiden Systeme miteinander verbindet. So werden beispielsweise entsprechende Absenzen aus der Abacus Projetverwaltung oder Zeiterfassung genauso wie erforderliche Mitarbeiterdaten aus der Lohnbuchhaltung oder dem Personalstamm automatisiert in die grape-Plattform übergeben, damit fürs Fallmanagement alle Daten vorhanden sind und nur noch wenige manuelle Ergänzungen anfallen. Eine Visualisierung zu dieser Automation ist im Bild unten erkennbar. Die zweite innovative Komponente ist die Prävention, bei welchem grape mit einer frühen Fallsteuerung sowie ihrem Gesundheitsvorteil-Angebot, welche die Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements durch Rabatte auf attraktive Produkte und Dienstleistungen sowie durch ein breites Angebot an Coaching und Therapien unterstützt. Dazu arbeitet grape mit über 30 Gesundheitspartnern zusammen, um ein vielseitiges Angebot an Gesundheitsleistungen vor und während Absenzen zu garantieren. Im Fokus dieser Angebote steht dabei immer die Mitarbeitergesundheit mit dem Ziel die Absenzen für Ihr Unternehmen zu reduzieren. In folgender Aufzeichnung des gemeinsamen Webinars von Axept und grape finden Sie noch mehr Informationen zur Lösung, der Zusammenarbeit sowie ein umgesetztes Praxisbeispiel. Bei Interesse zur Schnittstellenlösung mit Grape, melden Sie sich gerne bei einem unserer Account Manager.

Möglichkeiten im Abacus zur Unterstützung der Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes Das Programm Q918 Datenschutz, welches ab Version 2023 mit Servicepack vom 15.05.2023 zur Verfügung steht, bietet eine Reihe von applikationsübergreifenden Funktionen, die Sie in der Umsetzung des revidierten Datenschutzgesetzes unterstützen – darunter die Möglichkeit, Datensätze zu suchen, zu finden, zu löschen und zu anonymisieren. Die Suche kann strukturiert (direkt über die Adressnummer) und/oder unstrukturiert erfolgen als Volltextsuche z.B. über String- oder Notizfelder. Für das Erstellen von Suchläufen sind Administrator-Rechte nötig. In folgender Tabelle ist pro Applikation ersichtlich, wo in Ihrem Abacus-System teilweise bereits in früheren Versionen Möglichkeiten zum Löschen und Anonymisieren von Daten zu finden sind. Applikation Dokumentation AbaBau Ist über die Projektverwaltung abgedeckt. AbaImmo Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt Anlagenbuchhaltung Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt Auftragsbearbeitung / PPS O5911 System Reorganisationen – Archivdaten löschen – Löschmöglichkeit von Aufträgen, Bestellungen und weiteren Bewegungsdaten Das Anonymisieren von Daten ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt. CRM A11 – Adresse oder Kontaktperson löschen A5411 – Globalmutationen im Modus «Löschmodus» (Adressen global löschen) Debitorenbuchhaltung Löschprogramm mit Dokumentation in der AbaHelp: D562 «Belege löschen» Kunden Belege Zahlungen Dossier Löschlauf für Dokumente über der Aufbewahrungsdauer (Register Extras im Q911) Electronic Banking Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt E-Business E-Dokumente und Shopper – anonymisieren ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt. J56 E-Dokumente löschen Finanzbuchhaltung AbaHelp – Finanzbuchhaltung / Programm 58 Löschprogramme und Q918 Datenschutz Human Resources / Lohn In den Applikationen Abacus Human Resources / Lohn können folgende Bereiche des Datenschutzgesetzes unterstützt werden: Recht auf Berichtigung Recht auf Löschung Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung Widerspruchsrecht, nur bei einer automatisierten Einzelentscheidung Profiling und Informationspflicht bei einer automatisierten Einzelentscheidung Aufbewahrungspflicht Datenauskunft / Mitarbeiterdaten finden Für die Möglichkeiten und Detailinfos zu den einzelnen Themen hilft Ihr Beraterteam gerne weiter. Projektverwaltung N592 Projekte global löschen Servicemanagement R59 Serviceaufträge global löschen Spesenmanagement Siehe Zeiterfassung: Mitarbeiterdaten global löschen Siehe Projektverwaltung: N592 Projekte global löschen Zeiterfassung Mitarbeiterdaten aus Zeiterfassung löschen L388 Mitarbeiter global löschen – Unter Dossier und Personalbetreuungsdaten die Funktion «Zeiterfassung» selektieren. Um sicherzustellen, dass bestehende Aufbewahrungspflichten eingehalten werden, wird empfohlen mit der Selektion «nur inaktive Mitarbeitenden mit einem Austritt löschen» zu arbeiten. Bei Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen Ihr Abacus Beratungsteam gerne zur Verfügung.

