PROVIS verfügt über eine eigene Adressverwaltung. Dabei werden 5 verschiedene Adress-Typen unterschieden (Unternehmer (KRE), Bauherren (DEB), Zahlstellen, Mitarbeitende, freie Adressen). Zusätzlich werden Objekt- bzw. Gebäudeadressen separat geführt.

Im Rahme der Adressverwaltung wird zwischen Hauptadressen und Personenadressen unterschieden. Ebenfalls können den Adressen verschiedene Selektionskriterien bzw. Attribute zugewiesen werden. Über diese Attribute ist es möglich, Adressen systematische auszuwählen bzw. zu filtern (z.B. Attribut = BKP zur Erstellung von Submittentenlisten nach Arbeitsgattung). Ebenfalls können mittels Selektion von verschiedenen Attributen Adress-Gruppen z.B. für Versandlisten definiert werden.

Falls bereits ein anderes CRM System genutzt wird, können Adressenüber Schnittstellen in PROVIS eingelesen und aktualisiert werden. Werden Adressen im PROVIS gepflegt stehen zudem Funktionen zur Vermeidung von Adressduplikaten zur Verfügung.

Im Projektstamm werden die für ein Projekt bzw. Bauvorhaben relevanten Hauptinformationen (wie zum Beispiel Projektadressen, Termine im Sinne von Meilensteinen, Projektteam sowie weitere relevante Kriterien) erfasst und verwaltet. Ebenso können projektspezifische Konditionen wie Preisaufbauten, Rabatte, Garantiebestimmungen etc. definiert und hinterlegt werden.

Der Projektstamm dient auch dazu, die Projektgliederung zu definieren. Mittels der Gliederung können verschiedene «Abrechnungseinheiten» wie z.B. unterschiedliche Gebäude, Anlagen definiert werden. Diese Gliederungen stehen anschliessend auch im Rahmen der Kalkulation der Projektkosten zur Verfügung.

Es ist ebenfalls möglich, projektrelevante Dokumente im Projektstamm zu hinterlegen. Damit kann sichergestellt werden, dass das gesamte Projektteam auf alle diese Schlüsselinformationen zugreifen kann. 

Es kann kundenspezifisch definiert werden, welche Daten im Rahmen des Projektstamms erfasst bzw. verwaltet werden müssen.

PROVIS fügt sich passgenau in bestehende Systemlandschaften ein. Mittels einer zentralen Datendrehscheibe (DataHub) lassen sich Daten mit unterschiedlichsten Systemen austauschen und laufend aktualisieren.

DataHub ermöglicht es Unternehmen, über verschiedene Technologien und Formate die eingesetzten Software-Systeme zu verbinden. Die generelle Bedienung der Lösung sowie das Mapping der Schnittstellen findet über eine einfache Benutzeroberfläche statt. Die Businesslogik ist vollumfänglich in DataHub integriert.

DataHub kann über alle gängigen Technologien und Formate auf die Datenbank eines beliebigen Software-Systems zugreifen. Es wird jene Methode angewendet, welche für das System am geeignetsten ist. Die relevanten Daten werden gelesen, das passende Mapping durchgeführt, eine Konvertierung der Daten vorgenommen und in die Datenbank eines weiteren Software-Systems gespeichert. Daten können in DataHub bei Bedarf auch zwischengespeichert werden. Dieselben Daten können für unterschiedliche Systeme zur Verfügung gestellt werden und müssen nur einmal gespeichert werden.

PROVIS bietet die Möglichkeit, Zugriffs- und Funktionsrechte über verschiedene Ebenen zu steuern. So lassen sich z.B. Filialstrukturen oder/und Rollenkonzepte abbilden. Das bedeutet, dass ein Nutzer je nach Rolle in einem Projekt nur auf bestimmte Daten bzw. Funktionen zugreifen kann. Damit wird es möglich, Benutzer- bzw. Rollenspezifische Zugriffsrechte zu definieren. Zudem kann zwischen Lese- und Mutationsrechten unterschieden werden.

Die Fach- und Funktionsbezogene Zuweisung von Rechten und Funktionen führt auch zu einer sehr effizienten Lizenzstruktur, da nur die von einer Person bzw. Funktion aktiv benötigten Funktionen lizenziert werden müssen.

Dank «named User» Prinzip kann jederzeit nachverfolgt werden, welcher User welche Buchungen vorgenommen hat.

In den Prozessen Kalkulation und Ausschreibung besteht die Möglichkeit, Ausmasszeilen detailliert zu definieren. 

Basierend auf dem Ausmass der Position und dem entsprechenden Kostenkennwert können Bruttokosten definiert werden. Abzüge und MWST können zusätzlich abgebildet werden. Daraus ergibt sich der für die Kalkulation oder Ausschreibung relevante Nettopreis der Position.

Die BIM Integration von PROVIS ermöglicht das einlesen von IFC und CSV Files. Diese Files entstehen im Rahmen der Planung mit CAD Programmen bzw. Model Checkern. PROVIS kann diese Files einlesen und die entsprechenden Mengen und Masse auf Elementebene summieren. Gleichzeitig kann direkt im PROVIS über die IFC Daten das dreidimensionale Gebäudemodell angezeigt werden. Dazu liefert PROVIS einen eigenen BIM-Viewer mit. Selbstverständlich kann auch ein kundenspezifischer Viewer verwendet werden.

Falls die Files nicht zugeordnete Mengen aufweisen, können diese Positionen direkt im PROVIS einem Element im Katalog zugeordnet werden.

Die Mengen und Masse stehen dann im Rahmen der Erstellung der Kalkulation / KV zur Verfügung. Praktisch ersetzt diese Funktion den «Ausmasstisch».

Mit PROVIS erreichen Sie somit die digitale Transformation im Bereich Kalkulation / KV.

Oft entstehen verschiedene Kalkulations-Versionen (Verschiedene Ausführungsvarianten, Entwicklung des Projekts über Zeit etc.).

Im Rahmen der Kalkulation ist es möglich, Versionen miteinander zu vergleichen und einzelne Positionen / Mengen und Kennwerte aus anderen Versionen in die aktuelle Kalkulation zu übertragen.

Ebenso sind Vergleiche mit Kalkulationen aus anderen Projekten möglich. Auch hier können Mengen und Masse in die aktuelle Kalkulation übernommen werden.

Devis können einerseits mittels NPK erstellt werden. Dazu ist eine entsprechende NPK Lizenz von CRB erforderlich. Das Vorhandensein einer gültigen CRB Lizenz wird beim Aufruf der Funktion automatisch abgefragt. Devis nach NPK können den Submittenten in elektronischer Form übermittelt und nach deren Bearbeitung auch wieder in PROVIS eingelesen werden. PROVIS ist IFA’18 Zertifiziert (Norm Austauschformat der CRB).

Falls nicht mittels NPK devisiert werden soll, können eigene Devis als Files (Excel, PDF etc.) zu den Aus­schrei­bungs­un­ter­la­gen beigefügt und an die Submittenten versendet werden.

PROVIS verfügt über einen automatischen Versandassistenten. Damit lassen sich alle im Rahmen der Devisierung notwendigen Dokumente an die verschiedenen Submittenten versenden. Der Versand kann elektronisch oder physisch (Ausdruck) erfolgen.

Entsprechende Musterdokumente und Standardbriefe können im PROVIS (vor-)erfasst und im Prozess ausgewählt, vervollständigt werden. Im Rahmen des Versands stellt PROVIS sicher, dass das gesamte definierte Formularpakte aufbereitet und gesamtheitlich versendet wird. Das Fehlen von definierten Dokumenten ist somit ausgeschlossen.

Wurden mehrere Submittenten für eine Ausschreibung ausgewählt, erstellt PROVIS automatisch einen Angebotsvergleich.

Neben dem reinen Preis-/Kostenvergleich können weitere Eignungs- und Zuschlagskriterien definiert und im Rahmen des Angebotsvergleichs berücksichtigt werden.

Die gewünschten Submittenten pro Gewerk / Ausschreibung werden über die Adressverwaltung im PROVIS definiert.

Den Unternehmer-Adressen im PROVIS können BKP’s zugewiesen werden. Damit ist es im Rahmen der Erstellung von Submittentenlisten einfach und schnell möglich, die bestehenden Unternehmeradresse pro BKP zu selektieren. Diese können dann automatisch oder einzeln in die Submittentenliste übernommen werden.

Falls Unternehmer im Rahmen der Submission berücksichtigt werden sollen, die noch nicht als Unternehmeradressen im PROVIS vorhanden sind, können sog. provisorische Adressen erfasst und für die Submission verwendet werden. Die Vergabe bzw. die Erstellung eines Werkvertrags ist allerdings nur mit «definitiven» Adressen möglich. Damit soll sichergestellt werden, dass die vergebende Stelle jederzeit die für eine Vergabe zugelassenen Unternehmen festlegen kann.

