Zeiteinsparung im HR und Vereinfachung der Versicherungsprozesse dank Automation Die Philosophie von grape ist es Versicherung mit Gesundheitsförderung zu kombinieren. Denn bei grape erhält man mit Abschluss ihrer Versicherungslösung, welche sie im Bereich Krankentaggeld, Unfallversicherung, Unfallzusatzversicherung sowie Kurzabsenzversicherung anbieten, mehr als eine einfache Police. Zusätzlich bietet grape zwei weitere Komponenten, welche sie somit von anderen Versicherungsanbieter unterscheidet. Zum einen ist das die grape-Platfform, welche durch digitale Prozesse und Automation das HR unterstützt indem weniger manueller administrativer Aufwand anfällt. Genauer bedeutet das, dass sie sich viel Zeit im Personalwesen durch die Automatisierung von Anträgen mit der grape-Plattform sparen und sie so eine automatisierte Fallabwicklung von Absenzen und Versicherungsfällen erleben können. Der grosse Vorteil dieser Plattform ist auch die Integrierbarkeit in diverse HR-Systeme unteranderem eben auch die Abacus Business Software. Hierzu haben die grape insurance AG und die Axept Business Software AG eine Standardschnittstelle entwickelt, damit die Durchgängigkeit der Daten gewährleistet ist und manuelle Doppelerfassungen wegfallen. Die Axept Lösung AXsuite ist dabei das Schnittstellen-Managementtool beziehungsweise Mittelstück, die die beiden Systeme miteinander verbindet. So werden beispielsweise entsprechende Absenzen aus der Abacus Projetverwaltung oder Zeiterfassung genauso wie erforderliche Mitarbeiterdaten aus der Lohnbuchhaltung oder dem Personalstamm automatisiert in die grape-Plattform übergeben, damit fürs Fallmanagement alle Daten vorhanden sind und nur noch wenige manuelle Ergänzungen anfallen. Eine Visualisierung zu dieser Automation ist im Bild unten erkennbar. Die zweite innovative Komponente ist die Prävention, bei welchem grape mit einer frühen Fallsteuerung sowie ihrem Gesundheitsvorteil-Angebot, welche die Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements durch Rabatte auf attraktive Produkte und Dienstleistungen sowie durch ein breites Angebot an Coaching und Therapien unterstützt. Dazu arbeitet grape mit über 30 Gesundheitspartnern zusammen, um ein vielseitiges Angebot an Gesundheitsleistungen vor und während Absenzen zu garantieren. Im Fokus dieser Angebote steht dabei immer die Mitarbeitergesundheit mit dem Ziel die Absenzen für Ihr Unternehmen zu reduzieren. In folgender Aufzeichnung des gemeinsamen Webinars von Axept und grape finden Sie noch mehr Informationen zur Lösung, der Zusammenarbeit sowie ein umgesetztes Praxisbeispiel. Bei Interesse zur Schnittstellenlösung mit Grape, melden Sie sich gerne bei einem unserer Account Manager.

Möglichkeiten im Abacus zur Unterstützung der Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes Das Programm Q918 Datenschutz, welches ab Version 2023 mit Servicepack vom 15.05.2023 zur Verfügung steht, bietet eine Reihe von applikationsübergreifenden Funktionen, die Sie in der Umsetzung des revidierten Datenschutzgesetzes unterstützen – darunter die Möglichkeit, Datensätze zu suchen, zu finden, zu löschen und zu anonymisieren. Die Suche kann strukturiert (direkt über die Adressnummer) und/oder unstrukturiert erfolgen als Volltextsuche z.B. über String- oder Notizfelder. Für das Erstellen von Suchläufen sind Administrator-Rechte nötig. In folgender Tabelle ist pro Applikation ersichtlich, wo in Ihrem Abacus-System teilweise bereits in früheren Versionen Möglichkeiten zum Löschen und Anonymisieren von Daten zu finden sind. Applikation Dokumentation AbaBau Ist über die Projektverwaltung abgedeckt. AbaImmo Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt Anlagenbuchhaltung Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt Auftragsbearbeitung / PPS O5911 