Der Arbeitsalltag in der Care-Branche ist geprägt von hoher Verantwortung, vielen Beteiligten und zahlreichen administrativen Aufgaben. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeitende täglich mit Microsoft Office, sei es für E-Mails, Dokumente oder Auswertungen. Die Abacus Office Add-Ins verbinden diese gewohnte Arbeitsumgebung direkt mit der Abacus Business Software und ermöglichen effizientere Prozesse im Hintergrund. Die Abacus Office Add-Ins verbinden Abacus nahtlos mit Microsoft Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Dadurch können viele administrative Aufgaben direkt in den vertrauten Office-Programmen erledigt werden, ohne ständig zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Gerade für Soziale Institutionen bedeutet das eine spürbare Entlastung im administrativen Alltag. Informationen werden zentral abgelegt, Prozesse werden vereinfacht und Mitarbeitende sparen wertvolle Zeit. Dokumente zentral ablegen und Informationen schnell wiederfinden In Pflegeorganisationen entstehen täglich zahlreiche Dokumente: interne Informationen, Abklärungen mit Behörden, Kommunikation mit Angehörigen. Mit den Office Add-ins können Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint oder Microsoft Teams sowie einzelne E-Mails oder ganze E-Mail-Konversationen aus Outlook direkt im Abacus Dossier abgelegt werden. Das bedeutet: Mitarbeitende müssen Dokumente nicht mehr manuell speichern oder in verschiedenen Ordnerstrukturen suchen. Informationen werden zentral im entsprechenden Dossier abgelegt und bleiben für berechtigte Personen jederzeit nachvollziehbar. Beim Verfassen einer E-Mail können Dokumente zudem direkt aus dem Abacus Dossier ausgewählt und angehängt werden. So stehen wichtige Unterlagen beispielsweise für die interne oder externe Kommunikation schnell zur Verfügung. Word Serienbriefe effizient erstellen Gerade in der Care-Branche müssen regelmässig Informationsschreiben erstellt werden, beispielsweise für Mitarbeitende, Angehörige oder externe Partner. Mit dem Word Add-Ins können Daten und Felder direkt aus Abacus in Dokumente integriert werden. Dadurch lassen sich Serienbriefe effizient erstellen, ohne Daten manuell übertragen zu müssen. Adressinformationen oder andere relevante Daten werden automatisch übernommen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für konsistente Dokumente. Outlook E-Mails direkt mit Abacus verknüpfen Die Leistungserfassung kann direkt aus einer E-Mail heraus erfolgen. Administrative Leistungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Koordination, Abklärungen oder organisatorischen Aufgaben, können erfasst werden, ohne Abacus separat öffnen zu müssen. Die Leistung wird direkt dem entsprechenden Klienten zugeordnet und im System verbucht. Excel Dynamische Auswertungen mit Abacus Daten Excel wird in vielen Organisationen für Auswertungen und Berichte genutzt. Mit dem Excel Add-in lassen sich Daten direkt aus Abacus in Excel integrieren. Einzelne Zellen können mit Informationen aus dem System verknüpft werden, wodurch beispielsweise Matrixreports oder Pivot-Auswertungen erstellt werden können. Die Daten bleiben dabei stets aktuell. Gerade für administrative Auswertungen oder betriebswirtschaftliche Übersichten bietet dies eine flexible und effiziente Möglichkeit, mit bestehenden Daten zu arbeiten. Fazit Die Abacus Office Add-Ins verbinden die gewohnte Microsoft Office Arbeitsumgebung direkt mit der Abacus Business Software. Für Organisationen in der Care-Branche bedeutet das weniger Medienbrüche, effizientere administrative Prozesse sowie eine zentrale Ablage wichtiger Informationen. Mitarbeitende können zahlreiche Aufgaben direkt in den Anwendungen erledigen, die sie ohnehin täglich nutzen etwa Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Abacus Office Add-Ins Ihre Organisation unterstützen, dürfen Sie sich jederzeit gerne bei Ihrem Care-Team oder unseren Account Executives melden.

