BUSINESS INTELLIGENCE FÜR ANFÄNGER

Die ersten 100 Tage bei Axept Business Software – Was hat dich besonders überrascht? Axept hat eine echte ERP-Implementierter-DNA, das macht, dass man sich schon fast selbstverständlich versteht. Gab es einen Moment, der dir besonders in Erinnerung geblieben ist? Das erste gemeinsame AX Meeting in Kemptthal, die Kollegen aus der Romandie haben sich herzlich willkommen gefühlt, diverse Deutschschweizer Kollegen haben ihr Französisch «ausgepackt». Die Begeisterung auf beiden Seiten hat mich gefreut. Wofür hast du bewusst viel Zeit verwendet? Kunden und Mitarbeiter Was würdest du heute deinem „Ich vom ersten Arbeitstag“ sagen? Verfolge deine Vision und habe Geduld Welche Chancen entstehen, wenn Know-how über Sprachgrenzen hinweg genutzt wird? Axept hat viele Kunden, die Schweizweit agieren. Wir können mit der neuen BU einen ganzheitlichen Service anbieten. Die Westschweizer «Abteilungen» der Kunden schätzen diese neue Möglichkeit. Es gibt aber auch auf Ebene Know-how Potential, welches in beide Richtungen ausgetauscht werden kann. Welche Herausforderungen beschäftigen die Kunden derzeit und wie kann Axept unterstützen? Der Automatisierungs- oder Digitalisierungsgrad in Schweizer Unternehmen wird von Jahr zu Jahr wichtiger, um international konkurrenzfähig zu bleiben. Unsere Kunden suchen diese Lösungen bei uns und erwarten eine professionelle Beratung. Wo siehst du die grössten Chancen für Axept-Kunden in den kommenden Jahren? Mit der Breite der Dienstleistungen und der Schweizer Lösung Abacus haben wir alle Karten in der Hand, in unseren Fokus Branchen weiter zu Wachsen. Ich bin überzeugt, dass es wichtig ist, den Fokus auf Kernbranchen zu behalten und dort unsere Leaderposition auszubauen. Was macht Axept aus deiner Sicht besonders? Die Dimension mit über 200 Mitarbeitern ist beeindruckend. Besonders macht Axept sicher ein gelebter Team-Spirit, der unsere Teams zum Erfolgt begleitet. Welche Werte erlebst du im Alltag besonders stark? Kollegialität und Kundenorientierung Wenn du auf die nächsten Monate schaust: Welche Themen möchtest du besonders vorantreiben? Die Integration der BU SRD in die Axept Gruppe weiter vorantreiben respektive festigen. Unsere Organisation auf grössere Projekte vorbereiten und unsere Kompetenzen gezielt ausbauen. Wo siehst du die Business Unit in drei Jahren? Wir haben eine starke Position als Westschweizer Abacus Partner. Unsere Kundenzufriedenheit ist auf einem guten Niveau und wir können in allen Regionen mit qualifizierten Teams agieren. 5 Kurzfragen zu deiner Person Kaffee oder Tee? Kaffee Lieblingsort in der Romandie? Uff, da gibt es mehr als einen ;-) der Hafen von Estavayer-le-Lac, das Lavaux Gebiet, die Altstadt von Morges… Drei Wörter, die dein Team über dich sagen würde? Ehrgeizig, Deutschschweizer Mentalität… Berge oder Meer? In den Bergen zu Fuss, mit Segelboot auf dem Meer ;-) Kundenbesuche oder Workshop mit dem Team? Kundenbesuche

Die ersten 100 Tage bei Axept Business Software – Was hat dich besonders überrascht? Die ersten 100 Tage bei Axept Business Software – Was hat dich besonders überrascht? Ja, meine ersten 100 Tage – ganz nach dem Vorbild von Franklin D. Roosevelt. Dem amerikanischen Präsidenten, der diese Tradition, nach 100 Tagen ein Resümee zu machen, eingeführt hat. Umso schöner ist das Omen, dass mein 100. Tag bei Axept genau auf den 40. Geburtstag von Provis am 08.08.2026 fällt. Überrascht hat mich vor allem die hohe Identifikation der Mitarbeitenden mit Axept, und PROVIS beeindruckt. Man spürt, dass hier viele Menschen mit Leidenschaft an Lösungen arbeiten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen. Ebenso positiv überrascht hat mich die Offenheit, mit der ich aufgenommen wurde – sowohl im Team als auch bei unseren Kunden. Gab es einen Moment, der dir besonders in Erinnerung geblieben ist? Es gab nicht den einen Moment, sondern viele Gespräche mit unseren Mitarbeitenden. Besonders beeindruckt haben mich die Leidenschaft und das enorme Fachwissen, das in unserem Team vorhanden sind. Stefan Beuggert begleitet PROVIS seit kurz nach der Gründung und ist auch nach 39 Jahren noch mit voller Überzeugung dabei. Solche Geschichten zeigen, wie stark die Verbundenheit mit PROVIS ist. Die Kombination aus über Jahrzehnte aufgebautem Wissen und Begeisterung für unsere Kunden und Lösungen hat bei mir einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Wofür