System Reorganisationen – Archivdaten löschen – Löschmöglichkeit von Aufträgen, Bestellungen und weiteren Bewegungsdaten Das Anonymisieren von Daten ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt. CRM A11 – Adresse oder Kontaktperson löschen A5411 – Globalmutationen im Modus «Löschmodus» (Adressen global löschen) Debitorenbuchhaltung Löschprogramm mit Dokumentation in der AbaHelp: D562 «Belege löschen» Kunden Belege Zahlungen Dossier Löschlauf für Dokumente über der Aufbewahrungsdauer (Register Extras im Q911) Electronic Banking Ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt E-Business E-Dokumente und Shopper – anonymisieren ist über das zentrale Programm Q918 Datenschutz abgedeckt. J56 E-Dokumente löschen Finanzbuchhaltung AbaHelp – Finanzbuchhaltung / Programm 58 Löschprogramme und Q918 Datenschutz Human Resources / Lohn In den Applikationen Abacus Human Resources / Lohn können folgende Bereiche des Datenschutzgesetzes unterstützt werden: Recht auf Berichtigung Recht auf Löschung Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung Widerspruchsrecht, nur bei einer automatisierten Einzelentscheidung Profiling und Informationspflicht bei einer automatisierten Einzelentscheidung Aufbewahrungspflicht Datenauskunft / Mitarbeiterdaten finden Für die Möglichkeiten und Detailinfos zu den einzelnen Themen hilft Ihr Beraterteam gerne weiter. Projektverwaltung N592 Projekte global löschen Servicemanagement R59 Serviceaufträge global löschen Spesenmanagement Siehe Zeiterfassung: Mitarbeiterdaten global löschen Siehe Projektverwaltung: N592 Projekte global löschen Zeiterfassung Mitarbeiterdaten aus Zeiterfassung löschen L388 Mitarbeiter global löschen – Unter Dossier und Personalbetreuungsdaten die Funktion «Zeiterfassung» selektieren. Um sicherzustellen, dass bestehende Aufbewahrungspflichten eingehalten werden, wird empfohlen mit der Selektion «nur inaktive Mitarbeitenden mit einem Austritt löschen» zu arbeiten. Bei Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen Ihr Abacus Beratungsteam gerne zur Verfügung.

Mit unserem digitalen Eintrittsformular lösen wir klassische Eintrittsformulare mir einer komplett webbasierten Lösung ab. Der grosse Vorteil unserer Lösung ist neben dem papierlosen Prozess auch die direkte Schnittstelle in den Abacus Personalstamm. So müssen nur noch ganz wenige Angaben vom HR selber ergänzt werden. Ihr administrativer Aufwand genauso wie fehlerhafte Datenverarbeitung wird enorm reduziert. Doch wie sieht der Prozess nun aus? Gerne geben wir hierzu den Überblick: Das HR versendet den Link zum Online-Eintrittsformular an den neu eintretenden Mitarbeiter Der zukünftige Arbeitnehmende erfasst seine Daten online im Web (Beispiel per Smartphone, Tablet oder auch Laptop) und reicht diese elektronisch ein Die Daten werden auf einem gesicherten Server in den Schweiz zwischengespeichert Das HR kontrolliert die Daten, macht allfällige Anpassungen und importiert sie in ihr Abacus-Personalstamm Mit diesem Prozess starten Sie schon vor dem Eintritt mit einer positiven Employee Experience, welche sowohl auch bei Ihren HR-Mitarbeitern mit einem modernen Tool eine Steigerung bewirken wird. Weitere Vorteile sind unter anderem: Unterschiedliche Eintrittsformulare sind abbildbar Link mit Ihrer Domain Mehrsprachigkeit Smarte dynamische Felder (Bsp.: Abfrage von Aufenthaltsbewilligung nach Eingabe Nationalität ungleich Schweiz) Einbindung von Upload-Bereichen (Dokumente, Fotos, etc.) Ablage von Dokumenten direkt ins Personaldossier Einbindung von Videos Am besten schauen Sie sich unser kurzes Demo-Video an, um einen ersten Eindruck zu erhalten sowie die vielseitigen Möglichkeiten kennenzulernen. Oder Sie vereinbaren gleich einen kostenlosten Demo- oder Beratungstermin bei einem unserer Account Managern.