Der Eintritt neuer Mitarbeitender ist in sozialen Institutionen ein entscheidender Abschnitt. Neue Fachpersonen müssen sich rasch orientieren, Verantwortung übernehmen und sich im Team sicher fühlen, während HR und Führungskräfte bereits stark ausgelastet sind. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie digitale On- & Offboarding Prozesse von Abacus im Care Bereich für Klarheit, Entlastung und Verlässlichkeit sorgen. Onboarding im Care Bereich: hohe Anforderungen, wenig Spielraum Soziale Institutionen stehen unter konstantem Druck: Fachkräftemangel, hohe Arbeitslast und komplexe Anforderungen prägen den Alltag. Gleichzeitig ist gerade in den ersten Wochen entscheidend, ob sich neue Mitarbeitende fachlich und menschlich gut integriert fühlen. Unklare Zuständigkeiten, manuelle Checklisten oder fehlende Transparenz im Einarbeitungsprozess führen schnell zu Unsicherheit auf beiden Seiten. Aufgaben gehen vergessen, Informationen fehlen, wertvolle Zeit wird mit Nachfragen statt mit Begleitung verbracht. Ein strukturierter, klar geführter Onboarding-Prozess schafft hier Orientierung ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Digitale Prozesse bringen Struktur in Ein- und Austritte Die digitale On- & Offboarding Lösung von Abacus bündelt alle Schritte rund um Ein und Austritte zentral an einem Ort. Statt Einzelabsprachen per E-Mail oder Papierlisten laufen Aufgaben nachvollziehbar, termingerecht und rollenbasiert ab. Mit dem Modul On- & Offboarding von Abacus erhalten soziale Institutionen ein Werkzeug, das Prozesse absichert, Teams entlastet und Verantwortlichkeiten klar regelt, vom ersten Kontakt bis zum letzten. Arbeitstag. Der konkrete Mehrwert für soziale Institutionen Transparenz für alle Beteiligten Im MyAbacus Portal sehen HR, Führungskräfte, Fachabteilungen und Mitarbeitende jederzeit, wo der Prozess steht. Offene und erledigte Aufgaben sind klar ersichtlich ohne Nachfragen oder Kontrollaufwand. Sicherer Einstieg auch vor dem ersten Arbeitstag Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig Zugriff auf relevante Informationen, Reglemente und Unterlagen. Sie lernen ihr zukünftiges Team kennen und können erste Aufgaben bereits im Vorfeld erledigen. Das reduziert Unsicherheit und schafft Vertrauen. Entlastung von HR und Führung Aufgaben werden automatisiert gemäss individuell definierten Prozess Vorlagen ausgelöst, vom Mitarbeitergespräch bis zum Arbeitszeugnis. HR gewinnt Zeit für persönliche Begleitung und strategische Themen, statt Prozesse manuell zu koordinieren. Professionelles Offboarding mit Wirkung Ein sauber geregelter Austritt sorgt für einen wertschätzenden Abschluss, klare Übergaben und vollständige Dokumentation. So bleibt die Institution auch nach dem Austritt positiv in Erinnerung. Ein wichtiger Faktor für die Arbeitgebermarke. Flexibel anpassbar an die Realität sozialer Institutionen Ob Pflege, Sozialpädagogik, Betreuung oder Verwaltung: Jede Funktion bringt eigene Anforderungen mit sich. Mit dem integrierten HR Prozess Designer lassen sich Prozesse individuell per Drag & Drop gestalten: unterschiedliche Stellenprofile verschiedene Standorte oder Teams spezifische gesetzliche und interne Vorgaben Änderungen können jederzeit vorgenommen werden Fazit Die digitalen On- & Offboarding Prozesse von Abacus bringen im Care Bereich Struktur, Verlässlichkeit und spürbare Entlastung in den Alltag. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, während HR und Führung den Überblick behalten. Ein und Austritte werden klar und professionell begleitet, zum Vorteil der Institution und der Menschen, die darin arbeiten. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Tagesaktuelle Bankdaten zum Abgleich der Bankkonten und zur direkten Verbuchung im Hauptbuch und in den Nebenbüchern Bankbewegungen werden automatisiert und tagesaktuell bei der Bank abgerufen und übersichtlich dargestellt. Dadurch ist sofort ersichtlich, welche Bewegungen zu verbuchen sind, sodass sowohl die Kontrolle der Bankdokumente als auch die manuelle Erfassung im Abacus entfallen. Anschliessend werden die Transaktionen mithilfe vordefinierter Regeln automatisiert den entsprechenden Belegen bzw. Konten in der Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung verbucht. Optional können die Buchungen vor der endgültigen Verbuchung in die Haupt- und Nebenbücher nochmals überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Einrichtung von Regeln pro Firmenzahlstelle/Bank Folgende firmenspezifische Regeln zur Verbuchung von Kontodaten sind möglich, welche automatisiert durch Abacus verarbeitet werden und jederzeit angepasst werden können: Verbuchung der anfallenden Bankspesen direkt auf das definierte Konto mit Kostenstelle Zuordnung von Debitoren- / Kreditorenzahlungen anhand von Betrag, Name des Debitors/Kreditors und Währung Dynamische Verbuchung von Daueraufträgen mit der Möglichkeit den Kontoverbuchungstext anzupassen, wie z.B. des jeweiligen Buchungsmonat anhand des Valutadatums Vorschläge für mögliche Regeln direkt durch den Abacus Buchungsregel-Assistenten Viele weitere Möglichkeiten und individuelle Kombinationen Dadurch entstehen weniger Erfassungsfehler durch den manuellen Übertrag von Transaktionsdaten, eine einheitliche Verwendung von Buchungstexten bei wiederkehrenden Buchungen sowie ein deutlicher Effizienzgewinn durch den Wegfall manueller Aufgaben. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Beraterteam gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Bewerbermanagement Strukturierte Bewerbungsprozesse Fragen im Bewerbungsprozess können zentral definiert und pro Stelle individuell angepasst werden. Bewerbende beantworten diese direkt im Online Prozess. Die Resultate werden strukturiert in der Kandidatenmappe dargestellt. Das ist ideal, um beispielsweise Führungskompetenzen, Verfügbarkeit oder Gehaltsvorstellungen systematisch gegenüberzustellen. Bewerbervergleich & Kandidatenanalyse Mit Abacus Intelligence erhalten HR-Verantwortliche eine erste Einschätzung, wie gut ein Profil zu den definierten Anforderungen passt. Zusätzlich können einzelne oder sämtliche Bewerbungen direkt mit dem Stelleninserat verglichen werden. Interner Stellenmarkt Offene Positionen lassen sich gezielt intern publizieren. Mitarbeitende können sich direkt über das Portal bewerben, ein klares Signal für interne Entwicklungsmöglichkeiten und Talentförderung. Digitaler Stellenbesetzungsantrag Über den Stellenbesetzungsantrag können sowohl neue Positionen als auch Ersatzstellen beantragt werden. Der Antrag wird automatisch an die zuständige HR-Verantwortliche oder den zuständigen HR-Verantwortlichen zur Prüfung weitergeleitet. Nach Freigabe wird die entsprechende Stelle im Stellenstamm eröffnet und die Ausschreibung kann ohne weiteren administrativen Zwischenschritt gestartet werden. So bleibt der Prozess transparent, nachvollziehbar und effizient. Mitarbeitergespräch Im Mitarbeitergespräch können neu Top-Down-Ziele definiert werden: Unternehmensziele Abteilungsziele Mitarbeitenden Ziele Damit wird die strategische Ausrichtung konsequent bis auf Mitarbeitenden ebene heruntergebrochen und Zielvereinbarungen gewinnen an Klarheit und Verbindlichkeit. DeepSign – Digitale Signatur im HR-Prozess Mit DeepSign lassen sich Gesprächsprotokolle direkt digital unterzeichnen. HR kann Führungskräfte und Mitarbeitende unmittelbar nach dem Gespräch zur elektronischen Signatur einladen. Das sorgt für einen vollständig digitalen und rechtskonformen Abschluss ohne Ausdrucke, ohne Scans und ohne Medienbruch. On- und Offboarding Im Onboarding unterstützt ein individuelles Felder-Mapping vom Bewerber zum Personalstamm. Informationen wie z.B. Bankverbindung, Arbeitszeitmodell oder Funktion können automatisch übernommen werden. Das reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Stammdatenerfassung erheblich. Der Formulareditor ermöglicht neu die Definition von Sichtbarkeitsbedingungen. Felder werden dynamisch ein oder ausgeblendet, abhängig von den gemachten Angaben. Ein konkretes Beispiel: Wird bei der Vertragsart „Teilzeit“ gewählt, erscheint automatisch