Fakturagruppen: Wie mehrere Schlussrechnungen in einem Hauptauftrag realisiert werden können   Bevor ich die Details der Fakturagruppen erkläre, möchte ich kurz erläutern, was sich hinter dem Begriff Faktura verbirgt. Oft wird von einer Faktura gesprochen, doch was ist wirklich dahinter? Der Ausdruck „factura“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt „die Bearbeitung“. Heutzutage nutzen wir den Begriff Faktura als Synonym für eine Rechnung, obwohl er eigentlich ein Oberbegriff ist, der verschiedene Dokumente umfasst, die den fälligen Betrag angeben.   Zusätzlich zu der Bestimmung der Fakturatypen, siehe Beitrag "verschiedene Fakturierungsarten" (Mehr über die Fakturatypen erfahren Sie in diesem Beitrag), können im Programm B171 auch Faktura-Gruppen hinterlegt werden. Sie dienen dazu, innerhalb einer Fakturaadresse mehrere Gruppen anzulegen. Mit dieser Funktion können wir pro Auftrag/Nachtrag mehrere Läufe erfassen und pro Gruppe eine Schlussrechnung erstellen.  Diese Funktion eignet sich besonders bei grossen Projekten, bei welchen verschiedene Firmen beteiligt sind.   Anhand des Print Screens sehen Sie, wie einfach eine Gruppe erstellt werden kann. Beachten Sie jedoch, dass erstellte Gruppen nicht mehr umbenannt oder gelöscht werden können.     Sie sehen auf einen Blick, ob Gruppen bestehen. Im Beispiel oben wurde eine Reihe verschiedener Läufe erstellt, die den gleichen Prozess durchlaufen wie die, die ohne die Gruppen arbeiten. Sollten Sie Fragen haben oder möchten noch mehr über die Fakturagruppen wissen, dann sind Ihre Betreuer gerne für Sie da.

Vereinheitlichung des Referenzalters von Frauen und Männer:    Die Erhöhung des Referenzalters der Frauen von 64 auf 65 Jahre beginnt ein Jahr nach Inkrafttreten der Reform und erfolgt schrittweise um jeweils drei Monate pro Jahr. Das heisst, die erste Erhöhung findet im Jahr 2025 statt (64 Jahre und 3 Monate). Die automatische Berechnung wurde im Abacus ab der Version 2021 mit dem Hotfix vom 15.12.2022 umgesetzt. Das Referenzalter kann im Abacus im Programm L441 "Nationale Daten" (oder bis V2020 im Programm L443) bereits angepasst werden.      Rentnerfreibetrag:   Bei Ausübung einer Erwerbstätigkeit im Referenzalter kann neu auf den Freibetrag verzichtet werden. Mit dem Verzicht können Beitragslücken geschlossen und generell die AHV-Renten bis zur maximalen Rente verbessert werden. Dieser Verzicht macht im Normalfall nur bis zum Ende des Monats der Erreichung des 70sten Altersjahres (Referenzalter + 5 Jahre) Sinn, da Einkommen nach dem 70sten Altersjahr nicht mehr rentenbildend sind. Die arbeitnehmende Person muss ihrem Arbeitgeber bis zur ersten Lohnzahlung des Jahres oder der ersten Lohnzahlung nach Erreichen des Referenzalters mitteilen, dass sie vom Freibetrag nicht Gebrauch machen möchte. Ohne Mitteilung wird der Freibetrag automatisch abgezogen. Die Wahl der arbeitnehmenden Person gilt für das gesamte Jahr und wird automatisch aufs Folgejahr übertragen, vorbehaltlich einer anderslautenden Mitteilung an den Arbeitgeber bis zur ersten Lohnzahlung des Folgejahres. Der Rentnerfreibetrag ist im Abacus ab der Version 2022 mit Service Pack vom 15.03.2023 frei wählbar.  Falls Sie mit der Abacus Version 2021 oder älter arbeiten, müsste ein Update auf die Abacus Version 2022 oder 2023 vorgenommen werden, damit Ihnen der frei wählbare Rentnerfreibetrag ebenfalls zur Verfügung steht. Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich gerne an Ihren Abacus Berater oder Account Manager.

AbaImmo – Automatische Erinnerungen und Aufgaben via Aktivitätenmanagement    Das Aktivitätenmanagement generiert automatisiert sowohl periodische Erinnerungen wie auch Aufgaben, die beim Ausführen einer bestimmten Aktion ausgelöst werden, und weist diese einer bearbeitenden Person zu.   Auf das Aktivitätenmanagement kann vom ganzen Immobilienstamm wie auch Mieterstamm zugegriffen werden. Zudem gibt es für die Aktivitäten der Benutzers das Programm «Mein CRM».    Es gibt verschiedene Arten von Aktivitäten. Die Möglichkeiten reichen dabei von einer normalen Aufgabe, welche begonnen und beendet werden kann, bis zu einem eigenständigen Prozess, der aus der Aktivität ausgelöst werden kann (beispielsweise eine Internetpublikation). Einzelne Aktivitäten können zu Gruppen zusammengefasst werden, was dem Aktivitätenmanagement ermöglicht viele Prozesse zu automatisieren.     Jede Aktivität kann mit diversen, hilfreichen Informationen angereichert werden. So kann eine Beschreibung hinzugefügt werden sowie eine Liste mit Checklisten-Aufgaben definiert werden. Auch können Dokumente an die Aktivität geheftet werden oder Kommentare hinzugefügt. Das Aktivitätenmanagement kann somit diverse und flexible Unterstützungs-Hilfen leisten um diverse operative Tätigkeiten im Abacus automatisieren zu können. Sie möchten das Aktivitätenmanagement genauer kennenlernen? Wenden Sie sich gerne an einen unserer Account Manager für eine unverbindliche Demo. 

