Gebäudeversicherung Luzern - Digitalisierung mit System und Vertrauen
Eine moderne Versicherung mit Weitblick Die Gebäudeversicherung Luzern (GVL) schützt mit ihrer langjährigen Expertise und einem Versicherungskapital von beinahe 150 Milliarden Franken sämtliche Gebäude im Kanton Luzern vor Feuer- und Elementarschäden. Als öffentlich-rechtliche Anstalt nimmt sie eine wichtige Rolle im Sicherheitsnetz des Kantons ein – nicht nur als Versicherer, sondern auch als zentrale Institution im Bereich Feuerwehrwesen und Prävention. Doch selbst in einem so gut etablierten Umfeld wie dem der GVL schreitet die Digitalisierung kontinuierlich voran. Im Jahr 2024 stand das Rechnungswesen vor einer entscheidenden Weichenstellung: Die bestehende Buchhaltungs- und Lohnsoftware genügte den wachsenden Anforderungen nicht mehr – veraltete Prozesse, mangelnder Support und technische Engpässe behinderten die tägliche Arbeit. In diesem Kontext entschied sich die GVL für einen umfassenden Wechsel zu ABACUS – realisiert mit der Unterstützung des zertifizierten Gold-Partners Axept Business Software AG. Mit einem Team aus 65 Festangestellten und über 90 nebenamtlichen Expertinnen und Experten versichert die GVL jedes Gebäude im Kanton Luzern gegen Feuer- und Elementarschäden. Mit einem Portfolio von über 125’000 versicherten Objekten ist sie ein zentraler Pfeiler der öffentlichen Sicherheit. Auch eine Organisation mit einer über 200-jährigen Tradition und Historie entwickelt sich stetig weiter – besonders angesichts zunehmender Naturereignisse, steigender Datenmengen und wachsender Anforderungen an Effizienz. Deshalb hat sich die GVL im Jahr 2024 für eine grundlegende Erneuerung ihrer Finanz- und Lohnsysteme entschieden – mit Axept als Digitalisierungspartner. Die Herausforderung: alte Systeme, neue Ansprüche "Wir wollten keine weiteren Umwege, keine manuellen Zwischenschritte und keine endlosen Warteschleifen mehr", bringt es Marcel Britschgi auf den Punkt. Er ist seit 2014 dabei und war treibende Kraft hinter dem gesamten Projekt. Ihm war es wichtig, nicht mit einer Altlast aus der Vergangenheit zu starten. Marcel Britschgi ist zuständig für die Führung des Hauptbuches, der Kostenrechnung, der Kreditoren und Lohnbuchhaltung, erstellt Budget, Quartals- und Jahresabschlüsse, verantwortet die Lohnauszahlungen, die Sozial- und Sachversicherungen, führt das Cash-Management und ist zuständig für die Digitalisierung innerhalb der Finanzabteilung. Besonders kritisch war für ihn die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem DocuWare, das seit 2016 in der Finanzabteilung erfolgreich und ohne Ausfälle im Einsatz ist. Das papierlose Arbeiten hatte sich etabliert und eine Rückkehr zu analogen Prozessen war ausgeschlossen. Gleichzeitig stiessen manuelle Zwischenschritte – etwa bei der Verrechnung von Feuerwehrleistungen oder bei komplexen Lohnläufen für doppelt beschäftigtes Personal – an ihre Grenzen. Ziele: Integration, Effizienz, Zukunftssicherheit Die GVL verfolgte mit dem Projekt klare Ziele: Bestehende Stärken wie die Zusammenarbeit mit DocuWare sollten erhalten bleiben. Gleichzeitig galt es, neue digitale Möglichkeiten zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen. Die Softwarelösung sollte daher vollständig kompatibel mit DocuWare sein, medienbruchfreie Prozesse ermöglichen (z. B. bei der Feuerwehrverrechnung), Lohnläufe auch für Personen mit Mehrfachrollen korrekt abwickeln und die tägliche Arbeit für die Finanzabteilung, die Personalabteilung und alle anderen Beteiligten insgesamt effizienter gestalten. Darüber hinaus war eine Lösung gefragt, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügt und zukünftige Erweiterungen – etwa in der Zeit- und Spesenerfassung – einfach möglich macht. Die Entscheidung für Axept: Kompetenz trifft Vertrauen Nach einer sorgfältigen Evaluationsphase fiel die Entscheidung auf Axept, einen erfahrenen Abacus-Partner mit exzellentem Ruf. Eine Mitarbeiterin brachte bereits positive Erfahrungen aus früheren Projekten mit – ein Vertrauensvorschuss, der sich schnell bestätigte. „Axept hat von Anfang an auf Augenhöhe mit uns gearbeitet. Die Beratung war individuell, lösungsorientiert und immer praxisnah.