Business Intelligence & Data Engineering

Die Gossweiler Ingenieure AG blickt auf eine lange und erfolgreiche Geschichte zurück. Seit der Gründung im Jahr 1910 am heutigen Hauptsitz in Dübendorf hat sich das Unternehmen zu einem führenden Ingenieurunternehmen im Kanton Zürich entwickelt. Mit rund 180 Mitarbeitenden an sechs Standorten bietet Gossweiler ein breites Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Raum und Verkehr, Recht und Bau, Tiefbau, Vermessung, Wasser, Geoinformatik sowie in Stadt- und Gemeindeingenieur-Mandaten an. Doch auch ein traditionsreiches Unternehmen muss mit der Zeit gehen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Gossweiler hat in den letzten Jahren stark in die Digitalisierung investiert. Ein wichtiger Baustein dabei: die Einführung von AXview, der modernen Business Intelligence-Lösung von Axept Business Software AG. Von Sage über Abacus zu AXview Die Digitalisierungsreise bei Gossweiler begann bereits vor einigen Jahren. «Als der Support für Sage eingestellt wurde, mussten wir uns nach einer neuen Lösung umsehen», erinnert sich Michèle Dettwiler, Mitglied der Geschäftsleitung und bei Gossweiler für interne Applikationen verantwortlich. Die Wahl fiel auf die ERP-Software Abacus, welche Gossweiler Anfang 2020 einführte. Doch die Gossweiler AG wollte noch einen Schritt weiter gehen. «Ich wollte schon lange ein Tool einführen, das die Daten, die aus verschiedenen Systemen vorhanden sind, zusammenführt und uns ein echtes Führungsinstrument an die Hand gibt», erklärt Michèle Dettwiler. Über Abacus wurde man auf die Business Intelligence Lösung AXview aufmerksam. Nach einer kurzen und intensiven Evaluationsphase fiel die Entscheidung für AXview und einige Monate später ging das System live. Vier Streams für mehr Transparenz Gossweiler hat AXview mit vier sogenannten "Streams" implementiert: Ein Finanzdashboard für die Darstellung der Abschlusszahlen aus der Abacus-FIBU Eine Balanced-Scorecard zur Beurteilung wichtiger Kennzahlen Ein Debitoren-Stream zum Monitoring der offenen Posten Ein HR-Stream mit Personal- und Lohndaten, Leistungen, Absenzen und Stellenplan «Die Grundidee ist es, eine gemeinsam nutzbare Datengrundlage zu schaffen, um über alle Geschäftsbereiche hinweg jederzeit auskunftsbereit zu sein», erläutert Dettwiler das Konzept. Rund 30 Personen – von der Geschäftsleitung über Abteilungs- und Teamleitenden bis hin zu Mitarbeitenden aus Finanz und HR – haben Zugriff auf das AXview. Agile Einführung in nur fünf Monaten Die Einführung von AXview erfolgte in nur fünf Monaten – und das mit einer für Gossweiler neuen, agilen Projektmethodik. «Das lief in einer anderen Art, als wir es sonst gehandhabt haben», berichtet Dettwiler. «agiler, mit sogenannten Projektsprints und vor allem auch mit effizienten Vor-Ort-Terminen.» An diesen Terminen wurde morgens zunächst das gemeinsame Verständnis abgeglichen, dann setzte der Projektleiter von Axept die Anforderungen direkt live um. Am Nachmittag wurde das Ergebnis gemeinsam begutachtet. «So sind wir effizient vorwärtsgekommen und haben schnell Resultate gesehen», lobt Dettwiler die Vorgehensweise. «Das war deutlich zielführender als ein klassisches Pflichtenheft.» Mehrwerte auf allen Ebenen Wichtiges Steuerungsinstrument für die Leader: «Führungspersonen erhalten Instrumente, um ihre Abteilungen effektiv zu führen – mit korrekten Daten, die schnell verfügbar sind», betont Dettwiler. «Sie können auch Kontenblätter einsehen, ohne dass sie Zugriff auf das Kernsystem Abacus benötigen.» Einfache Datenvalidierung: «Was wir erst nachher gemerkt haben: AXview ist sehr praktisch für die Datenvalidierung», berichtet Dettwiler. «Im HR zum Beispiel, wenn wir Mitarbeitende den Abteilungen zuteilen – im Abacus sieht man das nicht auf einen Blick, aber in AXview sieht man sofort, wenn Stammdaten fehlen oder jemand falsch zugewiesen ist.» Jahresberichte rasch erstellen: «Ein unerwarteter Mehrwert ist die einfache Datenselektion für die Erstellung unseres Jahresberichts», freut sich