das zusätzliche Feld zur Erfassung des Beschäftigungsgrads. Oder wenn angegeben wird, dass Kinderzulagen beantragt werden, werden ergänzende Felder wie Anzahl Kinder oder Geburtsdatum eingeblendet. So werden nur die Informationen angezeigt, die im jeweiligen Fall tatsächlich benötigt werden. HR und Mitarbeitende arbeiten dadurch mit übersichtlichen und klar strukturierten Formularen ohne unnötige Felder oder Verwirrung. Bildungsmanagement Im Bildungsmanagement stehen nun Anmeldefragen und Umfragen zur Verfügung: Anmeldefragen für terminrelevante Informationen (z.B. Menüwahl oder Parkplatzbedarf) Nachgelagerte Umfragen zur Teilnehmerzufriedenheit Die Formulare werden extern versendet und die Antworten direkt im MyAbacus Portal angezeigt. AbaClick AI Auch im HR-Bereich bietet AbaClick AI neue Möglichkeiten: Neues Mitarbeiterverzeichnis für schnellen Überblick Neue Bewerberkachel zur direkten Anzeige von Bewerbungen Möglichkeit zur Hinterlegung von externen Links, z. B. zu internen Richtlinien AI Chatbot mit direktem Zugriff auf das Personalreglement. Mitarbeitende können Fragen beispielsweise zu Ferienanspruch, Spesenregelung oder Arbeitszeit direkt stellen, sogar per Spracheingabe. Abacus + Microsoft Office: Nahtlose Integration Mit dem neuen Office-Add-In wird die Verbindung zwischen Abacus und Microsoft Outlook noch enger. Anhänge können direkt aus dem Abacus-Dossier ausgewählt werden Eingehende Bewerbungen per E-Mail lassen sich direkt im Bewerbermanagement hinterlegen E-Mails können bestehenden Bewerbungen zugeordnet werden. Und das ist erst der Anfang Die hier vorgestellten Funktionen sind nur einige von vielen Neuerungen im HR der Abacus Version 2026. Zahlreiche weitere Neuerungen sorgen dafür, dass Prozesse noch durchgängiger, transparenter und benutzerfreundlicher werden. Fazit Die HR-Highlights der Abacus Version 2026 zeigen klar: Digitalisierung im Personalwesen bedeutet nicht nur Automatisierung, sondern echte Entlastung und strategische Unterstützung. Von AbaClick AI über das optimierte Bewerbermanagement bis hin zu DeepSign wird HR befähigt, effizienter zu arbeiten und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Was ist DeepForms? DeepForms ist eine neue Funktion, die es Institutionen ermöglicht, digitale Formulare schnell zu erstellen und nahtlos weiterzuverarbeiten. Ganz gleich, ob es sich um eine Zufriedenheitsumfrage im Pflegeheim oder ein internes Rückmeldeformular handelt – DeepForms digitalisiert Prozesse ohne Umwege. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick: Einfach zugänglich: Kein Login nötig – der Link reicht aus, um das Formular auszufüllen Voll automatisiert: Die eingegebenen Daten werden direkt in die Abacus Software übernommen Individuell anpassbar: Formulare lassen sich auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Institution abstimmen Effizienzsteigernd: Manuelle Zwischenschritte entfallen – das spart Zeit und Ressourcen Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Business Development Managerin Ramona Böck gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Ramona Böck Market Development Manager ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Im AbaBau Programm 554 „Verbandsdaten einlesen“ werden die jeweiligen Daten der einzelnen Verbände importiert oder auch aktualisiert. Dabei bestehen je nach Verband Unterschiede sowohl in der Verarbeitung als auch in der Freigabe der bereitgestellten Daten. Die Verbände aktualisieren ihre Verbandsdaten jährlich und liefern diese normalerweise auf Anfangs Jahr aus. Wie folgt können Sie die Verbandsdaten im Programm B554 «Verbandsdaten einlesen» aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen für den Import und Aktualisierung im Abacus vorhanden sind: Aktivieren Sie die Checkbox vom entsprechenden Branchenverband (z.B. CRB, SBV, Suissetec, GH, Holzbau) Wählen Sie das gewünschte Import-Jahr (aktivieren Sie bei Bedarf die CheckBox Analysestämme kopieren) Via Details auswählen, können bei Bedarf auch nur einzelne Kapitel (Bsp. crb / NPK) selektiert