Die Gemeinnützige und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG), gegründet im Jahr 1816, ist eine tief in der Gemeinde verwurzelte Organisation, die sich der umfassenden Betreuung und Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen widmet. Als eine der ältesten und etabliertesten sozialen Einrichtungen in der Region St. Gallen, deckt die GHG ein breites Spektrum an Dienstleistungen ab, die auf verschiedene Altersgruppen und Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Die Organisation beschäftigt über 760 Mitarbeitende in acht verschiedenen Einrichtungen, darunter die GHG Tempelacker, GHG Riederenholz, GHG CP-Schule, GHG Heilpädagogische Schule St. Gallen, GHG Sonnenhalde Tandem, GHG Rosenberg, GHG Maurini und das GHG St.Galler Brockenhaus.
Die GHG zeichnet sich durch eine strukturierte Organisation aus, in der die verschiedenen Einrichtungen zwar operativ selbstständig agieren, jedoch zentral von der GHG Geschäftsstelle in den Bereichen Finanzen, Lohnadministration, IT und Kommunikation unterstützt werden. Diese zentrale Koordination sorgt für eine effiziente Verwaltung und ermöglicht es, Synergien zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu nutzen.
Den Wandel als Tradition
In ihrer über 200-jährigen Geschichte hat die GHG immer wieder ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt, sich an die sich wandelnden Bedürfnisse der Gesellschaft anzupassen und innovative Ansätze in der sozialen Betreuung und Unterstützung zu entwickeln. Mit der Implementierung von AXcare hat die GHG einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung ihrer Prozesse unternommen. Diese technologische Entwicklung spiegelt das kontinuierliche Bestreben der GHG wieder, ihren Betrieb effizient zu gestalten und gleichzeitig eine hohe Qualität der Betreuung und Unterstützung sicherzustellen.
Die GHG ist seit April 2006 Kunde der Axept. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und der klaren Trennung der Institutionen wurde ursprünglich für jede der damals 7 Institutionen je ein Mandant geführt. Die Einführung der Branchensoftware AXcare von Axept im Jahr 2017 war ein Wendepunkt: damals wurde der Schritt zu einem Einheitsmandanten zusammen mit GHG Sonnenhalde Tandem gemacht, welcher in den folgenden Jahren sukzessive erweitert wurde: 2018 um die GHG HPS, GHG CP-Schule und GHG Brockenhaus, 2020 um die GHG Rosenberg, wodurch alle Institutionen unter einem Mandanten vereint wurden. Die Erweiterung setzte sich mit der Integration der 2023 neu eröffneten GHG Maurini und des 2024 übernommenen Wohn- und Kinderheim GHG Riederenholz fort. Wie CFO Dr. Christopher Dietl erläutert, ermöglichte die Umstellung auf AXcare eine Konsolidierung verschiedener Mandanten zu einem einheitlichen GHG-System. Dies brachte eine erhebliche Vereinfachung und Vereinheitlichung der Kernprozesse mit sich.
Mit dem Einheitsmandanten wurde eine Lösung definiert, der jeden weiteren Wachstum der GHG trotz unterschiedlicher Geschäftstätigkeit problemlos mitmacht.
Zeiteinsparung und Fokussierung
Die Implementierung von AXcare bei der GHG hatte tiefgreifende Auswirkungen auf deren Betriebsabläufe, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Datenmanagement. Mit der Einführung dieses modernen, digitalen Systems konnte sich die GHG signifikant von manuellen, zeitintensiven und redundanten Prozessen lösen.
Dr. Christopher Dietl, CFO bei der GHG hebt hervor, dass vor der Einführung von AXcare zahlreiche Prozesse, wie zum Beispiel Kreditorenläufe und Lohnabrechnungen, für jede der Einrichtungen separat durchgeführt werden mussten. Diese fragmentierte Vorgehensweise führte nicht nur zu einem enormen Zeitaufwand, sondern auch zu einer erhöhten Fehlerquote. «Vor der Einführung haben wir bis zu neun Kreditorenläufe gemacht, bis zu neun Standorte gepflegt und neun Mal den Lohnlauf gemacht, jeden Monat. Da passieren natürlich auch Fehler. Jetzt machen wir das zentral und nur noch ein Mal für alle Standorte zusammen. Der Zeitgewinn und die Qualitätsverbesserung sind erheblich.», so Dietl.
Die Optimierung der Prozesse durch AXcare erlaubt es der GHG, sich verstärkt auf ihre Kernmission zu fokussieren: die Betreuung und Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Durch die Befreiung von administrativen Lasten können die Ressourcen effektiver für diese Hauptaufgabe eingesetzt werden. Der gewonnene Zeitvorteil und die verbesserte Datenqualität, die durch die Digitalisierung und Automatisierung mit AXcare erreicht wurden, sind wesentliche Faktoren, die die GHG in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und ihre Dienstleistungen effizienter und effektiver gestalten.
Kulturelle Veränderungen und Wissensaufbau
Die Implementierung von AXcare war allerdings mehr als eine technische Umstellung: sie bedeutete auch einen kulturellen Wandel. Dieser erforderte von den Mitarbeitenden, sich von gewohnten Prozessen zu lösen und neue Arbeitsweisen zu adaptieren. Dietl hebt hervor, dass die Entwicklung internen Know-hows für den Erfolg entscheidend war. Die Mitarbeitenden wurden aktiv in den Implementierungsprozess eingebunden, was zu einem wertvollen Wissensaufbau führte. «Die Einführung erforderte personelle Ressourcen für einen längeren Zeitraum. Dies neben dem normalen Geschäft. Dazu braucht es die Akzeptanz der beteiligten Personen.»
Zentrale Datenverwaltung als Schlüsselfaktor
Die Einführung von AXcare bei der GHG markiert einen entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transformation. AXcare, entwickelt von Axept auf Basis der Abacus Business Software, ist eine massgeschneiderte Lösung für soziale Einrichtungen. Ihre Stärken liegen in der hohen Standardisierung und fortlaufenden Weiterentwicklung, die speziell auf die Bedürfnisse des Sozialsektors zugeschnitten sind. Dazu gehört die zentrale Datenverwaltung. Durch die Konsolidierung aller Mandanten in einem System werden Datenüberschneidungen und -lücken vermieden. Dies führt zu einer effizienteren Datenpflege und -nutzung.
Modularität und Automatisierung
Die Flexibilität von AXcare zeigt sich in seiner modularen Struktur. Dies ermöglicht es der GHG, das System an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und bei Bedarf zu erweitern. Die Integration verschiedener Subsysteme, wie Klienteninformations- und Schulsoftware, über standardisierte Schnittstellen, vereinfacht dabei die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Bereichen. Ein weiterer Vorteil von AXcare ist die Automatisierung von Routineprozessen. Die automatische Generierung von Monatsrechnungen im Bereich der sozialen Institutionen, der Alters- und Pflegeheime, Kita, Therapien und Sonderschulen gegenüber Eltern, Kantonen, Krankenkassen, IV-Stellen, Schulgemeinden, Gemeinden usw. und die digitale Abwicklung von Kreditoren- und Lohnabrechnungen sparen nicht nur Zeit, sondern tragen auch zur Fehlerminimierung bei.
Darüber hinaus bietet AXcare umfassende Analyse- und Reporting-Tools. Diese Werkzeuge ermöglichen es der GHG, wichtige Leistungsindikatoren zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Erweiterung digitaler Funktionen und kontinuierliche Prozessoptimierung
In der Zukunft plant die GHG weitere Schritte in ihrer digitalen Transformation, einschliesslich der Einführung eines Spesenmanagements und der Anbindung des Unfall- und Krankheitsmeldewesens. Diese Pläne unterstreichen das kontinuierliche Bestreben der GHG, ihre Prozesse zu verbessern und technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. «Wir planen das Spesentool schrittweise auszurollen und entwickeln uns so ständig weiter.», so Dietl.
Insgesamt bietet AXcare ein robustes Fundament für die GHG, um ihre digitalen Kapazitäten weiterzuentwickeln und ihre Dienstleistungen effizienter und wirksamer zu gestalten. Diese technologische Grundlage ist entscheidend für die GHG, um den Herausforderungen einer sich ständig wandelnden sozialen Landschaft erfolgreich zu begegnen und ihre Mission der Betreuung und Unterstützung von Menschen mit einem besonderen Betreuungs- und Unterstützungsbedarf in der Region St. Gallen weiterhin zu erfüllen.