Dettwiler. «Das war früher sehr aufwendig, um beispielsweise Umsatzzahlen pro Kunde auszuwerten. Jetzt habe ich in einem halben Tag alle Daten und Grafiken, die ich für einen Jahresbericht benötige.» Hohe Qualität und Geschwindigkeit: Durch den Wegfall manueller Übertragungen sinkt die Fehlerquote. Gleichzeitig steigt die Geschwindigkeit der Auswertungen enorm. «Für die Dokumentation und Berichterstattung ist AXview ein grosser Gewinn», so Dettwiler. Attraktives Lizenzmodell als Bonus Als weiteren Pluspunkt hebt Dettwiler das Lizenzmodell von AXview hervor: «Dass man nicht pro User Lizenzen aufwenden muss, sondern das nach Minuten abgerechnet wird, die man AXview nutzt, finde ich sehr attraktiv.» Gossweiler hat einen gewissen Stock an Minuten gebucht, der dann flexibel von allen Nutzern "abgebucht" werden kann. Kundenstimme "Mit AXview haben unsere Führungspersonen ein effizientes Instrument mit aktuellen, zuverlässigen Daten, um ihre Fachbereiche optimal zu steuern, und das ohne Zugriff auf die Kernsysteme. Auch unser jährlicher Reportingprozess liess sich damit stark vereinfachen - der Geschäftsbericht ist mit ein paar Klicks erstellt statt wie früher mit viel digitaler Handarbeit. Wir schätzen die agile, unkomplizierte Zusammenarbeit mit Axept und wollen AXview künftig noch breiter einsetzen." Michèle Dettwiler, Mitglied der Geschäftsleitung, Gossweiler Ingenieure AG Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: David Jansen Business Intelligence Experte und Mitglied der Geschäftsleitung david.jansen@axept.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Veränderungen rufen immer ein Gefühl von Unsicherheit hervor und bedürfen einer gewissen Risikobereitschaft. Die Einführung einer neuen Software ist schliesslich kostenintensiv, benötigt personelle Ressourcen und ist deshalb mit viel Erklärungsbedarf gegenüber der Geschäftsleitung verbunden. Deshalb setzt man lieber weiterhin auf das gute, alte Tabellenkalkulationsprogramm namens Excel. Aus den banalsten Gründen: Die User schätzen die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Und so ist die Software gemäss einer BARC Studie in Deutschland - aber nach eigenen Erfahrungen nach wie vor auch in der Schweiz - der klare Office-Marktführer. Darüber hinaus kann mit Excel auch eine Vielzahl von Datenformaten gelesen, gefiltert, sortiert, manipuliert, sowie anschliessend in Grafiken visualisiert werden. Ansprüche von KMUs werden damit sehr schnell abgedeckt. Excel oder BI? Das sind die Unterschiede. Obwohl Excel viele Vorteile bietet, werden bei einer Gegenüberstellung mit professionellen BI Lösungen die Grenzen schnell klar: Abbildung 1 Vergleich Excel vs. BI; Basierend auf den aktuellen Funktionalitäten von Excel, sowie den gängisten BI-Tools gemäss Magic Quadrant for Analytics and BI Platforms (MS PowerBI, Qlik und Tableau). Quelle: David Jansen Excel ist sehr flexibel und Anpassungen können in wenigen Klicks umgesetzt werden. Jedoch gibt es weder zeilenbasierte Einschränkungsmöglichkeiten für eine stufengerechte Publikation, noch Automatisierungsmöglichkeiten für die Datenaktualisierung von mehreren Quellsystemen. Diese Anpassungen müssen jeweils manuell vorgenommen werden, was wiederum zeitintensiv und fehleranfällig ist. Genau hier kommen die Stärken von Business Intelligence-Lösungen zur Geltung. Diese Tools, beispielsweise Qlik, bieten die Möglichkeit ganze Pipelines zu erstellen und in den gewünschten Intervallen automatisiert auszuführen. Die aktuellsten Geschäftsdaten stehen zeitnah und vor allem in aufbereiteter Form für die Analyse zur Verfügung. Manuelle Eingriffe werden eliminiert und die wertvolle Zeit der Mitarbeiter kann für die Interpretation der Kennzahlen eingesetzt werden. Vergleichbar mit Excel können nun ebenfalls Grafiken, Tabellen und Reports nach individuellen Wünschen erstellt werden. Haben auch Sie mit Excel die Grenzen erreicht und möchten auch Sie mehr aus Ihren Unternehmensdaten herausholen? Unsere Experten der AXEPT Business Unit Data & Analytics begleiten Sie