werden Der Import kann einige Zeit in Anspruch nehmen, allenfalls ein internes Wartungsfenster festlegen Bei allfälligen Fehlern, kann im Menü über «Extras» die Funktion «Daten auffrischen, auch wenn sie schon vorhanden sind». Mit dieser Funktion werden bereits installierte Kapitel nochmals aktualisiert. AbaBau-Option "NPK Leistungsverzeichnis AbaBau-Option "Schnittstelle Verbandsdaten CRB-Datennutzungslizenz (CRB-Online-Schlüssel Folgende Verbandsdaten fürs Jahr 2026 sind nun zur Aktualisierung im Abacus verfügbar: crb / NPK suissetec (Schweizerisch-Liechtensteinischer Gebäudetechnikverband) SBV (Schweizerischer Baumeisterverband) Gebäudehülle Schweiz SMGV (Schweizerischer Maler- und Gipserunternehmer-Verband) Gartenbau - JardinSuisse Kalkulationsdaten Gartenbau - JardinSuisse Pflanzkatalog (Baumschulpreise fehlen noch und sollten spätestens Anfangs März zur Verfügung stehen) Gartenbau - Gärtnermeisterverband Kanton Zürich Kalkulationshilfen für Regie Holzbau Schweiz EIT.swiss Steiger ELDAS VSAS Bei Fragen oder Unterstützung zum Einlesen oder Aktualisieren der Verbandsdaten steht ihnen ihr Abacus Team jederzeit gerne zur Verfügung.

ReDesign-Projekt «NEXT10» Über mehrere Jahre hinweg ist die Systemlandschaft der Walo Bertschinger Central AG kontinuierlich gewachsen. Die bestehenden Applikationen vermochten den steigenden Anforderungen aus den aktuellen Geschäftsprozessen sowie der zunehmenden organisatorischen und fachlichen Komplexität nur noch eingeschränkt gerecht zu werden. Zwar konnten einzelne Anpassungs- und Erweiterungsprojekte punktuelle Verbesserungen erzielen, insgesamt führten diese jedoch zu einer fragmentierten und heterogenen Systemlandschaft. Das ReDesign-Projekt «NEXT10» wurde unter der Projektleitung von Sabine Stalder (adapt solutions ag) umgesetzt. Vor diesem Hintergrund wurde im Mai 2022 eine Voranalyse für das ReDesign-Projekt «NEXT10» initiiert. Ziel dieser Phase war es, die neuen Anforderungen und Prozesse für einen zukünftigen zentralen Mandanten systematisch zu erheben, mögliche funktionale und technische Einschränkungen der bestehenden Abacus-Lösung zu identifizieren sowie den potenziellen Einsatz von Drittapplikationen zu prüfen. Die Voranalyse bildete damit eine fundierte Grundlage für die anschliessende Konzeptphase, in welcher die zukünftige Zielarchitektur gemeinsam mit WALO im Detail ausgearbeitet wurde. Das ReDesign-Projekt verfolgte das Ziel, die Systemlandschaft der Walo Bertschinger Central AG zu harmonisieren und nachhaltig zukunftsfähig auszurichten. Zentrale Elemente waren die Einführung eines einheitlichen Mandanten für alle Schweizer Gesellschaften, die Ablösung der bestehenden Baubit-Lösung durch die Implementierung der technischen Bauprogramme von AbaBau, die Abbildung mehrerer Gesamtarbeitsverträge innerhalb eines integrierten Systems sowie die Anbindung der relevanten Umsysteme über das Schnittstellen- und Datenmanagement-System «AXsuite». Durch die konsequente Umsetzung dieser Massnahmen konnte eine konsistente, vollintegrierte und leistungsfähige Systemlandschaft geschaffen werden, welche die betrieblichen Anforderungen umfassend unterstützt und zugleich eine sehr gute Basis für zukünftige Weiterentwicklungen darstellt. Go-Live Der Go-Live zum 1. Januar 2025 verlief erfolgreich und planmässig, forderte jedoch von allen Beteiligten auf Seiten der Walo Bertschinger Central AG wie auch von uns als Integrationspartner einen ausserordentlich hohen Einsatz, insbesondere in der intensiven Vorbereitungsphase sowie in der engen Begleitung der Anwenderinnen und Anwender in den ersten Betriebswochen. So konnten die neuen Systeme und Prozesse termingerecht in Betrieb genommen werden, womit die Vorteile der zentralisierten und vollintegrierten Lösung unmittelbar genutzt werden konnten. Bereits im ersten laufenden Geschäftsjahr 2025 wurden zahlreiche Weiterentwicklungen initiiert und teilweise umgesetzt. Dazu zählen unter anderem die Einführung eines einheitlichen Baustellen-Abgrenzungsprozesses, die Implementierung der bargeldlosen Bezahlung