Die Standardauswahlliste Klient soll in diesem Beispiel optimiert werden. Anstelle der heutigen Felder, sollen die Felder Klientennummer, Klientenname, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum und Klientenadressnummer angezeigt werden.      Die Definition der Auswahlliste wird im Programm «N623 Auswahlliste» definiert. Die bestehende Auswahlliste kann unter «Auswahlliste öffnen» ausgewählt werden.   Die Auswahlliste für den Klientenstamm (npo.project) befindet sich im Applikationsordner Projektverwaltung.     Mittels rechter Maustaste können die bestehende Felder gelöscht werden.   Unter Datenquelle befindet sich die Tabelle NPO-Projekte. Die gewünschten Felder anwählen und via Drag & Drop in den mittleren Bereich ziehen.     Mittels Pfeil «nach unten» oder «nach oben» kann Feld an die gewünschte Position navigiert werden.      Ist die Auswahlliste angepasst, nicht vergessen zu speichern. Beim Speichen muss man noch auswählen für welche Mandanten diese Änderung der Auswahlliste gilt. Wird «Alle Mandanten» angewählt, gilt diese Auswahlliste für alle Mandaten mit der Applikation Projektverwaltung auf dem Server.      Nach dem Speichern, steht die angepasste Auswahlliste zur Verfügung.     So können Sie nun selbständig Auswahllisten ergänzen oder Felder löschen. Bei Fragen oder zur Unterstützung können Sie gerne jederzeit auf Ihren Abacus Berater zugehen.

Nachfolge Pascal Signer als Business Unit Leiter PROVIS    Pascal Signer wird auf eigenen Wunsch unser Unternehmen nach knapp einem Jahr als Leiter der Axept Business Unit PROVIS und Mitglied der Geschäftsleitung per 30. April 2023 verlassen und eine neue Herausforderung in der Sportbranche antreten. Für sein grosses Engagement und seinen wertvollen Beitrag bei der Weiterentwicklung der PROVIS Leistungserbringung möchten wir uns ganz herzlich bedanken. Wir wünschen Pascal Signer für seine berufliche und persönliche Zukunft nur das Beste.    Der Axept Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung freuen sich, dass Rayco Gutierrez am 1. Juli 2023 als Mitglied der Geschäftsleitung die Führung der Axept Business Unit PROVIS übernimmt. Rayco bringt langjährige Erfahrung im Baumanagement mit und war auf Kundenseite ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Implementierung der PROVIS Software bei Wincasa. Neben ausgeprägtem Branchen Know-How und grossem Interesse an Digitalisierungsthemen bringt er auch die für die Weiterentwicklung des PROVIS Teams notwendige Führungserfahrung mit. Seit 2016 ist er in verschiedenen Rollen in der Teamführung tätig. Knapp 4.5 Jahre hatte er die wichtige Rolle des Leiter Baumanagement bei Wincasa inne. Nach einem internen Stellenwechsel in die Immobilienbewirtschaftung hat er sich nun entschieden, den Sprung in die Softwarebranche zu wagen und zu Axept zu wechseln. Wir sind überzeugt dass Rayco dank seiner persönlichen und fachlichen Qualifikationen die Axept Business Unit PROVIS gemeinsam mit seinem Team in eine erfolgreiche Zukunft führen wird. Wir freuen uns, dass wir mit Rayco einen idealen Nachfolger finden konnten und wünschen ihm bereits heute viel Freude und Erfolg bei seinen Aufgaben. In den kommenden 2 Monaten wird Raphael Kohler ad interim die Führung der Business Unit PROVIS übernehmen.   Neue Teamleiter im Projekt- und Kundenbetreuungsteam Christoph Huber ist seit dem 1. Januar 2023 der neue Teamleiter des Kundenbetreuungsteams in der Axept Business Unit PROVIS. Der 27-Jährige, von Kunden nach kurzer Zeit bereits sehr geschätzte Nachfolger von Stefan Beuggert (heute als PROVIS Produkt- und Qualitätsmanager tätig), hat einen Abschluss als Bachelor of Science in Wirtschaftsingenieurwesen FHO und verfügt über umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse in den Bereichen Qualitäts- und Bauprojektmanagement.  Jan Malac ist seit dem 1. April 2023 neuer Leiter des PROVIS Projektteams. Nach der Berufsmatura in Wirtschaft und dem Bachelor of Science (BSc) in Wirtschaftsinformatik ZHAW, hat der 29-Jährige in verschiedenen PROVIS Projekten erfolgreich mitgewirkt und verfügt über ein grosses Fachwissen und umfassende Methodenkompetenz. Er folgt auf Steven Lanz welcher Axept im Mai 2023 verlassen wird.   