hast du bewusst viel Zeit verwendet? In den ersten Monaten stand für mich das Zuhören im Vordergrund. Ich wollte unsere Mitarbeitenden, Kunden, Prozesse und den Markt verstehen. Gleichzeitig war es mir wichtig, zu erkennen, welche Chancen und Herausforderungen sich für PROVIS in den kommenden Jahren ergeben. Was würdest du heute deinem „Ich vom ersten Arbeitstag“ sagen? Nimm dir Zeit, die Menschen kennenzulernen. Die Technologie und die Prozesse kann man lernen, auch die zahlreichen Abkürzungen versteht man irgendwann – die Menschen sind aber der Schlüssel zum Erfolg. Wie gelingt es Provis, technologisches Know-how und Branchenverständnis so zu verbinden, dass für Kunden echter Mehrwert entsteht? PROVIS wurde aus den Anforderungen der Schweizer Bau- und Immobilienbranche heraus entwickelt. Unser Team kennt die Abläufe, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von Bau- und Immobilienprojekten im Schweizer Markt aus langjähriger Erfahrung. Dieses tiefe Prozess- und Branchenverständnis, kombiniert mit technologischem Know-how, ermöglicht Lösungen, die sich konsequent an der Praxis orientieren, echten Mehrwert schaffen und gleichzeitig den Anforderungen von morgen gerecht werden. Welche Herausforderungen beschäftigen die Kunden derzeit und wie kann AXEPT mit Provis unterstützen? Viele Kunden stehen unter hohem Kosten- und Termindruck. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Zusammenarbeit und Digitalisierung. Mit PROVIS unterstützen wir unsere Kunden dabei, Projekte effizienter zu steuern, Informationen zentral verfügbar zu machen und fundierte Entscheidungen auf einer verlässlichen Datenbasis zu treffen! Wo siehst du die grössten Chancen für Provis-Kunden in den kommenden Jahren? Ich sehe grosses Potenzial in der durchgängigen Digitalisierung von Projekt- und Bauprozessen. Wer Daten konsistent nutzt, Medienbrüche reduziert und Informationen intelligent vernetzt, kann Projekte effizienter, transparenter und wirtschaftlicher abwickeln. Gleichzeitig gewinnen Datenhoheit und digitale Souveränität an Bedeutung. Dass PROVIS zu 100 % in der Schweiz entwickelt wird und unsere Kunden jederzeit die Kontrolle über ihre Daten behalten, ist gerade im aktuellen geopolitischen Umfeld ein wichtiger Vorteil und eine grosse Chance für die Zukunft. Was machen Axept und Provis aus deiner Sicht besonders? Die Kombination aus Nähe zum Kunden, Branchenwissen und technologischem Know-how. Wir liefern nicht einfach Software, sondern begleiten unsere Kunden langfristig und entwickeln unsere Lösungen kontinuierlich entlang ihrer Bedürfnisse weiter. Welche Werte erlebst du im Alltag besonders stark? Vertrauen, Offenheit und Hilfsbereitschaft. Ich erlebe eine Kultur, in der Wissen geteilt wird, und alle gemeinsam daran arbeiten, die beste Lösung für unsere Kunden zu finden. Wenn du auf die nächsten Monate schaust: Welche Themen möchtest du besonders vorantreiben? Die Weiterentwicklung unserer Lösungen, die noch stärkere Vernetzung mit unseren Kunden sowie der Ausbau unserer Position als führende Plattform für digitales Bauprojektmanagement in der Schweiz. Wo siehst du die Business Unit in drei Jahren? Ich sehe eine Business Unit, die weiter gewachsen ist, technologisch neue Massstäbe setzt und für ihre Kunden ein noch wichtigerer Partner bei der Digitalisierung von Bau- und Immobilienprojekten geworden ist. Genauso wichtig ist mir aber, dass wir auch als Arbeitgeber weiter wachsen: mit motivierten Mitarbeitenden, die sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können, und mit jungen Talenten, die wir ausbilden und gezielt auf die Anforderungen von morgen vorbereiten. Wenn es uns gelingt, Innovation, Kundennähe und die Entwicklung unserer Mitarbeitenden miteinander zu verbinden, bin ich überzeugt, dass wir auch in Zukunft erfolgreich sein werden. 4 Kurzfragen zu deiner Person: Kaffee oder Tee? Kaffee, Espresso Napoli der Rösterei Ferrari aus Dietikon. Wie würde dein Team dich beschreiben? Diese Frage müsste eigentlich mein Team beantworten. Ich hoffe aber, dass sie mich als engagiert, lösungsorientiert, herausfordernd, inspirierend, zugänglich, hilfsbereit und fair beschreiben würden. Berge oder Meer? Die Schweizer Berge, am liebsten aber mit frischem Bergsee! Kundenbesuche oder Workshop mit dem Team? Beides. Wenn ich wählen muss: Kundenbesuche, denn dort entstehen die besten Ideen und Inspirationen für die Workshops mit dem Team.