“ Auch die parallele Abacus-Einführung bei der Vereinigung Kantonaler Gebäudeversicherungen – ebenfalls begleitet von Axept – bestärkte die GVL in ihrer Wahl. Einführung der Lösung: Gemeinsam zur idealen Systemlandschaft Im Zeitraum zwischen März und Dezember 2024 wurde das neue System in mehreren Phasen eingeführt. Die Module umfassten die Finanzbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Lohnbuchhaltung, E-Banking sowie das Mitarbeiterportal MyAbacus. In intensiven Workshops analysierten die Projektteams von GVL und Axept gemeinsam die bestehenden Prozesse – nicht selten mit dem Aha-Effekt, dass sich manche Abläufe viel einfacher gestalten lassen, als bisher angenommen. „Wir haben schnell gemerkt, dass wir nicht einfach eine Kopie des alten Systems brauchen, sondern eine echte Verbesserung – und genau das haben wir erreicht.“ Ein besonderes Augenmerk lag auf der neu entwickelten Schnittstelle zur Feuerwehrsoftware, die heute sämtliche Rechnungsdaten automatisch ins System überträgt und auf Knopfdruck digital versendet werden kann – ganz ohne Medienbruch. Nach einer bereits im Projektplan integrierten Begleitphase vom Go-Live konnte das Projekt im März 2025 komplett abgeschlossen und an die Verantwortlichen der GVL übergeben werden. Highlights: Anbindung DocuWare für digitales Arbeiten ohne Medienbrüche Neue Schnittstelle zur Feuerwehrsoftware mit automatischem Rechnungsversand Intelligente Lohnverarbeitung für Doppelrollen (z. B. Mitarbeitende + Instruktoren) Prozessoptimierung bei Budgetierung und Cash-Management Herausforderungen und ihre Bewältigung Wie bei jeder Systemumstellung gab es auch hier Herausforderungen. Besonders die Integration von DocuWare geriet durch einen kurzfristigen Personalwechsel beim Partnerunternehmen ins Wanken. Axept reagierte jedoch rasch und unterstützte den neuen Ansprechpartner intensiv bei der Einarbeitung. „Dank der Unterstützung von Axept konnten wir den Zeitplan einhalten – heute läuft das DMS sogar besser als zuvor.“ Axept überzeugte mit Fachwissen, Projektmethodik und Engagement. Besonders hervorzuheben: Die enge Zusammenarbeit in den Workshops der Konzeptphase sowie die Flexibilität bei Herausforderungen – etwa beim kurzfristigen Ausfall eines externen Partners während der DocuWare-Anbindung – haben uns begeistert. "Axept war immer für uns da. Wir hatten nie das Gefühl, allein gelassen zu werden – selbst als es mal ruppig wurde.", sagt Britschgi rückblickend. Ausblick: Die nächste Etappe der Digitalisierung ist schon in Sicht Stillstand ist für die GVL keine Option. Derzeit arbeitet das Team gemeinsam mit Axept an der Überarbeitung der Zeit- und Spesenerfassung. Ziel ist es, ab Januar 2026 ein einheitliches System für alle Anstellungsverhältnisse – fest oder im Nebenamt – einzuführen. Die Zusammenarbeit mit Axept bleibt auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung: "Wir fühlen uns sehr gut betreut. Die Reaktionszeiten sind kurz, die Lösungen durchdacht – wir können Axept aus voller Überzeugung weiterempfehlen.“ Marcel Britschgi, Leiter Rechnungswesen GVL Fazit: Eine Erfolgsgeschichte aus Luzern Die Einführung von Abacus mit Axept hat der Gebäudeversicherung Luzern nicht nur effizientere Abläufe beschert, sondern auch das Vertrauen gestärkt, dass Digitalisierung funktionieren kann – wenn der richtige Partner an Bord ist. Die Gebäudeversicherung Luzern und Axept zeigen gemeinsam, wie moderne IT-Lösungen im öffentlichen Sektor echten Mehrwert schaffen – praxisnah, nachhaltig und zukunftsorientiert. Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Fabian Schlienger Teamleiter Basel fabian.schlienger@axept.ch Axept Business Software AG Bern, Basel, Zürich, St. Gallen, Schaffhausen www.axept.ch