Frischer Wind auch bei der PROVIS AG Auch beim Softwarehersteller, der PROVIS AG, weht ein frischer Wind. Markus Kobelt hat sich entschieden die CEO Rolle an einen Nachfolger zu übergeben. Er möchte sich zukünftig stärker auf die operative Weiterentwicklung der PROVIS Softwareprodukte konzentrieren. Er ist ab 1. April 2023 als Procuct Owner in der PROVIS AG tätig. Gleichzeit hat Dominique Barton die operative Nachfolge als CEO der PROVIS AG übernommen.  Dominique ist 36 Jahre jung und bringt langjähriges Know-How in der Softwareentwicklung in unterschiedlichen Funktionen mit. Neben sehr viel Fachkompetenz hat er sich über die letzten Jahre umfangreiches Wissen in der Strukturierung von modernen Softwareentwicklungsunternehmen und der effizienten und effektiven Abwicklung von Softwareentwicklungsprozessen aufgebaut. Auch den technologischen Weg von leistungsstarken Client-/Server Applikationen ins Web hat er schon mehrfach erfolgreich begleitet. Genau der richtige Mann für den nächsten Entwicklungsschritt der PROVIS AG. Wir entwickeln uns weiter, damit wir auch zukünftig die Anforderungen unserer Kunden nicht nur erfüllen sondern übertreffen können. Wir bedanken uns für das entgegengebrachte Vertrauen und die stetige Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen.  Wir sind weiterhin hoch motiviert die gesteckten Ziele sowohl in der Axept Business Unit PROVIS als auch in der PROVIS AG zu erreichen.

Über Hasler + Co AG   Der Hauptsitz der Hasler-Gruppe befindet sich seit 1853 in Winterthur. Was als Vier-Mann-Betrieb startete, ist zu einer Gruppe gewachsen, die in der Schweiz über 240 Personen beschäftigt, davon 22 Lernende. Zu Beginn verkaufte Hasler Haushaltgeräte und Landwirtschaftsartikel. Heute legt man grössten Wert auf persönliche Fachberatung rund um Qualitätsprodukte - vom Elektrowerkzeug bis hin zum Arbeitsschutz.   Sie arbeiten beide im ICT-Team der Firma Hasler + Co AG. Welches sind dabei Ihre Hauptaufgaben?   Cédric Vautier: Abacus ist für uns ein Standardprogramm, wir erledigen alles damit. Mit mehr als 240 Mitarbeitenden haben wir sehr komplexe Anforderungen an die Software, dies führt wiederum zu umfangreichen Prozessen, welche wir abgebildet haben. Zu unseren Aufgaben gehören aber auch die Optimierungen der Software oder die Umsetzung von neuen Projekten - wie beispielsweise das Servicemanagement, welches wir jetzt aktuell einführen.   Marco Kappenthuler: Grundsätzlich vertreten wir uns gegenseitig. Doch hat jeder seine Spezialtäten. Cédric macht beispielsweise mehr im Bereich der Business Process Engine und der Gestaltung der Dokumente. Ich hingegen hatte im letzten Projekt viel mit Schnittstellen und dem E-Business zu tun. So versuchen wir das Ganze ein wenig untereinander aufzuteilen.   Was waren die Herausforderungen im Bereich Detailhandel und Grosshandel?   CV: Zwei grosse Herausforderungen in der Auftragsbearbeitung waren die Preis- und Rabattfindung. In diesem Bereich bietet Abacus einen riesen Umfang, von dem wir in unserer Branche einen grossen Teil nutzen. Wir haben bestimmt mehrere tausend Konditionen mit Standard- und Spezialrabatten. Hinzu kommt die Beschaffungsplanung mit der Einkaufsdisposition: ebenfalls eine sehr umfangreiche Funktion, die wir jedoch sehr schätzen. Sie sind an mehreren Orten der Schweiz tätig. Wie wird die Software diesem Umstand gerecht? CV: Wir regeln das über Geschäftsbereiche, die wir zusammen mit dem Abacus Vertriebspartner Axept eingeführt haben. Früher arbeiteten wir mit einer Mandantenlösung, was sehr herausfordernd war, da der Kunden- sowie Artikelstamm sowie die Konditionsdefinitionen an jedem Standort separat gepflegt werden mussten. Mit der neuen Möglichkeit und der Aufteilung nach Geschäftsbereichen haben wir das ideale Werkzeug erhalten, alle Stammdaten zentral zu verwalten. Darüber hinaus können wir trotzdem für jede Geschäftsstelle eine eigene Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen, was für die Finanzbuchhaltung entscheidend ist.   