in den Werkstätten mittels SumUp-Geräten, das Update auf die Abacus Version 2025 sowie die Nutzung neuer Funktionalitäten. Hierzu gehören beispielsweise der Einsatz von AbaPoint in Werkstätten und Werkhöfen, der Bestellshop in der Auftragsbearbeitung sowie die Bereitstellung relevanter Maschinendaten über das Serviceobjektportal. Diese Erweiterungen tragen wesentlich zu einer weiteren Effizienzsteigerung und zur optimalen Unterstützung der täglichen Arbeitsabläufe bei. Fazit Mit dem Projekt «NEXT10» hat die Walo Bertschinger Central AG erfolgreich eine moderne, konsistente und zukunftsfähige Systemlandschaft etabliert. Die sorgfältige Voranalyse sowie das strukturierte und zielgerichtete ReDesign haben massgeblich dazu beigetragen, Prozesse zu harmonisieren, Daten zentral zu führen und eine nachhaltige Grundlage für zukünftige Entwicklungen zu schaffen. «NEXT10» bildet damit ein tragfähiges Fundament für die effiziente, digitale und integrierte Abwicklung der Geschäftsprozesse in den kommenden Jahren. Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Sabine Stalder Senior Consultant adapt solutions ag sabine.stalder@adapt-solutions.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Was ist AXview? AXview ist ein leistungsfähiges und praxisorientiertes Business-Intelligence-Tool von Axept. Die standardisierte Anbindung an Abacus und die Datenaufbereitung ermöglicht es, zeitnah aussagekräftige Dashboards zu analysieren. Zeitaufwändige Entwicklungen gehören somit der Vergangenheit an. Dadurch lässt sich das Business-Intelligence-Tool besonders effizient einsetzen und bietet Abacus-Kunden ohne grossen Implementierungsaufwand sofort einen klaren Mehrwert durch transparente Analysen und aussagekräftige Dashboards. Was ist der Vorteil gegenüber dem Abacus Data Analyzer? Der Abacus Data Analyzer bietet ebenfalls die Möglichkeit, Dashboards direkt aus den Abacus-Daten zu beziehen. Der Vorteil liegt in den Live-Daten und dem geringeren Installationsaufwand. Das Einsetzen von AXview bringt jedoch viele Vorteile: Für die Berechnung wird das Abacus-System nicht direkt belastet, da AXview unabhängig vom ERP betreiben wird und die Abacus-Daten zu vordefinierten Zeitpunkten bezieht, um das System im laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Zudem erlaubt AXview die Einbindung weiterer Quellsysteme wie etwa Exceltabellen oder andere Datenquellen, was die Flexibilität der Auswertungen massiv steigert. Für komplexere Auswertungen kann AXview über die Möglichkeiten des Data Analyzer Daten transformieren und miteinander verknüpfen. Das ist beispielsweise beim Aufbau des Stellenplans notwendig. Mit AXview gehören solche Auswertungen zum Alltag und die Auswertungen lassen sich flexibel gestalten. Der Stellenplan – das Praxisbeispiel aus dem Alltag Die Auswertung des Stellenplans in AXview zeigt die aktuellen Mitarbeitenden im Vergleich zu den budgetierten Stellen und bietet unseren Kunden damit eine schnelle, tagesaktuelle Übersicht. Unter- oder Überbesetzungen stechen direkt ins Auge. Dank der Drill-Down-Funktion lässt sich die Analyse bis auf die Belegung einer einzelnen Person verfeinern. Zusätzlich ermöglicht der Stellenplan eine präzise Abbildung von Kostenstellensplits, bei denen eine Stelle prozentual auf verschiedenen Kostenstellen verteilt wird. Unabhängig davon, ob das Budget aus dem Abacus-Stellenplan stammt oder ausserhalb (z.B. im Excel) gepflegt wird – in AXview können Auswertungen und Datenmodelle flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. AXcare – Belegungsplan Auch den in AXcare beliebten Belegungsplan konnte mit AXview bereits mehrfach erfolgreich umgesetzt werden. Unabhängig davon, welche Leistungsvereinbarungen in Ihrer Organisation bestehen oder wie Klientendaten in AXcare erfasst sind – wir helfen Ihnen dabei, eine passende Lösung mit AXview zu finden, den Belegungsplan exakt nach den individuellen Anforderungen aufzubauen. Sobald das Datenmodell erstellt ist, lassen sich die verschiedenen Dimensionen flexibel miteinander kombinieren und