Viele Unternehmen kennen den monatlichen Aufwand rund um das Führen von Kassenbüchern nur zu gut. Excel-Listen, Belege und manuelle Buchungen kosten Zeit und bergen Fehlerpotenzial. Mit der integrierten Kassabuch-Funktion im Abacus lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen und digitalisieren. Sicher kennen Sie das: anfangs Monat druckt die Kassenführerin das Excel-Blatt des Kassenbuches aus, fügt alle Belege dazu und schickt die Unterlagen an die Buchhaltung. Im Excel sind im besten Fall bereits die richtigen Konten für die Verbuchung vermerkt. Nun muss die Buchhaltung alle Bewegungen im Abacus manuell buchen, die Belege einscannen und die Belegbilder im Dossier abspeichern. Bei einer Kasse mit wenigen Bewegungen ist dies recht schnell erledigt aber vielleicht haben Sie mehrere Kassen und sehr viele Bewegungen? Die Lösung bietet das integrierte Kassabuch im MyAbacus und ermöglicht eine einfache, digitale Abwicklung der Kassenführung. Im Folgenden zeigen wir, wie die Anwendung in der Praxis funktioniert. Das Kassenbuch wird im MyAbacus geführt: Gewünschtes Kassenbuch wählen: Nun werden die letzten Buchungen angezeigt: Mit Klick auf «+ Neuer Eintrag» wird eine neue Buchung erstellt: Bei der Buchung muss die vollständige Kontierung mitgegeben werden. Ist die Buchung abgespeichert worden, kann diese nochmals angeklickt und ein Dokument hochgeladen werden: Beim Verbuchen in die FIBU wird dieses Dokument ins Dossier der Buchung abgespeichert. Quittung drucken Soll eine Quittung gedruckt werden? Auch das ist kein Problem. Mit dem Klick auf die drei Punkte am rechten Rand der Maske öffnet sich ein Auswahlfeld, dort «Quittung» wählen und ausdrucken: Das Quittungsformular könnte bei Bedarf individuell angepasst werden. Verbuchung in die Finanzbuchhaltung Sobald der Verbuchungszeitraum abgeschlossen ist, kann die Buchhaltung nun die vorbereiteten Buchungen bis zum gewählten Datum direkt ins Buchungsjournal (F11) verbuchen. Anschliessend erhalten die Buchungen im Kassenbuch den Status «Gebucht». Die Buchungen können im F11 mutiert werden. Zugriffseinschränkungen Es ist möglich, den Zugriff auf das Buchen der Kassenbücher sowie das Verbuchen in die Finanzbuchhaltung auf einzelne User einzuschränken (z.B. Verbuchen der Kassenbücher in die Finanzbuchhaltung nur durch Mitarbeitende der Buchhaltung). Voraussetzungen zum Verwenden der Funktion Kassabuch Die Fibu-Konten, welche mit der Option Kassabuch verwendet werden sollen, müssen im Kontenstamm das Flag «Kassabuch aktiv» gesetzt haben: Fazit Das Führen von Kassenbüchern direkt im MyAbacus reduziert manuelle Arbeitsschritte, spart Zeit und erhöht die Transparenz. Unternehmen profitieren von einem durchgängigen, digitalen Prozess von der Erfassung bis zur Verbuchung. Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Der Prozess zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist in der Praxis eine anspruchsvolle administrative Aufgabe im HR-Bereich. Jedes Zeugnis muss fachlich korrekt sein und individuell auf die jeweilige Funktion und die Leistung des Mitarbeiters abgestimmt werden. Gleichzeitig gilt es, die rechtlichen Anforderungen an Inhalt und Formulierung einzuhalten. Häufig sind die Herausforderungen noch höher, da mehrere Zeugnisse gleichzeitig bearbeitet werden. Die HR-Verantwortlichen koordinieren Rückmeldungen von Vorgesetzten, stimmen Inhalte ab und behalten verschiedene Dokumentversionen im Blick. Wenn für die sorgfältige Bearbeitung zu wenig Zeit bleibt, steigt oft