gerne auf dieser Reise. Wir unterstützen Sie von der Planung und Entwicklung einer massgeschneiderten Roadmap bis hin zur erfolgreichen Implementierung und Integration in Ihr Unternehmen. Haben Sie noch Fragen zum Thema Business Intelligence? Ich beantworte sie gerne: David Jansen Business Intelligence Experte Tel.: 058 871 95 17 Mail : david.jansen@axept.ch Business Intelligence live erleben? Für eine unverbindliche Demonstration wenden Sie sich gerne an: Roger Zwicker Account Manager Tel.: 058 871 95 07 Mail : roger.zwicker@axept.ch Praxisbeispiele Erfahren Sie, wie die Luxus-Hotelkette The Living Circle von BI profitiert. Zum Video Auch bei der Sozialinstitution Brüggli setzt man auf glasklare Transparenz. Zum Artikel

Um Geschäftsprozesse gesamtheitlich abzubilden und zu optimieren, bedarf es jeder Menge unterschiedlicher Daten aus den verschiedensten Abteilungen. Am besten in Echtzeit und optisch ansprechend aufbereitet. In den meisten Fällen kommt Excel zum Einsatz, um Datenmaterial aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln und zu verwalten. Die Grenzen der Microsoft-Software werden allerdings schnell klar. Vor allem wenn man professionelle Business-Intelligence-Lösungen im Vergleich betrachtet. Sogenannte BI-Tools stellen alle gewünschten Daten in Echtzeit, optisch aufbereitet zur Verfügung. Damit können Verantwortliche leichter und schneller entscheiden. Business Intelligence zeigt alle Unternehmensdaten aus verschiedensten internen Bereichen auf und macht damit die Stärken und Schwächen sichtbar. Gründliche Planung ist ein Muss Sie liebäugeln mit der Einführung eines Business Intelligence Tools? Dann starten Sie am besten mit einer gründlichen Planung. In diesem Artikel teile ich meine langjährige Erfahrung als BI-Berater mit Ihnen. Meine persönlichen Erkenntnisse sollen Ihnen dabei helfen, die Einführung erfolgreich zu gestalten. Vom Festlegen wichtiger Kennzahlen bis zur Auswahl des optimalen Integrationspartners zeige ich Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von einer effektiven BI-Lösung profitiert. 1. Definition der wichtigsten Kennzahlen Ein professionelles Reporting muss hohe Erwartungen erfüllen. Aus diesem Grund ist es von zentraler Bedeutung, mit einer Auslegeordnung zu starten und die Anforderungen der gesamten Unternehmung zu sammeln. Anschliessend fassen Sie die Kennzahlen und Auswertungen zusammen und priorisieren diese. Welche Zahlen haben bereits jetzt im bestehenden Reporting die grösste Relevanz und werden somit bei der Implementierung fokussiert bearbeitet? Damit stellen Sie sicher, dass die Business-Intelligence-Einführung nicht zu einem „never ending project“ wird. 2. Schrittweiser Ausbau Haben Sie definiert, mit welchen Kennzahlen Sie das Projekt starten, werden die weiteren Kennzahlen in einen zweiten Ausbauschritt verschoben. Sie werden schnell feststellen, dass bereits nach kurzer Anwenderzeit ganz andere Wünsche entstehen, als ursprünglich geplant. Keine Sorge: Aus den Erfahrungen von Schritt 1 und der ursprünglichen Planung kann ein optimaler weiterer Ausbauschritt in Angriff genommen werden. 3. Pilot-User eng in die Entwicklung einbeziehen Kleine Benutzergruppen können bereits während der Entwicklung als Pilot-User einbezogen werden. Dabei handelt es sich vielfach um datenaffine und neugierige Anwender. Diese User haben bereits ein Flair für Daten und sind offen gegenüber Veränderungen. Sie werden automatisch zu internen „Promotern“ und sorgen dafür, dass die Akzeptanz innerhalb der Unternehmung gegenüber Ihrer BI-Lösung gesteigert wird. Zusätzlich können die Pilot-User ihr Know-How intern weiter geben. Damit wird der Aufwand für die Ausbildung der Belegschaft massiv reduziert. 4. Kollaboration fördern Auch die besten und qualitativ hochwertigsten Kennzahlen sprechen nicht für sich. Sie allein zeigen Geschäftsanwendern nicht auf, wie künftig agiert werden soll. Es können lediglich Handlungsempfehlungen daraus abgeleitet werden. Umso wichtiger ist es, dass die individuellen Erkenntnisse laufend ausgetauscht werden. Dies führt zu noch besseren Entscheidungen. Oder wie Alan M. Webber 1993 schon sagte: „In der New Economy sind Gespräche die wichtigste Form der Arbeit.