Wohnungsabnahme per App von Abacus Die Digitalisierung als Enabler Abacus treibt die Digitalisierung durch die Vollintegration mit Schnittstellen zwischen der Immobilienverwaltung und «mobilen devices» weiter voran. Am Beispiel des Abnahmeprotokolls wird nachfolgend erläutert, welche Vorteile die digitalen optimierten Prozessschritte hervorbringen. Dank iPad papierlos unterwegs Die Objekte einer Immobilie werden im Abacus detailliert erfasst. Jeder Raum ist abbildbar und kann genau beschrieben werden. Selbst Geräte wie ein Backofen können erfasst und mittels Zustandbewertung vermerkt werden. Die Materialbeschaffung der Wände, Boden und Türen sind inklusive Abnutzung genau definiert. Bei einer Wohnungsabnahme werden genau diese erfassten Daten verwendet, das Abnahmeprotokoll wird generiert. Genau hier generiert sich der Mehrwert, durch wenige Klicks verwaltet die Bewirtschafter einen neuen Mietvertrag und erstellt ein neues Abnahmeprotokoll. Dieses knüpft an dem letzten Abnahmeprotokoll an, übernimmt die aktuellen Zustände einzelner Geräte und Materialien. Per Synchronisation kann auf dem iPad das Protokoll geladen und aufgerufen werden. Mittels Grundrissplan wird das Objekt step by step geprüft: Abbildung 1: Grundriss einer Wohnung auf dem iPad Für jeden Raum innerhalb des Objektes erscheint eine vorher selbst definierte Checkliste, der Bewirtschafter hat die Möglichkeit Bemerkungen, den Zustand sowie Beschädigungen zu erfassen. Die Applikation erlaubt direkte Fotoaufnahmen und Speicherung auf jedem Checkpunkt. Abbildung 2: Checkliste eines Raumes Ist der Rundgang durch das Mietobjekt fertig, unterschreiben die Parteien digital und das ausgefüllte Protokoll wird direkt im Abacus archiviert. Die Applikation versendet das Abnahmeprotokoll als PDF im Anschluss an die Mieterpartei, selbst weitere Erinnerungen oder Aufgaben für die Bewirtschaftung können im Anschluss automatisiert ausgelöst werden. Zusammengefasst, welche Vorteile hat die Digitalisierung der Abnahmeprotokolle im Abacus? Effizienzsteigerung: Abnahmeprotokolle können schnell und einfach erstellt, überprüft und freigegeben werden. Es gibt keine Notwendigkeit mehr für manuelle Schreibarbeit und das zeitaufwändige Vorbereiten und Verschicken von Papierdokumenten. Zeitersparnis: Da Abnahmeprotokolle digital erstellt werden können, können sie sofort an alle beteiligten Parteien, einschließlich Eigentümer, Mieter und Vermieter, weitergeleitet werden. Dies spart Zeit und beschleunigt den Abnahmeprozess. Verbesserte Genauigkeit: Die Digitalisierung ermöglicht die Verwendung von Vorlagen und vorgefertigten Checklisten, die dazu beitragen, dass alle notwendigen Informationen in das Abnahmeprotokoll aufgenommen werden. Fotos von Schäden oder Bemerkungen über den Zustand können direkt in der iPad Applikation erfasst werden. Einfache Archivierung: Digitale Abnahmeprotokolle können einfach archiviert werden, das Dokument wird auf dem Objekt im Abacus System direkt gespeichert. Direkt im Anschluss einer Abgabe werden die Objektdaten für den neuen Mieter in das Übernahmeprotokoll übernommen. Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung können Papier- und Druckkosten eingespart werden. Der Übergabeprozess wird noch vor Ort durch eine digitale Unterschrift abgeschlossen. Prozesserweiterungen: Die Bewirtschafter können direkt über die iPad App eine Erinnerung erfassen, Checklisten erstellen oder automatisierte Arbeitsschritte auslösen. Abbildung 3: Detaillierter Prozess von der Erstellung bis Abschluss mithilfe des digitalen Abnahmeprotokolls Weiter Einblicke erhalten Sie unserem Video: Wohnungsabnahme übers Web mit Tayo Checks Tayo wurde 2017 an der Lausanner ETH (EPFL) gegründet mit dem Ziel, die Interaktionen rund um die Immobilienverwaltung deutlich zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Über die Tayo Plattform lassen sich Mieter, STWEG, Hauswarte, Immobilienbewirtschafter und Dienstleister miteinander verbinden. Dies ermöglicht Immobilienverwaltungen und institutionellen Eigentümern viel Zeit, Papier und Geld zu sparen. 