die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommen sprachliche Unsicherheiten bei der passenden Formulierung sowie fehlende Transparenz, wenn mehrere Personen am Prozess beteiligt sind. Zusätzlich ist der Prozess zur Sammlung der erforderlichen Unterschriften mühsam. Die Zeugnisse müssen an verschiedene Verantwortliche weitergeleitet und die entsprechenden Unterschriften eingeholt werden. Unterschiedliche Vorgehensweisen können dazu führen, dass die Zeugnisse nicht einheitlich erstellt werden und dadurch Qualitätsunterschiede entstehen. Arbeitszeugnisse in wenigen Minuten erstellen Dank dem Abacus Zeugnistool profitieren HR-Verantwortliche und Vorgesetzte von kürzeren Prozessen, klaren Beurteilungskriterien und einer einfachen Benutzeroberfläche. Das Tool ist vollständig in die Abacus HR-Software integriert. Dadurch können bestehende Daten direkt aus dem Personalstamm oder der Stellenbeschreibung übernommen und mit der jeweiligen Kompetenzbewertung verknüpft werden. Auf dieser Basis wird automatisch für jeden Mitarbeiter ein individueller Zeugnisvorschlag mit den entsprechenden Funktionen erstellt. Statt jedes Zeugnis von Grund auf neu zu formulieren, können zertifizierte Textbausteine und Textvarianten in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch) zusammengestellt werden. Ebenfalls können die Formulierungen sowie die einzelnen Textbausteine bei Bedarf angepasst, hinzugefügt oder gelöscht werden. Digitaler Prozess von der Anfrage bis zur Ablage Der Zeugnisprozess läuft direkt über das MyAbacus Mitarbeiterportal. Ein Arbeitszeugnis kann einfach durch den HR-Manager, den Vorgesetzten oder durch den Mitarbeiter bestellt werden. Die zuständige Person erhält automatisch die Aufgabe zugewiesen und kann die Beurteilung im System vornehmen. Auf Basis dieser Beurteilung generiert das Tool einen Zeugnisvorschlag. Dieser kann von der vorgesetzten Person geprüft und ergänzt und an den HR-Manager übermittelt werden. Die jeweiligen Änderungen sind für alle ersichtlich und können abgelehnt oder angenommen werden. Dadurch wird der Abstimmungsprozess transparenter und besser nachvollziehbar. Nach der finalen Prüfung kann das Arbeitszeugnis freigegeben, versendet und digital unterschrieben werden. Dank der Integration mit DeepSign ist auch die Signatur vollständig digital möglich. Anschliessend wird das Dokument automatisch im digitalen Personaldossier abgelegt und bleibt dort jederzeit verfügbar. Ihr Nutzen und Vorteil auf einen Blick Reduktion des administrativen Aufwands Effiziente und schnelle Erfassung von Arbeitszeugnissen Strukturierter und nachvollziehbarer Zeugnisprozess Einheitliche Qualität dank standardisierter Beurteilungskriterien Klare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter, HR-Manager und Vorgesetzter Über 1’800 Textbausteine in vier Sprachen Unterstützung bei der gesetzeskonformen Erstellung nach Art. 330a OR Individuelle Anpassungen jederzeit möglich Digitale Freigabe und elektronische Signatur mit DeepSign Automatische Ablage im digitalen Personaldossier Vollständige Integration in die Abacus HR-Software Schauen Sie sich gerne unsere Webinar-Aufzeichnung an, in welcher wir die Abacus Arbeitszeugnis live im System zeigen: Webinar: Axdigital HR – Arbeitszeugnis | 2026 - YouTube Bei Interesse an einer individuellen Demo oder bei Fragen steht Ihnen unser Abacus Beraterteam oder Account Manager gerne zur Verfügung. Mehr Informationen zu den verschiedenen Abacus HR-Tools finden Sie unter AXdigital HR.

