Als signifikante Visitenkarte nach innen und aussen kommt einem modernen HR eine hohe Bedeutung im Unternehmen zu, erklärt Brigitte Lombardo, Personalverantwortliche bei Halter AG. Ihre Kollegin Jasmin Issever, Fachfrau für Human Resources, pflichtet bei: «Die Erwartungen von Mitarbeitenden sind gestiegen und haben sich verändert.» Bis vor Kurzem war man davon jedoch noch weit entfernt. Die Personaldossiers wurden auf den Laufwerken der verschiedenen Geschäftsbereiche gespeichert und die Papierakten in einer Hängeregisterkartei im Schrank des HR aufbewahrt. Es fehlte an Transparenz und Effizienz.
Personaldossiers, Bewerbermanagement und Spesenerfassung wurden als prioritäre Handlungsfelder identifiziert. Eine Verbesserung in diesen Bereichen konnte nur mittels Digitalisierung erreicht werden. Zusammen mit Axept Business Software packten Brigitte Lombardo und Jasmin Issever die Herausforderungen an. In einem ersten Schritt wurden Mitte 2019 alle Unterlagen und Informationen zusammengeführt und über 400 Personaldossiers digitalisiert.
Rund ein Jahr später waren die Spesenprozesse an der Reihe. Dabei wurden die Besonderheiten der Halter AG berücksichtigt. Beim Spesenmanagement kommt eine komplexe, zum Teil abteilungsübergreifende Struktur zur Anwendung, welche bis hinunter auf Teamleitungsstufe reicht. AbaClik macht das Handling der Spesen einfach. Die Belege werden per Smartphone fotografiert und der Betrag eingegeben. Die Weiterverarbeitung erfolgt digital über einen vordefinierten Prozess bis hin zur Freigabe durch die Vorgesetzten. Danach werden die Beträge automatisch für die Lohnauszahlung und Buchhaltung übernommen.
Mit den HR-Lösungen von Axept erhalten die Mitarbeitenden der Halter AG mehr Zeit, um anspruchsvolle Kundenprojekte zu realisieren.
Die Bewirtschaftung neuer Jobs wird heute über das digitale Bewerbungsmanagement in Abacus abgewickelt. Offene Stellen werden über die eigene Website und über Online-Portale ausgeschrieben. Die Bewerber gelangen mittels Formular-Link im Inserat direkt ins Bewerbermanagement und erhalten eine Mailbestätigung. Die Eignung wird durch die Verantwortlichen der Fachbereiche geprüft und eine Rückmeldung an die jeweilige Person erstellt. Bei zahlreichen Bewerbungen erfolgen Absagen über ein personifiziertes Massenmail. Dabei ist der Datenschutz jederzeit gewährleistet.
Übrigens, auch bei der Arbeitszeiterfassung hat die Digitalisierung Einzug gehalten. Die Daten werden hier über die Bauprojektmanagement-Lösung PROVIS erfasst, welche wiederum eine Schnittstelle zur Abacus Business Software aufweist.
Mit den gemachten Erfahrungen und den erreichten Zielen ist man bei Halter AG sehr zufrieden, lobt Brigitte Lombardo: «Die Arbeitserleichterung ist enorm, aber noch wichtiger ist, dass die Mitarbeitenden einfacher und schneller zu aktuellen Informationen kommen.»
Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an:
Lukas Hubacher, Senior Business Software Berater, lukas.hubacher@axept.ch