2021 ist Abacus mit Tayo eine strategische Partnerschaft eingegangen mit der Vision, über eine neu geschaffene REST API Schnittstelle das perfekte Zusammenspiel zwischen den beiden Programmen zu gewährleisten. Nebst dem Ticketing bietet Tayo unter anderem auch ein Modul für das digitale Abnahmeprotokoll an, welches wir Ihnen hier gerne vorstellen möchten. Tayo Checks – ein digitales Abnahmeprotokoll, dass mit Ihren AbaImmo Daten verbunden ist Über die gemeinsam durch Tayo und Abacus unterhaltene REST API Schnittstelle haben Sie jederzeit Ihre Daten aus dem AbaImmo zur Verfügung. Objektdaten, Mieterdaten und Ihre zuständigen Verwaltungsbereiche müssen Sie somit nur einmal im AbaImmo erfassen, und haben trotzdem jederzeit Ihre aktuellen Daten im Tayo. Einfache Vorbereitung im Büro oder zu Hause Durch die Mehrkanal-Architektur von Tayo können Sie jederzeit von jedem Computer, Tablet oder Smartphone auf Ihre Protokolle zugreifen. Dies erlaubt es Ihnen, das Protokoll bequem auf Ihrem Computer vorzubereiten, so dass Sie bei der Abnahme mit dem Tablet nur noch die Ergänzungen machen müssen, die Sie vor Ort feststellen. Effiziente Wohnungsabnahme Das Tayo Abnahmeprotokoll ist sehr effizient und übersichtlich aufgebaut und bietet trotzdem alle notwendigen Funktionen. In wenigen Sekunden haben Sie ein Abnahmeprotokoll generiert und können sich dann ganz einfach von Raum zu Raum klicken, um dort den Zustand der Elemente anzugeben und Ihre Bemerkungen und Fotos hinzuzufügen. Für jedes Element haben Sie ausserdem die Möglichkeit, eine “Beanstandung” anzugeben, bei der Sie definieren können, ob und wie die mietende Partei sich an aufkommenden Kosten beteiligen muss. PDF generieren, unterzeichnen und versenden Haben Sie einmal alle Angaben zum Protokoll erfasst, können Sie mit einem Mausklick das PDF generieren, es direkt auf dem Tablet unterzeichnen und gleich im Anschluss per E-Mail an die Beteiligten versenden. Falls Sie zusätzlich auch das Tayo Ticketing verwenden, haben Sie zudem die Möglichkeit, direkt aus dem Tayo Abnahmeprotokoll ein Ticket zu erstellen und einen Handwerker aufzubieten, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung führt. Mehr zu Tayo können Sie sich auch in unserem Webinar anschauen: Möchten Sie das Abnahmeprotokoll von Abacus oder die Lösung von Tayo noch besser kennenlernen? Kontaktieren Sie dazu gerne einen unserer Account Manager für eine unverbindliche Demo.

Ein Subunternehmer ist ein Unternehmer dem Teile einer Offerte zur Offerierung versendet werden. Die Preise der Subunternehmer fliessen anschliessend in die Offerte und können gemeinsam offeriert werden. Das wichtigste beim Subunternehmerprozess sind die sogenannten "Subu-Codes". Ein "Subu-Code" kann im Leistungsverzeichnis (LV) den verschiedenen Positionen zugeordnet werden und können so eine bessere Übersicht gewährleisten. In den meisten Fällen werden "Subu-Codes" für verschiedene Tätigkeiten und Firmen erstellt. Ein weiterer Vorteil von solchen Codes ist der Export, beziehungsweise der Import des LV’s. Sprich, wenn man eine Offerte beispielsweise einem Maurer schickt, kann man im Abacus Programm B552 nur die Positionen selektieren, die dem Maurer zugewiesen sind. So erhält der Maurer nicht die ganze Offerte, sondern nur die Positionen, die ihn auch betreffen. Die "Subu-Codes" können im Leistungsverzeichnis auf Leistungspositionen zugewiesen werden. Für die Zuweisung gibt es folgenden Varianten: Die Codes können via Auswahlliste manuell zugewiesen werden. In freien Leistungsverzeichnissen ist zudem eine automatische Zuweisung möglich. Via Extras --> "Subu-Code" zuweisen, kann ein Code auf ein ganzes Kapitel, einen ganzen Abschnitt oder eine andere Gliederungsart zugewiesen werden. Dazu muss der Code zuerst auf dem Kapitel/Gliederung manuell hinterlegt werden: Hinterlegung auf Kapitel Die "Subu-Codes" wurden auf allen Positionen in diesem Kapitel zugewiesen. Im Programm B121 kann man in der Menüleiste via Datei / Schnittstellen / Leistungsverzeichnis exportieren. Dabei besteht die Möglichkeit, die Gliederung unter Gliederungen zu aktivieren und so den Export der Offerte einzuschränken. Es ist zudem möglich eine Offerte / PDF-Datei pro Subu-Code zu erstellen. Somit wird pro Subunternehmer ein Deckblatt und das LV gemäss Gliederung gedruckt. Für einzelne PDFs muss der Druck auf einen PDF-Drucker (beispielswiese Microsoft Print to PDF) erfolgen. Wenn gewünscht können die Dateien beim Druck automatisch in ein Dossier abgelegt werden: Wenn die Offerte vom Subunternehmer zurückkommt, kann man diese importieren. Beim Import kann das Flag "Angebot Subunternehmer" aktiviert werden. Zudem kann gewählt werden, ob eine Analysezeile «Fremdleistung» die Position mit der gewünschten Bezeichnung erstellt wird. In unserem Fall ist das «Maurer». Wenn alles geklappt hat, sieht man anschliessend im LV, dass eine Analyse zugewiesen wurde und kann diese nun anzeigen. Sollten Sie Fragen haben oder möchten noch mehr über den Subunternehmerprozess wissen, dann sind Ihre Abacus Berater und Beraterinnen sowie unsere Account Manager gerne für Sie da.