15 Standorte, rund 500 Mitarbeitende und zahlreiche HR-Prozesse: Die HRS Real Estate AG stand vor der Herausforderung, administrative Abläufe effizienter und durchgängiger zu gestalten. Mit der schrittweisen Einführung verschiedener Abacus HR-Lösungen entstand eine integrierte Plattform, die manuelle Arbeiten reduziert und den Fokus wieder stärker auf die Mitarbeitenden lenkt. Viele Systeme, hoher Aufwand Mit Standorten in allen Sprachregionen der Schweiz und in Liechtenstein sind die Anforderungen an das HR von HRS Real Estate vielfältig. Über die Jahre wurden verschiedene Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt. Dadurch mussten Daten mehrfach erfasst werden und zahlreiche Prozesse verliefen manuell oder papierbasiert. Gerade bei Personaldossiers, Auswertungen oder administrativen Abläufen führte dies zu zusätzlichem Aufwand. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Transparenz, Verfügbarkeit von Informationen und standortübergreifende Zusammenarbeit. Schrittweise Digitalisierung statt radikaler Umbruch Anstatt sämtliche Prozesse auf einmal umzustellen, entschied sich HRS Real Estate für einen schrittweisen Ausbau der bestehenden Abacus Lösung. Die Digitalisierung der Personaldossiers war dabei ein erster wichtiger Schritt. In den folgenden Jahren wurden weitere HR-Module eingeführt und bestehende Prozesse laufend optimiert. Dadurch konnte eine integrierte Lösung aufgebaut werden, in der relevante Informationen zentral zur Verfügung stehen und Medienbrüche reduziert werden. Mehr Zeit für die eigentlichen HR-Aufgaben Digitale Prozesse schaffen nicht nur Effizienz. Sie entlasten HR-Teams auch bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben. Die gewonnene Zeit kann gezielt dort eingesetzt werden, wo sie den grössten Mehrwert schafft: bei der Betreuung der Mitarbeitenden und der Unterstützung der Führungskräfte. Ein gutes Beispiel dafür sind die heutigen Self-Service-Prozesse über MyAbacus. Mitarbeitende können verschiedene Aufgaben selbstständig erledigen, während die Personalabteilung von administrativen Routinearbeiten entlastet wird. Welche Erfahrungen HRS Real Estate bei der HR-Digitalisierung gesammelt hat, welche Herausforderungen auf dem Weg zu bewältigen waren und welche Erkenntnisse das Unternehmen heute weitergeben würde, erfahren Sie in der vollständigen Success Story: «Wir sind wieder näher an den Mitarbeitenden und ihren Anliegen.» | Abacus Research AG

Der Arbeitsalltag in der Care-Branche ist geprägt von hoher Verantwortung, vielen Beteiligten und zahlreichen administrativen Aufgaben. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeitende täglich mit Microsoft Office, sei es für E-Mails, Dokumente oder Auswertungen. Die Abacus Office Add-Ins verbinden diese gewohnte Arbeitsumgebung direkt mit der Abacus Business Software und ermöglichen effizientere Prozesse im Hintergrund. Die Abacus Office Add-Ins verbinden Abacus nahtlos mit Microsoft Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Dadurch können viele administrative Aufgaben direkt in den vertrauten Office-Programmen erledigt werden, ohne ständig zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Gerade für Soziale Institutionen bedeutet das eine spürbare Entlastung im administrativen Alltag. Informationen werden zentral abgelegt, Prozesse werden vereinfacht und Mitarbeitende sparen wertvolle Zeit. Dokumente zentral ablegen und Informationen schnell wiederfinden In Pflegeorganisationen entstehen täglich zahlreiche Dokumente: interne Informationen, Abklärungen mit Behörden, Kommunikation mit Angehörigen. Mit den Office Add-ins können Dokumente aus Word, Excel, PowerPoint oder Microsoft Teams sowie einzelne E-Mails oder ganze E-Mail-Konversationen aus Outlook direkt im Abacus Dossier abgelegt werden. Das bedeutet: Mitarbeitende müssen Dokumente nicht mehr manuell speichern oder in verschiedenen Ordnerstrukturen suchen. Informationen werden zentral im entsprechenden Dossier abgelegt und bleiben für berechtigte Personen jederzeit nachvollziehbar. Beim Verfassen einer E-Mail können Dokumente zudem direkt aus dem Abacus Dossier ausgewählt und angehängt werden. So stehen wichtige Unterlagen beispielsweise für die interne oder externe Kommunikation schnell zur Verfügung. Word Serienbriefe effizient erstellen Gerade in der Care-Branche müssen regelmässig Informationsschreiben erstellt werden, beispielsweise für Mitarbeitende, Angehörige oder externe Partner. Mit dem Word Add-Ins