Auf der Debitorenseite können die Bauherrenkonten verwaltet werden. In Rahmen eines Bauvorhabens (Projekt) können eine beliebige Anzahl Bauherrenkonten geführt werden (z.B. Stockwerkeigentümer oder unterschiedliche Eigentümer von mehreren Gebäuden).

Das Bauherrenkonto dient dazu einerseits dazu die Erwerbskosten sowie den entsprechenden Zahlungsplan abzubilden. Andererseits können über das Bauherrenkonto auch Ausführungsnachträge (Kundenwünsche) abgebildet werden. Verrechnen Sie Honorare werden diese ebenfalls über das Bauherrenkonto abgebildet und verrechnet. Es ist möglich die Rechnungsdokumente direkt mit der Buchung abzulegen (PDF). Dazu steht im PROVIS eine optionale Funktion «Scanning» zur Verfügung.

Das Bauherrenkonto stellt somit die Einnahmenseite dar.

Auf der Kreditorenseite werden die Bestellungen und Werkverträge mit den einzelnen Unternehmern abgebildet. Ebenso werden entsprechende Rechnungen der Unternehmer verbucht und mit dem Vertrag bzw. dem KV pro BKP abgeglichen. Es ist möglich die Rechnungsdokumente direkt mit der Buchung abzulegen (PDF). Dazu steht im PROVIS eine optionale Funktion «Scanning» zur Verfügung.

Ausführungsänderungen und Nachträge werden hier ebenfalls kostenwirksam verbucht. KV Nachträge, Umbuchungen etc.

PROVIS stellt sicher, dass keine «Überzahlungen» erfolgen können. Kunden- oder projektspezifische Limiten können zentral eingestellt und laufend überwacht werden.

Somit steht jederzeit eine Kostenübersicht pro BKP und Vertrag zur Verfügung.

Im Rahmen der Gesamtkostenübersicht zeigt PROVIS den aktuellen Leistungs- und Kostenstand. PROVIS berechnet automatisch eine Endkostenprognose auf Basis des höchsten Kostenwerts aus KV, Vertrag, Vergaben bzw. Zahlungen.

Die automatische Endkostenprognose kann durch die Projektverantwortlichen mittels Eingaben von Erwartungen pro BKP oder Vertrag manuell ergänzt werden. Diese manuellen Einträge werden ebenfalls mittels «Buchungen» festgehalten und können jederzeit nachvollzogen bzw. verändert werden.

Endkostenprognosen pro BKP können fixiert werden. Damit kann sichergestellt werden, dass dieser Wert nicht unabsichtlich verändert werden kann z.B. im Fall, dass Arbeiten auf einem BKP abgeschlossen sind, die Schlussrechnung allerdings noch nicht erstellt wurde.

Die Management Übersicht dient dazu, alle oder eine Auswahl von Projekten bezüglich verschiedener Kriterien zu beurteilen (Kosten, TimeLine, Cashflow etc.).

In der Management Übersicht wird ein Projekt auf einer Zeile angezeigt und die entsprechend definierten Beurteilungskriterien in Form einer Ampel (grün, gelb, rot) angezeigt.

Die Parameter wann ein Beurteilungskriterium in einer entsprechenden Farbe angezeigt wir, können Kundenspezifisch definiert und hinterlegt werden.

Für alle Beurteilungskriterien besteht eine «Drill down Funktion» damit die detaillierten Information (z.B. Kostenüberischt) aufgerufen werden können.

PROVIS stellt mit dem Modul «Cockpit» eine Funktion zur Verfügung die es ermöglicht, den aktuellen Status eines Projekts in Berichtform darzustellen. Der Kunden kann frei definieren, welche Informationen in diesen Statusbericht einfliessen sollen.

Neben den Informationen, die automatisch aus der Datenbank von PROVIS entnommen werden sind auch Eingabebereiche definierbar, die von den Projektleitenden mit zusätzlichen Informationen befüllt werden können.

Nach der Fertigstellung eines Projekt(status)berichts wird dieser von den Verantwortlichen mittels elektronischem Visum abgenommen.  Mit der Visierung des Berichts wird die Mutation blockiert. Werden über den Projektverlauf regelmässig Projektberichte erstellt und visiert entsteht eine Art «Audit Trail». Es kann somit jederzeit auch rückwirkend aufgezeigt werden, wie sich ein Projekt über den Zeitverlauf entwickelt hat.