auswerten. AXview: Die Technologie dahinter Die in AXview erstellten Auswertungen und Dashboards werden für die Benutzer sichtbar in Qlik Sense oder Power BI dargestellt. Diese Tools bilden sozusagen die „Oberfläche“, mit denen Sie die Auswertungen konsumieren. AXview selbst läuft im Hintergrund und übernimmt dabei den gesamten Datenprozess. Das bedeutet: Die relevanten Daten werden mit AXview aus den verschiedenen Quellen geladen, anschliessend verarbeitet und miteinander verknüpft, dass ein verständliches und sauberes Datenmodell entsteht, mit dem sich Auswertungen zuverlässig erstellen lassen. Als letzter Schritt stellt AXview diese Daten für Qlik Sense oder Power BI bereit, sodass die Benutzer in den Dashboards die richtigen Informationen sehen. Dies geschieht automatisch, damit Sie sich auf die Gewinnen von Erkenntnissen konzentrieren können. Fazit AXview überzeugt durch seine praxisnahe Anwendung, die Unabhängigkeit vom ERP-System und die flexible Einbindung zusätzlicher Datenquellen. Ein ideales Werkzeug für alle, die fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten treffen möchten. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Head of Data & Analytics, David Jansen (david.jansen@axept.ch, 058 871 95 17) gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Mehr Informationen zu AXview finden Sie hier. David Jansen Head of Data & Analytics david.jansen@axept.ch 058 871 95 17 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch

Optimale Datenstruktur dank digitaler Formulare Digitale Formulare mit DeepForms sorgen dafür, dass Informationen von Anfang an sauber und vollständig erfasst werden. Jede Eingabe ist gezielt aufgebaut und fragt genau jene Daten ab, die im Unternehmen tatsächlich benötigt werden. Die erfassten Informationen fliessen automatisch in die Abacus Umgebung ein und stehen dort unmittelbar zur Verfügung. Das reduziert manuellen Aufwand, verhindert Medienbrüche und erhöht die Qualität der gesamten Datenbasis. Direkte Einbindung in die Abacus-Welt DeepForms ist vollständig in die Abacus Umgebung integriert und ermöglicht einen durchgängigen digitalen Prozess von der Dateneingabe bis zur Weiterverarbeitung. Formulare können direkt aus Abacus heraus genutzt werden, ohne zusätzliche Systeme oder Insellösungen. Effizient, sicher und flexibel im Einsatz DeepForms überzeugt durch eine intuitive Bedienung und hohe Anpassungsfähigkeit. Formulare lassen sich schnell erstellen und individuell gestalten, sodass sie exakt auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten sind. Einfacher Versand, automatische Ablage Der Versand der Formulare erfolgt unkompliziert per Link, direkt aus der Abacus Software. Die Zustellung kann gezielt an eine oder mehrere Stakeholder erfolgen und direkt auf bestehende Adressdaten aus Abacus zugreifen. Die eingehenden Rückmeldungen werden automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte an der richtigen Stelle gespeichert, beispielsweise im CRM. So lassen sich Prozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und Ressourcen effizient einsetzen. Vielseitige Einsatzmöglichkeiten in der Praxis Die Anwendungsbeispiele für DeepForms sind nahezu grenzenlos. Hier einige Beispiele: • Formulare als Umfragetool • Schadenmeldungen • Kundenfeedback zu Produkten, Lieferqualität oder Service • Digitales Onboarding von Klienten und Bewohnern • Eigene Anwendungsfälle und individuelle Ideen Fazit DeepForms schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, fundierte Entscheidungen und eine nachhaltige Datenstrategie. Durch die intelligente Datenerfassung direkt in der Abacus Umgebung sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und steigern ihre Servicequalität. Möchten Sie mehr über DeepForms erfahren oder wissen, welche Voraussetzungen dafür in Ihrer Abacus Umgebung erforderlich sind? Unsere Account Executives beraten Sie gerne persönlich und zeigen Ihnen, wie digitale Formulare Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen können. Mehr dazu finden sie auf unserer AXdigital Tools Seite.