können Daten und Felder direkt aus Abacus in Dokumente integriert werden. Dadurch lassen sich Serienbriefe effizient erstellen, ohne Daten manuell übertragen zu müssen. Adressinformationen oder andere relevante Daten werden automatisch übernommen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für konsistente Dokumente. Outlook E-Mails direkt mit Abacus verknüpfen Die Leistungserfassung kann direkt aus einer E-Mail heraus erfolgen. Administrative Leistungen, beispielsweise im Zusammenhang mit Koordination, Abklärungen oder organisatorischen Aufgaben, können erfasst werden, ohne Abacus separat öffnen zu müssen. Die Leistung wird direkt dem entsprechenden Klienten zugeordnet und im System verbucht. Excel Dynamische Auswertungen mit Abacus Daten Excel wird in vielen Organisationen für Auswertungen und Berichte genutzt. Mit dem Excel Add-in lassen sich Daten direkt aus Abacus in Excel integrieren. Einzelne Zellen können mit Informationen aus dem System verknüpft werden, wodurch beispielsweise Matrixreports oder Pivot-Auswertungen erstellt werden können. Die Daten bleiben dabei stets aktuell. Gerade für administrative Auswertungen oder betriebswirtschaftliche Übersichten bietet dies eine flexible und effiziente Möglichkeit, mit bestehenden Daten zu arbeiten. Fazit Die Abacus Office Add-Ins verbinden die gewohnte Microsoft Office Arbeitsumgebung direkt mit der Abacus Business Software. Für Organisationen in der Care-Branche bedeutet das weniger Medienbrüche, effizientere administrative Prozesse sowie eine zentrale Ablage wichtiger Informationen. Mitarbeitende können zahlreiche Aufgaben direkt in den Anwendungen erledigen, die sie ohnehin täglich nutzen etwa Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Abacus Office Add-Ins Ihre Organisation unterstützen, dürfen Sie sich jederzeit gerne bei Ihrem Care-Team oder unseren Account Executives melden.

Der Eintritt neuer Mitarbeitender ist in sozialen Institutionen ein entscheidender Abschnitt. Neue Fachpersonen müssen sich rasch orientieren, Verantwortung übernehmen und sich im Team sicher fühlen, während HR und Führungskräfte bereits stark ausgelastet sind. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie digitale On- & Offboarding Prozesse von Abacus im Care Bereich für Klarheit, Entlastung und Verlässlichkeit sorgen. Onboarding im Care Bereich: hohe Anforderungen, wenig Spielraum Soziale Institutionen stehen unter konstantem Druck: Fachkräftemangel, hohe Arbeitslast und komplexe Anforderungen prägen den Alltag. Gleichzeitig ist gerade in den ersten Wochen entscheidend, ob sich neue Mitarbeitende fachlich und menschlich gut integriert fühlen. Unklare Zuständigkeiten, manuelle Checklisten oder fehlende Transparenz im Einarbeitungsprozess führen schnell zu Unsicherheit auf beiden Seiten. Aufgaben gehen vergessen, Informationen fehlen, wertvolle Zeit wird mit Nachfragen statt mit Begleitung verbracht. Ein strukturierter, klar geführter Onboarding-Prozess schafft hier Orientierung ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Digitale Prozesse bringen Struktur in Ein- und Austritte Die digitale On- & Offboarding Lösung von Abacus bündelt alle Schritte rund um Ein und Austritte zentral an einem Ort. Statt Einzelabsprachen per E-Mail oder Papierlisten laufen Aufgaben nachvollziehbar, termingerecht und rollenbasiert ab. Mit dem Modul On- & Offboarding von Abacus erhalten soziale Institutionen ein Werkzeug, das Prozesse absichert, Teams entlastet und Verantwortlichkeiten klar regelt, vom ersten Kontakt bis zum letzten. Arbeitstag. Der konkrete Mehrwert für soziale Institutionen Transparenz für alle Beteiligten Im MyAbacus Portal sehen HR, Führungskräfte, Fachabteilungen und Mitarbeitende jederzeit, wo der Prozess steht. Offene und erledigte Aufgaben sind klar ersichtlich ohne Nachfragen oder Kontrollaufwand. Sicherer Einstieg auch vor dem ersten Arbeitstag Neue Mitarbeitende erhalten frühzeitig Zugriff auf relevante Informationen, Reglemente und Unterlagen. Sie lernen ihr zukünftiges Team kennen und können erste Aufgaben bereits im Vorfeld erledigen. Das reduziert Unsicherheit und schafft Vertrauen. Entlastung von HR und Führung Aufgaben werden automatisiert gemäss individuell definierten Prozess Vorlagen ausgelöst, vom Mitarbeitergespräch bis zum Arbeitszeugnis. HR gewinnt Zeit für persönliche Begleitung und strategische Themen, statt Prozesse manuell zu koordinieren. Professionelles Offboarding mit Wirkung Ein sauber geregelter