Dans le grand livre, la comptabilité peut être tenue conformément au Code des obligations ou aux normes Swiss GAAP FER. En parallèle, les écarts d’évaluation peuvent être enregistrés dans un journal auxiliaire, notamment pour les clôtures fiscales ou les normes comptables internationales telles que les IFRS ou les US GAAP.

La saisie des données est entièrement optimisée pour une utilisation au clavier, permettant un travail rapide et efficace. Des listes de sélection sont disponibles dans les différents champs si nécessaire. L’interface peut être étendue avec des champs personnalisés et adaptée à différents usages.

De nombreux rapports standards permettent de présenter les informations essentielles de manière simple et rapide. Ces rapports incluent notamment des bilans d’ouverture, des bilans en devises étrangères, des comparaisons budgétaires ainsi que des balances de mouvements. Ils permettent également d’établir facilement des bilans et des comptes de résultat..

Avec la comptabilité des débiteurs d'Abacus, vous gardez à tout moment le contrôle sur vos postes ouverts. La solvabilité d'un client ou d'un donneur d'ordre peut être vérifiée dès l'établissement de l'offre ou lors de la saisie de la commande.

Les documents peuvent être transférés directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité des débiteurs d'Abacus, et ainsi vers la Comptabilité financière. Les documents originaux peuvent également être archivés électroniquement pour chaque facture et restitués dans différentes analyses, par exemple lors de relances ou d’extraits de compte.

Le système de relance numérique et multi-niveaux permet un traitement rapide et efficace. La solution intègre également des fonctionnalités modernes telles que le traitement automatique des paiements, les prélèvements, les accords de paiement ainsi que le calcul des intérêts de retard.

La comptabilité des créanciers d'Abacus optimise vos processus grâce à la gestion numérique des pièces fournisseurs. Elle intègre notamment la saisie automatisée des factures ainsi que des propositions de paiement. Les nouveaux fournisseurs détectés peuvent être enregistrés dans la base de données créanciers en quelques clics — voire automatiquement.

Le contrôle électronique des visas accélère et simplifie considérablement le processus de validation des factures. Les documents originaux numérisés sont accessibles à tout moment dans le workflow, permettant de supprimer totalement l’usage du papier. Les tâches telles que la validation ou le rejet de pièces, l’ajout de commentaires ou l’intégration d’autres intervenants sont ainsi grandement facilitées.

Grâce à un workflow configurable, les validations de factures sont réalisées de manière digitale et peuvent être effectuées indépendamment du lieu, via MyAbacus ou une application mobile. Vous bénéficiez ainsi d’un processus créanciers flexible, rapide et efficace.

Les paiements électroniques avec les établissements financiers s’effectuent à l’aide des technologies les plus récentes et de solutions de sécurité avancées. L’intégration avec les applications Abacus - Comptabilité des débiteurs, des créanciers, des salaires et financière - permet d'optimiser les processus de traitement et de réaliser des gains de temps et de coûts. Abacus Electronic Banking est une solution multibancaire permettant de gérer simultanément plusieurs établissements financiers, même avec des interfaces différentes, via des ordres de paiement centralisés.

Grâce à l’utilisation de données de base et de mouvements communes entre le module Electronic Banking et les autres applications Abacus, un haut niveau d’automatisation est atteint. La transparence des paiements ainsi que leur suivi peuvent être assurés et contrôlés au moyen de différents rapports disponibles dans les applications.

La comptabilité des immobilisations d'Abacus permet de représenter de manière claire l'évolution des valeurs des actifs financiers, des immobilisations incorporelles ou des immobilisations corporelles. Les valeurs peuvent être gérées selon les exigences de la comptabilité financière, de la comptabilité analytique ou de la fiscalité et présentées conformément aux normes internationales telles que Swiss GAAP FER ou IFRS.

Les acquisitions peuvent être enregistrées directement dans la comptabilité des créanciers. Les amortissements et les intérêts calculés peuvent être comptabilisés automatiquement dans la comptabilité financière et analytique, garantissant ainsi des données toujours à jour dans l’ensemble des modules. Des rapports standards tels que le tableau des immobilisations, les inventaires, l’historique, les amortissements budgétés ou encore les réserves latentes sont disponibles. Le module de comptabilité des immobilisations assure ainsi une transparence optimale pour l’entreprise et les organes de révision.

Les rapports de pilotage financier d’Abacus permettent aux entreprises de collecter, structurer et analyser leurs données financières, afin de suivre et piloter leur performance. Cette fonctionnalité permet de générer des bilans reflétant à la fois la situation financière actuelle et les prévisions futures de l'entreprise. Elle inclut également des fonctions telles que la création de rapports financiers, le suivi budgétaire et l'élaboration de prévisions. Ces outils contribuent à optimiser les processus financiers et à soutenir la prise de décisions. Grâce à Abacus Intelligence, vous bénéficiez d’un accès mobile aux principales données Abacus, ainsi qu'aux AbaReports. Accédez directement aux informations centrales depuis votre smartphone et posez des questions ciblées telles que : "Quelle est l’évolution du bilan par rapport à l’année précédente ?". Abacus Intelligence vous fournit des réponses ciblées en temps réel.

AbaReport / Abacus Data Analyzer
L'outil de rapports AbaReport vous permet d'extraire et de structurer librement les données issues de la base de données. Avec Abacus Intelligence, vous obtenez des extraits interactifs et des indicateurs clés (KPI) en un clic. Ces données peuvent ensuite être exploitées avec Data Analyzer pour créer des tableaux de bord personnalisés. Divers widgets sont disponibles pour une visualisation optimale : graphiques, tableaux, cartes, KPI et bien plus encore. De plus, DeepA, avec le module Oracle Data Analyzer, permet de générer des widgets personnalisés pour la visualisation des résultats, simplement en posant des questions. De nombreuses possibilités de comparaison sont disponibles, telles que la mise en relation du chiffre d’affaires et des heures travaillées, l’analyse des principaux clients et produits, le suivi de l’utilisation des machines, l’évolution des salaires et des effectifs, ainsi que des aperçus des périodes de vacances.

La gestion des projets Abacus permet un pilotage ciblé et efficace de la rentabilité des projets, des collaborateurs et des machines. La planification, la saisie, le calcul ainsi que l'analyse et la facturation constituent les étapes clés des processus de la Gestion des projets Abacus.

Grâce à une grande flexibilité dans la définition des types de projets, des genres de prestations et des variantes de facturation, des solutions adaptées sont proposées aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Les données de base telles que les collaborateurs, les adresses, le matériel et les équipements sont gérées de manière centralisée et partagée. Les processus d'offre et de projets peuvent ainsi être optimisés, permettant de réduire la charge administrative et d'améliorer la rentabilité de votre entreprise. De plus, vous gardez à tout moment le contrôle sur la pré et post-calculation des projets.

La continuité des processus, de la gestion des commandes jusqu'à la comptabilité financière, favorise des flux de travail efficaces. Les fonctions d'achats et de gestion des commandes ainsi que la gestion des stocks complètent l'offre. Vous pouvez ainsi réduire considérablement les charges administratives et, par conséquent, les coûts.

Pour le commerce, tant sur Internet qu'en interne, l'intégration d'une boutique en ligne ou d'une solution de caisse POS constitue un atout. Différentes solutions de webshops peuvent être intégrées de manière transparente dans le logiciel de gestion Abacus.

La gestion des commandes intègre des fonctionnalités d'échange électronique de données (EDI). Cela permet de supprimer la saisie manuelle des commandes et de dématérialiser les échanges de documents. Les services tels que les achats et les ventes en bénéficient, tout comme la comptabilité grâce à l'envoi et à la réception électroniques des factures.

Grâce au logiciel CRM d'Abacus, toutes les données importantes concernant vos relations clients sont accessibles de manière centralisée. Son intégration au système ERP garantit une qualité élevée des données. Avec DeepInfo, vous bénéficiez de données CRM enrichies, complétées automatiquement par des informations provenant des registres du commerce et d'autres sources - pour une meilleur qualité des données et des processus plus efficaces. Toutes les équipes, voir l'ensemble de l'entreprise, utilisent une base d'adresses unique, accessible également de manière mobile, permettant des processus CRM structurés et homogènes.

La gestion des prospects facilitent l'identification, le suivi et l'analyse des prospects, en soutenant la planification commerciale et le suivi des opportunités de vente.

La gestion des activités permet de suivre et de piloter les offres en cours ainsi que les actions nécessaires tout au long du processus de vente.

La combinaison de la gestion des leads et des activités améliore l’organisation et l’efficacité des équipes commerciales, tout en optimisant les processus de vente et la qualité du service client.

En complément, le module de newsletter CRM de gérer efficacement vos campagnes d’e-mail marketing - de l’acquisition d’abonnés à la gestion des listes de diffusion, en passant par la création de modèles personnalisables et l’envoi des newsletters, le tout directement depuis le CRM d'Abacus.

Le logiciel Abacus permet l’archivage de tous les documents commerciaux, tels que les contrats et les plans, dans des dossiers et archives numériques. Grâce au complément Abacus Office, il est possible de se connecter directement aux applications Microsoft Office, afin d'archiver et de synchroniser les documents issus de Word, Excel, PowerPoint, SharePoint ou Outlook dans le dossier Abacus.

La solution de numérisation permet d'indexer automatiquement le contenu des documents, facilitant ainsi une recherche rapide par mots-clés. Grâce à la fonction Drill-Down dans les extraits, vous pouvez à tout moment remonter des écritures jusqu'au document original. Les pièces justificatives restent également disponibles à chaque étape des processus de validation.

La solution d'archivage Abacus est conforme aux exigences légales du droit fiscal (TVA) concernant la numérisation et l'archivage, ainsi qu'à l'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Cette conformité a été vérifiée par une société d'audit reconnue.

Avec l'E-Business Abacus, les échanges de données entre partenaires commerciaux sont entièrement intégrés, sans rupture de média et hautement automatisés. Cela permet l'envoi et la réception de documents électroniques (EDI), y compris les factures électroniques ou eBill.

Les petites et moyennes entreprises sont constamment confrontées à la nécessité de rester flexibles. En effet, la capacité à adapter rapidement les processus de production à des conditions en constante évolution constitue souvent un avantage concurrentiel déterminant.

Les commandes doivent ainsi être ajustées en permanence en fonction des nouvelles contraintes, qu'il s'agisse d'ajouter des composants dans les nomenclatures ou de modifier les opérations de production. La GPAO d'Abacus vous accompagne activement en mettant à votre disposition les outils adaptés à ces besoins.

Les activités de service se sont imposées comme une offre à part entière dans de nombreuses entreprises. Compte tenu des cycles de vie de plus en plus courts des produits et à une concurrence accrue, les coûts de service et de maintenance ne peuvent plus être intégrés dans les coûts de production : ils doivent être valorisés et commercialisés comme un produit à part entière. Grâce à sa flexibilité, le logiciel Abacus peut être utilisé dans les domaines suivants :

• Service après-vente classique
• Maintenance d'équipements et de machines
• Gestion des prestations de services
• Gestion des licences
• Ticketing pour le support
• Encaissement sur site des interventions
  
  

La solution de service après-vente est intégré à la gestion des commandes, à la gestion des projets, à la GPAO, aux salaires/RH ainsi qu'au CRM. Grâce à la comptabilisation directe des opérations dans la comptabilité des débiteurs, la comptabilité financière et la comptabilité analytique, vos données sont toujours à jour et disponibles à tout moment. L'intégration de SumUp dans les activités de service d'Abacus permet le paiement direct sur site par carte de débit ou de crédit.

Le portail MyAbacus offre, via le portail des collaborateurs, un large éventail de fonctionnalités couvrant les processus RH. De nouvelles solutions basées sur navigateur sont continuellement développées pour l’ensemble des applications, tout en garantissant une gestion centralisée et personnalisable des droits d’accès.

Grâce à la fonction ESS (Employee Self-Service), les collaborateurs et les supérieurs hiérarchiques ont accès à leurs données personnelles à tout moment et depuis n’importe où. Ils peuvent consulter leurs données de base, leurs absences, leurs saisies de rapports ou encore leur temps de travail, ainsi que leurs documents personnels tels que les fiches de salaire mensuelles. Les responsables bénéficient en outre de nombreuses possibilités d’analyse des données de leurs équipes. Les services RH sont informés des modifications et des demandes, qu’ils peuvent approuver ou refuser directement dans le système.

Avec AbaClik AI, numérisez vos justificatifs de frais grâce à l'IA. Saisissez vos heures de travail et vos prestations simplement par la voix, par chat ou manuellement. L'application utilise l'intelligence artificielle et le deep learning pour vous assister efficacement au quotidien. Accédez à tout moment et partout aux données collaborateurs, aux plannings, aux informations d'adresses, au chatbot RH ainsi qu'à de nombreuses autres fonctionnalités.

Apprenez-en plus sur AbaClik AI - Abacus dans votre poche.

La timbreuse AbaClock est un outil de saisie du temps de travail. Abacus possède d'autres solutions de saisie du temps de travail telles qu'AbaClik AI, AbaClock, le portail des employés MyAbacus, AbaUnit, AbaPoint ainsi que le logiciel Abacus. Tous ces outils peuvent être combinés de manière flexible au sein du module de gestion du temps Abacus. Avec la solution de gestion du temps Abacus, les collaborateurs peuvent saisir, consulter et suivre leurs heures de travail à tout moment et depuis n’importe où. Les pointages (entrée et sortie) peuvent être effectués de manière mobile, sur des terminaux fixes et sur PC. Les pauses légales peuvent être automatiquement déduites.

Apprenez-en plus sur :

• AbaClock
• AbaUnit
• AbaPoint

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Partage sécurisé et automatisé de documents avec des fonctionnalités avancées.

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Signatures électroniques sécurisées, simples et conformes à la loi

Solution sécurisée, simple et conforme pour signer et archiver vos documents.

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Envoyer des documents sensibles en toute sécurité

Envoyez des documents confidentiels tels que des fiches de salaire ou des contrats de manière sécurisée et directement depuis l’environnement Abacus.

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L'identification électronique simplifiée

L'identification électronique est sûre. Avec nous, elle devient un jeu d'enfant - comme elle devrait l’être.

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Créez facilement des formulaires numériques et collectez vos données de manière structurée

Concevez des formulaires personnalisés et enregistrez automatiquement les réponses de manière structurée, directement dans le logiciel Abacus.

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