Wie erleben Sie die Digitalisierung im Zusammenhang mit der Abacus Business Software?   CV: Dank AbaScan konnten wir beispielsweise die Ordner aus der Buchhaltung verbannen. Aber auch die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung bei. Vor allem bei grösseren Kunden setzt sie sich bereits als Standard durch. Ein Beispiel ist unser Kunde ABB: Hier sind die Prozesse strukturiert und digitalisiert, so dass wir mit der E-Businesslösung die Bestell-, Liefer- und Rechnungsverarbeitung automatisieren konnten. Viele kleinere KMU sind noch nicht soweit, da diese oftmals die notwendigen Mittel und Ressourcen nicht haben.   «Dank Abacus lassen sich Fehlerquellen und Medienbrüche vermeiden, was wiederum zu Zeitersparnissen führt.» Cédric Vautier, Senior ERP Manager, ERP Verantwortlicher   Wann haben Sie die Abacus E-Business Software eingeführt und welches Fazit ziehen Sie daraus?   CV: Im Jahr 2015 erfolgte das erste Projekt zum elektronischen Austausch von Bestellungen und Rechnungen mit unserem Kunden Flughafen Zürich. Das Abacus E-Business ermöglicht, dass Bestellungen elektronisch eingeliefert werden und Daten nicht doppelt oder dreifach erfasst werden müssen. Medienbrüche und Fehlerquellen lassen sich somit verhindern, was wiederum zu Zeitersparnissen führt.   Haben Sie eine Lieblingsfunktion in der Abacus Software, welche sie nicht mehr missen möchten?   MK: Im Bereich der Auftragsbearbeitung gefallen mir besonders die Verknüpfungen, also zum Beispiel das direkte Verzweigen vom Auftrag in das Auftragsarchiv oder in eine daraus erstellte Bestellung. Es sind die kurzen Wege von Programm zu Programm welche es ausmachen.   CV: Mit dem Maskendesign hat man zudem diverse Möglichkeiten eine sehr hohe Individualisierung einfach zu erreichen und spart erst noch richtig Geld: Wenn man die Masken so optimieren kann, dass die Mitarbeitenden schneller erfassen können, hat man einen richtigen Benefit. Grundsätzlich gesagt: Wir verkaufen unser professionelles Werkzeug mit einer professionellen Software.

Projektmethodik bei Betula: Zuerst nach Wasserfall-Prinzip und dann doch agil von Nadine Eugster   Die zweite Monatsverrechnung gehört bereits schon der Vergangenheit an und die Lohnläufe der vergangenen Monate wurden erfolgreich gemäss Planung verarbeitet. Mit diesen wichtigen Meilensteinen startete Betula in das neue Jahr 2023 und somit produktiv mit der neuen Lösung im Abacus.    Mit dem Ziel, die bereits gut organisierte Administration weiterhin optimal in den Prozessen zu unterstützen, begann das Projekt FIBULA im Frühjahr 2022. Zu Beginn war das Vorgehen nach Wasserfall-Prinzip angedacht.  In den Projekten nach der agilen Methodik wurde die kundennahe Bearbeitung von Themen sowie die frühen Berührungspunkte des Kunden mit dem System als positive Erkenntnisse hervorgehoben. Im Rahmen der Lösungspräsentation wurden die Vorteile eines solchen Vorgehens Betula aufgezeigt. Aufgrund der Vorteile entschieden Betula und Axept das Projekt «FIBULA» agil durchzuführen. Dies bedeutete, dass in den ersten Sprints zuerst der Grundaufbau im technischen Bereich, aber auch finanzbuchhalterisch in Angriff genommen wurde. Aufbauend auf dieser Grundlage wurden dann Schritt für Schritt die weiteren Bereiche im Abacus, welches auch die Klientenverwaltung beinhaltet, gemeinsam erarbeitet. Das gemeinsame Verständnis von spezifischen Begriffen wurde in der Realisierung als eine Herausforderung wahrgenommen. Die Aufgabe der Planung des Projekts neben dem weiteren Tagesgeschäft konnte erfolgreich gemeistert werden. Mit Ausdauer sowie viel Fleiss und Energie konnten die Anforderungen abgebildet werden.   Vielen Dank an das Team von Betula!   