Anzeige von Information zu einer erfassten Leistung Ist die Kachel «Informationen» nicht sichtbar, kann sie über das Dropdown-Menü Fenster/Informationen an der gewünschten Stelle eingeblendet werden. Soll das Fenster «Informationen» auch beim nächsten Start des Programms N111 Rapportieren sichtbar sein, muss im Dropdown-Menü Fenster/Einstellungen die Funktion «Einstellungen speichern» aktiviert werden. Bewohnerbuchungen Wurde eine Buchung mittels Bewohnerbuchungen erstellt, steht in der Herkunft, welches Bewohnereignis die Buchung auslöst, sowie das entsprechende Buchungsset und deren Zeile im Buchungsset. Als Hinweis erscheint zusätzlich die Info «Ereignisbuchungen dürfen nicht bearbeitet werden». Sprich, sie können nicht manuell geändert werden. Beleg aus Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung Wird in der Finanz- oder Kreditorenbuchhaltung eine Position auf einen Bewohner erfasst, ist unter Herkunft der Verweis auf die Buchung ersichtlich. Mit Mausklick auf den Link kann die Buchung im Ursprungsprogramm F11 Buchen oder K11 Fakturen erfassen/korrigieren angezeigt werden. Die Auflösung ins Ursprungsprogramm ist nur möglich, wenn der User die entsprechenden Programmrechte hat. Ist die Position nicht korrekt, erfolgt die Korrektur jeweils im entsprechenden Ursprungsprogramm. Rapportvorschlag Wurde eine Buchung mittels Rapportvorschlag erstellt, steht in der Herkunft, mit welcher Rapportvorschlagdefinition die Buchung eingefügt wurde, sowie die entsprechende Zeile in der Rapportvorschlagsdefinition. Manuell erfasste Leistung Wurde eine Leistung manuell erfasst, ist keine Herkunft ersichtlich. Allgemeine Infos Nebst der Herkunft werden weitere Informationen angezeigt. Info Ist der angewählte Tag ein Feier- oder Wochenendtag, ist die Info ersichtlich «Der xx.xx.xxxx ist kein Arbeitstag». Abrechnungstyp Unter Abrechnungstyp ist ersichtlich ob, eine Leistung abzurechnen, nicht abzurechen oder abgerechnet ist. Ist die Leistung abgerechnet, kann mittels Mausklick auf den Link die Rechnung im Programm N172 Fakturieren angeschaut werden. Die Auflösung ins Programm N172 Fakturieren ist nur möglich, wenn der User die entsprechenden Programmrechte hat. Erfasst von Hier ist der Ersterfasser der Leistung ersichtlich. Zuletzt bearbeitet von Hier ist ersichtlich, wer die Leistung zuletzt bearbeitet hat. Ihr Vorteil Mit diesen Zusatzinformationen haben Sie jederzeit volle Transparenz über Leistungen – von der Erfassung bis zur Abrechnung. So sparen Sie Zeit und behalten stets den Überblick. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Beraterteam gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.