Austritt sorgt für einen wertschätzenden Abschluss, klare Übergaben und vollständige Dokumentation. So bleibt die Institution auch nach dem Austritt positiv in Erinnerung. Ein wichtiger Faktor für die Arbeitgebermarke. Flexibel anpassbar an die Realität sozialer Institutionen Ob Pflege, Sozialpädagogik, Betreuung oder Verwaltung: Jede Funktion bringt eigene Anforderungen mit sich. Mit dem integrierten HR Prozess Designer lassen sich Prozesse individuell per Drag & Drop gestalten: unterschiedliche Stellenprofile verschiedene Standorte oder Teams spezifische gesetzliche und interne Vorgaben Änderungen können jederzeit vorgenommen werden Fazit Die digitalen On- & Offboarding Prozesse von Abacus bringen im Care Bereich Struktur, Verlässlichkeit und spürbare Entlastung in den Alltag. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, während HR und Führung den Überblick behalten. Ein und Austritte werden klar und professionell begleitet, zum Vorteil der Institution und der Menschen, die darin arbeiten. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Tagesaktuelle Bankdaten zum Abgleich der Bankkonten und zur direkten Verbuchung im Hauptbuch und in den Nebenbüchern Bankbewegungen werden automatisiert und tagesaktuell bei der Bank abgerufen und übersichtlich dargestellt. Dadurch ist sofort ersichtlich, welche Bewegungen zu verbuchen sind, sodass sowohl die Kontrolle der Bankdokumente als auch die manuelle Erfassung im Abacus entfallen. Anschliessend werden die Transaktionen mithilfe vordefinierter Regeln automatisiert den entsprechenden Belegen bzw. Konten in der Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung verbucht. Optional können die Buchungen vor der endgültigen Verbuchung in die Haupt- und Nebenbücher nochmals überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Einrichtung von Regeln pro Firmenzahlstelle/Bank Folgende firmenspezifische Regeln zur Verbuchung von Kontodaten sind möglich, welche automatisiert durch Abacus verarbeitet werden und jederzeit angepasst werden können: Verbuchung der anfallenden Bankspesen direkt auf das definierte Konto mit Kostenstelle Zuordnung von Debitoren- / Kreditorenzahlungen anhand von Betrag, Name des Debitors/Kreditors und Währung Dynamische Verbuchung von Daueraufträgen mit der Möglichkeit den Kontoverbuchungstext anzupassen, wie z.B. des jeweiligen Buchungsmonat anhand des Valutadatums Vorschläge für mögliche Regeln direkt durch den Abacus Buchungsregel-Assistenten Viele weitere Möglichkeiten und individuelle Kombinationen Dadurch entstehen weniger Erfassungsfehler durch den manuellen Übertrag von Transaktionsdaten, eine einheitliche Verwendung von Buchungstexten bei wiederkehrenden Buchungen sowie ein deutlicher Effizienzgewinn durch den Wegfall manueller Aufgaben. Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen steht Ihnen Ihr Abacus-Beraterteam gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Bewerbermanagement Strukturierte Bewerbungsprozesse Fragen im Bewerbungsprozess können zentral definiert und pro Stelle individuell angepasst werden. Bewerbende beantworten diese direkt im Online Prozess. Die Resultate werden strukturiert in der Kandidatenmappe dargestellt. Das ist ideal, um beispielsweise Führungskompetenzen, Verfügbarkeit oder Gehaltsvorstellungen systematisch gegenüberzustellen. Bewerbervergleich & Kandidatenanalyse Mit Abacus Intelligence erhalten HR-Verantwortliche eine erste Einschätzung, wie gut ein Profil zu den definierten Anforderungen passt. Zusätzlich können einzelne oder sämtliche Bewerbungen direkt mit dem Stelleninserat verglichen werden. Interner Stellenmarkt Offene Positionen lassen sich gezielt intern publizieren. Mitarbeitende können sich direkt über das Portal bewerben, ein klares Signal für interne Entwicklungsmöglichkeiten und Talentförderung. Digitaler Stellenbesetzungsantrag Über den Stellenbesetzungsantrag können sowohl neue Positionen als auch Ersatzstellen beantragt werden. Der Antrag wird automatisch an die zuständige HR-Verantwortliche oder den zuständigen HR-Verantwortlichen zur Prüfung weitergeleitet. Nach Freigabe wird die entsprechende Stelle im Stellenstamm eröffnet und die Ausschreibung kann ohne weiteren administrativen Zwischenschritt gestartet werden. So bleibt der Prozess transparent, nachvollziehbar und effizient. Mitarbeitergespräch Im Mitarbeitergespräch können neu Top-Down-Ziele definiert werden: Unternehmensziele Abteilungsziele Mitarbeitenden Ziele Damit wird die