“ 5. Die Wahl des richtigen Integrationspartners Nicht jedes KMU hat die Ressourcen, ausschliesslich mit den eigenen Mitarbeitern eine Business Intelligence Lösung aufzubauen. Deshalb werden vielfach externe Integrationspartner beigezogen. Sie unterstützen die Unternehmen beim Aufbau der BI- Umgebung. Der grosse Vorteil dabei: Die externen Partner können auf Basis vieler absolvierter Projekte auf einen grossen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Und auch hier kommt Punkt 4 ins Spiel: Tauschen Sie sich aus, sprechen Sie Ihre Wünsche und Bedenken offen an und fordern Sie Referenzbesuche ein, um einen eigenen Eindruck zu erhalten. Wo steht Ihr Unternehmen und was könnten die nächsten Schritte sein? Haben Sie noch Fragen zum Thema Business Intelligence? Ich beantworte sie gerne: David Jansen Business Intelligence Experte Tel.: 058 871 95 17 Mail : david.jansen@axept.ch Business Intelligence live erleben? Für eine unverbindliche Demonstration wenden Sie sich gerne an: Roger Zwicker Account Manager Tel.: 058 871 95 07 Mail : roger.zwicker@axept.ch Praxisbeispiele Erfahren Sie, wie die Luxus-Hotelkette The Living Circle von BI profitiert. Zum Video Auch bei der Sozialinstitution Brüggli setzt man auf glasklare Transparenz. Zum Artikel

Thomas Hildebrand, Finanzchef von The Living Circle Group nimmt Sie mit auf eine kleine Hotel-Tour und zeigt die Bedürfnisse des Unternehmens auf. Mit der Lösung AXview bringt Axept frischen Wind in Sachen Digitalisierung und Modernisierung. Der Fokus liegt dabei auf der präzisen Darstellung von betriebswirtschaftlich wichtigen Zahlen, Daten und Fakten. Die strukturierten und visualisierten Datenanalysen ermöglichen es, Strategie und Handlungsbedarf abzuleiten, um die Produkte und Dienstleistungen des Hotelkonzerns zu verbessern. Ebenso interessiert an Business Intelligence, Datenanalyse und -reporting? Erfahren Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit AXview. Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Roger Zwicker, Account Manager, roger.zwicker@axept.ch

easyCare & Abacus: Die automatisierte Schnittstelle mit AXsuite im AXcare-Bereich Aufgrund der neuen Regelung haben IVF Hartmann und Axept zusammen mit drei Partnerinstitutionen ein Projekt lanciert, um die Abrechnung der MiGeL und nicht-MiGeL-Materialen adressatengerecht und automatisiert abzurechnen. Konkret wurden die Datenflüsse zwischen den Systemen so konzipiert, dass die Klientenstammdaten in Abacus geführt und mutiert werden können. Die Institution kann sich darauf verlassen, dass die Klienstammdaten zentral in Abacus verwaltet und anschliessend automatisch in easyCare zur Verfügung gestellt werden. In easyCare selbst müssen keine Stammdaten gepflegt werden, womit der Fokus voll und ganz auf die Bedarfsplanung der Pflegeartikel je Klient gesetzt werden kann. Dank der automatisierten Übergabe der MiGeL- und nicht-MiGeL-Artikel inklusive Preisinformationen zum Verkaufspreis, dem Höchstvergütungspreis und dem Selbstkostenanteil des Bewohners sind die Daten automatisch so aufbereitet, dass die Verrechnung Ende Monat gegenüber den Krankenkassen respektive Bewohnern unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile korrekt und automatisiert vorgenommen werden kann. Um die komplexen Rahmenbedingungen wie Preisfindung, Berücksichtigung der Inkontinenzgrade oder den Mechanismus der Selbstzahler in der Schnittstelle adäquat abzubilden, setzt Axept auf die Datendrehscheibe AXsuite, in welcher die Datenflüsse administriert und die Datenstrukturen mit der notwendigen Logik und Intelligenz transformiert werden können. Die drei Institutionen sind heute in der Lage, die bis zu 2'500 Bestellpositionen pro Monat automatisch vom Webshop in Abacus zu übertragen, wo die Rechnungen abschliessend gegenüber den Klienten und Krankenassen generiert und versendet werden können.