Mit unserem digitalen Eintrittsformular lösen wir klassische Eintrittsformulare mir einer komplett webbasierten Lösung ab. Der grosse Vorteil unserer Lösung ist neben dem papierlosen Prozess auch die direkte Schnittstelle in den Abacus Personalstamm. So müssen nur noch ganz wenige Angaben vom HR selber ergänzt werden. Ihr administrativer Aufwand genauso wie fehlerhafte Datenverarbeitung wird enorm reduziert. Doch wie sieht der Prozess nun aus? Gerne geben wir hierzu den Überblick: Das HR versendet den Link zum Online-Eintrittsformular an den neu eintretenden Mitarbeiter Der zukünftige Arbeitnehmende erfasst seine Daten online im Web (Beispiel per Smartphone, Tablet oder auch Laptop) und reicht diese elektronisch ein Die Daten werden auf einem gesicherten Server in den Schweiz zwischengespeichert Das HR kontrolliert die Daten, macht allfällige Anpassungen und importiert sie in ihr Abacus-Personalstamm Mit diesem Prozess starten Sie schon vor dem Eintritt mit einer positiven Employee Experience, welche sowohl auch bei Ihren HR-Mitarbeitern mit einem modernen Tool eine Steigerung bewirken wird. Weitere Vorteile sind unter anderem: Unterschiedliche Eintrittsformulare sind abbildbar Link mit Ihrer Domain Mehrsprachigkeit Smarte dynamische Felder (Bsp.: Abfrage von Aufenthaltsbewilligung nach Eingabe Nationalität ungleich Schweiz) Einbindung von Upload-Bereichen (Dokumente, Fotos, etc.) Ablage von Dokumenten direkt ins Personaldossier Einbindung von Videos Am besten schauen Sie sich unser kurzes Demo-Video an, um einen ersten Eindruck zu erhalten sowie die vielseitigen Möglichkeiten kennenzulernen. Oder Sie vereinbaren gleich einen kostenlosten Demo- oder Beratungstermin bei einem unserer Account Managern.

Wohnungsabnahme per App von Abacus Die Digitalisierung als Enabler Abacus treibt die Digitalisierung durch die Vollintegration mit Schnittstellen zwischen der Immobilienverwaltung und «mobilen devices» weiter voran. Am Beispiel des Abnahmeprotokolls wird nachfolgend erläutert, welche Vorteile die digitalen optimierten Prozessschritte hervorbringen. Dank iPad papierlos unterwegs Die Objekte einer Immobilie werden im Abacus detailliert erfasst. Jeder Raum ist abbildbar und kann genau beschrieben werden. Selbst Geräte wie ein Backofen können erfasst und mittels Zustandbewertung vermerkt werden. Die Materialbeschaffung der Wände, Boden und Türen sind inklusive Abnutzung genau definiert. Bei einer Wohnungsabnahme werden genau diese erfassten Daten verwendet, das Abnahmeprotokoll wird generiert. Genau hier generiert sich der Mehrwert, durch wenige Klicks verwaltet die Bewirtschafter einen neuen Mietvertrag und erstellt ein neues Abnahmeprotokoll. Dieses knüpft an dem letzten Abnahmeprotokoll an, übernimmt die aktuellen Zustände einzelner Geräte und Materialien. Per Synchronisation kann auf dem iPad das Protokoll geladen und aufgerufen werden. Mittels Grundrissplan wird das Objekt step by step geprüft: Abbildung 1: Grundriss einer Wohnung auf dem iPad Für jeden Raum innerhalb des Objektes erscheint eine vorher selbst definierte Checkliste, der Bewirtschafter hat die Möglichkeit Bemerkungen, den Zustand sowie Beschädigungen zu erfassen. Die Applikation erlaubt direkte Fotoaufnahmen und Speicherung auf jedem Checkpunkt. Abbildung 2: Checkliste eines Raumes Ist der Rundgang durch das Mietobjekt fertig, unterschreiben die Parteien digital und das ausgefüllte Protokoll wird direkt im Abacus archiviert. Die Applikation versendet das Abnahmeprotokoll als PDF im Anschluss an die Mieterpartei, selbst weitere Erinnerungen oder Aufgaben für die Bewirtschaftung können im Anschluss automatisiert ausgelöst werden. Zusammengefasst, welche Vorteile hat die Digitalisierung der Abnahmeprotokolle im Abacus? Effizienzsteigerung: Abnahmeprotokolle können schnell und einfach erstellt, überprüft und freigegeben werden. Es gibt keine Notwendigkeit mehr für manuelle Schreibarbeit und das zeitaufwändige Vorbereiten und Verschicken von Papierdokumenten. Zeitersparnis: Da Abnahmeprotokolle digital erstellt werden können, können sie sofort an alle beteiligten Parteien, einschließlich Eigentümer, Mieter und Vermieter, weitergeleitet werden. Dies spart Zeit und beschleunigt den Abnahmeprozess. Verbesserte Genauigkeit: Die Digitalisierung ermöglicht die Verwendung von Vorlagen und vorgefertigten Checklisten, die dazu beitragen, dass alle notwendigen Informationen in das Abnahmeprotokoll aufgenommen werden. Fotos von Schäden oder Bemerkungen über den Zustand können direkt in der iPad Applikation erfasst werden. Einfache Archivierung: Digitale Abnahmeprotokolle können einfach archiviert werden, das Dokument wird auf dem Objekt im Abacus System direkt gespeichert. Direkt im Anschluss einer Abgabe werden die Objektdaten für den neuen Mieter in das Übernahmeprotokoll übernommen. Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung können Papier- und Druckkosten eingespart werden. Der Übergabeprozess wird noch vor Ort durch eine digitale Unterschrift abgeschlossen. Prozesserweiterungen: Die Bewirtschafter können direkt über die iPad App eine Erinnerung erfassen, Checklisten erstellen oder automatisierte Arbeitsschritte auslösen. Abbildung 3: Detaillierter Prozess von der Erstellung bis Abschluss mithilfe des digitalen Abnahmeprotokolls Weiter Einblicke erhalten Sie unserem Video: Wohnungsabnahme übers Web mit Tayo Checks Tayo wurde 2017 an der Lausanner ETH (EPFL) gegründet mit dem Ziel, die Interaktionen rund um die Immobilienverwaltung deutlich zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Über die Tayo Plattform lassen sich Mieter, STWEG, Hauswarte, Immobilienbewirtschafter und Dienstleister miteinander verbinden. Dies ermöglicht Immobilienverwaltungen und institutionellen Eigentümern viel Zeit, Papier und Geld zu sparen. 2021 ist Abacus mit Tayo eine strategische Partnerschaft eingegangen mit der Vision, über eine neu geschaffene REST API Schnittstelle das perfekte Zusammenspiel zwischen den beiden Programmen zu gewährleisten. Nebst dem Ticketing bietet Tayo unter anderem auch ein Modul für das digitale Abnahmeprotokoll an, welches wir Ihnen hier gerne vorstellen möchten. Tayo Checks – ein digitales Abnahmeprotokoll, dass mit Ihren AbaImmo Daten verbunden ist Über die gemeinsam durch Tayo und Abacus unterhaltene REST API Schnittstelle haben Sie jederzeit Ihre Daten aus dem AbaImmo zur Verfügung. Objektdaten, Mieterdaten und Ihre zuständigen Verwaltungsbereiche müssen Sie somit nur einmal im AbaImmo erfassen, und haben trotzdem jederzeit Ihre aktuellen Daten im Tayo. Einfache Vorbereitung im Büro oder zu Hause Durch die Mehrkanal-Architektur von Tayo können Sie jederzeit von jedem Computer, Tablet oder Smartphone auf Ihre Protokolle zugreifen. Dies erlaubt es Ihnen, das Protokoll bequem auf Ihrem Computer vorzubereiten, so dass Sie bei der Abnahme mit dem Tablet nur noch die Ergänzungen machen müssen, die Sie vor Ort feststellen. Effiziente Wohnungsabnahme Das Tayo Abnahmeprotokoll ist sehr effizient und übersichtlich aufgebaut und bietet trotzdem alle notwendigen Funktionen. In wenigen Sekunden haben Sie ein Abnahmeprotokoll generiert und können sich dann ganz einfach von Raum zu Raum klicken, um dort den Zustand der Elemente anzugeben und Ihre Bemerkungen und Fotos hinzuzufügen. Für jedes Element haben Sie ausserdem die Möglichkeit, eine “Beanstandung” anzugeben, bei der Sie definieren können, ob und wie die mietende Partei sich an aufkommenden Kosten beteiligen muss. PDF generieren, unterzeichnen und versenden Haben Sie einmal alle Angaben zum Protokoll erfasst, können Sie mit einem Mausklick das PDF generieren, es direkt auf dem Tablet unterzeichnen und gleich im Anschluss per E-Mail an die Beteiligten versenden. Falls Sie zusätzlich auch das Tayo Ticketing verwenden, haben Sie zudem die Möglichkeit, direkt aus dem Tayo Abnahmeprotokoll ein Ticket zu erstellen und einen Handwerker aufzubieten, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung führt. Mehr zu Tayo können Sie sich auch in unserem Webinar anschauen: Möchten Sie das Abnahmeprotokoll von Abacus oder die Lösung von Tayo noch besser kennenlernen? Kontaktieren Sie dazu gerne einen unserer Account Manager für eine unverbindliche Demo.