Erfolgreiches Projekt mit AXcare beim Kinder Dörfli von Nadine Eugster   Im Rahmen der Evaluation einer neuen Lösung zur Heimadministration durfte Axept die Lösung AXcare vorstellen. Als vollintegrierte Branchenlösung sollte es die Bedürfnisse von Kinder Dörfli grösstmöglich erfüllen. Um die Detailanforderungen aufzunehmen, wurden Workshops vor Ort beim Kunden durchgeführt und mittels Differenzanalyse festgehalten. Ziel war es die Prozesse von Kinder Dörfli zu verstehen, um sie anschliessend passend umsetzen zu können. In der Umsetzungsphase arbeitete das Projektteam eng mit Kinder Dörfli zusammen. Es wurde der agile Ansatz als Methodik gewählt. So konnte die zukünftige Lösung Stück für Stück erarbeitet, getestet und freigegeben werden. Die Herausforderung bestanden darin, die Stammdatenmigrationen und die darauf aufbauenden Testings im richtigen Zeitraum zu planen und die Durchführungen zu forcieren. Eine frühzeitige Besprechung und Planung mit Kinder Dörfli konnte deshalb das Risiko einer Verschiebung im Projekt minimieren. Aufgrund des agilen Vorgehens war eine laufende Abstimmung gegeben und das Know-how konnte dauernd aufgebaut und geprüft werden. Als Highlight in der Realisierungsphase kann die selbstständige Migration der Spenderadressen durch Kinder Dörfli genannt werden. Nach intensiven Monaten des Implementierens und Testings konnte der erste Lohnlauf und auch die erste Verrechnung erfolgreich durchgeführt werden.   Gratulation an Kinder Dörfli für den erfolgreichen Produktivstart!   Next Level: Einführung AXcare für Institutionen bei Tanne – Schweizerische Stiftung für Taubblinde von José Pires   Nachdem bei der Tanne Stiftung in der ersten Projektphase die Zeiterfassung sowie die Personaleinsatzplanung AbaPlan von Abacus erfolgreich eingeführt werden konnte, hat das Projektteam den nächsten grossen Schritt gemeistert. Durch die Einführung AXcare für Institutionen, wird in der Gesamtlösung nun die Klientenadministration sowie die Klientenfakturierung innerhalb von Abacus abgewickelt. Die Konzeptphase konnte sehr effizient mit dem Projektteam durchgeführt werden. Der grosse Vorteil in dieser Phase war, die «richtigen» Projektbeteiligten mit an Bord zu haben. Die Prozesse waren von Anfang an klar und alle Beteiligten waren sich einig, wie die Lösung am Ende aussehen soll. Die Implementierungsphase war dadurch sehr angenehm, da gemeinsam mit den Projektbeteiligten des Kunden, die Einrichtung der Lösung überwiegend vor Ort vorgenommen wurde. Im schönen Albis am Langau und im Besonderen in der sehr angenehmen Umgebung der Tanne Stiftung, ist der Projekttag immer wie im Fluge vergangen. Die grösste Herausforderung in der letzten Phase der Einführung, war den «laufenden Betrieb» nicht zu unterbrechen. Auch diese Hürde konnte gemeistert werden, sodass die Ablösung des alten Systems durch die Lösung AXcare für Institutionen reibungslos durchgeführt werden konnte.     Schnelle Einführung von AXcare bei Stift Höfli von Matthias Eberle   Stift Höfli hatte die Herausforderung, dass sie per 01.01.2023 ihre alte Finanzapplikationen ersetzen mussten. Zudem soll in diesem Projekt «maze runner» die Applikation Lohn, Auftragsbearbeitung, Zeit- und Leistungserfassung und die AXcare-Lösung (Klientenverwaltung) eingeführt werden. Auf Grund der kurzen verfügbaren Zeit bis zum 31.12.2023 wurde zusammen mit Stift Höfli entschieden, dass Projekt in zwei Etappen einzuführen. So konnten wir zusammen sicherstellen, dass bis 31.12.2023 die Finanzapplikationen und die Lohnbuchhaltung in der Etappe 1 eingeführt wurden, welche nun seit knapp 3 Monaten erfolgreich eingesetzt wird. Ein Schlüsselfaktor für diesen Teilerfolg ist die gute Zusammenarbeit zwischen Stift Höfli und der Axept betreffend Effizienz, Kommunikation und Einhaltung der Fristen von Lieferobjekten, Pendenzen, Abklärungen, Datenerfassungen, Testen und vielem mehr. Seit Mitte Januar sind wir nun dabei, zusammen mit Stift Höfli, das Grobkonzept für die Auftragsbearbeitung, Klientenverwaltung, CRM, Zeit- und Leistungserfassung zu erarbeiten und auch die Schnittstellen zu Umsystemen zu prüfen. Nach Intensiven Workshops freuen wir uns darauf, Stift Höfli im April das Grobkonzept zu präsentieren und danach in die agile Realisierung starten zu können. Voller Motivation setzen das Projektteam von Stift Höfli und Axept gemeinsam alles daran, dass für die Mitarbeitenden von Stift Höfli das «System-Labyrinth von früher» nur noch eine verblasste Erinnerung ist. Die Vereinfachung, Modernisierung und Digitalisierung der Prozesse von Stift Höfli steht dabei an erster Stelle.    