strategische Ausrichtung konsequent bis auf Mitarbeitenden ebene heruntergebrochen und Zielvereinbarungen gewinnen an Klarheit und Verbindlichkeit. DeepSign – Digitale Signatur im HR-Prozess Mit DeepSign lassen sich Gesprächsprotokolle direkt digital unterzeichnen. HR kann Führungskräfte und Mitarbeitende unmittelbar nach dem Gespräch zur elektronischen Signatur einladen. Das sorgt für einen vollständig digitalen und rechtskonformen Abschluss ohne Ausdrucke, ohne Scans und ohne Medienbruch. On- und Offboarding Im Onboarding unterstützt ein individuelles Felder-Mapping vom Bewerber zum Personalstamm. Informationen wie z.B. Bankverbindung, Arbeitszeitmodell oder Funktion können automatisch übernommen werden. Das reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Stammdatenerfassung erheblich. Der Formulareditor ermöglicht neu die Definition von Sichtbarkeitsbedingungen. Felder werden dynamisch ein oder ausgeblendet, abhängig von den gemachten Angaben. Ein konkretes Beispiel: Wird bei der Vertragsart „Teilzeit“ gewählt, erscheint automatisch das zusätzliche Feld zur Erfassung des Beschäftigungsgrads. Oder wenn angegeben wird, dass Kinderzulagen beantragt werden, werden ergänzende Felder wie Anzahl Kinder oder Geburtsdatum eingeblendet. So werden nur die Informationen angezeigt, die im jeweiligen Fall tatsächlich benötigt werden. HR und Mitarbeitende arbeiten dadurch mit übersichtlichen und klar strukturierten Formularen ohne unnötige Felder oder Verwirrung. Bildungsmanagement Im Bildungsmanagement stehen nun Anmeldefragen und Umfragen zur Verfügung: Anmeldefragen für terminrelevante Informationen (z.B. Menüwahl oder Parkplatzbedarf) Nachgelagerte Umfragen zur Teilnehmerzufriedenheit Die Formulare werden extern versendet und die Antworten direkt im MyAbacus Portal angezeigt. AbaClick AI Auch im HR-Bereich bietet AbaClick AI neue Möglichkeiten: Neues Mitarbeiterverzeichnis für schnellen Überblick Neue Bewerberkachel zur direkten Anzeige von Bewerbungen Möglichkeit zur Hinterlegung von externen Links, z. B. zu internen Richtlinien AI Chatbot mit direktem Zugriff auf das Personalreglement. Mitarbeitende können Fragen beispielsweise zu Ferienanspruch, Spesenregelung oder Arbeitszeit direkt stellen, sogar per Spracheingabe. Abacus + Microsoft Office: Nahtlose Integration Mit dem neuen Office-Add-In wird die Verbindung zwischen Abacus und Microsoft Outlook noch enger. Anhänge können direkt aus dem Abacus-Dossier ausgewählt werden Eingehende Bewerbungen per E-Mail lassen sich direkt im Bewerbermanagement hinterlegen E-Mails können bestehenden Bewerbungen zugeordnet werden. Und das ist erst der Anfang Die hier vorgestellten Funktionen sind nur einige von vielen Neuerungen im HR der Abacus Version 2026. Zahlreiche weitere Neuerungen sorgen dafür, dass Prozesse noch durchgängiger, transparenter und benutzerfreundlicher werden. Fazit Die HR-Highlights der Abacus Version 2026 zeigen klar: Digitalisierung im Personalwesen bedeutet nicht nur Automatisierung, sondern echte Entlastung und strategische Unterstützung. Von AbaClick AI über das optimierte Bewerbermanagement bis hin zu DeepSign wird HR befähigt, effizienter zu arbeiten und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Für weitere Informationen oder bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Account Executives gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Was ist DeepForms? DeepForms ist eine neue Funktion, die es Institutionen ermöglicht, digitale Formulare schnell zu erstellen und nahtlos weiterzuverarbeiten. Ganz gleich, ob es sich um eine Zufriedenheitsumfrage im Pflegeheim oder ein internes Rückmeldeformular handelt – DeepForms digitalisiert Prozesse ohne Umwege. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick: Einfach zugänglich: Kein Login nötig – der Link reicht aus, um das Formular auszufüllen Voll automatisiert: Die eingegebenen Daten werden direkt in die Abacus Software übernommen Individuell anpassbar: Formulare lassen sich auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Institution abstimmen Effizienzsteigernd: Manuelle Zwischenschritte entfallen – das spart Zeit und Ressourcen Bei Fragen zu unseren innovativen Lösungen stehen Ihnen unser Betreuungsteam und unsere Business Development Managerin Ramona Böck gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Ramona Böck Market Development Manager ramona.boeck@axept.ch 058 871 95 43 Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch