Ein Review durch Dr. Christopher Dietl von GHG und Axept Business Software AG:

Technische Innovationen und stetige Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen, das ist einer der Grundsätze und Zukunftspläne der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG).

Wie gelingt es, diesem ambitionierten Anspruch auch in der Personaleinsatzplanung im vielseitigen AXcare-Umfeld für eine Institution mit insgesamt über 700 Mitarbeitenden, verteilt auf acht Institutionen der GHG mit individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen gerecht zu werden? Dafür geben wir Ihnen in diesem Beitrag, zusammen mit Dr. Christopher Dietl, CFO bei GHG, spannende Einblicke in die Beweggründe und die besonderen Gründe, die dafür sprechen und auch in die Herausforderungen der Projektumsetzung von AbaPlan.

Gestartet wurde mit der Umsetzung von AbaPlan im GHG St. Galler Brockenhaus, welches mit der Personaleinsatzplanung AbaPlan seit dem 01. Juli 2022 produktiv ist. In einer zweiten Phase folgte mit dem Produktivstart im Dezember 2022 – ganz nach dem eigenen Motto «schön bisch do» – der Produktivstart am Standort «GHG Sonnenhalde Tandem». Die Standorte GHG Maurini und GHG Rosenberg werden schon bald als nächstes von den vielseitigen Vorteilen der Personaleinsatz AbaPlan profitieren können. Was am Vorgehen der gestaffelten Einführung an den einzelnen Standorten besonders positiv zu vermerken ist, zeigen die folgenden Rückmeldungen von Dr. Christopher Dietl in den geschilderten Vorteilen der realisierten Lösung.

Gründe für die Einführung der integrierten Personaleinsatzplanung

Die Harmonisierung der Systeme bringt uns Effizienz und Transparenz. Der Einsatz der modernen Software in der Personaleinsatzplanung soll unsere bestehenden Systeme ablösen und die Integration in die bestehende führende Systemlandschaft von Abacus sicherstellen. Die Erfassung und Dokumentation unserer Daten soll zentral über eine Software-Applikation erfolgen. Dank grosser Bedienerfreundlichkeit begeistern wir unsere Benutzer und schaffen dadurch nebst Transparenz auch Effizienz. Die Sicherstellung des Datenschutzes und somit der Schutz unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen und ist ein hohes Gut in den Vorgaben der Datenrichtlinien innerhalb der GHG. Die Erfüllung der neusten Datenschutzbestimmungen muss gewährleistet sein. Um unseren Anforderungen und Bedürfnissen für heute und auch in Zukunft gerecht zu werden, benötigen wir eine innovative und sich stetig weiterentwickelnde Lösung in der integrierten Personaleinsatzplanung.

Besondere Vorteile von AbaPlan

• Stundenabgrenzungen und auch Auszahlung von Stundenlöhnen sind «per Knopfdruck» möglich und fliessen automatisiert in die Abacus Lohnverarbeitung
• Ferienabgrenzungen werden automatisch vorgenommen
• Schafft weitgehende Vereinheitlichung und Transparenz für die GHG Geschäftsstelle und für die weiteren Standorte der Institution
• Schafft Transparenz und Einfachheit für die Mitarbeitenden und vereinfacht deren Arbeitsalltag
• Fortschrittliches System, in welchem auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit der Dateneinsicht und -Erfassung haben
• Durch die integrierte Lösung reduzieren wir Schnittstellen
• Eine sehr fortschrittliche und auch zukünftig dauerhaft weiterentwickelte Lösung für die Personaleinsatzplanung
• Harmonisierung und Verschlankung der Prozesse
• Zeitnahe und relevante Informationen «auf Knopfdruck»
• Investitionssicherheit; Abacus als innovatives unabhängiges Schweizer KMU zeigt viel Innovationsgeist und Weiterentwicklung
• ERFA (Erfahrungsaustausch)-Gruppe AXcare in Zusammenarbeit mit weiteren Institutionen, dem Hersteller Abacus und unserem Vertriebspartner Axept

Besondere Herausforderungen im Projekt

• Involvierte Mitarbeitende seitens GHG brauchen neben dem Tagesgeschäft genügend Ressourcen, um die Doppelbelastung in der Projektarbeit tragen zu können
• Notwendigkeit des Aufbaus einer Organisationsstruktur und der Überarbeitung des Stellenplans
• Definition von visierenden und mutationsberechtigten Stellen seitens Personaleinsatzplanung und Lohn sowie Zuteilung der Zugriffs- und Kontrollstellen innerhalb der Organisation
• Abbildung von verschiedenen Arbeitszeit-Reglementen pro Institution
• Aufnahme und Übernahme der über die Jahre gewachsenen Diversität und Komplexität von Einsatzplänen
• Diversen Wünschen und Sonderregelungen der Mitarbeitenden Rechnung zu tragen

Weiterentwicklungen und Pläne mit Abacus

Folgende Erweiterungen und Optimierungen hat die GHG als nächstes in Planung:

• Einführung Zeiterfassung und AbaPlan für die weiteren Institutionen der GHG
• Einführung Spesenmanagement über Abacus mit AbaClik3
• Lohnbudgetierung im Abacus

Learnings und Tipps seitens GHG

• Die Planung der internen Ressourcen für die erfolgreiche Projektumsetzung ist wichtig.
• Die bisherigen Prozesse zu überdenken und zu vereinfachen hat sich gelohnt.
• Die gestaffelte Einführung bewährt sich, bereits gewonnene Erkenntnisse können für die Ausweitung genutzt werden.
• Durch die gestaffelte Einführung kann auf Grund den Erfahrungswerten intern einiges an Vorarbeit geleistet werden, was eine steigende Effizienz und wachsendes Know-how im Projekt mit sich bringt.

Die Axept Business Software AG dankt auch in diesem Zusammenhang für die tolle Zusammenarbeit mit der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG). Wir sind stolz darauf, zusammen mit der GHG, deren Digitalisierung auch in der Personaleinsatzplanung voranzutreiben – gemeinsam und im Sinne unseres Slogans «Digitale Innovation auf hohem Niveau».

Für die erreichten Meilensteine auf dem Weg zur digitalisierten Personaleinsatzplanung mit AbaPlan gratulieren wir herzlich und schätzen es sehr, die GHG zu unserer Kundschaft zählen zu dürfen.

Möchten auch Sie zusammen mit uns in die digitale Zukunft starten? Dann melden Sie sich bei einem unserer Account Manager für ein unverbindliches Beratungsgespräch.