easyCare & Abacus: Die automatisierte Schnittstelle mit AXsuite im AXcare-Bereich Aufgrund der neuen Regelung haben IVF Hartmann und Axept zusammen mit drei Partnerinstitutionen ein Projekt lanciert, um die Abrechnung der MiGeL und nicht-MiGeL-Materialen adressatengerecht und automatisiert abzurechnen. Konkret wurden die Datenflüsse zwischen den Systemen so konzipiert, dass die Klientenstammdaten in Abacus geführt und mutiert werden können.   Die Institution kann sich darauf verlassen, dass die Klienstammdaten zentral in Abacus verwaltet und anschliessend automatisch in easyCare zur Verfügung gestellt werden. In easyCare selbst müssen keine Stammdaten gepflegt werden, womit der Fokus voll und ganz auf die Bedarfsplanung der Pflegeartikel je Klient gesetzt werden kann. Dank der automatisierten Übergabe der MiGeL- und nicht-MiGeL-Artikel inklusive Preisinformationen zum Verkaufspreis, dem Höchstvergütungspreis und dem Selbstkostenanteil des Bewohners sind die Daten automatisch so aufbereitet, dass die Verrechnung Ende Monat gegenüber den Krankenkassen respektive Bewohnern unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile korrekt und automatisiert vorgenommen werden kann.   Um die komplexen Rahmenbedingungen wie Preisfindung, Berücksichtigung der Inkontinenzgrade oder den Mechanismus der Selbstzahler in der Schnittstelle adäquat abzubilden, setzt Axept auf die Datendrehscheibe AXsuite, in welcher die Datenflüsse administriert und die Datenstrukturen mit der notwendigen Logik und Intelligenz transformiert werden können. Die drei Institutionen sind heute in der Lage, die bis zu 2'500 Bestellpositionen pro Monat automatisch vom Webshop in Abacus zu übertragen, wo die Rechnungen abschliessend gegenüber den Klienten und Krankenassen generiert und versendet werden können.    

Ein Review durch Dr. Christopher Dietl von GHG und Axept Business Software AG: Technische Innovationen und stetige Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen, das ist einer der Grundsätze und Zukunftspläne der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG).   Wie gelingt es, diesem ambitionierten Anspruch auch in der Personaleinsatzplanung im vielseitigen AXcare-Umfeld für eine Institution mit insgesamt über 700 Mitarbeitenden, verteilt auf acht Institutionen der GHG mit individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen gerecht zu werden? Dafür geben wir Ihnen in diesem Beitrag, zusammen mit Dr. Christopher Dietl, CFO bei GHG, spannende Einblicke in die Beweggründe und die besonderen Gründe, die dafür sprechen und auch in die Herausforderungen der Projektumsetzung von AbaPlan.   Gestartet wurde mit der Umsetzung von AbaPlan im GHG St. Galler Brockenhaus, welches mit der Personaleinsatzplanung AbaPlan seit dem 01. Juli 2022 produktiv ist. In einer zweiten Phase folgte mit dem Produktivstart im Dezember 2022 – ganz nach dem eigenen Motto «schön bisch do» – der Produktivstart am Standort «GHG Sonnenhalde Tandem». Die Standorte GHG Maurini und GHG Rosenberg werden schon bald als nächstes von den vielseitigen Vorteilen der Personaleinsatz AbaPlan profitieren können. Was am Vorgehen der gestaffelten Einführung an den einzelnen Standorten besonders positiv zu vermerken ist, zeigen die folgenden Rückmeldungen von Dr. Christopher Dietl in den geschilderten Vorteilen der realisierten Lösung.   Gründe für die Einführung der integrierten Personaleinsatzplanung Die Harmonisierung der Systeme bringt uns Effizienz und Transparenz. Der Einsatz der modernen Software in der Personaleinsatzplanung soll unsere bestehenden Systeme ablösen und die Integration in die bestehende führende Systemlandschaft von Abacus sicherstellen. Die Erfassung und Dokumentation unserer Daten soll zentral über eine Software-Applikation erfolgen. Dank grosser Bedienerfreundlichkeit begeistern wir unsere Benutzer und schaffen dadurch nebst Transparenz auch Effizienz. Die Sicherstellung des Datenschutzes und somit der Schutz unserer Mitarbeitenden liegt uns am Herzen und ist ein hohes Gut in den Vorgaben der Datenrichtlinien innerhalb der GHG. Die Erfüllung der neusten Datenschutzbestimmungen muss gewährleistet sein. Um unseren Anforderungen und Bedürfnissen für heute und auch in Zukunft gerecht zu werden, benötigen wir eine innovative und sich stetig weiterentwickelnde Lösung in der integrierten Personaleinsatzplanung.   Besondere Vorteile von AbaPlan Stundenabgrenzungen und auch Auszahlung von Stundenlöhnen sind «per Knopfdruck» möglich und fliessen automatisiert in die Abacus Lohnverarbeitung Ferienabgrenzungen werden automatisch vorgenommen Schafft weitgehende Vereinheitlichung und Transparenz für die GHG Geschäftsstelle und für die weiteren Standorte der Institution Schafft Transparenz und Einfachheit für die Mitarbeitenden und vereinfacht deren Arbeitsalltag Fortschrittliches System, in welchem auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit der Dateneinsicht und -Erfassung haben Durch die integrierte Lösung reduzieren wir Schnittstellen Eine sehr fortschrittliche und auch zukünftig dauerhaft weiterentwickelte Lösung für die Personaleinsatzplanung Harmonisierung und Verschlankung der Prozesse Zeitnahe und relevante Informationen «auf Knopfdruck» Investitionssicherheit; Abacus als innovatives unabhängiges Schweizer KMU zeigt viel Innovationsgeist und Weiterentwicklung ERFA (Erfahrungsaustausch)-Gruppe AXcare in Zusammenarbeit mit weiteren Institutionen, dem Hersteller Abacus und unserem Vertriebspartner Axept   Besondere Herausforderungen im Projekt Involvierte Mitarbeitende seitens GHG brauchen neben dem Tagesgeschäft genügend Ressourcen, um die Doppelbelastung in der Projektarbeit tragen zu können Notwendigkeit des Aufbaus einer Organisationsstruktur und der Überarbeitung des Stellenplans Definition von visierenden und mutationsberechtigten Stellen seitens Personaleinsatzplanung und Lohn sowie Zuteilung der Zugriffs- und Kontrollstellen innerhalb der Organisation Abbildung von verschiedenen Arbeitszeit-Reglementen pro Institution Aufnahme und Übernahme der über die Jahre gewachsenen Diversität und Komplexität von Einsatzplänen Diversen Wünschen und Sonderregelungen der Mitarbeitenden Rechnung zu tragen   Weiterentwicklungen und Pläne mit Abacus Folgende Erweiterungen und Optimierungen hat die GHG als nächstes in Planung: Einführung Zeiterfassung und AbaPlan für die weiteren Institutionen der GHG Einführung Spesenmanagement über Abacus mit AbaClik3 Lohnbudgetierung im Abacus   Learnings und Tipps seitens GHG Die Planung der internen Ressourcen für die erfolgreiche Projektumsetzung ist wichtig. Die bisherigen Prozesse zu überdenken und zu vereinfachen hat sich gelohnt. Die gestaffelte Einführung bewährt sich, bereits gewonnene Erkenntnisse können für die Ausweitung genutzt werden. Durch die gestaffelte Einführung kann auf Grund den Erfahrungswerten intern einiges an Vorarbeit geleistet werden, was eine steigende Effizienz und wachsendes Know-how im Projekt mit sich bringt.   Die Axept Business Software AG dankt auch in diesem Zusammenhang für die tolle Zusammenarbeit mit der Gemeinnützigen und Hilfs-Gesellschaft der Stadt St. Gallen (GHG). Wir sind stolz darauf, zusammen mit der GHG, deren Digitalisierung auch in der Personaleinsatzplanung voranzutreiben – gemeinsam und im Sinne unseres Slogans «Digitale Innovation auf hohem Niveau». Für die erreichten Meilensteine auf dem Weg zur digitalisierten Personaleinsatzplanung mit AbaPlan gratulieren wir herzlich und schätzen es sehr, die GHG zu unserer Kundschaft zählen zu dürfen. Möchten auch Sie zusammen mit uns in die digitale Zukunft starten? Dann melden Sie sich bei einem unserer Account Manager für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

PROVIS integriert Funktionen von smino Wie bereits im Dezember 2022 berichtet, sind Axept und smino eine strategische Partnerschaft eingegangen. In diesem Zusammenhang werden die Funktionen der Kollaborationsplattform smino Zug um Zug in PROVIS integriert. Damit steht den Kunden von PROVIS - neben den bewährten Bauprojektmanagement Funktionen - auch die Welt von smino direkt aus der Applikation von PROVIS zur Verfügung.   Der Funktionsumfang von smino umfasst folgende Kernbereiche: Kontaktverwaltung, Aufgaben- und Mängelmanagement, Protokollwesen, Kommunikation, Projektraum, Baujournal, Abnahmeprotokoll und BIM. smino verfolgt - als zentrale Kollaborationsplattform - das Ziel, den Projektbeteiligten jederzeit und aktuell alle relevanten Projektinformationen zur Verfügung stellen zu können. Dabei definieren Sie, wer was sehen bzw. bearbeiten kann. Auch beschränkt sich die Plattform nicht nur auf interne Projektmitarbeitende, sondern es lassen sich auch sehr einfach alle externen Projektbeteiligten einbinden.   Funktionsübersicht PROVIS – Version 2022   Zur Nutzung von smino mit PROVIS sind entsprechende Lizenzen von smino erforderlich. Diese können direkt über Axept bestellt werden. Die Integration der Funktionen von smino in PROVIS hat für den Benutzer den Vorteil, dass beide Welten aus einem Guss zur Verfügung stehen. Viele der Funktionen von smino ergänzen dabei PROVIS ideal. So wird insbesondere der Austausch und die Ablage von Daten für alle Projektbeteiligten stark vereinfacht. Dies ist insbesondere in den Bereichen Protokoll, Pendenzen und Mängelmanagement sehr praktisch. Dabei definieren Sie mit wenigen Klicks, welche Daten für welche Personen zur Verfügung stehen bzw. ob nur Lese- oder auch Bearbeitungsrechte zur Verfügung stehen.   Erweiterte BIM Integration smino bietet auch die Möglichkeit, Plan- und Modelldaten zentral zu speichern und selektiv mit internen und externen Projektbeteiligten zu teilen bzw. zu bearbeiten. Dabei übernimmt smino die Versionierung der Dateien automatsch und es ist möglich, PDF- oder DWG-Dateien direkt in einem integrierten Viewer als Modell anzuzeigen und zu bearbeiten. smino bietet viele Funktionen, welche die bestehende BIM Integration von PROIVS (Übernahme IFC- und CSV-Daten bzw. Mengen als Grundlage für die Kalkulation) ideal ergänzen. So können z.B. verschiedene Planversionen in smino verglichen und Änderungen oder Markierungen eingetragen oder bearbeitet werden. smino unterstützt zusätzlich das BIM Format (BCF). Dies vereinfacht den Austausch und die Bearbeitung von Aufgaben aus Modellen innerhalb von interdisziplinären Planungs-Teams erheblich. Sie können von jedem Endgerät auf Ihren Projektraum zugreifen. Pläne und Dokumente können auch offline verfügbar gemacht werden, sodass Sie auch bei fehlendem Internetempfang auf Ihre Unterlagen zugreifen können.   Baudokumentation, Protokolle, Pendenzen- und Mängelmanagement Die Führung des Baujournals kann mit smino stark vereinfacht bzw. teilweise sogar automatisiert werden. Mit dem Smartphone können Fotos und Texteinträge direkt auf der Baustelle in das Baujournal eingetragen werden. Die Wetterdaten werden täglich automatisch gespeichert. Dabei ist es möglich, dass mehrere Personen Einträge ins Baujournal vornehmen. Falls gewünscht, können bestimmten Personen auch nur Leserechte zugeteilt werden. Ebenso wird mit smino die Organisation und die Durchführung von Sitzungen, die Protokollführung und das Zuteilen sowie die Erledigungskontrolle von Aufgaben und Pendenzen sehr vereinfacht. Verschiedene Arten von Sitzungen mit unterschiedlichen Teilnehmerkreisen können in smino als Vorlagen eingerichtet werden. Danach ist die Terminierung und der Versand der Einladungen im Handumdrehen erledigt. Unerledigte Pendenzen werden für die nächste Sitzung automatisch als Wiedervorlage vorgeschlagen. Ebenso können Entscheide zentral abgelegt und verwaltet werden. Damit können sich alle Projektbeteiligten jederzeit über aktuelle Entscheide und Pendenzen informieren und deren Status bearbeiten. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitenden wird stark vereinfacht und zentral über smino geführt. Dabei können verschiedene Rechte zur Datenbearbeitung Personen- und Rollenbasiert vergeben werden. Auch stellt smino sicher, dass nur der Erfasser die definitive Erledigung von Pendenzen und Aufgaben bewirken kann. Damit haben Sie als Projektverantwortliche jederzeit die volle Kontrolle über die laufenden Aufgaben.   smino ersetzt das klassische E-Mail Der Konversationsverlauf wird lückenlos, wiederauffindbar und rechtssicher archiviert.  Informationsunterbrüche, wie beim klassischen E-Mail-Verkehr, gibt es keine mehr. Alle Teilnehmenden einer Konversation erhalten die Nachrichten über smino, auch wenn diese später zur Konversation hinzugefügt wurden. Globale Suchfunkton Eine globale Suchfunktion macht das «Finden» von Einträgen aller Art sehr einfach und komfortabel. Auch entfällt die redundante Datenablage vollständig – alles ist an einem Ort und – je nach Berechtigung – für alle Projektbeteiligten zentral verfügbar. Neu, Terminpläne mit smino erstellen Das neue Terminplan-Feature ermöglicht es mehreren Nutzern, gemeinsam an einem Terminplan zu arbeiten. Mit dem Terminplan führen Sie eine Ablaufplan Ihres Bauprojekts. Auch können Sie jederzeit den Fortschritt Ihres Projekts jederzeit dokumentieren. Es ist dabei auch möglich Abhängigkeiten von Aufgaben darzustellen (wie bekannt aus anderen Projektplanungsprogrammen). Zudem können Sie auch hier die Lese- und Schreibrechte individuell bestimmen. Für wen?  PROVIS und smino eignen sich als zentrales Bauprojektmanagement Tool ideal für private und öffentliche Bauherren, Bauherrenvertreter, Architekten, Bauprojektleitende und General- und Totalunternehmer. Mit der Integration von smino hat sich Provis zur firmenübergreifenden Kollaborationsplattform entwickelt. Die Einbindung von externen Projektmitarbeitenden ist dabei sehr einfach und zum Teil sogar ohne zusätzliche Lizenzen möglich. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir erläutern Ihnen die weiterführenden Möglichkeiten im Zusammenhang mit smino gerne im Detail oder besuchen Sie gerne unsere neue PROVIS-Website.